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Introduction
Pour lancer Groove :
Comment coupler cette solution à MOSS ou WSSv3
Introduire le PW, ouverture de la fenêtre Barre de lancement :
Comment créer un espace de travail
Quel rapport avec MOSS ?
Paramétrages vers un site WSSv3
L’intérêt de l’utilisation de Groove en complément de WSSv3
Microsoft Office Groove 2007 - ses dix principaux avantages

Introduction

Microsoft® Office Groove® 2007 est un logiciel Internet/Intranet – Extranet, permettant d'établir des connexions directes avec les personnes dans une organisation. Groove est inclus dans la suite OFFICE ENTREPRISE ou/et ULTIMATE.

Avec Microsoft® Office Groove® 2007, il est possible de rassembler les membres d'une équipe tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de votre entreprise, sans l'aide d'informaticiens et sans perdre du temps à vous préoccuper des pare-feu, des serveurs, de la sécurité ou de l'accès au réseau. En outre, il est possible de connaitre en permanence l'emplacement virtuel ou la présence en ligne de chacun, ce qui permet d'organiser rapidement et efficacement des conversations et des collaborations.

Pour lancer Groove :

1. Cliquez sur Démarrer, sélectionnez Tous les programmes, puis Microsoft Office et Microsoft® Office Groove® 2007.

2. Entrez votre mot de passe et cliquez sur Connexion.
   
   

   
   

Comment coupler cette solution à MOSS ou WSSv3

Si vous n'êtes pas connecté à votre compte, Groove vous demandera d'entrer votre mot de passe avant d'ouvrir la barre de lancement.

La barre de lancement de Groove s'ouvre la première fois que vous démarrez Groove, à moins que vous ne modifiiez les options de démarrage de Groove.

Cette barre de lancement permet de lancer toutes les activités de Groove.

Introduire le PW, ouverture de la fenêtre Barre de lancement :

Pour ouvrir la barre de lancement, double-cliquez sur l'icône Groove dans la zone de notification de Windows ou cliquez sur l'icône Groove et sélectionnez Barre de lancement. La barre de lancement comporte deux volets, un pour créer et gérer des espaces de travail, l'autre pour gérer les contacts Groove.



Pour faire basculer la présentation de la barre de lancement entre des onglets (présentation par défaut) et des fenêtres empilées, sélectionnez Options, puis Affichage tabulaire. La barre de lancement comporte un volet Tâches courantes, avec des options qui changent en fonction de votre activité ou de votre sélection actuelle.

Comment créer un espace de travail

Création d'un espace de travail de partage de fichiers

Vous pouvez créer un espace de travail de partage de fichiers directement à partir de Windows Explorer ou en utilisant la commande Créer un nouvel espace de travail. Vous pouvez aussi créer un espace de travail de partage de fichiers à partir d'un sous-dossier d'un espace de travail de partage de fichiers existant.

Création d'un espace de travail de partage de fichiers à partir de Windows Explorer

1. Sélectionnez le dossier à synchroniser dans un espace de travail de partage de fichiers.

2. Cliquez sur Synchronisation des dossiers dans la barre d'outils de Windows Explorer.
   
   Un volet de synchronisation Groove s'affiche dans la fenêtre, remplaçant le volet standard des tâches de Windows.

3. Cliquez sur Démarrer la synchronisation de nom dossier, puis sur Oui en réponse au message de confirmation.

Le dossier est rendu disponible pour une synchronisation sur tous les ordinateurs sur lesquels vous avez votre compte. Vous pouvez alors inviter d'autres personnes à l'espace de travail de partage de fichiers et définir d'autres options dans le volet Tâches de dossiers et de fichiers.

Création d'un espace de travail de partage de fichiers à l'aide de l'Assistant Créer un nouvel espace de travail

Cela offre la possibilité de synchroniser un dossier dans un espace de travail de partage de fichiers en suivant la même procédure que pour créer des espaces de travail standard de Groove.

1. Dans le menu Fichier, sélectionnez Nouveau puis cliquez sur Espace de travail.

2. Si vous le souhaitez, entrez le nom de l'espace de travail de partage de fichiers.

   Si vous prévoyez de sélectionner un dossier existant à synchroniser dans l'espace de travail de partage de fichiers, passez cette étape. Dans ce cas, l'espace de travail aura comme nom celui du dossier que vous sélectionnerez.

3. Sélectionnez Partage de fichiers comme type d'espace de travail et cliquez sur OK.

4. Choisissez une option de création ou de sélection du dossier à synchroniser, puis cliquez sur OK.

5. Si vous y êtes invité, sélectionnez un emplacement de dossier (soit pour y créer un nouveau dossier, soit pour utiliser un dossier existant) et cliquez sur OK.

