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Balises et stratégies de rétention

 

S’applique à : Exchange Server 2013, Exchange Online

Dernière rubrique modifiée : 2014-08-11

Dans Microsoft Exchange Server 2013 et Exchange Online, la gestion des enregistrements de messagerie (MRM) permet aux organisations de gérer le cycle de vie des messages électroniques et de réduire les risques juridiques associés aux communications par messagerie électronique et par d’autres moyens. La gestion des enregistrements de messagerie facilite la conservation des messages nécessaire pour se conformer à la stratégie de la société, aux réglementations gouvernementales ou aux exigences légales, ainsi que la suppression du contenu dépourvu de valeur légale ou commerciale.

Souhaitez-vous rechercher les tâches de gestion relatives à la gestion des enregistrements de messagerie ? Voir Procédures de gestion des enregistrements de messagerie.

Contenu de cette rubrique

Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie

Conditions requises

Balises de rétention

Stratégies de rétention

Assistant Dossier géré

Blocage de rétention

La gestion des enregistrements de messagerie dans Exchange 2013 et Exchange Online est réalisée à l’aide de balises de rétention et de stratégies de rétention. Avant d’aborder en détail chacune de ces fonctions de rétention, il est important de comprendre comment elles sont utilisées dans le cadre de la stratégie MRM globale. Cette stratégie est basée sur :

  • L’attribution de balises de stratégie de rétention (RPT) aux dossiers par défaut, tels que les dossiers Boîte de réception et Éléments supprimés.

  • L’application de balises de stratégie par défaut (DPT) aux boîtes aux lettres pour gérer la rétention de tous les éléments non balisés.

  • La possibilité pour l’utilisateur d’attribuer des balises personnelles aux dossiers personnalisés et aux éléments individuels.

  • La séparation de la fonctionnalité de gestion des enregistrements de messagerie des habitudes des utilisateurs en matière de classement et de gestion de leurs boîtes de réception. Les utilisateurs ne sont pas obligés de classer leurs messages dans des dossiers gérés en fonction des exigences en matière de rétention. Les messages individuels peuvent avoir une balise de rétention différente de celle appliquée au dossier qui les contient.

La figure suivante illustre les tâches impliquées dans la mise en œuvre de cette stratégie.

Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie

Utilisation de stratégies de rétention de messagerie

Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie

Le tableau suivant décrit les conditions requises pour le serveur de boîtes aux lettres et l’application cliente.

Exigences en matière de balises de rétention et de stratégie de rétention

Emplacement Conditions requises

Serveur de boîtes aux lettres

Exchange 2010 ou version ultérieure est requis.

Application cliente (pour afficher les balises de rétention et appliquer des balises personnelles)

Seuls les utilisateurs de Microsoft Outlook 2010 et versions ultérieures, et de Microsoft Office Outlook Web App peuvent appliquer des balises personnelles et visualiser les balises de rétention appliquées à leurs dossiers ou éléments de boîte aux lettres.

RemarqueRemarque :
Les stratégies de rétention étant traitées sur les serveurs de boîtes aux lettres, elles sont indépendantes de la version d’Outlook utilisée par les utilisateurs de votre organisation. Vous pouvez toujours appliquer des stratégies de rétention aux boîtes aux lettres d’utilisateurs exécutant Microsoft Office Outlook 2007 et version antérieure. Dans ces cas, les balises de stratégie de rétention définies dans la stratégie s’appliquent aux dossiers par défaut de leur boîte aux lettres, et la balise de stratégie par défaut s’applique aux éléments de boîte aux lettres non balisés.

Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie

Comme illustré dans la figure précédente, les balises de rétention servent à appliquer des paramètres de rétention aux dossiers et aux éléments individuels, tels que des messages électroniques et la messagerie vocale. Ces paramètres spécifient la durée pendant laquelle un message reste dans une boîte aux lettres et l’action à entreprendre lorsque ce message atteint l’âge de rétention indiqué. Lorsqu’il atteint son âge de rétention, un message est déplacé dans l’archive locale de l’utilisateur ou supprimé.

