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Planifier InfoPath Forms Services

Mise à jour : 2009-02-26

Les articles de ce chapitre sont les suivants :

Dans cet article :

Grâce à InfoPath Forms Services, vous pouvez publier des modèles de formulaire pouvant être ouverts dans Microsoft Office InfoPath 2007 ou affichés dans un navigateur Web.

NoteRemarque :

InfoPath Forms Services est un composant de Microsoft Office SharePoint Server 2007 et ne doit pas être confondu avec Microsoft Office Forms Server 2007, qui est un produit à part.

Cette technologie nécessite une configuration de serveur spécifique, une allocation de ressources serveur et de bande passante de réseau, la prise en compte de la sécurité et de la gestion des utilisateurs et une planification minutieuse liée au déploiement, à l’accessibilité et à la gestion des modèles de formulaire. Il n’est pas nécessaire d’installer InfoPath Forms Services séparément, car il est installé avec Windows SharePoint Services. Pour optimiser l’utilisation d’InfoPath Forms Services, vous devez effectuer quelques activités de planification. Les tâches de planification sont regroupées dans des articles pour faciliter la recherche des informations nécessaires à chaque étape de la planification.

NoteRemarque :

Les « formulaires » et les « modèles de formulaire » sont des entités distinctes. Un formulaire est une instance d’un modèle de formulaire, appelé à l’ouverture du formulaire à partir d’une bibliothèque de documents ou d’une page Web contenant un formulaire. Un modèle de formulaire est un fichier .xsn qui se trouve sur un serveur et qui contient le code de création d’un formulaire.

Vous trouverez des scénarios d’entreprise pour InfoPath Forms Services dans la section Planification du scénario de cet article.

Articles de planification sur InfoPath Forms Services

Avant de commencer la conception des modèles de formulaire

Planifier les modèles de formulaire requis (Office SharePoint Server) Cet article vous aide à planifier les types de modèles de formulaire à créer. Il vous aide également à comprendre lesquels de vos formulaires actuels peuvent être importés et lesquels doivent être recréés manuellement, ainsi que les facteurs à prendre en compte.

Planifier les noms des modèles de formulaire (Office SharePoint Server) Cet article vous aide à établir une convention d’attribution de noms pour des modèles de formulaire.

Planification de la conception des modèles de formulaire

Planifier les conditions requises pour l’infrastructure de la conception des modèles de formulaires (Office SharePoint Server) Avant de commencer à déployer des modèles de formulaire dans un environnement de production InfoPath Forms Services, lisez cet article pour mieux comprendre les conditions requises pour le serveur, la sécurité et le réseau en fonction de votre déploiement.

Planifier des modèles de formulaires personnalisés (Office SharePoint Server) Lisez cet article qui vous aidera à développer des modèles de formulaire personnalisés adaptés à des besoins spécifiques.

Planifier les connexions de données côté serveur nécessaires pour les modèles de formulaire (Office SharePoint Server) Cet article explique le fonctionnement des connexions de données côté serveur lors du déploiement d’un modèle de formulaire et vous aide à planifier les connexions de données nécessaires.

Planification du déploiement des modèles de formulaire

Planifier le déploiement des modèles de formulaire (Office SharePoint Server) Cet article vous aide à comprendre le processus de déploiement des deux catégories de modèles de formulaire compatibles avec un navigateur : les modèles de formulaire utilisateur et les modèles de formulaire approuvés par l’administrateur.

Planifier le déploiement des modèles de formulaires approuvés par l’administrateur (Office SharePoint Server) Lisez cet article qui vous aidera à planifier le déploiement des modèles de formulaire qui contiennent une logique métier, telle qu’une DLL de code managé compilé (code de formulaire), qui requièrent une confiance totale ou qui utilisent une connexion de données gérée par un administrateur.

Planification de la capacité de prise en charge et de la maintenance du serveur

Planifier la mise à niveau des modèles de formulaire (Office SharePoint Server) Lisez cet article qui vous aidera à planifier la mise à niveau des modèles de formulaire déployés par l’administrateur.

Planifier le retrait des modèles de formulaire (Office SharePoint Server) Lisez cet article qui vous aidera à planifier le retrait des modèles de formulaire lorsqu’ils deviennent obsolètes.

Planifier le contrôle de version pour les modèles de formulaire (Office SharePoint Server) Lisez cet article qui vous aidera à planifier l’activation du contrôle de version, par lequel les bibliothèques de documents créent une nouvelle version du modèle de formulaire à chaque modification et enregistrement du modèle, afin de préserver les versions précédentes selon les critères définis par l’administrateur.

Planifier l’accès aux modèles de formulaire pour les appareils mobiles (Office SharePoint Server) Lisez cet article qui vous aidera à planifier l’octroi de l’accès aux formulaires compatibles avec un navigateur à partir d’appareils mobiles, tels que les PDA prenant en charge les formats HTML, CHTML ou XHTML.