Le dossier est rendu disponible pour une synchronisation sur tous les ordinateurs sur lesquels vous avez votre compte. Vous pouvez alors inviter d'autres personnes à l'espace de travail de partage de fichiers et définir d'autres options dans le volet Tâches de dossiers et de fichiers.

À propos de la création d'un espace de travail de partage de fichiers à partir d'un dossier déjà synchronisé dans un autre espace de travail de partage de fichiers

Microsoft® Office Groove® 2007 permet de créer un espace de travail de partage de fichiers à partir d'un dossier qui est déjà synchronisé dans un autre espace de travail de partage de fichiers. Ce sera le cas notamment si vous voulez partager le contenu d'un dossier spécifique d'un espace de travail de partage de fichiers avec différents groupes de personnes.

Quand on commence cette opération, Groove affiche un message vous rappelant que le dossier sélectionné est déjà synchronisé. Ce rappel est important, car les membres d'un espace de travail de partage de fichiers ont accès à TOUS les fichiers de données, même si ces fichiers sont ajoutés ou mis à jour dans un espace de travail de partage de fichiers dont ils ne sont pas membres.

Quel rapport avec MOSS ?

L'outil Fichiers SharePoint de Groove offre les avantages suivants aux organisations qui enregistrent du contenu dans des bibliothèques de documents SharePoint :

• Accès au contenu des fichiers pour des personnes spécifiques en dehors de l'entreprise. Groove et l'outil Fichiers SharePoint offrent en effet une façon pratique et efficace de collaborer avec des gens situés à l'extérieur du pare-feu de l'entreprise. Qui plus est, l'outil Fichiers SharePoint fournit un environnement de travail central pour les équipes qui sont largement dispersées sur le plan géographique.

• Accès hors connexion au contenu des fichiers. L'outil Fichiers SharePoint offre aux travailleurs mobiles - ou à ceux qui disposent d'un accès limité à Internet - un environnement dans lequel ils peuvent accéder au contenu des fichiers, le visualiser et le mettre à jour hors connexion.

• Les utilisateurs de l'outil Fichiers SharePoint peuvent profiter de la richesse de ses fonctionnalités, qui s'ajoutent à celles des autres outils d'espace de travail.

Extraction de fichiers d'une bibliothèque de documents SharePoint dans un outil Fichiers SharePoint

L'extraction d'un fichier dans l'outil Fichiers SharePoint verrouille ce fichier dans la bibliothèque de documents SharePoint, empêchant ainsi les utilisateurs de mettre à jour le fichier directement dans SharePoint. N'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire d'extraire des fichiers pour permettre leur mise à jour dans Groove et envoyer ces mises à jour à la bibliothèque de documents SharePoint lors d'une synchronisation. N'utilisez cette fonction que lorsque vous voulez vous assurer des droits de modification exclusifs dans Groove.

Pour extraire un fichier :

1. Il faut Sélectionner le ou les fichiers à extraire.

2. Dans le menu Edition, sélectionner Archiver/Extraire, puis cliquer sur Extraire de SharePoint (WSSv3 ou MOSS).

Si l'extraction réussit, votre nom apparaît dans la colonne « Extrait vers », dans la liste des fichiers. Si l'extraction échoue pour un ou plusieurs fichiers, un message d'erreur s'affiche. Les raisons d'échec les plus courantes sont les suivantes :

• Le fichier a déjà été extrait directement depuis le site SharePoint par un autre utilisateur. Notez que l'outil Fichiers SharePoint de Groove n'indique pas à l'avance qu'un fichier est déjà extrait de la bibliothèque SharePoint.

• Le fichier est nouveau dans Groove et n'a pas encore été envoyé à la bibliothèque SharePoint.

Paramétrages vers un site WSSv3

Si vous êtes le synchronisateur actuel dans un outil Fichiers SharePoint, d'autres membres de l'espace de travail peuvent vous envoyer une demande pour reprendre cette tâche.

Vous pourriez recevoir cette demande pour diverses raisons. En général, vous ne devriez transférer le contrôle de la synchronisation que si vous ne pouvez pas lancer ou gérer le calendrier de synchronisation pendant un certain temps. Dans certaines circonstances, vous devrez peut-être demander à un autre membre de l'espace de travail de vous envoyer une demande de contrôle de la synchronisation.

Il faut tenir compte des informations suivantes concernant le transfert du contrôle de synchronisation :

• Le contrôle ne peut être transféré que suite à la demande d'un autre membre de l'espace de travail. Autrement dit, le synchronisateur actuel ne peut pas entamer le transfert du contrôle de la synchronisation sans recevoir une demande.

• Le contrôle ne doit être transféré qu'à un membre de l'espace de travail qui a accès à la bibliothèque de documents associée sur un site SharePoint sélectionné et qui possède également les autorisations requises pour envoyer et recevoir les mises à jour sur le site SharePoint.

