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Planifier la recherche de données métiers

SharePoint 2007

Mise à jour : 2009-02-26

Dans cet article :

L’intégration des données métiers à d’autres fonctionnalités de Microsoft Office SharePoint Server 2007 permet d’utiliser toute la puissance de recherche de contenu d’entreprise pour rechercher, afficher et exploiter les données métiers. Cette intégration est disponible uniquement dans la version d’entreprise d’Office SharePoint Server 2007. Les déploiements de la version standard d’Office SharePoint Server 2007 ne peuvent pas enregistrer les applications de données métiers ou rechercher des données métiers à l’aide de la recherche de contenu d’entreprise.

Lors de la planification de la recherche de données métiers, il est important de comprendre la fonctionnalité de recherche et d’envisager les opérations suivantes :

  • planifier l’inclusion de données métiers dans des sources de contenu ;

  • sélectionner les propriétés appropriées de données métiers à mapper sur les propriétés gérées dans le schéma de la recherche ;

  • créer des listes de contrôle d’accès (ACL, Access Control List) pour les types de données métiers ;

  • utiliser des zones de recherche et des filtres de recherche pour modifier la façon dont les requêtes de recherche sont groupées et obtenir différents résultats de recherche ;

  • planifier l’intégration d’une fonctionnalité de recherche de données métiers dans les sites de votre collection de sites.

À propos de la recherche de données métiers

Les résultats de recherche de données métiers sont exclus des résultats de recherche généraux. Les résultats de recherche de données métiers peuvent être affichés de quatre manières différentes :

  • Lorsqu’une zone de recherche qui inclut des données métiers est utilisée pour la recherche, les résultats comprennent les résultats de la recherche de données métiers. Une zone de recherche de données métiers n’est pas fournie par défaut, mais les administrateurs peuvent créer des zones de recherche incluant des données d’entreprise.

  • Les utilisateurs peuvent affiner les résultats initiaux de la recherche en sélectionnant l’option qui permet d’effectuer une recherche portant sur les sources de données métiers.

  • Les utilisateurs peuvent sélectionner un onglet de données métiers fourni dans le site Centre de la recherche, et la recherche inclura toutes les données métiers de l’onglet. Un onglet pour toutes les données métiers n’est pas inclus par défaut, mais les administrateurs peuvent ajouter des onglets afin de permettre des recherches portant sur toutes les données métiers ou sur des données d’applications métiers spécifiques.

  • Si le critère de recherche dans une requête de recherche standard correspond à une expression de mots clés sélectionnée par un administrateur, le résultat de la recherche de données métiers apparaît dans les résultats recommandés.

Les administrateurs du service de recherche et des différentes collections de sites doivent configurer plusieurs options pour que les données métiers soient disponibles dans les résultats de la recherche. Procédez comme suit pour que les recherches puissent porter sur les données métiers.

Rendre les données métiers disponibles pour la recherche

  1. Dans le cas d’une application métier, enregistrez celle-ci dans le catalogue de données métiers et définissez le nombre de connexions.

  2. Créez une source de contenu pour les données d’application métiers.

  3. Analysez la source de contenu des données d’application afin d’ajouter ses propriétés en tant que nouvelles propriétés analysées dans le schéma du site portail.

  4. Sélectionnez les propriétés appropriées dans la section Configurer la recherche du catalogue de données métiers, puis mappez-les sur des propriétés gérées pour la recherche.

  5. Créez des listes ACL pour les types de données métiers dans le catalogue de données métiers.

  6. Analysez de nouveau la source de contenu de la source de données métiers pour mettre à jour les propriétés gérées et les listes ACL.

  7. Créez des zones de recherche pour les données métiers.

  8. Configurez des mots clés pour les données métiers.

La plupart de ces tâches sont effectuées par l’administrateur du service de recherche partagé ou par l’administrateur du catalogue de données métiers. Certaines tâches sont effectuées par les administrateurs de collections de sites. Les administrateurs de services partagés et les administrateurs de collections de sites peuvent apporter leur concours pour la planification de la recherche de données métiers.