Méthodes conseillées pour InfoPath Forms Services Lisez cet article pour connaître les méthodes conseillées pour InfoPath Forms Services.

Planification du scénario

Il est important de souligner l’importance d’une planification soigneuse avant la mise en œuvre d’InfoPath Forms Services dans votre organisation. Gardez à l’esprit qu’InfoPath Forms Services peut effectuer les opérations suivantes :

  • Intégration à d’autres applications dans Office SharePoint Server 2007

  • Intégration à d’autres systèmes tels que les systèmes de messagerie électronique

  • Extraction ou insertion de données dans des bases de données

Plusieurs facteurs peuvent rendre ce processus complexe et délicat. Votre organisation doit définir la finalité des formulaires qui seront utilisés dans l’entreprise. Les formulaires peuvent constituer des artefacts métiers critiques dans de nombreuses organisations.

De nombreuses organisations utilisent la planification de scénario pour prendre des décisions stratégiques sur le mode d’utilisation des formulaires. Le principe de la méthode est l’élaboration par une équipe d’un scénario qui intègre des faits connus sur l’avenir. Par exemple, un scénario peut inclure les éléments suivants :

  • Capacité du système

  • Topologie de réseau

  • Nombre d’utilisateurs

  • Emplacement des utilisateurs

  • Configuration du serveur

  • Intégration du système hérité

  • Complexité du formulaire

  • Durée de la session

Cette section contient quelques exemples de scénarios pour l’utilisation d’InfoPath Forms Services.

Scénario 1 : envoi de notes de frais

A. Datum Corporation, société de vente de matériel et de services informatiques, fournit des ordinateurs, des réseaux et des contrats de services informatiques. A. Datum Corporation emploie 10 000 personnes aux États-Unis. De nombreuses équipes d’A. Datum Corporation, parmi lesquels les services marketing, commercial et technique, ont des dépenses et font des notes de frais. Ces équipes représentent environ un tiers de l’effectif d’A. Datum.

Situation

La société A. Datum Corporation utilise le logiciel de gestion d’entreprise mySAP pour l’administration de ses données et opérations métiers. Elle souhaite ajouter InfoPath Forms Services à son environnement pour tirer profit des connexions de données vers ses systèmes principaux. En déployant InfoPath Forms Services, A. Datum envisage les bénéfices suivants :

  • Rationaliser les processus d’envoi, de révision, d’approbation et de remboursement des notes de frais

  • Optimiser l’exactitude des données via un processus de validation et une logique métier

  • Permettre la création des notes de frais en ligne ou hors connexion

  • Appliquer les règles de stratégie des dépenses de l’entreprise au moment de l’envoi des notes de frais

  • Fournir un accès immédiat aux notes de frais et aux données des dépenses

En outre, A. Datum souhaite tirer parti des avantages d’Office SharePoint Server 2007, tels que la gestion de documents, la collaboration d’équipe et les fonctionnalités de flux de travail, disponibles sur les sites SharePoint. La société envisage de connecter les sites SharePoint à son portail SAP, de manière à pouvoir utiliser les fonctions de recherche et d’indexation du contenu conjointement avec ses autres données de gestion.

Solution : formulaires à usage interne

Le service informatique d’A. Datum Corporation est responsable du déploiement et de la maintenance d’InfoPath Forms Services, ainsi que de sa connexion avec SAP. Ce service est particulièrement soucieux de la conservation et de la sécurité de ses données métiers critiques. Il est chargé de veiller au confort ressenti par l’utilisateur final et à une certaine brièveté des temps de réponse. Des études ont démontré que les utilisateurs passent environ 30 minutes à rédiger leurs notes de frais. Dans le cadre de l’intégration des nouveaux rapports de notes de frais, le service informatique se prépare aux activités suivantes :

  • fournir un accès intranet aux employés, pour qu’ils puissent accéder aux formulaires de note de frais via le réseau local de l’entreprise ;

  • permettre aux employés à l’extérieur du pare-feu de l’entreprise d’atteindre le serveur par connexion d’accès à distance ;

  • fournir le client Microsoft Office InfoPath 2007 aux employés qui doivent travailler hors connexion ;

  • déployer cette solution sur une batterie de serveurs de taille moyenne.

Scénario 2 : traitement des déclarations de sinistre

Une organisation de grande envergure introduit Office SharePoint Server 2007 dans son environnement pour permettre aux clients, aux agents d’assurances et aux entreprises concernées d’utiliser des formulaires en ligne pour le traitement des déclarations de sinistre. L’organisation utilisait InfoPath 2003 en interne, mais elle souhaite rendre ses formulaires compatibles avec un navigateur.

