Fonctionnalités de gouvernance dans Office SharePoint Server 2007

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Mise à jour : 2009-02-26

Cet article examine un ensemble de fonctionnalités Microsoft Office SharePoint Server 2007 que votre organisation peut utiliser pour faciliter la gouvernance de votre service informatique Office SharePoint Server 2007 ou de l’architecture de l’information de votre entreprise. Il inclut également des liens vers des articles Web qui visent à faciliter la planification et l’utilisation de chaque fonctionnalité.

NoteRemarque :

Pour plus d’informations sur l’organisation du corps de gouvernance de votre entreprise, voir Qu’est-ce que la gouvernance ?.

Dans cet article :

  • Fonctionnalités du service informatique

  • Fonctionnalités de l’architecture de l’information

Fonctionnalités du service informatique

En offrant un service informatique qui héberge des sites SharePoint et en fournissant des services connexes dans l’entreprise, votre organisation peut plus efficacement contrôler la prolifération des sites SharePoint, garantir la rentabilité et tirer le meilleur parti de la collaboration. Cette section décrit les fonctionnalités d’Office SharePoint Server 2007 qui facilitent la maintenance et la gouvernance d’un service Office SharePoint Server.

Modèles de sites

Les modèles de sites sont un ensemble de personnalisations appliquées à une définition de site. À l’aide d’un modèle de site, un service Office SharePoint Server peut promouvoir une personnalisation, une structure de site et une mise en page cohérentes dans les sites créés par les utilisateurs. Vous pouvez créer des modèles de sites personnalisés pour la mise en service des sites et les utiliser à la place des modèles inclus dans Office SharePoint Server dans le cadre de votre service Office SharePoint Server.

Pour plus d’informations, voir Utilisation des modèles et des définitions de sites (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119281&clcid=0x40C) .

Quotas

Un quota spécifie les limites de l’espace de stockage qu’un site Web peut utiliser. Les quotas permettent d’avertir les utilisateurs lorsque leurs sites approchent leur limite de stockage. Ce processus empêche les utilisateurs d’ajouter du contenu supplémentaire lorsque la limite est atteinte. Pour plus d’informations, voir Gérer les verrous et les quotas de site (Office SharePoint Server).

Verrous

Les verrous empêchent les utilisateurs d’ajouter du contenu à une collection de sites ou, tout simplement, de recourir à la collection de sites. Par exemple, vous pouvez verrouiller un site qui ne respecte pas une stratégie d’utilisation. Pour plus d’informations, voir Gérer les verrous et les quotas de site (Office SharePoint Server).

Flux de travail

Les flux de travail sont des programmes qui implémentent des processus d’entreprise pour les utilisateurs d’un site Office SharePoint Server. Ils sont associés aux éléments du site, tels que les documents, les formulaires et les éléments de liste. Les flux de travail offrent de nombreuses applications dans le cadre d’un service informatique. Par exemple, vous pouvez utiliser un flux de travail pour mettre en service un nouveau site, effectuer le suivi d’un problème de prise en charge ou effectuer une action lorsque le quota d’un site est dépassé.

Pour plus d’informations, voir Flux de travail dans Windows SharePoint Services (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119282&clcid=0x40C) et Présentation des flux de travail .

Fonctionnalités

Une fonctionnalité est un conteneur pour différentes extensions définies pour Office SharePoint Server 2007 et Windows SharePoint Services 3.0. Ce conteneur se compose d’un ensemble de fichiers XML déployés sur les serveurs Web. Vous pouvez déployer une fonctionnalité dans le cadre d’une définition de site ou d’un package de solution et vous pouvez activer individuellement une fonctionnalité dans les sites Office SharePoint Server.

Un administrateur de site peut transformer les fonctions d’un site SharePoint en activant ou désactivant une fonctionnalité particulière dans l’interface utilisateur. Les fonctionnalités facilitent l’activation ou la désactivation des fonctions au cours d’un déploiement et permettent aux administrateurs de transformer facilement le modèle ou la définition d’un site. Les fonctionnalités peuvent être masquées, ce qui empêche les utilisateurs de sites de les désactiver manuellement.