Contrairement aux dossiers gérés (la fonction de gestion des enregistrements de messagerie introduite dans Exchange Server 2007), les balises de rétention permettent aux utilisateurs de marquer leurs propres dossiers de boîtes aux lettres et éléments individuels pour la rétention. Les utilisateurs ne sont plus tenus de classer les éléments dans les dossiers gérés configurés par un administrateur, en fonction des exigences de rétention des messages.

Il existe trois types de balise de rétention :

  • Balises de stratégie par défaut   Les balises de stratégie par défaut s’appliquent aux éléments de boîte aux lettres non balisés dans l’intégralité de la boîte aux lettres. Les éléments non balisés sont des éléments de boîte aux lettres auxquels aucune balise de rétention n’est encore appliquée soit par héritage du dossier qui les contient, soit par l’utilisateur.

  • Balises de stratégie de rétention   Ces balises appliquent des paramètres de rétention à des dossiers par défaut tels que les dossiers Boîte de réception, Éléments supprimés et Éléments envoyés. Les éléments de boîte aux lettres d’un dossier par défaut auxquels une balise de stratégie de rétention est appliquée héritent de la balise du dossier. Les utilisateurs ne peuvent pas appliquer une balise de stratégie de rétention à un dossier par défaut ou modifier une balise existante, mais ils peuvent appliquer une autre balise aux éléments d’un dossier par défaut.

    Vous pouvez créer des balises de stratégie de rétention pour les dossiers illustrés dans le tableau suivant.

    Dossiers dans lesquels vous pouvez créer des balises de stratégie de rétention

    Nom du dossier Détails

    Calendrier

    Ce dossier par défaut est utilisé pour stocker des réunions et des rendez-vous.

    Historique des conversations

    Ce dossier est créé par Microsoft Lync (auparavant Microsoft Office Communicator). Bien qu’il ne soit pas traité comme un dossier par défaut dans Outlook, il est considéré comme un dossier spécial par Exchange et des balises de stratégie de rétention peuvent lui être appliquées.

    Éléments supprimés

    Ce dossier par défaut est utilisé pour stocker des éléments supprimés d’autres dossiers de la boîte aux lettres. Les utilisateurs d’Outlook et d’Outlook Web App peuvent vider manuellement ce dossier. Ils peuvent également configurer Outlook pour vider le dossier lors de la fermeture d’Outlook.

    Brouillons

    Ce dossier par défaut sert à stocker les messages brouillons qui n’ont pas été envoyés par l’utilisateur. Outlook Web App utilise également ce dossier pour enregistrer les messages qui ont été envoyés par l’utilisateur, mais pas soumis au serveur de transport Hub.

    Boîte de réception

    Ce dossier par défaut est utilisé pour stocker les messages remis dans une boîte aux lettres.

    Journal

    Ce dossier par défaut contient les actions sélectionnées par l’utilisateur. Ces actions sont automatiquement enregistrées par Outlook et placées dans une vue chronologique.

    Courrier indésirable

    Ce dossier par défaut sert à enregistrer les messages marqués comme indésirables par le filtre de contenu sur un serveur Exchange ou par le filtre de blocage du courrier indésirable dans Outlook.

    Notes

    Ce dossier contient les notes créées par les utilisateurs dans Outlook. Ces notes sont également visibles dans Outlook Web App.

    Boîte d’envoi

    Ce dossier par défaut est utilisé pour stocker temporairement les messages envoyés par l’utilisateur jusqu’à ce qu’ils soient envoyés à un serveur de transport Hub. Une copie des messages envoyés est enregistrée dans le dossier par défaut Éléments envoyés. Il n’est pas nécessaire de créer une balise de stratégie de rétention pour ce dossier parce que les messages sont généralement conservés peu de temps dans ce dossier.

    Flux RSS

    Ce dossier par défaut contient des flux RSS.