Planifier la recherche de données métiers

Lors de la planification de la recherche de données métiers, il est important d’évaluer les besoins de votre entreprise et de déterminer comment vous pouvez tirer parti des fonctionnalités de recherche pour améliorer la visibilité des données métiers et la facilité d’utilisation des fonctionnalités d’aide à la décision.

Vous devez tout d’abord déterminer les processus de gestion pertinents pour chaque collection de sites et les applications métiers impliquées dans l’évaluation et l’exploitation de ces processus. Lorsque vous identifiez ces applications, déterminez la façon dont les utilisateurs rechercheront ces données métiers, ainsi que l’étendue de celles-ci. Souvent, les utilisateurs recherchent des données métiers à partir d’une application particulière depuis plusieurs sites et collections de sites, mais tous les sites n’utilisent pas les mêmes données métiers. L’étendue du processus de gestion et la nature des applications et données métiers correspondantes déterminent les décisions prises.

Planifier des fournisseurs de services partagés pour les données métiers

En règle générale, la sécurité des applications métiers suffit pour limiter l’accès aux données métiers ; toutefois, pour les données particulièrement sensibles souvent utilisées par un groupe d’utilisateurs dans votre organisation, mais pas par l’ensemble de celle-ci, vous pouvez envisager de recourir à différents fournisseurs de services partagés (SSP, Shared Services Provider). Le contenu et les données n’étant pas partagés entre les fournisseurs SSP, les utilisateurs qui effectuent une recherche à l’aide du service de recherche partagé d’un fournisseur SSP ne voient pas les résultats d’un autre fournisseur SSP. En règle générale, cette option n’est conseillée que lorsque les jeux de contenu, y compris les documents et les sites autres que des données métiers, sont totalement distincts. Dans les autres cas, vous pouvez utiliser la sécurité des applications, les groupes SharePoint, les zones de recherche et les filtres de recherche pour limiter la disponibilité des données.

Dans le catalogue de données métiers de chaque fournisseur SSP, vous enregistrez chaque application métier comportant des données qui doivent être accessibles par le biais d’une recherche et d’autres fonctionnalités Office SharePoint Server, telles que les composants WebPart de données métiers, les modèles de formulaires InfoPath, les flux de travail, etc. Les administrateurs de fournisseurs SSP doivent se concerter avec les administrateurs de batteries afin d’évaluer les incidences en termes de capacité et de performances pour les applications métiers. Pour plus d’informations, voir Planifier des connexions de données métiers avec le catalogue de données métiers.

Action de feuille

Utilisez la feuille relative à l’architecture des informations (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0x40C) (en anglais) pour enregistrer le nombre de fournisseurs SSP et les sources de données du catalogue de données métiers de chaque fournisseur SSP.

Utilisez l’outil de planification de la hiérarchie de site (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73143&clcid=0x40C) (en anglais) pour planifier le nombre de fournisseurs SSP et les sources de données du catalogue de données métiers de chaque fournisseur SSP.

Utilisez la feuille relative à l’estimation des exigences en termes de capacité de données (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73274&clcid=0x40C) (en anglais) pour enregistrer le nombre de connexions de chaque source de données métiers.

Planifier des sources de contenu de données métiers

Pour utiliser les données métiers dans les résultats de la recherche, vous devez créer des sources de contenu de données métiers. Celles-ci sont ajoutées de la même manière que les autres sources de contenu, mais impliquent certaines étapes de configuration supplémentaires que vous devez prendre en compte lors de la planification.

