Configuration d’un site de documents actifs pour la gestion des enregistrements

Mise à jour : 2008-03-28

Une fois que vous avez développé un plan de fichiers et créé le site du centre des enregistrements, vous configurez les sites de documents actifs dans votre organisation afin que les enregistrements puissent être automatiquement ou manuellement déplacés vers le site du centre des enregistrements. La solution qui permet de déplacer un document vers un site du centre des enregistrements implique souvent l’implémentation d’un flux de travail personnalisé. Pour plus d’informations sur la création de flux de travail personnalisés, voir le Microsoft Office SharePoint Server 2007 Kit de développement logiciel (SDK) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x40C)

Tâches de configuration d’un site de documents actifs pour la gestion des enregistrements

La configuration d’un site de documents actifs pour la gestion des enregistrements s’effectue au travers des tâches suivantes :

• Préparer des batteries de serveurs en vue de l’envoi d’enregistrements à un site du centre des enregistrements. Une batterie de serveurs exécutant Office SharePoint Server 2007 peut se connecter à un site du centre des enregistrements unique. Lorsqu’une batterie de serveurs est connectée à un site du centre des enregistrements, les enregistrements (documents et autres éléments) peuvent être envoyés au site du centre des enregistrements à partir de l’interface utilisateur Office SharePoint Server 2007 ou à l’aide d’une solution personnalisée, telle qu’un flux de travail.

• Configurer les flux de travail pour le transport des enregistrements. Bien que les utilisateurs du site puissent envoyer manuellement des enregistrements à un site du centre des enregistrements, il est souvent nécessaire de suivre un processus de gestion officiel pour qu’un élément devienne un enregistrement. Par exemple, un document doit peut-être passer par un processus d’approbation avant son envoi au centre des enregistrements. Dans Office SharePoint Server 2007, vous pouvez configurer les flux de travail afin qu’ils prennent en charge ces processus de gestion.

• Créer des types de contenu pour les documents actifs. Un type de contenu définit les attributs, tels que les métadonnées, les stratégies de gestion des informations, les flux de travail, les modèles et autres fonctionnalités, des éléments qui appartiennent à ce type. En attribuant des types de contenu aux documents actifs qui deviendront des enregistrements, vous pouvez définir les attributs suivants de l’enregistrement, de telle sorte qu’ils soient réutilisables :

  • les métadonnées à conserver ;

  • le flux de travail à utiliser pour déplacer des documents de ce type vers le site du centre des enregistrements ;

  • les actions à auditer sur les documents de ce type ;

  • la planification et la méthode régissant l’expiration des documents de ce type dans le site des documents actifs.

• Configuration d'un serveur de messagerie Exchange Server 2007 pour l'envoi d'enregistrements à un site du centre d'enregistrements. Microsoft Exchange 2007 inclut des fonctionnalités qui prennent en charge les objectifs des responsables des enregistrements et des personnes en charge de la conformité au sein de l’entreprise. Dans la mesure où les fonctionnalités Exchange 2007 qui prennent en charge la gestion des enregistrements ont été conçues pour une intégration aisée aux fonctionnalités de gestion des enregistrements d’Office SharePoint Server 2007, des messages électroniques peuvent être envoyés à Office SharePoint Server 2007 et stockés en tant qu’enregistrements en un point qui permet de centraliser leurs conservation, classification et expiration.

Voir aussi

Concepts

Gestion des enregistrements
Créer un site pour gérer des enregistrements
Développer le plan de gestion de fichiers (Office SharePoint Server)