    Éléments récupérables

    C’est un dossier caché du dossier de la sous-arborescence non-IPM. Il comprend les sous-dossiers Suppressions, Versions, Purges et Audits. Les balises de rétention de ce dossier déplacent les éléments du dossier Éléments récupérables de la boîte aux lettres principale de l’utilisateur vers son dossier Éléments récupérables de la boîte aux lettres d’archivage. Vous pouvez ajouter l’action Déplacer vers l’archive uniquement aux balises de ce dossier. Pour en savoir plus, voir Dossier Éléments récupérables.

    Éléments envoyés

    Ce dossier par défaut permet de stocker des messages qui ont été envoyés à un serveur de transport Hub.

    Problèmes de synchronisation

    Ce dossier contient des journaux de synchronisation. Pour en savoir plus, voir Dossiers d’erreur de synchronisation.

    Tasks

    Ce dossier par défaut est utilisé pour stocker des tâches.

    ImportantImportant :
    Vous ne pouvez pas inclure plusieurs balises de stratégie de rétention pour le même type de dossier par défaut dans une stratégie de rétention. Par exemple, si une stratégie de rétention comporte une balise pour la Boîte de réception, vous ne pouvez pas ajouter une autre balise de stratégie de rétention de type Boîte de réception à cette stratégie de rétention.
    Dans Exchange 2013 et Exchange Online, une balise de stratégie par défaut est appliquée aux dossiers par défaut Calendrier et Tâches. Cela peut entraîner la suppression ou le déplacement d’éléments vers l’archive locale, selon les paramètres des balises de stratégie par défaut. Pour empêcher que les paramètres des balises de stratégie par défaut n’entraînent la suppression d’éléments de ces dossiers, créez des balises de stratégie de rétention en désactivant les paramètres de rétention. Pour empêcher que les paramètres des balises de stratégie par défaut n’entraînent l’archivage d’éléments d’un dossier par défaut, les utilisateurs peuvent appliquer une balise personnelle au dossier par défaut. Pour plus d’informations, voir la rubrique expliquant comment empêcher l’archivage d’éléments d’un dossier par défaut dans Exchange 2010.
    Il n’est pas possible d’appliquer des balises de stratégie de rétention au dossier Contacts.
  • Balises personnelles   Ces balises sont accessibles aux utilisateurs d’Outlook 2010 et d’Outlook Web App dans le cadre de leur stratégie de rétention. Les utilisateurs peuvent appliquer des balises personnelles aux dossiers qu’ils créent ou aux éléments individuels, même si une autre balise est déjà appliquée à ces éléments. Dans Outlook 2010 et Outlook Web App, les balises personnelles avec l’action Déplacer vers l’archive apparaissent en tant que Stratégie d’archivage, et les balises personnelles avec l’action Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement apparaissent en tant que Stratégie de rétention comme le montre l’illustration suivante.

    Balises personnelles dans Outlook 2010 et Outlook Web App

    Les messages avec balise personnelle appliquée sont toujours traités conformément aux paramètres de la balise personnelle. En fonction des balises personnelles créées, les utilisateurs peuvent appliquer une balise personnelle à un message afin qu’il soit déplacé ou supprimé avant ou après avoir spécifié les paramètres dans les balises de stratégie par défaut ou les balises de stratégie de rétention appliquées à la boîte aux lettres de cet utilisateur. Vous pouvez également créer des balises personnelles avec la rétention désactivée. Ceci permet à l’utilisateur de baliser des éléments afin qu’ils ne soient jamais déplacés vers une archive ou qu’ils n’expirent jamais.

    RemarqueRemarque :
    Les utilisateurs peuvent appliquer des stratégies d’archivage à des dossiers par défaut, des dossiers ou des sous-dossiers créés par l’utilisateur et des éléments individuels. Les utilisateurs peuvent appliquer une stratégie de rétention à des dossiers ou des sous-dossiers créés par l’utilisateur et à des éléments individuels (y compris à des sous-dossiers et des éléments d’un dossier par défaut) mais pas à des dossiers par défaut.