Les adresses de démarrage des données métiers comprennent les emplacements de bases de données pour Microsoft SQL Server 2005 ou d’autres bases de données et diverses applications métiers. Ces emplacements sont souvent situés sur des serveurs distincts déjà existants au moment du déploiement d’Office SharePoint Server 2007, bien que les applications puissent être hébergées sur le même serveur. À des fins d’équilibrage de charge, vous pouvez répartir les bases de données sur différents serveurs. Lorsque vous planifiez les batteries de serveurs pour votre déploiement, déterminez la façon dont ils se connecteront aux serveurs d’applications. Pour plus d’informations sur le déploiement de serveurs d’applications, voir Extrait de livre : Concevoir des batteries de serveurs et des topologies (Office SharePoint Server).

Afin de préserver la sécurité et de limiter l’impact sur les performances de vos applications de données métiers, il est préférable de ne pas utiliser l’emplacement de stockage réel des données métiers lors de l’analyse des sources de contenu de données métiers. En règle générale, vous créez un entrepôt de données possédant une copie des données, notamment la totalité des valeurs, des propriétés et des types de données métiers pertinents. C’est cet emplacement qui sera utilisé dans la source de contenu de l’application métier.

Vous pouvez créer des sources de contenu supplémentaires pour prendre en charge les scénarios suivants :

  • Vous souhaitez analyser les données métiers d’une application plus fréquemment que celles situées dans d’autres applications.

  • Vous souhaitez créer des zones de recherche limitées à un ensemble spécifique de données appartenant à une ou plusieurs applications, en utilisant des sources de contenu. Vous pouvez créer des zones de recherche basées sur les propriétés plutôt que sur des sources de contenu ; par conséquent, les sources de contenu ne sont pas nécessaires si les propriétés vous permettent d’obtenir le même résultat.

  • Vous souhaitez créer un onglet Centre de recherche qui pointe vers un ensemble spécifique de données métiers définies en fonction de la source de contenu. Comme dans le cas des zones de recherche, ce n’est pas la seule façon de définir l’affichage des données métiers dans le site Centre de recherche.

La fréquence d’analyse des sources de contenu de données métiers dépend de l’impact sur les serveurs d’applications de données métiers. Consultez les administrateurs de chaque application de données métiers pour mettre en œuvre une planification raisonnable.

Action de feuille

Utilisez la section Content Sources de la feuille relative à la planification du contenu à analyser (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0x40C) (en anglais) pour enregistrer les décisions que vous prenez au sujet des sources de contenu de données métiers, ainsi que la planification d’analyse envisagée pour chaque source de contenu.

Pour plus d’informations sur les sources de contenu, voir Planifier l’analyse du contenu (Office SharePoint Server).

Planifier les propriétés de recherche pour les données métiers

Pour utiliser des données métiers, vous devez sélectionner les propriétés de données métiers qui pourront faire l’objet de recherches en tant que propriétés gérées. Les propriétés de SQL Server peuvent être mappées immédiatement après leur analyse, mais les applications métiers doivent d’abord être enregistrées dans le catalogue de données métiers. Les propriétés gérées constitueront le sous-ensemble de propriétés à utiliser lors de la recherche de données métiers.

Les processus de gestion clés identifiés au cours de la planification de l’architecture des informations suggèrent les propriétés gérées les plus probables. Vous pouvez mapper plusieurs propriétés analysées sur une même propriété gérée et indiquer si l’une d’elles est prioritaire ou si la propriété gérée accepte plusieurs valeurs et comprend toutes les valeurs trouvées pour les propriétés analysées.

