L'intérêt d'une mise en oeuvre commune

Sur cette page

Pour planter le décor...
Tirer partie des capacités de synchronisation de Groove et de SharePoint
Les scénarii d'usage
En synthèse

Pour planter le décor...

Nous travaillons depuis longtemps sur les technologies Groove et SharePoint, et nous constatons souvent une confusion entre les fonctions des deux produits, aboutissant la plupart du temps sur une conclusion erronée : L'impression d'avoir deux produits concurrents remplissant les mêmes caractéristiques.

Nous allons essayer de démontrer au travers de cet article qu'il n'en est rien, et que bien au contraire, la mise en place conjointe de ces deux solutions permet de répondre à des besoins couramment rencontrés dans les entreprises.

Groove et SharePoint (Microsoft® Office SharePoint® Server ou Microsoft® Windows SharePoint® Services) sont deux solutions dédiées à la collaboration et au partage de ressources au sein d'une communauté d'utilisateurs.

Ils se basent sur une même approche. Les informations sont stockées au sein de zones cloisonnées : les espaces de travail pour Groove, les sites et sous-sites pour SharePoint. Ces zones sont agencées en fonction du besoin ciblé, à l'aide d'outils unitaires tels que les calendriers, le partage de fichier, de contacts, de taches, les formulaires, etc. Les personnes invitées à rejoindre les zones de collaboration disposent de droits qui définissent leur niveau d'intervention vis-à-vis des ressources stockées.

Pour aller au-delà de cette première vision macroscopique des deux plateformes, qui tendrait effectivement à confirmer leur similitude, nous allons approfondir l'analyse sur certains points clés.

SharePoint est une solution dite «web-based» c'est-à-dire disponible sous forme de pages Web. La consultation des informations ne nécessite donc qu'un simple navigateur (on parle de «client léger») et peut se faire depuis différentes machines. Les informations sont stockées de manière centralisée sur une machine («serveur») hébergée au sein de l'entreprise ou auprès d'un hébergeur externe. L'accès aux sites SharePoint nécessite une connexion permanente au réseau (Internet ou Réseau d'entreprise)

En parallèle, Groove fonctionne comme une application Windows classique (on parle de «client lourd»). L'ergonomie est donc identique à celle de Windows ou de celle de la suite bureautique Office. Groove étant basé sur une architecture dite de Point-A-Point Hybride, les informations sont cryptées et stockées sur la machine de chaque participant puis synchronisées entre les membres d'une zone de travail lorsque cela est nécessaire. Ce mode de fonctionnement permet de disposer de ses informations tout en étant déconnecté d'un réseau, et sans la nécessité d'avoir de serveur centralisé. L'accès à l'information en situation de mobilité - clientèle, transports, etc. - s'en trouve donc facilité.

Par ailleurs, Groove se comporte indifféremment comme outil d'Intranet ou d'Extranet, c'est-à-dire qu'il est en mesure de constituer des espaces de travail regroupant aussi bien des personnes internes à la société, que des partenaires externes - clients, fournisseurs, institutionnels -... Le choix de cette configuration - interne ou externe - se fait à la dimension d'un espace de travail et demeure totalement invisible pour l'utilisateur. L'ouverture d'un espace de travail à des personnes externes se fait sans aucune modification des installations informatiques ou de sécurité de l'entreprise : Groove s'adapte automatiquement au contexte d'usage. A contrario, le choix d'un scénario d'usage pour un serveur SharePoint est plus structurant : La mise en oeuvre sous forme d'Intranet, d'Internet ou d'Extranet se fait le plus souvent à l'échelle de l'ensemble des sites SharePoint hébergés sur un serveur, le choix ayant des impacts techniques directs (hébergement, sécurité,...).