    Les utilisateurs peuvent également utiliser le Centre d’administration Exchange (CAE) pour sélectionner des balises personnelles supplémentaires qui ne sont pas liées à leur stratégie de rétention. Les balises sélectionnées deviennent alors accessibles dans Outlook 2010 et Outlook Web App. Pour permettre aux utilisateurs de sélectionner des balises supplémentaires à partir du Centre d’administration Exchange, vous devez ajouter le Rôle Mes stratégies de rétention à la stratégie d’attribution de rôle de l’utilisateur. Pour en savoir plus sur les stratégies d’attribution de rôle pour les utilisateurs, voir la rubrique Présentation des stratégies d’attributions de rôles de gestion. Si vous autorisez des utilisateurs à sélectionner des balises personnelles supplémentaires, toutes les balises personnelles de votre organisation Exchange deviennent accessibles.

    RemarqueRemarque :
    Les balises personnelles sont une fonctionnalité essentielle. Les boîtes aux lettres avec des stratégies qui contiennent ces balises (ou suite à l’ajout de balises aux boîtes aux lettres) requièrent une licence d’accès client (CAL) pour Exchange Enterprise.

Lorsque vous activez une balise de rétention, vous devez lui attribuer un âge de rétention. Cet âge indique le nombre de jours pendant lequel un message est conservé jusqu’à son arrivée dans la boîte aux lettres de l’utilisateur.

L’âge de rétention est calculé de manière différente pour les éléments non périodiques (tels que des messages électroniques) et pour ceux comportant une date de fin ou pour les éléments périodiques (réunions et tâches, par exemple). Pour apprendre à calculer l’âge de rétention pour différents types d’éléments, voir Méthode de calcul de l’âge de rétention.

De plus, vous pouvez créer des balises de rétention avec la rétention désactivée ou désactiver les balises après leur création. Étant donné que les messages dont les balises sont désactivées ne sont pas traités par l’Assistant Dossier géré, aucune mesure de rétention n’est prise. Les utilisateurs peuvent donc employer une balise personnelle désactivée en tant que balise Ne jamais déplacer ou Ne jamais supprimer pour remplacer une balise de stratégie par défaut ou une balise de stratégie de rétention qui s’appliquerait en temps normal au message.

Lors de la création ou de la configuration d’une balise de stratégie de rétention, vous pouvez choisir l’une des options suivantes pour indiquer la mesure de rétention à prendre lorsqu’un élément de boîte aux lettres atteint son âge de rétention :

  • Déplacer vers l’archive   Cette option permet de déplacer un message dans la boîte aux lettres d’archive de l’utilisateur. Les balises auxquelles cette option est appliquée s’appellent des balises d’archive. Les messages sont placés dans un dossier de la boîte aux lettres d’archivage portant le même nom que le dossier source de la boîte aux lettres principale de l’utilisateur. Cela permet aux utilisateurs de rechercher facilement des messages dans leur boîte aux lettres d’archive. L’option Déplacer vers l’archive est uniquement disponible pour les balises de stratégie par défaut et les balises personnelles. Il n’est pas possible de créer une balise de stratégie par défaut à l’aide de l’option Déplacer vers l’archive. Si l’utilisateur de la boîte aux lettres ne dispose pas d’une boîte aux lettres d’archive, aucune action n’est effectuée. Pour en savoir plus sur les boîtes aux lettres d’archivage, voir Archivage local.

  • Supprimer et autoriser la récupération   Cette option permet d’émuler le comportement lorsque le dossier Éléments supprimés est vidé. Les balises auxquelles cette option est appliquée s’appellent des balises de suppression. Lorsque cette action se produit et que la rétention des éléments supprimés est configurée pour la base de données de boîtes aux lettres ou l’utilisateur, les messages sont déplacés vers le dossier Éléments récupérables. Le dossier Éléments récupérables (auparavant appelé conteneur de dépôt) donne à l’utilisateur une deuxième chance de récupérer les messages supprimés. Pour ce faire, l’utilisateur doit accéder à la boîte de dialogue Récupérer les éléments supprimés dans Outlook 2010 ou Outlook Web App. Pour plus d’informations sur les éléments récupérables, voir Dossier Éléments récupérables.

