Planifier le cycle de vie du projet (Project Server 2010)

Créer des projets

Les projets peuvent emprunter de nombreuses voies pour se concrétiser. Parfois, le processus est informel et peut être le résultat d’un remue-méninges sur un tableau blanc en moins d’une heure. À d’autres occasions, un projet est créé après des années d’études et d’analyses minutieuses. S’il n’est pas planifié et géré, le processus de création peut devenir chaotique et s’avérer coûteux pour l’organisation à de nombreux points de vue : réduction de l’efficacité, mauvaise allocation des ressources, mauvais alignement des priorités, duplication des efforts, approches en conflit et opportunités manquées, entre autres. Les informations suivantes relèvent certains points clés à prendre en considération lors de l’utilisation de Microsoft Project 2010 pour créer des projets dans votre organisation.

Planifier les propositions

La fonctionnalité de proposition de projet fournit un mécanisme pour contrôler l’entrée de projets dans Project Server. Elle apporte de la valeur ajoutée aux décideurs d’entreprise grâce au stockage des données de proposition avec les données de projet. Cette fonctionnalité améliore la création des rapports, la modélisation, l’analyse du pipeline, et permet d’automatiser les processus d’entreprise de gestion des propositions.

Les propositions sont des projets limités. En effet, toutes les fonctionnalités disponibles lors de l’utilisation de Microsoft Project Professional 2010 ne le sont pas pour les propositions. Les propositions de projet ne sont pas des projets d’entreprise. Ce type limité ou allégé de projet s’avère pratique et utile pour de nombreux utilisateurs. La proposition leur permet de soumettre des propositions de projet (au moyen de simples fonctionnalités de planification de projet et de ressources) et fournit un mécanisme pour ajouter facilement les projets à Project Server. Les propositions de projet sont soumises à une révision avant d’être converties en projets d’entreprise. Les propositions de projet contiennent des informations de base qui permettent au décideur d’entreprise d’approuver ou de rejeter la proposition. La proposition peut contenir des informations telles que les suivantes :

• Nom du projet

• Description du projet

• Date de début et date de fin proposées

• Coût proposé

• Besoins en ressources

Les propositions sont créées dans Microsoft Project Web App (PWA). Toute personne ayant accès à PWA peut les afficher. Pour créer des propositions de projets, vous devez bénéficier de l’autorisation de créer un projet de maintenance.

Les propositions peuvent être configurées pour fonctionner avec des flux de travail Microsoft SharePoint Server 2010.

Lorsque la fonctionnalité de proposition est configurée pour un flux de travail, le flux de travail effectue automatiquement la majeure partie des opérations. Lorsqu’une proposition est créée, le flux de travail génère les affectations de tâches pour les relecteurs et le créateur de proposition tout au long du processus suivi par la proposition. Ces tâches sont affichées à leurs propriétaires par le biais du composant WebPart des tâches de flux de travail de proposition.

Planifier les ressources

Les ressources d’entreprise sont les personnes, l’équipement et le matériel utilisés pour effectuer des tâches dans un projet d’entreprise. Les ressources d’entreprise font partie de la liste des ressources de votre organisation et sont stockées de manière centralisée dans les bases de données Project Server 2010. Vous pouvez créer la liste des ressources d’entreprise que les responsables de projets utiliseront lors de l’affectation des ressources aux tâches dans les projets, en y ajoutant des ressources ou en important des ressources. Vous devez définir le contenu du modèle global d’entreprise avant d’ajouter des ressources à la liste des ressources d’entreprise.

Pour pouvoir correctement créer et gérer la liste des ressources d’entreprise pour votre organisation, vous devez soigneusement définir, documenter et créer vos champs personnalisés de ressource d’entreprise. En outre, dans les organisations de grande envergure, le remplissage initial de la liste des ressources d’entreprise est tout aussi important que le maintien à jour de la liste précise des ressources d’entreprise. Le suivi des modifications importantes apportées aux informations des ressources stockées et gérées dans la liste des ressources d’entreprise peut constituer une activité à temps plein.

Avant de créer votre liste des ressources d’entreprise pour Project Server 2010, vous devez déterminer votre point de départ. Le processus d’ajout de ressources à la liste des ressources d’entreprise varie selon la situation dans laquelle vous vous trouvez :

• Démarrage de nouveaux projets — Une préparation minimale est nécessaire pour ce scénario. Le processus est simplifié si vous pouvez rassembler toutes les informations de ressources requises dans un seul document. Vous pouvez dresser une liste sur papier. Ensuite, vous importez vos ressources identifiées depuis Active Directory ou un magasin d’appartenances si vous utilisez l’authentification par formulaires. Vous pouvez également collecter ces informations à l’aide de Microsoft Excel. Ensuite, vous importez la feuille de calcul obtenue dans Project Professionnel 2010 et l’enregistrez dans la base de données Project Server.

