Tutoriel : Créer un rapport de table de base (Générateur de rapports)

Ce didacticiel vous apprend à créer un rapport de tableau de base à partir des exemples de données de ventes. L’illustration suivante montre le rapport que vous créez dans ce didacticiel.

Durée estimée pour effectuer ce didacticiel : 20 minutes.

Spécifications

Pour plus d’informations sur les spécifications, consultez Prérequis pour les didacticiels (Générateur de rapports).

1. Créer un rapport à l’aide d’un Assistant

Créez un rapport de tableau avec l’Assistant Tableau ou matrice. Il existe deux modes : création de rapport et création de dataset partagé. En mode création de rapport, vous pouvez spécifier les données dans le volet des données de rapport et la disposition du rapport dans l'aire de conception. En mode création de dataset partagé, vous créez des requêtes de dataset à partager avec d'autres utilisateurs. Dans ce didacticiel, vous utilisez le mode création de rapport.

Créer un état

1. Démarrez le Générateur de rapports à partir de votre ordinateur, du portail web de Reporting Services ou du mode intégré SharePoint.

   La boîte de dialogue Nouveau rapport ou dataset s’ouvre.

   Si vous ne voyez pas la boîte de dialogue Nouveau rapport ou dataset, dans le menu Fichier, choisissez >Nouveau.

2. Dans le volet gauche, assurez-vous que Nouveau rapport est sélectionné.

3. Dans le volet droit, cliquez sur Assistant Tableau ou matrice.

1a. Spécifier une connexion de données dans l’Assistant Tableau

Une connexion de données contient les informations nécessaires pour se connecter à une source de données externe telle qu'une base de données SQL Server . En règle générale, vous obtenez les informations de connexion et le type d'informations d'identification à utiliser auprès du propriétaire de la source de données. Pour spécifier une connexion de données, vous pouvez utiliser une source de données partagée sur le serveur de rapports ou créer une source de données incorporée utilisée uniquement dans ce rapport.

Dans ce didacticiel, vous utilisez une source de données incorporée. Pour en savoir plus sur l’utilisation d’une source de données partagée, consultez Autres manières d’obtenir une connexion de données (Générateur de rapports).

Créer une source de données incorporée

1. Dans la page Choisir un dataset, sélectionnez Créer un dataset, puis cliquez sur Suivant. La page Choisir une connexion à une source de données s’ouvre.

2. Cliquez sur Nouveau. La boîte de dialogue Propriétés de la source de données s'ouvre.

3. Dans Nom, saisissez Product_Sales comme nom de la source de données.

4. Dans Sélectionner un type de connexion, assurez-vous que Microsoft SQL Server est sélectionné.

5. Dans Chaîne de connexion, saisissez le texte suivant, où <servername> correspond au nom d’une instance SQL Server :

   Data Source=<servername>  
   

   Dans la mesure où vous utilisez une requête qui contient les données au lieu de récupérer ces dernières à partir d’une base de données, la chaîne de connexion n’inclut pas le nom de la base de données. Pour plus d’informations, consultez Prérequis pour les didacticiels (Générateur de rapports).

6. Cliquez sur l’onglet Informations d’identification. Saisissez les informations d’identification nécessaires pour accéder à la source de données externe.

7. Cliquez à nouveau sur l’onglet Général. Pour vous assurer que vous pouvez vous connecter à la source de données, sélectionnez Tester la connexion.

   Le message « La connexion a été correctement créée » s'affiche.

8. Sélectionnez OK.

   Vous revenez à la page Choisir une connexion à une source de données, avec votre nouvelle source de données sélectionnée.

9. Cliquez sur Suivant.

1b. Créer une requête dans l’Assistant Tableau

Dans un rapport, vous pouvez utiliser un dataset partagé qui comprend une requête prédéfinie ou vous pouvez créer un dataset incorporé utilisable uniquement dans votre rapport. Dans ce didacticiel, vous créez un dataset incorporé.

Créer une requête

1. Dans la page Créer une requête , le concepteur de requêtes relationnelles est ouvert. Pour ce didacticiel, vous utilisez le Concepteur de requêtes textuel.

   Sélectionnez Modifier en tant que Texte. Le Concepteur de requêtes textuel affiche un volet de requête et un volet de résultats.