Concernant l'accès aux ressources, Groove a pour axiome de base que l'ensemble des utilisateurs d'un espace de travail se connaîssent ou tout du moins se voient : La liste des personnes présentes dans un espace est systématiquement visible. A l'opposé, SharePoint propose différentes méthodes de connexions, permettant des accès tant anonymes qu'authentifiés aux sites.

Dans sa philosophie, Groove se concentre sur le travail en équipe fortement interactif. Ainsi, bien que ne comprenant pas de limite officielle en terme de nombre d'utilisateurs, les bonnes pratiques tendent à limiter le nombre d'utilisateurs à 20 ou 30 membres par espace de travail Groove. Au-delà, la collaboration fait place à la publication, tâche pour laquelle Groove n'est pas le plus adapté.

En revanche, tirant parti de son architecture basée sur le web, SharePoint s'adapte très bien à un nombre d'utilisateurs important, offrant ainsi aisément du contenu auprès de centaines ou de milliers de visiteurs. Cette philosophie fortement «Web» et tournée vers la publication de masse se retrouve également au travers de certains outils intégrés à SharePoint, tels que les blogs et wikis.

Tirer partie des capacités de synchronisation de Groove et de SharePoint

Groove, depuis ses premières versions, dispose de capacités de synchronisation avec SharePoint.

Dans les versions de Groove Virtual Office v3.x et antérieures, cette capacité est mise en oeuvre au travers d'un espace de travail spécifique appelé «Mobile Workspace for SharePoint». Le choix d'un site SharePoint permet de sélectionner les outils SharePoint que l'on souhaite retrouver dans l'espace de travail Groove créé : Les listes de discussions, tâches, contacts de SharePoint sont traduites sous forme d'outils Groove Forms. L'outil Fichiers SharePoint est, quant à lui, traduit en outil Fichier Groove. La synchronisation est effectuée par le «Manager» de l'espace.

Dans la version Microsoft Office Groove 2007, le fonctionnement est sensiblement différent. La synchronisation de données avec un site SharePoint ne se fait plus à l'échelle d'un espace global, mais à l'échelle d'un outil. En d'autres termes, dans un espace Groove 2007, l'ajout d'un outil de type «Fichiers SharePoint» permet de synchroniser le contenu de l'outil avec une partie ou l'intégralité d'une bibliothèque de documents hébergée sur un site SharePoint. A la différence de la solution présente dans Groove Virtual Office V3.1, le paramétrage offre ici une granularité plus fine, puisqu'il est possible de restreindre la synchronisation à un répertoire ou à un fichier SharePoint. On note que le système de synchronisation, présent dans 2007, permet de gérer facilement le « Check-In / Check Out * » de documents. Enfin, on retiendra que la capacité de synchronisation n'est plus limitée au seul créateur de l'espace Groove, puisqu'elle peut être cédée à un autre membre, sous réserve que ce dernier dispose des droits d'accès au serveur SharePoint.

Dans les deux approches, la synchronisation peut être effectuée automatiquement, en fonction d'un calendrier ou à la demande.

Les scénarii d'usage

Tirant parti des spécificités et aptitudes des deux outils, différents scénarii de mise en oeuvre commune peuvent être imaginés.

Equipe rédactionnelle / Publication de masse

Le couplage Groove-SharePoint prend tout son intérêt dans le cadre de la publication de contenu sur un site SharePoint. En effet, une équipe rédactionnelle pourra aisément tirer partie de Groove pour préparer et valider en interne différents documents, avant d'utiliser l'outil «SharePoint Files» en vue de publier les versions finalisées sur un site SharePoint, ouvert à une large audience. Ce scénario, fonctionnant aussi bien en configuration Intranet, Internet qu'Extranet, permet d'envisager des usages divers, allant de l'animation communautaire à la publication d'informations «Corporate».