Situation

Humongous Insurance est une grande multinationale qui vend des produits d’assurance aux propriétaires d’automobiles, de maisons et de bateaux. Ces produits sont vendus aux clients extérieurs et aux clients de l’entreprise. Humongous Insurance dispose d’un effectif itinérant important de plus de 10 000 personnes, dont des commerciaux, des experts, des avocats, des techniciens informatiques, l’équipe des ressources humaines et les financiers. Humongous Insurance est basé aux États-Unis, mais possède des bureaux dans plusieurs pays d’Amérique latine et au Canada.

Solution 1 : formulaires à usage interne

L’assuré contacte son agent d’Humongous Insurance par téléphone pour déclarer un sinistre. L’agent se connecte au site Web de l’entreprise qui gère les sinistres et remplit le formulaire pour le client. L’agent transmet la déclaration par courrier électronique à l’expert, qui mène une expertise. L’expert approuve les réparations et les coûts, remplit le formulaire envoyé dans le courrier électronique, puis le renvoie à l’agent. L’agent vérifie le formulaire et le transmet au service de la comptabilité pour déclencher le règlement. Un employé du service de la comptabilité approuve un chèque et archive le formulaire de la déclaration de sinistre. Ce formulaire est stocké sous la forme d’un document XML dans la base de données des sinistres d’Humongous Insurance. Les réparations sont effectuées et le client est remboursé du montant indiqué. Les informations comptables sont mises à jour en conséquence.

Solution 2 : formulaires présentés au client

Un assuré de la société Humongous Insurance peut également effectuer la déclaration de sinistre sur Internet. Il n’a dans ce cas pas besoin d’attendre les heures d’ouverture des bureaux. Il peut accéder au site Web d’Humongous Insurance, établir un compte, se connecter et effectuer sa déclaration. Dans ce cas, le client remplit le même formulaire que l’agent. Une fois envoyé, ce formulaire est transmis à l’expert par courrier électronique, dont une copie est adressée à l’agent. L’expert renvoie le formulaire à l’agent si d’autres informations sont nécessaires. Ensuite, le formulaire de déclaration de sinistre est traité comme lorsque la déclaration est effectuée par téléphone.

Scénario 3 : demandes d’autorisations en ligne

Un organisme administratif local utilise Office SharePoint Server 2007 et InfoPath Forms Services pour les demandes de permis et les autorisations des entrepreneurs par le biais d’Internet.

Situation

Un entrepreneur en électricité a établi un devis pour un aménagement du service électrique à un logement individuel, qui a été accepté. Il recherche une autorisation émise par l’organisme local pour effectuer ce travail. Cet entrepreneur en électricité accède au site Web du Service des expertises en bâtiment pour l’électricité et l’éclairage urbains et demande une autorisation en utilisant un service en ligne. Il s’est déjà inscrit pour utiliser ce service. Ses informations professionnelles, ainsi qu’une demande d’autorisation antérieure, sont déjà stockées.

Solution 1 : formulaires présentés au client

Les données entrées dans le formulaire Web de demande d’autorisation sont envoyées dans une base de données XML sur le réseau du Service des expertises en bâtiment. Une fois les données de cette demande envoyées, une nouvelle demande d’autorisation est remplie automatiquement dans un espace de travail SharePoint sous la forme d’un lien vers un formulaire InfoPath à plusieurs parties. Une fois le formulaire ouvert, les données professionnelles de l’entrepreneur demandeur et les données de la demande d’autorisation sont placées dans les champs de la première vue du formulaire. Cette vue est identique au formulaire rempli par l’entrepreneur.

Solution 2 : flux de travail du traitement des formulaires

Dans ce processus, le Service des expertises en bâtiment pour l’électricité et l’éclairage urbains doit accuser réception de la demande. L’agent qui la reçoit vérifie si les informations sont complètes et signe numériquement la demande pour en confirmer la réception. Une image précise de l’accusé de réception de cette demande est envoyée par courrier électronique à l’entrepreneur. InfoPath utilise des adaptateurs de données pour accéder aux données qui permettent de qualifier une décision. InfoPath tire ces informations d’autres sources de données internes à l’organisme et les place dans d’autres vues du formulaire. L’employé de l’agence vérifie ces données, prend une décision d’après les informations fusionnées et approuve ou rejette la demande d’autorisation. Si la demande est approuvée, une autorisation, remplie avec les coordonnées et autres informations concernant l’entrepreneur, est restituée au format HTML. Cette autorisation est publiée dans la page d’accueil de l’entrepreneur sur le site Web SharePoint Permis du Service des expertises en bâtiment pour l’électricité et l’éclairage urbains, auquel l’entrepreneur peut accéder pour l’afficher, l’imprimer et la coller sur le lieu de son chantier.

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