2. Collez la requête Transact-SQL suivante dans la zone vide en haut.

   SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
      'Carrying Case' as Product, CAST(9924.60 AS money) AS Sales, 68 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
      'Tripod' as Product, CAST(1350.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
      'Lens Adapter' as Product, CAST(1147.50 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
      'Mini Battery Charger' as Product, CAST(1056.00 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,  'Accessories' as Subcategory,  
      'Telephoto Conversion Lens' as Product, CAST(1380.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,'Accessories' as Subcategory,    
      'USB Cable' as Product, CAST(780.00 AS money) AS Sales, 26 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
      'Budget Movie-Maker' as Product, CAST(3798.00 AS money) AS Sales, 9 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
      'Business Videographer' as Product, CAST(10400.00 AS money) AS Sales, 13 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-10' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
      'Social Videographer' as Product, CAST(3000.00 AS money) AS Sales, 60 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
      'Advanced Digital' as Product, CAST(7234.50 AS money) AS Sales, 39 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
      'Compact Digital' as Product, CAST(10836.00 AS money) AS Sales, 84 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
      'Consumer Digital' as Product, CAST(2550.00 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Digital' as Subcategory,   
      'Slim Digital' as Product, CAST(8357.80 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
      'SLR Camera 35mm' as Product, CAST(18530.00 AS money) AS Sales, 34 as Quantity  
   UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
      'SLR Camera' as Product, CAST(26576.00 AS money) AS Sales, 88 as Quantity  
   
   

3. Dans la barre d’outils du concepteur de requêtes, sélectionnez Exécuter (!).

   La requête s'exécute et affiche le jeu de résultats pour les champs SalesDate, Subcategory, Product, Sales et Quantity.

   Dans le jeu de résultats, les en-têtes de colonnes sont basés sur les noms présents dans la requête. Dans le dataset, les en-têtes de colonnes deviennent les noms de champs et sont enregistrés dans le rapport. Après avoir terminé l'Assistant, vous pouvez utiliser le volet des données de rapport pour afficher la collection de champs de dataset.

4. Cliquez sur Suivant.

1c. Organiser les données en groupes dans l’Assistant Tableau

Lorsque vous sélectionnez des champs à regrouper, vous concevez un tableau dont les lignes et les colonnes affichent des données de détail et des données agrégées.

Organiser les données dans des groupes

1. Dans la page Organiser les champs , faites glisser Product vers Valeurs.

2. Faites glisser Quantity vers Values et placez-la après Produit.

   La fonction Sum agrège automatiquement la Quantity, l’agrégat par défaut des champs numériques. La valeur est [Sum(Quantity)].

   Cliquez sur la flèche à côté de [Sum(Quantity)] pour afficher les autres fonctions d’agrégation disponibles. Ne modifiez pas la fonction d’agrégation.

3. Faites glisser Ventes vers Values et placez-le après [Somme(Quantity)].

   La fonction Sum permet d’agréger les Ventes. La valeur est [Sum(Sales)].

   Les étapes 1, 2 et 3 spécifient les données à afficher dans le tableau.

4. Faites glisser SalesDate vers Groupes de lignes.

5. Faites glisser Subcategory vers Groupes de lignes et placez-la après SalesDate.

   Les étapes 4 et 5 organisent les valeurs des champs par date, puis par sous-catégorie de produits pour chaque date.

6. Cliquez sur Suivant.

1d. Ajouter des lignes de sous-total et de total dans l’Assistant Tableau

Après avoir créé des groupes, vous pouvez ajouter et mettre en forme les lignes dans lesquelles afficher les valeurs agrégées des champs. Vous pouvez afficher toutes les données ou laisser l'utilisateur développer/réduire les données regroupées de manière interactive.

Ajouter des totaux et des sous-totaux

1. Dans la page Choisir la disposition , sous Options, vérifiez que Afficher les sous-totaux et les totaux généraux est sélectionné.

2. Vérifiez que Bloqué, sous-total ci-dessous est sélectionné.

   Le volet Aperçu de l'Assistant affiche un tableau avec cinq lignes. Lorsque vous exécutez le rapport, chaque ligne s’affiche de la manière suivante :

   1. La première ligne se répète une fois pour le tableau afin d’afficher les en-têtes de colonnes.

   2. La deuxième ligne se répète une fois pour chaque élément de ligne dans la commande client et affiche le nom du produit, la quantité commandée et le total de ligne.

   3. La troisième ligne se répète une fois par catégorie de commande client afin d’afficher les sous-totaux par catégorie.

   4. La quatrième ligne se répète une fois pour chaque date de commande afin d’afficher les sous-totaux par jour.

   5. La cinquième ligne se répète une fois pour le tableau afin d’afficher les totaux généraux.

3. Décochez l’option Développer/Réduire les groupes. Dans ce didacticiel, le rapport que vous créez n’utilise pas la fonctionnalité d’exploration vers le bas qui permet à un utilisateur de développer une hiérarchie de groupe parente afin d’afficher les lignes de groupes enfants et les lignes de détails.