• Création de la liste des ressources d’entreprise — Dans ce scénario, vous créez la liste des ressources d’entreprise dans Project Professionnel 2010. À l’aide de Project Professionnel 2010, connectez-vous à Project Server 2010 et extrayez la liste des ressources d’entreprise. Entrez les ressources et enregistrez la liste des ressources d’entreprise.

Planifier les champs personnalisés

Project Server 2010 comprend des tables de recherche et des champs que vous pouvez personnaliser. Un champ personnalisé peut contenir des informations sur une tâche, une ressource ou une affectation. Dans Project Server 2010, les champs qui peuvent contenir des données personnalisées sont le texte, les indicateurs, les nombres, les dates, le coût, les durées, ainsi que les dates de début et de fin. Vous pouvez personnaliser ces champs afin d’obtenir les informations souhaitées à l’aide de formules, de calculs de valeurs spécifiques ou d’indicateurs graphiques.

Vous pouvez écrire vos propres formules, y compris les références à d’autres champs, dans un champ personnalisé. Vous pouvez créer une liste de valeurs pour un champ personnalisé afin de garantir l’entrée rapide et précise des données. Vous pouvez afficher un indicateur graphique dans un champ personnalisé à la place des données réelles. De cette façon, vous pouvez rapidement déterminer si les données du champ répondent à certains critères, par exemple si elles n’appartiennent pas à la plage spécifiée ou si des ressources sont surutilisées. Vous pouvez également créer une structure hiérarchique de champs personnalisés pour des informations de votre projet. Par exemple, vous pouvez associer les codes de coût de votre société aux données de votre projet. Une fois que vous avez créé cette structure et appliqué ces champs personnalisés à vos données, vous pouvez facilement utiliser ces champs pour filtrer, trier et de regrouper les données du projet.

Dans Project Server 2010, il existe deux types de champs personnalisés : les champs locaux et les champs d’entreprise. Les champs personnalisés locaux sont utilisés par le responsable de projet sur l’étendue d’un projet particulier. Les champs personnalisés d’entreprise sont utilisés par le bureau de gestion des projets pour collecter des données en vue de la création de rapports de fusion à l’échelle de l’entreprise. Pour les champs personnalisés de projet et de tâche d’entreprise, Project Server 2010 prend en charge la notion d’étendue à un programme spécifique (collection de projets). De cette façon, un champ personnalisé d’entreprise peut être défini de manière à s’appliquer à un sous-ensemble de projets.

Retirer des projets

Certaines activités doivent être envisagées lors du retrait de projets. Le fait d’effectuer un nettoyage de base lors du retrait d’un projet permet d’améliorer les performances de Project Server. En outre, vous pouvez sécuriser les projets afin que seules les personnes qui ont besoin des informations, par exemple à des fins d’historique, puissent voir les projets. La suppression d’autres objets d’entreprise qui ne sont pas utilisés, tels que des ressources et des affectations, permet d’éviter une dégradation des performances du serveur.

Planifier l’archivage

De nombreux objets d’entreprise peuvent être sauvegardés dans PWA :

• Projets

• Liste des ressources d’entreprise et calendriers

• Champs personnalisés d’entreprise

• Entreprise globale

• Définitions d’affichage

• Paramètres système

• Paramètres de catégorie et de groupe

La sauvegarde de ces objets permet de restaurer de manière sélective des éléments spécifiques ; vous pouvez conserver plusieurs versions de ces éléments.

Les sauvegardes sont effectuées dans la page Paramètres du serveur, sous Administration de bases de données. Deux méthodes sont disponibles :

• Planifier la sauvegarde

• Sauvegarde administrative

La sauvegarde administrative permet de sauvegarder les objets d’entreprise à tout moment. La planification de la sauvegarde, comme son nom l’indique, permet de sauvegarder les objets d’entreprise, tous les jours, à une heure programmée. Nous vous recommandons de sauvegarder vos objets d’entreprise régulièrement et, si vous planifiez la sauvegarde, à une heure de faible utilisation du serveur. Vous devez également avoir un plan de sauvegarde de vos bases de données.

Lorsqu’un objet est sauvegardé, il est enregistré dans la base de données d’archivage de Project Server 2010.

Lorsqu’un projet est terminé, vous disposez de plusieurs options pour le retirer.

• Supprimer les objets d’entreprise des bases de données Project Server 2010 publiée et provisoire, et conserver des copies dans la base de données d’archivage.

• Supprimer les objets d’entreprise de toutes les bases de données Project Server 2010 et recourir aux sauvegardes de base de données pour l’archivage.

• Placer le projet dans une catégorie Project Server spéciale qui n’accorde l’accès qu’à quelques utilisateurs.

Planifier le nettoyage

La suppression d’objets d’entreprise inutilisés lorsqu’un projet est terminé permet d’éviter une dégradation des performances du serveur. Il est particulièrement avantageux de supprimer les affectations pour les performances à long terme du serveur. Il est également judicieux de supprimer les ressources qui ne sont plus utilisées dans l’entreprise. En outre, la suppression d’objets d’entreprise inutilisés lorsqu’un projet est terminé permet d’économiser de l’espace disque sur votre serveur de bases de données.