En implémentant de nouvelles fonctions de site en tant que fonctionnalités, vous permettez aux administrateurs de contrôler et d’appliquer un plan de gouvernance plus facilement. Une technique nommée agrafage de fonctionnalités permet de joindre une fonctionnalité à toutes les nouvelles instances de sites qui utilisent une définition de site donnée sans modifier celle-ci. Cela vous permet de contrôler les fonctionnalités auxquelles les utilisateurs de votre service peuvent accéder. Pour plus d’informations, voir Agrafage de fonctionnalités (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119283&clcid=0x40C) et Utilisation des fonctionnalités (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=105337&clcid=0x40C) .

Création de sites libre-service

Vous pouvez permettre aux utilisateurs de créer leurs propres sites Web de niveau supérieur au moyen de la fonctionnalité Création de sites libre-service. Le fait de permettre aux groupes de travail de créer et de posséder des collections de sites uniques favorise une meilleure collaboration au sein des groupes de travail. En outre, l’activation de la création de sites libre-service libère des ressources informatiques pour d’autres tâches. Une décision clé en matière de gouvernance de la création de sites libre-service concerne la détermination du niveau de prise en charge de votre service.

Pour plus d’informations, voir Configurer la création de sites libre-service .

Gestion d’enregistrements

Un enregistrement est un document ou une autre entité électronique ou physique dans une organisation, qui témoigne d’une activité ou d’une transaction effectuée par l’organisation. Il peut s’avérer nécessaire de conserver les enregistrements pendant un certain temps pour des raisons légales, administratives ou réglementaires. La gestion des enregistrements est le processus par lequel une organisation détermine les types d’informations à considérer comme des enregistrements, la manière dont les enregistrements doivent être gérés lorsqu’ils sont actifs et la durée pendant laquelle chaque type d’enregistrement doit être conservé. La gestion des enregistrements comprend la réalisation de tâches liées aux enregistrements telles que la suppression des enregistrements arrivés à expiration, ou la localisation et la protection des enregistrements liés à des événements externes tels que des poursuites judiciaires.

Office SharePoint Server 2007 inclut des fonctionnalités qui peuvent aider les entreprises à implémenter des systèmes et des processus de gestion intégrés des enregistrements. Pour s’assurer que les employés peuvent facilement intervenir dans le système de gestion des enregistrements de votre entreprise, des applications Microsoft Office System 2007, telles que Microsoft Office Outlook 2007 et Microsoft Office Word 2007, incluent également des fonctionnalités qui prennent en charge les pratiques de gestion des enregistrements.

Pour plus d’informations, voir Planifier la gestion des enregistrements.

Fonctionnalités de l’architecture de l’information

L’architecture de l’information d’un site Web détermine comment les informations contenues dans ce site (ses sites, ses pages Web, ses documents, ses listes et ses données) sont organisées et présentées. Votre entreprise peut augmenter le retour sur l’investissement de son portail en créant un corps de gouvernance qui développe et applique des normes et des stratégies d’architecture de l’information. Une architecture correctement gérée facilite la recherche, le partage et l’utilisation des informations dans l’entreprise.

Cette section décrit les fonctionnalités Office SharePoint Server 2007 sur lesquelles vous pouvez vous appuyer pour implémenter l’architecture de l’information de votre entreprise et régir son utilisation.

Types de contenu

Les types de contenu permettent aux entreprises d’organiser, de gérer et de traiter le contenu de façon cohérente. Ils définissent les attributs d’un type d’élément de liste, de document ou de dossier. Chaque type de contenu peut spécifier des propriétés de métadonnées à associer à des éléments de son type, des flux de travail disponibles, des modèles et des stratégies de gestion des informations. Utilisez les types de contenu pour encourager les stratégies de gestion d’information cohérentes, les besoins en métadonnées et d’autres stratégies. Pour régir les types de contenu, envisagez d’associer des récepteurs d’événements et des flux de travail aux formulaires permettant de modifier les types de contenu. Les modifications apportées à un type de contenu pourront ainsi être validées et approuvées.