Ouverture ciblée et contrôlée d'un Intranet SharePoint vers l'extérieur

La mutation des méthodes de travail dans les entreprises amène de plus en plus souvent à ouvrir une partie ciblée de son Système d'Information vers des partenaires extérieurs - clients, fournisseurs - dans le but de faciliter la collaboration sur des projets communs. La capacité de Groove à aller au-delà des frontières classiques de l'entreprise, permet d'envisager une mise à disposition ciblée et contrôlée d'informations contenues dans un Intranet SharePoint auprès de ces partenaires. Sous réserve de disposer des autorisations adéquates, ces derniers peuvent également devenir contributeurs actifs vis-à-vis de l'information d'entreprise et cela sans remettre en cause les méthodes de travail et processus internes.

Ouverture de Groove vers l'extérieur

Aujourd'hui, de nombreuses sociétés utilisent Groove comme Système d'Information global. Dans le cadre d'une relation client-fournisseur ou partenariale, il est souvent nécessaire de mettre à disposition d'interlocuteurs externes différents documents relatifs aux travaux en cours. Il est parfois possible pour ces interlocuteurs de se doter de Groove. Dans ce cas, la création d'un espace de travail Projet permet d'envisager aisément et simplement la collaboration. Dans le cas où l'usage de Groove n'est pas possible, la mise en place de SharePoint comme portail de relation avec ces interlocuteurs externes est alors une solution intéressante. Chaque service de la société pourra, au travers d'un espace Groove spécifique, publier dans un site SharePoint dédié à un client ou à un projet particulier les documents nécessaires.

Consultation des données SharePoint en mode déconnecté ou hors entreprise

Une des grandes particularités de Groove est de fournir un accès aux informations en mode déconnecté. Par conséquent, un espace Groove synchronisé avec SharePoint permettra à l'utilisateur de consulter les données issues de SharePoint sans connexion Internet : Idéal pour travailler en situation de mobilité - clientèle, transports, etc.

La capacité de fonctionnement en multi-machines de Groove (c'est-a-dire un même compte utilisateur Groove sur plusieurs machines) pourra également être utile à toute personne amenée à travailler hors de l'entreprise et qui souhaiterait être alertée des modifications effectuées sur des documents d'un Intranet SharePoint (Intranet sans accès depuis l'extérieur de l'entreprise). Dans ce cas, on installera Groove sur une machine présente dans l'entreprise en permanence. Un espace sera synchronisé périodiquement avec le site SharePoint interne. En parallèle, en déplacement, l'utilisateur installera sur sa machine de travail le même compte Groove (et donc l'espace de travail synchronisé avec SharePoint). La synchronisation automatique des espaces Groove permettra ainsi de bénéficier des dernières nouveautés publiées sur le site SharePoint.

Une approche mixte de ces différents scénarii est bien évidemment possible et permet de réellement appréhender le potentiel de couplage des deux outils.

En synthèse

Comme nous avons pu le démontrer, les capacités de synchronisation de Groove et de SharePoint permettent de répondre à un nombre importants de cas d'usages. Les produits, complémentaires plus que concurrents, ouvrent aujourd'hui la voie à de nouvelles formes de collaboration intra et interentreprises.

Malgré l'arrivée tardive de Groove au sein de la gamme Office 2007, à un moment où les développements étaient déjà en cours, les possibilités présentes dans cette nouvelle version apparaissent déjà très pertinentes. Tirant maintenant parti d'une stratégie de développement commune, nous pouvons parier que les prochaines versions sauront nous fournir des capacités de couplage encore plus avancées, pour une efficacité individuelle et collective accrue.

* Le « Check-In / Check-Out » est un mécanisme permettant de retirer le document pour édition puis de le restituer. Pendant la durée du retrait, le document devient non modifiable pour les autres personnes, qui ne peuvent dès lors que le consulter. Ce mécanisme a pour principal objectif de limiter le risque de modifications par plusieurs personnes de manière simultanée sur un même document.

Fabrice BARBIN
HOMMES & PROCESS
Co-fondateur & Directeur Technologies
fabrice.barbin@hommesetprocess.com