Lorsque vous déterminez, pour une application de données métiers, les propriétés et les types de données métiers qui doivent être disponibles pour la recherche, vous devez réfléchir aux informations que les utilisateurs doivent être en mesure de trouver, à leur présentation et à l’impact de l’analyse sur l’entrepôt de données qui contient les données. Souvent, il n’est pas souhaitable d’afficher toutes les données, mais seulement celles relatives à certaines propriétés. Par exemple, une organisation qui possède plusieurs bureaux dans plusieurs régions peut souhaiter afficher uniquement les résultats de certains bureaux dans quelques régions clés, selon les besoins de l’entreprise. Vous déterminez les types de données métiers à inclure, ainsi que les propriétés à inclure pour chacun d’eux. Les facteurs à prendre en compte lors du choix des propriétés à rendre disponibles sont les suivants :

  • Stratégies de confidentialité   Votre entreprise peut avoir de bonnes raisons de préserver le caractère confidentiel de certains enregistrements. C’est le cas, par exemple, des enregistrements qui sont pertinents uniquement pour les planificateurs d’entreprise clés, mais qui ne le sont pas pour la plupart des utilisateurs qui manipulent des données dans l’application. Vous pouvez décider d’afficher les propriétés des types de données métiers qui ne sont pas confidentielles et de masquer les autres.

  • Impact sur les performances   Certaines propriétés peuvent ne pas être confidentielles, mais l’impact de l’analyse de ces propriétés et de la possibilité éventuelle pour les utilisateurs d’y accéder et de les modifier à l’aide d’actions de gestion peut compenser le bénéfice que tire l’entreprise de cette décision. Prenez en compte les performances de chaque groupe de types de données métiers que vous activez.

Action de feuille

Utilisez la section Plan managed properties de la feuille relative à la fonction de recherche de l’utilisateur final (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0x40C) (en anglais) pour enregistrer les propriétés gérées.

Pour plus d’informations sur les propriétés analysées et gérées à des fins de recherche, voir Planifier les conditions d’utilisation de la recherche pour l’utilisateur final (Office SharePoint Server).

Planifier l’accès aux résultats de la recherche de données métiers et leur sécurité

Vous pouvez utiliser la sécurité de chaque application métier pour limiter l’accès aux résultats de recherche de données métiers. Vous pouvez également limiter cet accès à l’aide de groupes SharePoint.

Tout utilisateur qui a accès à une application de données métiers, qu’il s’agisse d’une application de base de données, telle que SQL Server 2005, ou d’une application métier, peut également accéder aux données métiers contenues dans cette application. Les résultats de la recherche de données métiers utilisent cette sécurité afin que seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées puissent afficher les résultats.

Toutefois, vous pouvez également appliquer des autorisations aux données métiers et aux résultats de recherche de données métiers à partir d’Office SharePoint Server 2007. Un utilisateur sans autorisation sur la base de données peut néanmoins voir les résultats de la recherche s’il dispose des autorisations SharePoint appropriées.

Il est conseillé de limiter le nombre d’utilisateurs disposant d’un accès direct à une application métier. Dans de nombreuses organisations, il peut s’agir d’un seul compte ou d’un groupe contenant un petit nombre d’utilisateurs. Vous pouvez créer des groupes SharePoint habilités à afficher les données métiers et les résultats de recherche connexes pour chaque application, puis affecter à ces groupes des utilisateurs appartenant à votre organisation. Lorsque vous accordez des autorisations, envisagez vos besoins de sécurité au sens large et déterminez les utilisateurs pour lesquels les données de chaque application métier sont pertinentes. Associez chaque application aux utilisateurs qui devront rechercher des données métiers dans le cadre de leurs activités.

Action de feuille

Utilisez la feuille relative aux groupes et aux niveaux d’autorisation personnalisés (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73134&clcid=0x40C) (en anglais) pour enregistrer l’accès aux applications.

Utilisez la feuille relative à la sécurité des sites et du contenu (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0x40C) (en anglais) pour enregistrer l’accès aux applications.

Planifier les zones de recherche pour les données métiers

Vous pouvez recourir aux zones de recherche pour permettre aux utilisateurs de rechercher certains sous-ensembles de données métiers. Lorsque vous planifiez l’architecture de vos informations, vous identifiez les processus de gestion ou les groupes de processus clés. Certains de ces processus sont étroitement liés à des applications de données métiers particulières. Pour créer une zone de recherche pour des applications spécifiques et pour le contenu relatif à celles-ci, vous pouvez soit appliquer des règles d’étendue basées sur les propriétés des données métiers afin de limiter l’étendue des résultats de la recherche, soit créer une source de contenu qui comprend uniquement les adresses de démarrage de ce processus de gestion et baser la zone de recherche sur cette source.