Pour plus d’informations, voir Planifier les types de contenu (Office SharePoint Server).

Approbation de contenu

L’approbation de contenu est la méthode qui permet aux membres du site disposant de l’autorisation approbateur de contrôler la publication du contenu. Un brouillon de document en attente d’approbation est dans un état en attente. Lorsqu’un approbateur examine le document pour approuver son contenu, il devient disponible pour être affiché par les utilisateurs du site disposant de l’autorisation de lecture. Un propriétaire de bibliothèque de documents peut activer l’approbation de contenu pour une bibliothèque de documents ou une bibliothèque de pages Web et éventuellement associer un flux de travail à la bibliothèque pour exécuter le processus d’approbation.

Utilisez l’approbation de contenu pour formaliser et contrôler le processus de mise à disposition de contenu à une audience. Par exemple, une entreprise qui publie du contenu peut exiger un contrôle juridique et une approbation avant la publication du contenu.

Pour plus d’informations, voir Planifier la gestion des versions, l’approbation de contenu et les extractions.

Gestion des versions

La gestion des versions est la méthode qui permet de numéroter et d’enregistrer les nouvelles versions successives d’un document dans Office SharePoint Server. En tant qu’outil de gouvernance, la gestion des versions empêche les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture d’afficher les brouillons de documents.

Pour plus d’informations, voir Planifier la gestion des versions, l’approbation de contenu et les extractions.

Page Contenu et structure du site

La page Contenu et structure du site dans le site de niveau supérieur au sein d’une collection de sites gère le contenu et la structure d’une collection de sites SharePoint. Étant donné que dans Office SharePoint Server la navigation dans les sites repose par défaut sur la hiérarchie des sites et des sous-sites, cette fonctionnalité peut également être utilisée pour la configuration de la navigation dans les sites. Lors du portage d’un site Web vers Office SharePoint Server 2007, vous pouvez utiliser la page Contenu et structure du site pour restructurer le site en fonction des besoins de votre entreprise.

Pour plus d’informations, voir Utilisation du contenu et de la structure du site (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=107711&clcid=0x40C) .

Stratégies de gestion des informations

Une stratégie de gestion des informations consiste en un ensemble de règles appliquées à un type de contenu ou à un emplacement sur lequel le contenu est stocké. Chaque règle d’une stratégie est une fonctionnalité de stratégie. Par exemple, une fonctionnalité de stratégie de gestion des informations peut indiquer la durée de conservation d’un type de contenu ou elle peut fournir un audit des documents. Les stratégies de gestion d’information vous permettent de contrôler qui peut accéder à vos informations organisationnelles, ce qu’ils peuvent en faire et la durée de leur conservation.

Vous pouvez associer une stratégie à une liste, une bibliothèque de documents ou un type de contenu. Ainsi, tout document associé à la bibliothèque ou correspondant au type de contenu comprend la stratégie de gestion des informations. La relation entre un document et la stratégie de gestion des informations à laquelle il est associé est conservée même lorsque ce document est ouvert dans un programme client Microsoft Office System 2007. Par exemple, si une stratégie empêche l’impression d’un document, cette stratégie peut être appliquée même lorsque le document est ouvert dans un programme client Office system 2007.

Lorsque vous configurez une stratégie de gestion des informations, vous pouvez éventuellement écrire une instruction de stratégie qui s’affiche dans les programmes clients Office system 2007 pour informer les auteurs de documents sur les stratégies qui sont appliquées à un document. Cela correspond à une meilleure pratique recommandée.

Office SharePoint Server 2007 comprend les fonctionnalités de stratégie de gestion des informations suivantes :

  • La fonctionnalité de stratégie Audit journalise les événements et les opérations effectués sur des documents et des éléments de liste. Vous pouvez configurer la fonctionnalité Audit pour journaliser les événements tels que la modification des documents, leur consultation ou la modification du niveau d’autorisation d’un document.