4. Sélectionnez Suivant pour afficher un aperçu du tableau, puis choisissez Terminer.

Le tableau est ajouté à l'aire de conception. Le tableau possède cinq colonnes et cinq lignes. Le volet Groupes de lignes affiche trois groupes de lignes : SalesDate, Subcategory et Details. Les données détaillées sont toutes les données que la requête de dataset récupère.

2. Mettre en forme les données de devise

Par défaut, les données de synthèse du champ Sales affichent un nombre général. Appliquez une mise en forme pour afficher ce nombre dans un format monétaire.

Mettre en forme un champ monétaire

1. Pour afficher les zones de texte mis en forme et le texte d’espace réservé en tant qu’exemples de valeurs dans la vue Design, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, cliquez sur la flèche à côté de l’icône Styles des espaces réservés >Valeurs d’aperçu.

2. Sélectionnez la cellule de la deuxième ligne (sous la ligne des en-têtes de colonnes) de la colonne Sales et faites glisser la souris vers le bas de façon à sélectionner toutes les cellules qui contiennent [Sum(Sales)].

3. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, cliquez sur le bouton Devise. Les cellules changent pour afficher le format de devise.

   Si votre paramètre régional est Anglais (États-Unis), le texte d’exemple par défaut est [ $12,345.00]. Si vous ne voyez pas d’exemple de valeur monétaire sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, cliquez sur la flèche à côté de l’icône Styles des espaces réservés >Valeurs d’aperçu.

4. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu de votre rapport.

Les valeurs de synthèse de Sales s'affichent sous forme de devises.

3. Mettre en forme les données de date

Par défaut, le champ SalesDate affiche les informations de date et d’heure. Vous pouvez le mettre en forme de sorte qu'il n'affiche que la date.

Appliquer à un champ de date le format par défaut

1. Sélectionnez Conception pour repasser en mode Conception.

2. Sélectionnez la cellule qui contient [SalesDate].

3. Dans le ruban, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre cliquez sur la flèche et sélectionnez Date.

   La cellule affiche la date d’exemple [1/31/2000] . Si vous ne voyez pas d’exemple de date, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, cliquez sur la flèche à côté de l’icône Styles des espaces réservés >Valeurs d’aperçu.

4. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu du rapport.

Les valeurs de SalesDate s'affichent dans le format de date par défaut.

Appliquer à une date un format personnalisé

1. Sélectionnez Conception pour repasser en mode Conception.

2. Sélectionnez la cellule qui contient [SalesDate].

3. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, cliquez sur la flèche en bas à droite pour ouvrir la boîte de dialogue.

   La boîte de dialogue Propriétés de la zone de texte s’ouvre.

4. Dans le volet Catégorie, vérifiez que Date est sélectionné.

5. Dans le volet Type , sélectionnez January 31, 2000.

6. Sélectionnez OK.

   La cellule affiche l’exemple de date [January 31, 2000] .

7. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu de votre rapport.

La valeur de SalesDate affiche le nom du mois et non son chiffre.

4. Modifier la largeur des colonnes

Par défaut, chaque cellule d'un tableau contient une zone de texte. Une zone de texte s'étend verticalement pour accueillir le texte lors du rendu de la page. Dans le rapport rendu, chaque ligne s'étend en fonction de la hauteur de la plus grande zone de texte rendue dans la ligne. La hauteur de la ligne dans l’aire de conception n’a aucun effet sur la hauteur de la ligne dans le rapport rendu.

Pour réduire l'espace vertical occupé par chaque ligne, augmentez la largeur de colonne afin d'accueillir le contenu attendu des zones de texte dans la colonne sur une seule ligne.

Modifier la largeur des colonnes d’un tableau

1. Sélectionnez Conception pour repasser en mode Conception.

2. Sélectionnez la table pour que les poignées de ligne et de colonne apparaissent au-dessus et à côté de la table.

   Les barres grises le long du haut et du côté de la table sont les poignées de colonne et de ligne.

3. Placez le curseur entre les séparateurs de colonne pour qu'il se transforme en flèche à deux pointes. Faites glisser les colonnes pour les redimensionner. Par exemple, agrandissez la colonne Product de sorte que le nom des produits tienne sur une seule ligne.

4. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu de votre rapport.