  • Supprimer définitivement   Cette option permet de supprimer définitivement un message. Comme pour les balises associées à l’action Supprimer et autoriser la récupération, les balises auxquelles cette option est appliquée s’appellent des balises de suppression. Lorsque cette action est appliquée à un message, celui-ci est purgé de la boîte aux lettres. Cela revient à supprimer un message effacé du dossier Éléments récupérables. Dans ce cas, l’utilisateur ne peut plus récupérer le message.

  • Marquer comme limite de rétention passée   Cette action n’est pas disponible dans le Centre d’administration Exchange (CAE) ; vous devez utiliser l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell. Cette action permet de marquer des éléments comme expirés après avoir atteint leur âge de rétention. Dans Outlook 2010 ou versions ultérieures et dans Outlook Web App, les éléments expirés sont affichés avec la notification « Cet élément a expiré » et « Cet élément expirera dans 0 jours ». Dans Outlook 2007, ces éléments sont affichés sous forme de texte barré.

    ImportantImportant :
    Si le blocage sur place ou la suspension pour litige est activé pour un utilisateur de boîte aux lettres, les éléments définitivement supprimés sont conservés dans la banque Éléments récupérables jusqu’à la désactivation de la suspension. La découverte électronique sur place renvoie toujours les messages définitivement supprimés dans les résultats de la recherche. Pour en savoir plus, voir Blocage local et Découverte électronique locale.
    Si la récupération d’élément unique est activée pour la boîte aux lettres, les éléments définitivement supprimés sont conservés dans la banque Éléments récupérables jusqu’à ce que la période de rétention des éléments supprimés pour la base de données de boîtes aux lettres (ou la période de rétention des éléments supprimés pour la boîte aux lettres, si elle est spécifiée) soit écoulée. Pour en savoir plus, voir Dossier Éléments récupérables.

Pour plus d’informations sur la création de balises de rétention, voir Créer une stratégie de rétention.

Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie

Pour appliquer des balises de rétention à une boîte aux lettres, vous devez les ajouter à une stratégie de rétention, puis appliquer la stratégie aux boîtes aux lettres. Une boîte aux lettres ne peut pas avoir plusieurs stratégies de rétention. Vous pouvez à tout moment associer ou non des balises de rétention à une stratégie de rétention, et les modifications prennent automatiquement effet pour toutes les boîtes aux lettres auxquelles la stratégie est appliquée.

Une stratégie de rétention peut avoir les balises de rétention suivantes :

  • Une balise de stratégie de rétention pour chaque dossier par défaut pris en charge

    RemarqueRemarque :
    Il n’est pas possible d’associer plusieurs balises de stratégie de rétention à une même stratégie de rétention pour un dossier par défaut particulier (tel que le dossier Éléments supprimés).
  • Une balise de stratégie par défaut avec l’action Déplacer vers l’archive

  • Une seule balise de stratégie par défaut avec l’action Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement

  • Une seule balise de stratégie par défaut pour les messages vocaux avec les actions Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement

  • N’importe quel nombre de balises personnelles

Bien que vous puissiez ajouter n’importe quel nombre de balises personnelles à une stratégie de rétention, le fait de disposer d’un grand nombre de balises personnelles avec différents paramètres de rétention peut dérouter les utilisateurs. Il est conseillé de ne pas associer plus de 10 balises personnelles à une stratégie de rétention.

RemarqueRemarque :
Bien qu’une stratégie de rétention n’ait pas besoin d’être associée à une balise, il n’est pas conseillé d’utiliser ce scénario. Si les boîtes aux lettres dont les stratégies de rétention ne sont pas associées à une balise de rétention, leurs éléments risquent de ne jamais expirer.

Une stratégie de rétention peut contenir des balises d’archive (balises qui déplacent les éléments vers la boîte aux lettres d’archives personnelles) et les balises de rétention (balises qui suppriment des éléments). Ces deux types de balises peuvent être appliqués à un élément de boîte aux lettres. Les boîtes aux lettres d’archives ne possèdent pas de stratégie de rétention distincte. La même stratégie de rétention s’applique à la boîte aux lettres principale et d’archive.