Pour plus d’informations sur la planification des zones de recherche, voir Planifier les conditions d’utilisation de la recherche pour l’utilisateur final (Office SharePoint Server).

Planifier des mots clés pour les données métiers

Pour chaque application métier, vous pouvez également envisager les résultats de recherche les plus pertinents et déterminer les critères de recherche auxquels les utilisateurs sont susceptibles de recourir lorsqu’ils exécutent des requêtes de recherche. Par exemple, si vous disposez d’une liste d’indicateurs de performance clé qui suit un processus de gestion clé, vous pouvez décider qu’il doit apparaître au début des résultats de la recherche lorsque les utilisateurs effectuent une recherche sur les données métiers à l’aide de critères courants pour ce processus de gestion. Vous pouvez utiliser des termes spéciaux, également appelés mots clés et Meilleurs résultats, pour mettre en évidence les données métiers clés. Vous pouvez mettre en évidence des listes, des bases de données, des types de données métiers spécifiques pour une application dans le catalogue de données métiers. Par exemple, vous pouvez mettre en évidence le profil de données métiers d’un client en tant que Meilleur résultat pour un mot clé relatif à ce client, de sorte que le profil apparaîtra au début des résultats de recherche.

Vous pouvez hiérarchiser les termes spéciaux importants à configurer lors du déploiement initial en déterminant des expressions clés pour chaque processus de gestion et application associée. Ensuite, vous pouvez déterminer le contenu le plus important pour ces termes. Enregistrez ces termes afin de créer une référence que vous pouvez utiliser lors du déploiement pour tester les critères de recherche et déterminer si le contenu clé apparaît à un niveau suffisamment élevé dans les résultats de la recherche. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez créer des termes spéciaux pour promouvoir ces résultats.

Action de feuille

Utilisez la section Keywords de la feuille relative à la planification de la fonction de recherche de l’utilisateur final (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0x40C) (en anglais) pour enregistrer les mots clés.

Pour plus d’informations sur les mots clés et les termes spéciaux, voir Planifier les conditions d’utilisation de la recherche pour l’utilisateur final (Office SharePoint Server).

Planifier des onglets de données métiers dans le site Centre de recherche

Le site Centre de recherche comporte un onglet de données métiers qui permet d’effectuer une recherche portant sur toutes les sources de données métiers. Vous pouvez identifier d’autres onglets de données métiers pour des applications ou des bases de données spécifiques, voire pour des enregistrements dans une application ou base de données. Examinez la hiérarchie de vos informations et envisagez d’ajouter des onglets de données métiers pour chacun des processus de gestion clés de votre organisation. Si les utilisateurs sont susceptibles d’effectuer une recherche sur un ensemble de données spécifique, il est probablement pertinent de créer un onglet à cette fin. Les onglets de données métiers du site Centre de recherche permettent également d’étendre la recherche sans créer de longues listes de zones de recherche dans le menu Zones de recherche.

Vous pouvez également personnaliser l’apparence et les fonctionnalités de chaque onglet. Pour plus d’informations sur la personnalisation du site Centre de recherche, voir Recherche dans Office SharePoint Server 2007 (http://msdn2.microsoft.com/fr-fr/library/ms497338.aspx) dans le Kit de développement logiciel (SDK) Microsoft Office SharePoint Server 2007 (http://msdn2.microsoft.com/fr-fr/library/ms550992.aspx) .

