Déterminer les objectifs des sites

Mise à jour : 2006-12-01

Dans cet article :

• Identifier les principaux objectifs des sites

• Identifier les principaux environnements pour les sites

• Feuille

Avant de concevoir vos sites sur la base de Windows SharePoint Services 3.0, vous devez identifier ce que vous souhaitez accomplir. Cet article vous aide à identifier certains des principaux objectifs de vos sites SharePoint et à estimer les environnements dans lesquels les sites seront utilisés.

Identifier les principaux objectifs des sites

Les sites SharePoint sont flexibles et peuvent vous aider à accomplir un grand nombre d'opérations différentes. Toutefois, pour qu'un site ou un groupe de sites soit utile et performant, vous devez être en mesure de le définir en fonction d'objectifs principaux. Autrement dit, vous devez savoir ce que vous voulez accomplir avec un site avant de le concevoir. Par exemple :

• Voulez-vous communiquer avec d'autres personnes de votre organisation en publiant des bulletins ou des annonces et en recueillant des commentaires ?

• Voulez-vous encourager la collaboration d'équipe en offrant aux membres de l'équipe un emplacement pour partager des idées et collaborer sur des projets ?

Les sites SharePoint peuvent vous aider pour ces deux objectifs. Si vous avez plusieurs objectifs, vous avez peut-être intérêt à créer plusieurs sites, éventuellement reliés entre eux. Toutefois, vous pouvez avoir plusieurs objectifs pour un seul site. Si vous êtes limité à un seul site, organisez celui-ci de telle sorte que les utilisateurs qui recherchent le point de communication puissent le trouver immédiatement, et que ceux qui cherchent à partager des informations et des idées ou à stocker des documents sachent par où commencer.

Passez en revue les objectifs suivants. Estimez parmi ces objectifs ceux qui s'approchent le plus de vos besoins pour chaque site que vous concevez.

Stockage des documents

Le stockage des documents et le flux de travail sont des fonctions clés de nombreux sites, même de sites principalement utilisés pour la communication et la collaboration. Toutefois, vous pouvez parfois avoir besoin d'un site de stockage de documents dédié pour votre organisation. Cette décision dépend de nombreux facteurs, tels que le nombre de documents à stocker, le nombre de personnes qui contribuent aux documents, qui doit agir sur les documents, etc.. Vous aurez le temps d'envisager la manière de structurer le stockage des documents ultérieurement dans le processus de planification. Pour plus d'informations, voir Planifier les bibliothèques de documents (Windows SharePoint Services).

Les sites de stockage de documents ou les sections de stockage de documents des autres sites comprennent souvent les fonctionnalités suivantes :

• Possibilité d'archiver ou d'extraire des documents, d'effectuer le suivi des modifications des documents et de conserver plusieurs versions des documents.

• Possibilité de faire suivre aux documents un circuit d'approbation ou différents processus spécifiques avant de les publier à l'intention d'un public plus large.

  Remarque :
  Windows SharePoint Services 3.0 inclut une fonctionnalité de flux de travail que vous pouvez utiliser pour créer un processus de flux de travail personnalisé afin de faire suivre aux documents un circuit d'approbation.

• Possibilité de baliser les documents avec des métadonnées de sorte qu'ils soient triés et gérés plus efficacement.

Communication

Un site de communication vous aide à diffuser des informations à un groupe de personnes et à recueillir des informations ou des commentaires de ce groupe. Les sites de communication consistent surtout à distribuer des informations, des données et des documents à d'autres personnes. Par exemple, une grande organisation peut disposer d'un site central pour la diffusion des informations générales relatives aux stratégies ou aux événements de l'entreprise (par exemple, un site de ressources humaines ou d'actualités de l'entreprise).

De nombreux sites de communication permettent également de recueillir et de partager des informations. Par exemple, le forum électronique d'une communauté est avant tout un site de communication. Les membres de la communauté se rendent sur le site pour lire des messages ou pour en publier.

Les sites de communication comportent généralement des sections offrant les possibilités suivantes :

• décrire, faire connaître ou annoncer un événement ou d'autres informations ;

• afficher des informations de calendrier ou d'événement ;

• lire des documents ou des articles de fond ;

• publier ou télécharger des informations ou des documents.

Collaboration

Un site de collaboration permet aux membres d'une équipe ou aux employés d'une entreprise de travailler ensemble. Les sites de collaboration consistent principalement à partager des informations et des documents, à émettre des idées, à commenter celles des autres et à vérifier qu'un objectif est atteint.

Les sites de collaboration peuvent varier en fonction du type de l'équipe, de sa taille, de sa complexité ou de ses objectifs. Par exemple, une petite équipe travaillant sur un projet à court terme (l'organisation d'un événement ou le lancement d'un nouveau produit) n'a pas les mêmes besoins qu'une grande équipe (par exemple, un service de recherche d'une usine ou le service éditorial d'un éditeur) qui travaille sur une suite de projets à long terme. Les membres d'une organisation qui collaborent pour organiser un événement (par exemple, une action caritative) ou pour encourager la participation du public (par exemple, une association) ont des besoins bien spécifiques.

Les sites de collaboration comportent généralement des sections offrant les possibilités suivantes :

• partager des informations et des données ;

• partager des documents ;

• partager des informations de calendrier ou d'événement ;

• émettre des idées et débattre à propos d'un projet ;

• ajouter, attribuer et suivre des tâches.

Déterminer les principaux environnements pour les sites

Pour planifier efficacement vos sites, vous devez identifier à quels environnements les sites sont destinés. Les sites Internet possèdent souvent des objectifs et des critères très différents des sites intranet. Par exemple, pour un site Internet que vous utilisez pour commercialiser un produit, vous ne limitez généralement pas les utilisateurs autorisés à afficher le contenu, mais vous contrôlez étroitement ceux qui peuvent ajouter du contenu au site. À l'inverse, pour un site intranet conçu pour la collaboration d'équipe, la plupart des utilisateurs contribuent au contenu et très peu d'utilisateurs consultent simplement le site incidemment. Pour certains environnements, la taille de votre organisation peut influencer vos choix. Pour d'autres, la combinaison des utilisateurs qui interagissent dans l'environnement peut représenter un facteur décisif.

Estimez parmi les environnements décrits dans le tableau suivant ceux qui s'appliquent à vos sites.

Feuille

Utilisez la feuille suivante pour déterminer les objectifs des sites :

• Feuille des objectifs et des environnements de site (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73269&clcid=0x40C)