Remarque : dans les situations d'urgence, les gestionnaires d'espace de travail peuvent reprendre la fonction de synchronisateur sans émettre de demande.

Une demande de contrôle de la synchronisation s'affiche dans la zone de notification de Windows :

Des synchronisations périodiques doivent avoir lieu pour maintenir des jeux de données parallèles entre l'outil Fichiers SharePoint de Groove et le site SharePoint associé. Chaque fois qu'une synchronisation est lancée, toutes les modifications qui ont eu lieu aux deux endroits depuis la dernière synchronisation sont échangées. Ces changements peuvent concerner des fichiers ajoutés, supprimés, renommés ou déplacés, ainsi que des mises à jour du contenu des fichiers.

Un seul membre d'un outil Fichiers SharePoint peut en être le synchronisateur ; ce membre assume dès lors la responsabilité de procéder à des synchronisations régulières. Si vous êtes le synchronisateur et prévoyez de ne pas pouvoir assumer cette tâche pendant un certain temps, vous devriez la transmettre à un autre membre. Vous pouvez aussi activer la synchronisation programmée, qui s'exécute automatiquement à des intervalles spécifiés.

L’intérêt de l’utilisation de Groove en complément de WSSv3

Pouvoir travailler sur des documents rapidement sans avoir de soucis avec les Firewall, et les droits. La communication est fiable et sécurisée. Les mots de passe assurent le cryptage et la protection de l'intégrité de votre compte. Groove protège automatiquement vos données à l'aide de clés aléatoires stockées dans votre compte. Création simplifiée d’espace de travail avec des invitations par E-mail. Théoriquement, il n'existe pas de limite au nombre de personnes pouvant être invitées dans un espace de travail Office Groove 2007. Cela dit, le centre de conception du logiciel repose sur de petites équipes (de 2 à 30 membres).

La Recherche de contacts est possible

Microsoft® Office Groove® 2007 offre une procédure simplifiée de recherche de contacts. La fonction de recherche permet désormais de taper simplement le nom ou l'adresse de messagerie recherchée et de cliquer sur Rechercher. Groove cherchera une correspondance dans tous les répertoires disponibles. Une option permet d'appliquer la recherche au répertoire public de Groove.

Intégration Groove/Messenger
Si l'option Intégrer les contacts Messenger est activée dans vos préférences (elle l'est par défaut), vous pouvez voir l'état de connexion dans Messenger de tous vos contacts Groove qui utilisent aussi Messenger et lancer des activités Messenger avec ces contacts, comme la messagerie instantanée ou VOIP. La première fois que vous lancez Groove après son installation ou sa mise à niveau, le programme vous propose en outre d'ajouter à votre liste de contacts tous vos contacts Messenger qui utilisent également Groove.

Outil Fichiers SharePoint de Groove
C’est une version améliorée de l'Outil Fichiers de Microsoft® Office Groove® 2007, avec des fonctions conçues pour la synchronisation du contenu des fichiers entre des bibliothèques de documents Groove et SharePoint.

Outil Formulaires InfoPath de Groove
Il permet aux développeurs d'applications de créer et disposer la plupart des objets de conception (écrans et champs qui s'y affichent) dans Microsoft InfoPath 2007, puis d'importer la solution dans le concepteur de l'outil Formulaires InfoPath de Groove. Les développeurs peuvent aussi utiliser l'Outil Formulaires de Microsoft® Office Groove® 2007 pour créer des applications personnalisées.

Outil Discussion de Groove

C’est maintenant un outil Formulaires personnalisé. Il se présente et se comporte de la même façon que l'outil Discussion des versions antérieures de Groove, auquel s'ajoutent un champ Catégorie et des vues permettant de trier les fils de discussion par catégorie ou par date. Il est simple d’usage.

Microsoft Office Groove 2007 - ses dix principaux avantages

1. Rassembler l'équipe, les outils et les informations au même endroit

2. Personnaliser chaque espace de travail pour les besoins spécifiques de l'équipe

3. Collaborer avec des collègues, partenaires et clients par le biais d'un seul produit

4. Être productif où que vous soyez, en ligne ou hors connexion

5. Synchroniser de manière automatique et efficace

6. Savoir qui fait quoi et quand

7. Synchroniser les bibliothèques de documents SharePoint avec Office Groove 2007

8. Créer un formulaire à l'aide de Microsoft Office InfoPath 2007 et le partager avec Office Groove 2007

9. Entrer en contact à tout moment grâce à l'intégration de Microsoft Office Communicator

10. Collaborer avec des équipes dans le monde entier dans leur propre langue

Le couple Microsoft Office Groove 2007 + WSSv3 (SharePoint) est une solution robuste, qui permet un travail collaboratif performant, simple d’utilisation, flexible.

MEG-JIC : http://meg-jic.com
meg-jic@cegetel.net
Pierre Erol Giraudy