Gestion des documents dans SharePoint Server

S’APPLIQUE À :2013 2016 2019 Édition d’abonnement SharePoint dans Microsoft 365

Cet article contient une description générale des différents éléments d’une solution de gestion de documents basée sur SharePoint Server.

La gestion des documents contrôle le cycle de vie des documents dans votre organisation : leur céation, leur révision et leur publication, ainsi que leur suppression ou leur conservation finale. Si le terme « gestion » implique que les informations sont contrôlées au sommet de l'organisation, un système de gestion des documents efficace doit tenir compte de la culture de l'organisation qui l'utilise. Les outils que vous employez pour la gestion des documents doivent être suffisamment souples pour vous permettre de contrôler étroitement le cycle de vie d'un document, si cela correspond à la culture et aux objectifs de votre entreprise, mais aussi pour vous permettre d'implémenter un système à la structure plus souple, si cela correspond mieux à votre entreprise.

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Les éléments d’un système de gestion des documents

Une solution de gestion de documents efficace spécifie :

• Les types de documents et de contenu pouvant être créés dans une organisation.

• Le modèle à utiliser pour chaque type de document.

• Les métadonnées à fournir pour chaque type de document.

• L'emplacement de stockage d'un document à chaque étape de son cycle de vie.

• Le contrôle de l'accès à un document à chaque étape de son cycle de vie.

• La façon de déplacer les documents au sein de l'organisation au fur et à mesure que les membres de l'équipe contribuent à la création, la révision, l'approbation, la publication et la suppression des documents.

SharePoint Foundation 2013 inclut des fonctionnalités implémentant l'intégralité des aspects relatifs à la gestion des documents. SharePoint Server inclut les mêmes fonctionnalités et ajoute également :

• Les stratégies à appliquer aux documents, de sorte que les actions liées aux documents soient auditées, les documents soient conservés ou supprimés de manière appropriée et le contenu important pour l'organisation soit protégé.

• La méthode de gestion des documents en tant qu'enregistrements d'entreprise, qui doivent être conservés conformément aux exigences légales et aux instructions de votre entreprise.

Pour s’assurer que les travailleurs de l’information peuvent facilement tirer parti de ces fonctionnalités sans avoir à s’éloigner de leurs opérations quotidiennes et de leurs outils familiers, les applications dans Microsoft Office System, telles que Microsoft Outlook et Word, incluent également des fonctionnalités qui prennent en charge chaque étape du cycle de vie d’un document.

Le processus de planification

Le processus de planification de la gestion des documents se compose des étapes principales suivantes :

1. Identification des rôles de gestion des documents Veillez à ce que vos plans intègrent les commentaires des principales parties prenantes de votre organisation, à disposer de la meilleure équipe pour implémenter la solution et à savoir qui participera aux processus de gestion des documents.

2. Analyse de l'utilisation des documents Une fois que vous avez identifié les personnes qui travaillent sur les documents, déterminez les types de documents sur lesquels elles travaillent et la façon dont elles les utilisent.

3. Planification de l'organisation des documents Vous pouvez organiser les documents en collections de sites, sites et bibliothèques. SharePoint Server offre une gamme de fonctionnalités permettant d’organiser et de stocker des documents, des sites spécialisés aux bibliothèques de documents peu structurées pour une création et une collaboration rapides. Dans une bibliothèque, vous pouvez également organiser le contenu en dossiers et sous-dossiers.

4. Planification du déplacement de contenu entre les emplacements À différentes étape du cycle de vie d'un document, il peut être nécessaire de le déplacer ou de le copier d'un site à un autre ou d'une bibliothèque à une autre.

5. Planification des types de contenu Utilisez les types de contenu pour organiser les informations relatives aux documents, telles que les métadonnées, les modèles de document et les processus de flux de travail. L’implémentation de cette méthode est une étape importante pour vous aider à organiser vos documents et à appliquer la cohérence au sein de votre organisation.

6. Planification des flux de travail Lorsque vous planifiez des flux de travail pour votre organisation, vous pouvez contrôler et suivre la façon dont les documents se déplacent d'un membre de l'équipe à un autre au fur et à mesure que chaque participant collabore au cycle de vie d'un document. SharePoint Server inclut des flux de travail pour les tâches d’équipe courantes telles que l’examen et l’approbation de documents. SharePoint Server prend également en charge la création et l’installation de flux de travail personnalisés.

7. Planification de la gouvernance de contenu Vous pouvez planifier le degré de contrôle approprié en fonction du type de contenu ou de l'emplacement de stockage. Par exemple, vous pouvez exiger que les documents d'une bibliothèque en particulier soient extraits avant d'être modifiés.

8. Planification des stratégies Pour chaque type de contenu, planifiez les stratégies de gestion des informations afin de vous assurer que les documents sont audités, conservés et gérés conformément aux exigences institutionnelles et légales de votre organisation. SharePoint Server inclut des stratégies qui implémentent l’audit, la rétention des documents et les codes-barres (pour s’assurer que le contenu imprimé peut être corrélé avec les versions électroniques correspondantes).

   Remarque

   Les stratégies ne sont pas disponibles dans SharePoint Foundation 2013.