Planifier la stratégie de gestion de l’information dans SharePoint Server 2013

**Sapplique à :**SharePoint Server 2013

**Dernière rubrique modifiée :**2017-07-19

Résumé : Découvrez comment utiliser les stratégies de gestion des informations dans SharePoint Server 2013.

Une stratégie de gestion des informations est un ensemble de règles correspondant à un type de contenu. Chaque règle d’une stratégie est une fonctionnalité de stratégie. Par exemple, une fonctionnalité de stratégie de gestion des informations peut indiquer la durée pendant laquelle un type de contenu doit être conservé ou fournir un audit des documents. Les stratégies de gestion des informations permettent de contrôler les personnes pouvant accéder aux informations relatives à votre organisation, les actions qu’elles peuvent effectuer les concernant et la durée pendant laquelle les informations doivent être conservées.

Dans cet article :

• Stratégies de gestion des informations et fonctionnalités de stratégie

• Intégration des stratégies de gestion des informations avec les applications Office System

• Fonctionnalités de stratégie disponibles dans SharePointServer2013

• Planification de stratégies de document

Stratégies de gestion des informations et fonctionnalités de stratégie

Les stratégies peuvent être implémentées pour aider une organisation à se conformer aux exigences légales, telles que la nécessité de conserver des enregistrements. Par exemple, une stratégie de ressources humaines, utilisée dans une organisation pour garantir que les enregistrements des employés sont traités en conformité avec les instructions juridiques recommandées, peut inclure les fonctionnalités de stratégie suivantes :

• L’audit, pour enregistrer l’historique de modification et de visualisation de chaque document lié à un employé.

• La rétention, afin de garantir que le contenu lié au travail en cours n’est pas conservé pour une durée inutile.

• Imprimer les restrictions, pour vous assurer que des documents sensibles relatifs à un employé sont uniquement imprimées sur des imprimantes sécurisés. Notez qu’il s’agit d’un exemple d’une fonctionnalité de stratégie personnalisée qui doit être implémentée à l’aide du modèle d’objet SharePoint Server 2013 ou obtenu auprès d’un fournisseur de logiciels tiers.

Fonctionnalités de stratégie sont implémentées en tant que programmes qui s’exécutent sur SharePoint Server 2013. Peut être activés et configurés par un administrateur du serveur et, lorsqu’ils sont activés, ils utilisable par les administrateurs de site pour définir des stratégies. SharePoint Server 2013 inclut les fonctionnalités de stratégie pour vous aider à gérer votre contenu. En utilisant le modèle d’objet SharePoint Server 2013, vous pouvez concevoir et installer des fonctionnalités de stratégie personnalisées qui répondent aux besoins d’une entreprise unique.

Si votre organisation utilise des applications clientes de Office et SharePoint Server 2013, les stratégies sont appliquées sur le serveur et dans les applications clientes. Cela est effectué de manière transparente ; les fonctionnalités de stratégie qui s’appliquent à un document sont décrits dans une instruction de stratégie qui est associée au document, et les applications prenant en charge la stratégie empêchent les utilisateurs d’effectuer des tâches qui violent la consigne du document.

Pour implémenter une stratégie, associez-la à des types de contenu, des bibliothèques ou des listes figurant dans des sites.

Vous pouvez associer une stratégie à une bibliothèque, une liste ou un type de contenu comme suit :

• Associez des fonctionnalités de stratégie à une stratégie de collection de sites, puis associez cette stratégie à un type de contenu, une liste ou une bibliothèque. Le site de niveau supérieur d’une collection de sites comprend une galerie de stratégies de collection de sites où les administrateurs du site de niveau supérieur peuvent créer des stratégies. Une fois que vous avez créé une stratégie de collection de sites, vous pouvez l’exporter afin que les administrateurs d’autres collections de sites puissent l’importer dans leurs galeries de stratégies de collection de sites. Cela vous permet de normaliser les stratégies au sein de votre organisation.