5. Ajouter un titre de rapport

Un titre de rapport s'affiche dans la partie supérieure du rapport. Vous pouvez placer le titre du rapport dans un en-tête de rapport, ou si le rapport n’en utilise pas, dans une zone de texte située en haut du corps du rapport. Dans ce didacticiel, vous utilisez la zone de texte placée automatiquement en haut du corps du rapport.

Vous pouvez améliorer le texte en appliquant différents types de styles de police, de tailles et de couleurs à des expressions et des caractères spécifiques. Pour plus d’informations, consultez Mettre en forme du texte dans une zone de texte dans les rapports paginés (Générateur de Rapports).

Ajouter un titre de rapport

1. Dans l’aire de conception, sélectionnez Cliquer pour ajouter un titre.

2. Saisissez Product Sales, puis cliquez à l’extérieur de la zone de texte.

3. Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte qui contient Product Sales, puis sélectionnez Propriétés de la zone de texte.

4. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la zone de texte, sélectionnez Police.

5. Dans la liste Taille , sélectionnez 18pt.

6. Dans la liste Couleur , sélectionnez Bleuet.

7. Sélectionnez Gras.

8. Sélectionnez OK.

6. Enregistrer le rapport

Enregistrez le rapport sur un serveur de rapports ou sur votre ordinateur. Si vous n’enregistrez pas le rapport sur le serveur de rapports, plusieurs fonctionnalités de Reporting Services telles que les sous-rapports ne sont pas disponibles.

Enregistrer le rapport sur un serveur de rapports

1. Sélectionnez Fichier>Enregistrer sous.

2. Sélectionnez Sites et serveurs récents.

3. Sélectionnez ou saisissez le nom du serveur de rapports sur lequel vous êtes autorisé à enregistrer des rapports.

   Le message « Connexion au serveur de rapports » s'affiche. Une fois la connexion établie, le contenu du dossier de rapports spécifié par l'administrateur du serveur de rapports s'affiche comme emplacement par défaut des rapports.

4. Dans Nom, remplacez Sans titre par Product_Sales.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Le rapport est enregistré sur le serveur de rapports. Le nom du serveur de rapports auquel vous êtes connecté est indiqué dans la barre d’état située au bas de la fenêtre.

Enregistrer le rapport sur votre ordinateur

1. Sélectionnez Fichier>Enregistrer sous.

2. Sélectionnez Bureau, Mes documents ou Poste de travail, puis naviguez jusqu’au dossier où vous souhaitez enregistrer le rapport.

3. Dans Nom, remplacez Sans titre par Product Sales.

4. Sélectionnez Enregistrer.

7. Exporter le rapport

Les rapports peuvent être exportés dans différents formats, par exemple, Microsoft Excel et les fichiers de valeurs séparées par des virgules (CSV). Pour plus d’informations, consultez Exporter des rapports paginés (Générateur de Rapports).

Dans ce didacticiel, vous exportez le rapport vers Excel et définissez une propriété du rapport afin de fournir un nom personnalisé pour l’onglet de classeur.

Spécifier le nom de l’onglet de classeur

1. Sélectionnez Conception pour repasser en mode Conception.

2. Cliquez n’importe où dans l’aire de conception, en dehors du rapport.

3. Dans le volet Propriétés, recherchez la propriété InitialPageName et saisissez Product Sales Excel.

   Notes

   Si le volet Propriétés n’est pas visible, sélectionnez Propriétés sous l’onglet Affichage.
   Si vous ne voyez pas de propriété dans le volet Propriétés, essayez de sélectionner le bouton Alphabétique en haut du volet pour trier toutes les propriétés par ordre alphabétique.

Exporter un rapport vers Excel

1. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu du rapport.

2. Dans le ruban, sélectionnez Exporter>Excel.

3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, naviguez jusqu’à l’emplacement où vous voulez enregistrer le fichier.

4. Dans la zone Nom de fichier, saisissez Product_Sales_Excel.

5. Vérifiez que le type de fichier est bien Excel (*.xlsx).

6. Sélectionnez Enregistrer.

Afficher le rapport dans Excel

1. Ouvrez le dossier dans lequel vous enregistrez le classeur et double-cliquez sur Product_Sales_Excel.xlsx.

2. Vérifiez que le nom de l’onglet de classeur est Product Sales Excel.

Étape suivante

Vous avez mené à terme le didacticiel décrivant comment créer un rapport de tableau de base. Pour plus d’informations sur les tables, consultez Tables, matrices et listes dans les rapports paginés (Générateur de rapports).

Contenu connexe

• Didacticiels du Générateur de rapports
• Générateur de rapports dans SQL Server