Lorsque vous prévoyez de créer des stratégies de rétention, vous devez déterminer si elles doivent inclure des balises d’archive et de suppression. Comme indiqué précédemment, une stratégie de rétention peut comporter une balise de stratégie par défaut utilisant l’action Déplacer vers l’archive et une balise de stratégie par défaut associée à l’action Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement. La balise de stratégie par défaut avec l’action Déplacer vers l’archive doit avoir un âge de rétention inférieur à la balise de stratégie par défaut associée à une action de suppression. Par exemple, vous pouvez utiliser une balise de stratégie par défaut avec l’action Déplacer vers l’archive pour déplacer des éléments vers la boîte aux lettres d’archive dans un délai de deux ans, et une balise associée à l’action de suppression pour supprimer des éléments de la boîte aux lettres sur une période de sept ans. Les éléments présents à la fois dans des boîtes aux lettres principales et d’archivage sont supprimés au bout de sept ans.

Pour obtenir la liste des tâches de gestion relatives aux stratégies de rétention, voir Procédures de gestion des enregistrements de messagerie.

Le programme d’installation d’Exchange crée la stratégie de rétention appelée Stratégie MRM par défaut. Lorsque vous activez l’archivage local pour une boîte aux lettres, la stratégie MRM par défaut est automatiquement appliquée à cette boîte aux lettres si aucune stratégie de rétention n’est définie. Si vous appliquez ultérieurement une stratégie de rétention à la boîte aux lettres, les balises de la stratégie MRM par défaut ne sont plus disponibles dans la boîte aux lettres. Les éléments existants auxquels sont appliquées les balises de la stratégie MRM par défaut sont toujours traités et déplacés vers l’archive ou supprimés en fonction de la balise.

RemarqueRemarque :
Dans Exchange 2010, la stratégie MRM par défaut était appelée Stratégie d’archivage et de rétention par défaut.

Le tableau suivant dresse la liste des balises de rétention par défaut associées à la stratégie MRM par défaut.

Balises de rétention liées à la stratégie MRM par défaut

Nom Type Âge de rétention (jours) Action de rétention

Déplacement vers l’archive après 2 ans - Par défaut

Balise de stratégie par défaut

730

Déplacer vers l’archive

Déplacement vers l’archive après 1 ans - Personnel

Balise personnelle

365

Déplacer vers l’archive

Déplacement vers l’archive après 5 ans - Personnel

Balise personnelle

1 825

Déplacer vers l’archive

Ne jamais déplacer vers l’archive - Personnel

Balise personnelle

Non applicable

Déplacer vers l’archive

Déplacement vers l’archive des éléments récupérables après 14 jours

Dossier Éléments récupérables

14

Déplacer vers l’archive

Suppression après 1 semaine

Balise personnelle

7

Supprimer et autoriser la récupération

Suppression après 1 mois

Balise personnelle

30

Supprimer et autoriser la récupération

Suppression après 6 mois

Balise personnelle

180

Supprimer et autoriser la récupération

Suppression après 1 an

Balise personnelle

365

Supprimer et autoriser la récupération

Suppression après 5 ans

Balise personnelle

1 825

Supprimer et autoriser la récupération

Ne jamais supprimer

Balise personnelle

Non applicable

Supprimer et autoriser la récupération

Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie

L’Assistant Dossier géré, assistant de boîte aux lettres exécuté sur les serveurs de boîtes aux lettres, traite les boîtes aux lettres auxquelles une stratégie de rétention est appliquée.

L’Assistant Dossier géré applique la stratégie de rétention en contrôlant les éléments de la boîte aux lettres et en déterminant s’ils font l’objet d’une rétention. Il marque ensuite les éléments soumis à la rétention avec les balises appropriées et déclenche l’action de rétention spécifiée sur les éléments qui dépassent leur âge de rétention.

