Présentation des archives personnelles

Dernière rubrique modifiée : 2010-02-01

Vous pouvez utiliser les archives personnelles pour reprendre le contrôle des données de messagerie de l’organisation en supprimant le besoin de recourir aux fichiers .pst et autoriser les utilisateurs à stocker les messages dans une boîte aux lettres d’archivage accessible dans Microsoft Outlook 2010 et Microsoft Office Outlook Web App.

Données de messagerie et fichiers .pst

Outlook utilise les fichiers .pst pour stocker les données en local sur les ordinateurs ou les partages réseau des utilisateurs. Contrairement aux fichiers .ost utilisés par Outlook pour stocker une copie de la boîte aux lettres pour un accès hors connexion, les fichiers .pst ne sont pas synchronisés avec la boîte aux lettres Exchange de l’utilisateur. Les utilisateurs peuvent placer les messages dans un fichier .pst. Ces messages sont alors supprimés de la boîte aux lettres.

L’utilisation des fichiers .pst permet de relever certains défis de gestion :

• Fichiers non gérés   En général, les fichiers .pst sont créés par les utilisateurs et résident sur leurs ordinateurs ou leurs partages réseau. Ils ne sont pas gérés par votre organisation. Les utilisateurs peuvent créer un certain nombre de fichiers .pst contenant des messages identiques ou différents et les enregistrer à différents emplacements, sans aucun contrôle de l’organisation.
• Augmentation des coûts de découverte   Lorsque des demandes de découverte se présentent dans le cadre d’une action en justice ou d’exigences de réglementation ou commerciales, la localisation de données de messagerie qui résident dans les fichiers .pst sur les ordinateurs des utilisateurs peut être une opération coûteuse. Étant donné que le suivi des fichiers .pst non gérés peut être difficile, il peut être impossible de trouver les données .pst dans de nombreux cas. Cette situation peut exposer votre organisation à des risques juridiques et financiers.
• Impossibilité d’appliquer des stratégies de rétention de messagerie   Les stratégies de rétention de messagerie ne peuvent pas être appliquées aux messages localisés dans les fichiers .pst. Par conséquent, selon le cas, votre organisation risque de ne pas être conforme aux réglementations commerciales ou applicables.
• Risque de vol de données   Les données de messagerie enregistrées dans les fichiers .pst sont vulnérables au vol. Par exemple, les fichiers .pst sont souvent enregistrés sur des périphériques portables tels que les ordinateurs portables, les disques durs amovibles et des supports mobiles tels que les lecteurs USB, les CD et DVD.
• Vue fragmentée des données de messagerie   Les utilisateurs qui enregistrent des informations dans des fichiers .pst n’ont pas une vue uniforme de leurs données. Les messages enregistrés dans les fichiers .pst sont généralement disponibles sur l’ordinateur où réside le fichier .pst. Lorsque vous accédez à une boîte aux lettres en utilisant Outlook Web App ou Outlook sur un autre ordinateur, les messages enregistrés dans les fichiers .pst ne sont pas accessibles.

Archives personnelles

Dans Microsoft Exchange Server 2010, vous pouvez utiliser les archives personnelles pour fournir aux utilisateurs un autre emplacement de stockage pour stocker l’historique des données de messagerie. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs d'Outlook 2010 et d’Outlook Web App ont un accès transparent à leur boîte aux lettres d’archivage. À l’aide de l’une de ces applications clientes, les utilisateurs peuvent afficher une boîte aux lettres d’archivage et déplacer ou copier des messages entre leur boîte aux lettres principale et l’archive. Les archives personnelles présentent une vue cohérente des données de messagerie aux utilisateurs et éliminent la surcharge de l’utilisateur nécessaire pour gérer les fichiers .pst. La suppression de l’utilisation des fichiers .pst réduit de façon significative les risques encourus par votre organisation et décrits dans la section précédente.

La création et la gestion des boîtes aux lettres d’archivage sont intégrées aux tâches courantes de gestion des boîtes aux lettres. Lorsque vous créez une boîte aux lettres principale d’utilisateur, vous pouvez également créer une boîte aux lettres d’archivage ou vous pouvez en activer une pour les boîtes aux lettres existantes. Vous pouvez également facilement désactiver ou supprimer une boîte aux lettres d’archivage. La boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur réside sur la même base de données de boîtes aux lettres que la boîte aux lettres principale de l’utilisateur. Lorsque vous déplacez la boîte aux lettres principale de l’utilisateur d’une base de données de boîtes aux lettres à une autre, la boîte aux lettres d’archivage se déplace avec la boîte aux lettres principale.

Pour plus d’informations sur la gestion des boîtes aux lettres d’archivage, consultez la rubrique Gestion de l’archive personnelle.