Exemple

Contoso, Ltd. est une société de technologie qui possède un centre d’appels chargé de gérer les appels destinés au support technique. Le centre d’appels est configuré sur une seule collection de sites. Les agents du support technique effectuent le suivi des clients et des problèmes signalés par ceux-ci à l’aide d’une application métier et ils disposent d’une archive de ces problèmes dans des bases de données SQL Server 2005 qu’ils peuvent analyser à l’aide de SQL Server 2005 Analysis Services. Toutes ces applications, de même que les clients et lignes de produits connexes, sont enregistrés dans la feuille relative à l’architecture des informations (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0x40C) (en anglais) .

L’administrateur du catalogue de données métiers envisage d’enregistrer l’application des problèmes signalés par les clients dans le catalogue de données métiers, de mapper les propriétés des données de l’application métier sur les propriétés gérées utilisées par la recherche et de créer des profils de données métiers pour les types de données métiers clés, tels que le client, la région, la division et la ligne de produits. Les propriétés planifiées sont enregistrées dans la feuille relative aux données métiers (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x40C) (en anglais) . Les propriétés gérées utilisées par la recherche sont enregistrées dans la section Plan managed properties du document Plan the end-user search experience worksheet (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0x40C) (en anglais) .

Étant donné que le contenu de la collection de sites concerne un ensemble intégré de processus de gestion et d’utilisateurs qui partagent des informations entre les équipes et les processus, il n’est pas nécessaire de recourir à davantage de fournisseurs SSP pour isoler le contenu. Un seul fournisseur SSP est requis. Cela doit être enregistré dans l’outil de planification de la hiérarchie de site (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73143&clcid=0x40C) (en anglais) .

L’administrateur du service de recherche envisage de créer une source de contenu pour l’application du service client, afin que les données relatives aux clients et aux problèmes qu’ils signalent soient mises à jour plus fréquemment que le reste du contenu dans la collection de sites. Cette source de contenu est enregistrée dans la section des sources de contenu de la feuille relative à la planification de l’analyse de contenu (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0x40C) (en anglais) .

L’administrateur du catalogue de données métiers décide d’utiliser un compte unique ayant accès à l’application du service clientèle pour analyser les données de l’application. Des utilisateurs supplémentaires se voient accorder des autorisations, pas directement sur l’application, mais en étant ajoutés à des groupes SharePoint qui ont accès aux données métiers de la collection de sites. Les autorisations accordées sur les données dans la base de données SQL Server 2005 sont limitées au niveau du cube afin que chaque personne ne puisse consulter que les données qui relèvent de ses domaines de responsabilité. La plupart des utilisateurs de votre organisation se voient accorder un accès en lecture seule aux données qui ont un rapport direct avec leurs activités. Ces informations sont enregistrées dans la feuille relative à la sécurité des sites et du contenu (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0x40C) (en anglais) .

L’équipe de planification prévoit des étendues pour les clients et les problèmes qu’ils signalent, ainsi que des zones de recherche non liées aux données métiers. L’équipe de planification enregistre ces informations dans la section Plan scopes de la feuille relative à la planification de la fonction de recherche de l’utilisateur final (en anglais) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0x40C) (en anglais).

Lorsqu’il détermine les termes spéciaux à utiliser pour les données métiers, l’administrateur du service de recherche au sein de Contoso, Ltd. identifie des experts du support technique pour chaque ligne de produits principale et crée une catégorie de meilleurs résultats pour chaque expert en fonction de mots clés liés à son domaine de compétence.

L’équipe prévoit un site Centre de recherche dédié qui contiendra les informations sur les clients et sur les rapports du service clientèle, ainsi que les documents et les sites importants relatifs aux agents du service clientèle. L’équipe commence par le site Centre de recherche fourni par le modèle de site portail et planifie les fonctionnalités en fonction des besoins de l’entreprise. L’équipe prévoit un onglet client, afin que les agents du service clientèle puissent rechercher des clients spécifiques dans la base de données, et un onglet distinct pour les rapports du service clientèle.

Feuilles

Utilisez les feuilles suivantes pour planifier la recherche des données métiers :

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