  • La fonctionnalité de stratégie Expiration permet de supprimer le contenu d’une manière cohérente, qui peut faire l’objet d’un suivi et d’une gestion. Vous pouvez définir la date d’expiration d’un contenu d’un type spécifique avec une date particulière ou dans un laps de temps après une certaine activité de document (telle que sa création). Une fois que le document arrive à expiration, vous pouvez déterminer les actions que le contrôle de la stratégie effectuera. Par exemple, la stratégie peut supprimer le document ou définir une tâche de flux de travail afin qu’Office SharePoint Server achemine le document afin qu’il soit autorisé à être détruit.

  • La fonctionnalité de stratégie Étiquetage spécifie l’association d’un libellé à un type de document ou d’élément de liste. Les libellés sont des zones de texte explorables générées par Office SharePoint Server en fonction des propriétés de métadonnées et de la mise en forme que vous définissez.

  • La fonctionnalité de stratégie Code-barres vous permet d’effectuer le suivi d’une copie papier d’un document. Vous créez une valeur d’identification spéciale pour ce document, puis insérez une image de code-barres dans le document. Par défaut, les codes-barres sont conformes à la norme standard Code 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) et vous pouvez utiliser le modèle objet des stratégies pour connecter d’autres fournisseurs de codes-barres.

Pour savoir comment les stratégies de gestion des informations sont utilisées dans chaque application Web de votre solution, vous pouvez recourir à la page Administration centrale Office SharePoint Server pour configurer des rapports d’utilisation des stratégies de gestion des informations. Ces rapports vous aident à contrôler la cohérence de l’utilisation des stratégies dans votre organisation. Comme les stratégies de gestion des informations sont souvent mises en œuvre pour aider une organisation à respecter des règles, un contrôle fréquent de leur utilisation peut vous aider à garantir leur bonne application.

Les fonctionnalités de stratégie de gestion des informations sont extensibles. Pour plus d’informations sur la façon de créer des fonctionnalités personnalisées de stratégie de gestion des informations, voir le Kit de développement logiciel (SDK) Microsoft Office SharePoint Server 2007 (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119284&clcid=0x40C) (en anglais) . Pour des informations plus générales sur les stratégies de gestion des informations, voir Planifier des stratégies de gestion des informations.

Gestion des droits relatifs à l’information

La gestion des droits relatifs à l’information (IRM) permet aux créateurs de contenu de contrôler et de protéger leurs documents. Le contenu des documents qui utilisent IRM est chiffré et fourni avec une licence d’émission qui impose des restrictions aux utilisateurs.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 prend en charge IRM pour les documents stockés dans des bibliothèques de documents. Les formats de fichiers de documents qui peuvent utiliser IRM dans Office SharePoint Server 2007 sont les suivants :

  • Microsoft InfoPath

  • Microsoft Word

  • Microsoft Excel

  • Microsoft PowerPoint

  • XML ouvert Word

  • XML ouvert Excel

  • XML ouvert PowerPoint

Pour ajouter d’autres types de fichiers, un administrateur doit installer, pour chaque nouveau type de fichier, des logiciels de protection, c’est-à-dire, des logiciels qui contrôlent le chiffrement et le déchiffrement des documents qui utilisent la gestion des droits.

Pour plus d’informations, voir Planifier la gestion des droits relatifs à l’information.

Types de fichiers bloqués

Vous pouvez limiter les téléchargements des fichiers vers un serveur en basant votre restriction sur l’extension de leur nom de fichier. Par exemple, vous pouvez bloquer les fichiers d’extension .exe, parce que ces fichiers peuvent être exécutés sur l’ordinateur client et peuvent contenir des logiciels nuisibles.

Par défaut, de nombreux types de fichiers sont bloqués, notamment les types de fichiers que Windows Explorer traite comme des exécutables. Pour obtenir la liste complète des types de fichiers bloqués par défaut, voir Gérer les types de fichiers bloqués (Office SharePoint Server).

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