Stratégies de déplacement vers l’archive

Dans Exchange 2010, vous pouvez appliquer des stratégies d’archivage à une boîte aux lettres qui déplaceront automatiquement des messages de la boîte aux lettres principale d’un utilisateur vers la boîte aux lettres d’archivage après une période déterminée. Les messages sont conservés dans la boîte aux lettres d’archivage jusqu’à ce qu’ils soient supprimés par l’utilisateur. Les stratégies d’archivage sont des stratégies de rétention mises en œuvre par la création de balises de rétention qui spécifient l’action Déplacer vers l’archive.

Important :
Vous ne pouvez pas appliquer une stratégie de boîte aux lettres de dossier géré aux boîtes aux lettres ayant une archive personnelle. Les paramètres de contenu géré créés pour les dossiers gérés ne peuvent pas utiliser l’action Déplacer vers l’archive.

Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention, les balises de rétention et l’action de rétention Déplacer vers l’archive, consultez la rubrique Présentation des balises et stratégies de rétention.

Stratégie d’archivage par défaut

Le programme d’installation d’Exchange Server crée une stratégie d’archivage par défaut. La stratégie d’archivage par défaut est une stratégie de rétention qui contient les balises de rétention suivantes.

Lorsque vous activez une archive personnelle pour une boîte aux lettres, la stratégie d’archivage par défaut est automatiquement attribuée à cette archive. Une fois que le service Assistants de boîte aux lettres Microsoft Exchange a traité la boîte aux lettres, ces balises deviennent accessibles à l’utilisateur qui peut alors identifier les dossiers ou messages à placer dans la boîte aux lettres d’archivage. Par défaut, les messages électroniques de toute la boîte aux lettres sont déplacés après deux ans.

Remarque :

Lorsque vous appliquez une stratégie de rétention aux utilisateurs disposant d’une boîte aux lettres d’archivage, elle remplace la stratégie d’archivage par défaut. Vous pouvez créer une ou plusieurs balises de rétention avec l’action Déplacer vers l’archive, puis lier les balises à la stratégie de rétention. Vous pouvez également ajouter les balises Déplacer vers l’archive par défaut liées à la stratégie d’archivage par défaut à n’importe quelle stratégie de rétention créée. Les balises de rétention liées à la stratégie d’archivage par défaut sont des balises de système créées par le programme d’installation d’Exchange 2010. Par défaut, les balises de système ne sont pas renvoyées dans la liste des balises de rétention lorsque vous exécutez la cmdlet Get-RetentionPolicyTag. Pour renvoyer une liste de balises de système, vous devez utiliser le commutateur IncludeSystemTags. Vous ne devez jamais supprimer les balises de système.

Quotas d’archivage

Les boîtes aux lettres d’archivage sont conçues pour permettre aux utilisateurs d’enregistrer l’historique des données de messagerie en dehors de leur boîte aux lettres principale. Les utilisateurs se servent souvent des fichiers .pst en raison de quotas de stockage de boîte aux lettres faibles et des restrictions imposées lorsque ces quotas sont dépassés. Par exemple, les utilisateurs peuvent ne pas être autorisés à envoyer des messages lorsque la taille de leur boîte aux lettres dépasse le quota Interdire l’envoi. De même, les utilisateurs peuvent ne pas être autorisés à envoyer et recevoir des messages lorsque la taille de leur boîte aux lettres dépasse le quota Interdire l’envoi et la réception.

Pour éliminer le besoin de recourir aux fichiers .pst, il est important de fournir une boîte aux lettres d’archivage avec des limites de stockage qui répondent aux exigences de l’utilisateur. Toutefois, en même temps, vous souhaiterez probablement continuer à contrôler les quotas de stockage et la croissance des boîtes aux lettres d’archivage pour surveiller les coûts et l’expansion.

Pour ce faire, vous pouvez configurer les boîtes aux lettres d’archivage avec un quota d’avertissement d’archivage et un quota d’archivage. Lorsqu’une boîte aux lettres d’archivage dépasse le quota d’avertissement d’archivage spécifié, un événement est enregistré et un message d’avertissement est envoyé à l’utilisateur de la boîte aux lettres. Lorsqu’une boîte aux lettres d’archivage dépasse le quota d’archivage spécifié, les messages ne sont plus placés dans l’archive et un message d’avertissement est envoyé à l’utilisateur de la boîte aux lettres. Par défaut, le quota d’avertissement d’archivage et le quota d’archivage sont définis sur Illimité. Pour en savoir plus sur la configuration de ces quotas, consultez la rubrique Configurer des quotas d'archives personnelles pour une boîte aux lettres.