L’Assistant Dossier géré est un assistant basé sur la limitation. Ces types d’assistant sont continuellement exécutés et n’ont pas besoin d’être planifiés. Les ressources système qu’ils peuvent utiliser sont limitées. Vous pouvez configurer l’Assistant dossier géré pour traiter toutes les boîtes aux lettres sur un serveur de boîte aux lettres dans une période donnée (appelée cycle de travail). En outre, à un intervalle spécifié (appelé point de contrôle du cycle de travail), l’assistant actualise la liste des boîtes aux lettres à traiter. Durant ce processus, l’assistant ajoute de nouvelles boîtes aux lettres créées ou déplacées dans la file d’attente. Il redéfinit également la priorité des boîtes aux lettres existantes qui n’ont pas été correctement traitées suite à des erreurs et les déplace à un niveau supérieur de la file d’attente afin qu’elles puissent être traitées dans le même cycle de travail.

Vous pouvez également exécuter la cmdlet Start-ManagedFolderAssistant pour déclencher manuellement l’assistant afin qu’il traite une boîte aux lettres spécifique. Pour en savoir plus, voir Configurer l’Assistant Dossier géré.

RemarqueRemarque :
L’Assistant Dossier géré n’intervient pas sur les messages ne faisant pas l’objet d’une rétention, ce qui est indiqué par la désactivation de la balise de rétention. Vous pouvez également désactiver une balise de rétention pour suspendre temporairement le traitement des éléments comportant cette balise.

Un élément de boîte aux lettres déplacé d’un dossier à un autre hérite des balises appliquées au dossier vers lequel il se déplace. Si un élément est déplacé vers un dossier auquel aucune balise n’est attribuée, la balise de stratégie par défaut lui est appliquée. Si une balise est explicitement attribuée à l’élément, la balise est toujours prioritaire sur les balises au niveau des dossiers ou la balise par défaut.

Lorsque l’utilisateur applique une balise personnelle à un dossier dans l’archive, si un dossier portant le même nom existe déjà dans la boîte aux lettres principale et possède une autre balise, la balise de ce dossier dans l’archive est modifiée pour correspondre à celle du dossier figurant dans la boîte aux lettres principale. Il s’agit d’éviter toute confusion sur les éléments d’un dossier dans l’archive ayant un comportement d’expiration différent de celui du même dossier situé dans la boîte aux lettres principale de l’utilisateur. Par exemple, l’utilisateur dispose d’un dossier nommé Projet Contoso dans la boîte aux lettres principale avec une balise Supprimer – 3 ans et un dossier Projet Contoso existe également dans la boîte aux lettres d’archivage. Si l’utilisateur applique une balise personnelle Supprimer – 1 an pour supprimer des éléments dans le dossier au bout d’un an, lorsque la boîte aux lettres est de nouveau traitée, la balise du dossier est redéfinie sur Supprimer – 3 ans.

Lorsqu’une balise de rétention est supprimée de la stratégie de rétention appliquée à une boîte aux lettres, la balise n’est plus accessible à l’utilisateur et ne peut pas être appliquée aux éléments de la boîte aux lettres.

Les éléments existants marqués par cette balise continuent à être traités par l’Assistant Dossier géré en fonction de ces paramètres, et toute action de rétention spécifiée dans la balise est appliquée à ces messages.

Toutefois, si vous supprimez la balise, la définition correspondante stockée dans Active Directory est supprimée. L’Assistant Dossier géré traite alors tous les éléments d’une boîte aux lettres et marque à nouveau ceux auxquels la balise supprimée a été appliquée. Selon le nombre de boîtes aux lettres et de messages, ce processus peut entraîner une consommation considérable en ressources sur tous les serveurs de boîtes aux lettres contenant des boîtes aux lettres dont les stratégies de rétention incluent la balise supprimée.

ImportantImportant :
Si une balise de rétention est supprimée d’une stratégie de rétention, tous les éléments de boîte aux lettres existants auxquels la balise est appliquée continuent à expirer conformément aux paramètres de la balise. Pour empêcher l’application des paramètres de la balise aux éléments, vous devez supprimer la balise. La balise est supprimée de toutes les stratégies de rétention dans lesquelles elle est incluse.