  Lorsqu’une stratégie de collection de sites est associée à un type de contenu et que ce type de contenu est associé à une liste ou à une bibliothèque, le propriétaire de la liste ou de la bibliothèque ne peut pas modifier la stratégie de collection de sites dans la liste ou la bibliothèque. Cela permet de garantir que les stratégies attribuées à un type de contenu sont appliquées à chaque niveau de la hiérarchie de sites.

• Associez un ensemble de fonctionnalités de stratégie directement à un type de contenu, puis ajoutez ce type de contenu à des listes ou des bibliothèques. Afin de vous assurer qu’une stratégie créée à l’aide de cette méthode sera utilisée dans l’intégralité de la collection de sites, associez-la à un type de contenu dans la galerie de types de contenu de site de la collection de sites de niveau supérieur. Ensuite, chaque élément de ce type de contenu dans la collection de sites et chaque élément d’un type de contenu qui hérite du type de contenu d’origine disposera de cette stratégie. Lorsque vous utilisez cette méthode pour associer une stratégie à un type de contenu, il est plus difficile de réutiliser la stratégie dans d’autres collections de sites, car les stratégies créées à l’aide de cette méthode ne peuvent pas être exportées.

  Notes

  Pour mieux contrôler les stratégies utilisées dans une collection de sites, les administrateurs de collection de sites peuvent désactiver la possibilité de définir les fonctionnalités de stratégie directement sur un type de contenu. Lorsque la définition des fonctionnalités de stratégie sur un type de contenu est restreinte, les concepteurs de type de contenu ne peuvent associer des stratégies de la galerie de stratégies de collection de sites qu’à des types de contenu.

• Associez un ensemble de fonctionnalités de stratégie directement à une liste ou une bibliothèque. Vous ne pouvez utiliser cette méthode que si la liste ou la bibliothèque ne prend pas en charge plusieurs types de contenu. Cette méthode de création de stratégie n’est utile que pour une stratégie définie de manière stricte s’appliquant à une seule liste ou bibliothèque.

  Notes

  Pour mieux contrôler les stratégies utilisées dans une collection de sites, les administrateurs de collection de sites peuvent désactiver la possibilité de définir les fonctionnalités de stratégie directement sur une bibliothèque. Lorsque la définition des fonctionnalités de stratégie sur une bibliothèque est restreinte, les concepteurs de type de contenu ne peuvent associer des stratégies de la galerie de stratégies de collection de sites qu’à des bibliothèques.

Intégration des stratégies de gestion des informations avec les applications Office System

SharePoint Server 2013 des stratégies de gestion des informations sont exposées dans les applications clientes Office. Lorsque vous configurez une stratégie de gestion des informations sur le serveur, vous pouvez écrire une instruction de stratégie qui informe les travailleurs de l’information sur les stratégies qui sont appliquées sur les documents. Par exemple, la déclaration de stratégie peut indiquer qu’un document sera supprimé après un certain temps, ou qu’il contient des informations sensibles qui ne doivent pas être communiquées en dehors de la société. L’instruction peut même fournir un nom de contact si l’employé a besoin de plus d’informations sur la stratégie.

Fonctionnalités de stratégie personnalisées peuvent être intégrées dans les applications clientes Office. Toutefois, vous devez implémenter les comportements spécifiques à la stratégie que vous souhaitez être disponible à partir d’applications clientes de Office, et vous devez accorder aux utilisateurs un moyen d’installer ces comportements sur leurs ordinateurs clients via des mécanismes tels que les compléments pour les rendre disponibles à partir des applications clientes Office. Par exemple, si vous implémentez une fonctionnalité de stratégie personnalisée qui limite les imprimantes qui peuvent être utilisés pour imprimer un type de contenu, vous devez fournir un complément personnalisé pour les applications clientes de Microsoft Office Appliquer la restriction à partir de ces applications.

Fonctionnalités de stratégie disponibles dans SharePoint Server 2013

Cette section décrit les fonctionnalités de stratégie incluses dans SharePoint Server 2013.

• Rétention La fonctionnalité de stratégie de rétention vous permet de définir les étapes de rétention, ainsi qu’une action se produisant à la fin de chaque étape. Par exemple, vous pouvez définir une stratégie de rétention à deux étapes sur tous les documents d’une bibliothèque spécifique qui supprime toutes les versions précédentes du document un an après sa création, et déclare que le document est un enregistrement cinq ans après sa création.

  Les actions pouvant se produire à la fin d’une étape sont les suivantes :

  • Déplacement de l’élément vers la Corbeille

  • Suppression définitive de l’élément

  • Transfert de l’élément vers un autre emplacement

  • Démarrage d’un flux de travail

  • Passage à l’étape suivante

  • Déclaration de l’élément en tant qu’enregistrement

  • Suppression de tous les brouillons précédents de l’élément

  • Suppression de toutes les versions précédentes de l’élément

• Audit La fonctionnalité de stratégie d’audit journalise les événements et les opérations effectuées sur les documents et les éléments de liste. Vous pouvez configurer l’audit pour journaliser les événements tels que les suivants :

  • Modification d’un document ou d’un élément

  • Visualisation d’un document ou d’un élément

  • Archivage ou extraction d’un document

  • Modification des autorisations pour un document ou un élément

  • Suppression d’un document ou d’un élément

• Étiquetage   La fonctionnalité de stratégie d’étiquetage spécifie une étiquette à associer à un type d’élément de document ou de la liste. Les étiquettes sont des zones de texte de recherche que SharePoint Server 2013 génère en fonction des propriétés et la mise en forme que vous spécifiez. Par exemple, dans un cabinet juridique, un document lié à un problème juridique pourrait inclure une étiquette qui contient les noms des clients, le numéro de l’incident et l’avocat attribué à la question. Les étiquettes sont particulièrement utiles dans les versions imprimées des documents comme un moyen d’afficher les propriétés de document dans la copie imprimée. Avec l’utilisation d’étiquettes pour les documents, vous pouvez associer une étiquette à un élément de la liste et inclure cette étiquette dans les affichages de la liste.

  Notes

  La fonctionnalité de stratégie d’étiquette a été désapprouvée et ne doit pas être utilisée dans SharePoint Server 2013.

• Code-barres La fonctionnalité de stratégie de code-barres vous permet de suivre les copies physiques d’un document en créant une valeur d’identificateur unique pour un document et en insérant une image de code-barres de cette valeur dans le document. Par défaut, les codes-barres sont conformes à la norme ANSI/AIM BC1-1995 (Code 39) courante et vous pouvez connecter d’autres fournisseurs de codes-barres à l’aide du modèle objet des stratégies.

Planification de stratégies de document

Lorsque vous planifiez les stratégies de votre solution, déterminez d’abord les besoins en matière de stratégie au niveau de l’organisation, puis concevez les stratégies de collection de sites répondant à ces besoins et distribuez ces stratégies pour les inclure dans les galeries de stratégies de collection de sites de toutes les collections de sites concernées. Cela peut nécessiter de planifier des fonctionnalités de stratégie personnalisées. Si votre stratégie nécessite des ressources et fonctionnalités de stratégies personnalisées, celles-ci doivent être installées et activées sur toutes les batteries de serveurs sur lesquelles votre solution est utilisée.

Un exemple typique de stratégie au niveau de l’organisation est celle visant à promouvoir les meilleures pratiques en matière d’audit et de conservation des spécifications de produit entre les divisions d’une organisation. Une stratégie de collection de sites unique est conçue pour être appliquée à toutes les spécifications de produit afin qu’elles soient auditées et conservées de manière cohérente. Une fois la stratégie de collection de sites conçue et testée, elle est exportée, puis importée dans les galeries de stratégies de collection de sites d’autres collections de sites dans lesquelles les spécifications de produit sont stockées. Elle est ensuite associée à tous les types de contenu de spécification de produit dans les différentes collections de sites de manière à l’imposer à toutes les spécifications de produit.

See also

Planifier les types de contenu et les flux de travail dans SharePoint 2013
SharePoint 2013 pour les professionnels de l’informatique