Si vous désactivez une balise de rétention, l’Assistant Dossier géré ignore les éléments auxquels elle est appliquée. Les éléments contenant des balises dont la rétention est désactivée ne sont jamais déplacés ou supprimés, selon l’action de rétention qui a été spécifiée. Étant donné que ces éléments sont toujours considérés comme éléments balisés, la balise de stratégie par défaut ne leur est pas appliquée. Par exemple, si vous souhaitez corriger les paramètres de balise de rétention, vous pouvez désactiver temporairement une balise de rétention pour que l’Assistant Dossier géré arrête le traitement des messages avec cette balise.

RemarqueRemarque :
La période de rétention d’une balise de rétention désactivée s’affiche pour l’utilisateur en tant que Jamais. Si un utilisateur balise un élément en pensant ne jamais le supprimer, l’activation ultérieure de la balise provoquera une suppression involontaire des éléments que l’utilisateur n’a pas voulu supprimer. Il en va de même pour les balises associées à l’action Déplacer vers l’archive.

Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie

Lorsque les utilisateurs sont temporairement absents du bureau et n’ont pas accès à leur messagerie électronique, les paramètres de rétention peuvent être appliqués aux nouveaux messages avant qu’ils ne reviennent au bureau ou n’accèdent à leur messagerie. Selon la stratégie de rétention, les messages peuvent être supprimés ou placés dans l’archive personnelle de l’utilisateur. Vous pouvez empêcher temporairement les stratégies de rétention de traiter une boîte aux lettres sur une période déterminée en activant le blocage de rétention pour la boîte aux lettres. Dans ce cas, vous pouvez également ajouter un commentaire sur le blocage de rétention destiné à l’utilisateur de la boîte aux lettres (ou un autre utilisateur autorisé à accéder à la boîte aux lettres), qui indique notamment à quels moments le blocage doit commencer et s’arrêter. Ce type de commentaire s’affiche dans les clients Outlook pris en charge. Vous pouvez également localiser le commentaire sur le blocage de rétention dans la langue choisie par l’utilisateur.

RemarqueRemarque :
L’activation du blocage de rétention pour une boîte aux lettres n’a aucune incidence sur le traitement des quotas de stockage de boîte aux lettres. Selon l’utilisation de la boîte aux lettres et les quotas applicables, envisagez une augmentation temporaire du quota de stockage de boîte aux lettres pour les utilisateurs lorsqu’ils sont en congés ou n’ont pas accès à leur messagerie électronique sur une période prolongée. Pour plus d’informations sur les quotas de stockage de boîte aux lettres, voir Configurer des quotas de stockage pour une boîte aux lettres.

Pendant une absence prolongée du bureau, les utilisateurs peuvent accumuler un nombre important de messages électroniques. Selon la quantité de messages et la durée de l’absence, les utilisateurs peuvent mettre plusieurs semaines à trier leurs messages, voire davantage. Dans ce cas, prenez en considération le temps supplémentaire nécessaire aux utilisateurs pour rattraper le temps perdu sur ces messages avant de les supprimer du blocage de rétention.

Si votre organisation n’a jamais mis en place la gestion des enregistrements de messagerie et que vos utilisateurs ne sont pas familiarisés avec ses fonctionnalités, vous pouvez également utiliser le blocage de rétention lors de la phase initiale de mise en route et de formation de votre déploiement de la gestion des enregistrements de messagerie. Vous pouvez créer et déployer des stratégies de rétention, et former les utilisateurs aux stratégies sans risquer de déplacer ou de supprimer des éléments avant qu’ils ne puissent les baliser. Quelques jours avant la fin de la période de mise en route et de formation, il convient de rappeler aux utilisateurs le délai de mise en route. Passé ce délai, vous pouvez supprimer le blocage de rétention des boîtes aux lettres d’utilisateurs, permettant ainsi à l’Assistant Dossier géré de traiter les éléments qu’elles contiennent et d’adopter la mesure de rétention spécifiée.

Pour plus d’informations sur l’activation du blocage de rétention pour une boîte aux lettres, consultez la rubrique Placer une boîte aux lettres en blocage de rétention.

Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie

 
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