archivage In-Place dans Exchange Server

L’archivage sur place dans Exchange Server vous permet de reprendre le contrôle des données de messagerie de votre organisation en éliminant le besoin de fichiers de magasin personnel (.pst) et en permettant aux utilisateurs de stocker des messages dans une boîte aux lettres d’archivage. La boîte aux lettres d’archivage est une boîte aux lettres supplémentaire qui est activée pour la boîte aux lettres principale d’un utilisateur. La boîte aux lettres d’archivage est accessible dans Outlook et Outlook sur le web (anciennement Outlook Web App). Les utilisateurs peuvent afficher une boîte aux lettres d'archivage, et déplacer ou copier des messages entre leur boîte aux lettres principale et leur boîte aux lettres d'archivage.

Vous pouvez configurer la boîte aux lettres d'archivage d'un utilisateur sur la même base de données que la boîte aux lettres principale de l'utilisateur, sur une autre base de données du même serveur de boîtes aux lettres, ou encore sur une base de données d'un autre serveur de boîtes aux lettres sur le même site Active Directory. Dans les déploiements hybrides d'Exchange, vous pouvez également configurer une boîte aux lettres d'archivage en nuage pour les boîtes aux lettres principales situées dans votre organisation locale.

Accès client aux boîtes aux lettres d’archivage

Le tableau suivant présente la liste des applications clientes que l’on peut utiliser pour accéder aux boîtes aux lettres d’archivage.

Déplacer des messages vers la boîte aux lettres d’archivage

L’utilisateur peut déplacer des messages d’une boîte aux lettres principale vers une boîte aux lettres d’archivage de plusieurs manières :

• Déplacer ou copier des messages manuellement : les utilisateurs peuvent déplacer ou copier manuellement des messages de leur boîte aux lettres principale ou d’un fichier .pst vers leur boîte aux lettres d’archivage. La boîte aux lettres d’archivage apparaît sous la forme d’une autre boîte aux lettres Outlook et Outlook sur le web ou comme un fichier .pst monté dans Outlook.

• Déplacer ou copier des messages à l’aide des règles de boîte de réception : les utilisateurs peuvent créer des règles de boîte de réception dans Outlook pour déplacer automatiquement les messages vers un dossier de leur boîte aux lettres d’archivage.

• Déplacer des messages à l’aide de stratégies de rétention : vous pouvez utiliser des stratégies de rétention pour déplacer automatiquement les messages vers la boîte aux lettres d’archivage. Les utilisateurs peuvent également appliquer une balise personnelle pour déplacer des messages vers leur boîte aux lettres d’archivage. Pour plus d’informations sur les stratégies d’archivage et de rétention, consultez la section suivante de cette rubrique.

• Importer des messages à partir de fichiers .pst : dans Exchange Server, vous pouvez utiliser une demande d’importation de boîte aux lettres pour importer des messages d’un fichier .pst dans l’archive ou la boîte aux lettres principale d’un utilisateur. Pour plus d’informations, consultez Importation et exportation de boîtes aux lettres dans Exchange Server.

Stratégies d’archivage et de rétention

Dans Exchange Server, vous pouvez appliquer des stratégies d’archivage à une boîte aux lettres pour déplacer automatiquement les messages de la boîte aux lettres principale d’un utilisateur vers la boîte aux lettres d’archivage après une période spécifiée. Les stratégies d’archivage sont des stratégies de rétention mises en œuvre par la création de balises de rétention qui spécifient l’action Déplacer vers l’archive.

Les messages sont déplacés dans un dossier de la boîte aux lettres d'archivage qui porte le même nom que le dossier source dans la boîte aux lettres principale. Si un dossier portant un nom identique n'existe pas dans la boîte aux lettres d'archivage, il est créé lorsque l'Assistant Dossier géré déplace un message. La création d'une hiérarchie de dossiers similaire dans la boîte aux lettres d'archivage permet à l'utilisateur de trouver les messages plus facilement.

Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention, les balises de rétention et l’action de rétention Déplacer vers archive, consultez Balises de rétention et stratégies de rétention dans Exchange Server.

Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie par défaut

Exchange Server programme d’installation crée une stratégie d’archivage et de rétention par défaut nommée Stratégie MRM par défaut. Cette stratégie comprend des balises de rétention qui spécifient l'action Déplacer vers l'archive, comme indiqué dans le tableau suivant.

Si vous activez une boîte aux lettres d’archivage pour un utilisateur de boîte aux lettres et que cette dernière n’est pas associée à une stratégie de rétention, la stratégie d’archivage et de rétention par défaut est automatiquement attribuée. Une fois que l’Assistant Dossier géré traite la boîte aux lettres, l’utilisateur peut accéder aux balises et marquer les dossiers ou les messages à déplacer dans la boîte aux lettres d’archivage. Par défaut, les messages électroniques de toute la boîte aux lettres sont déplacés dans la boîte aux lettres d’archivage après deux ans.

Avant de configurer les boîtes aux lettres d'archivage pour vos utilisateurs, nous vous recommandons de les informer des stratégies d'archivage qui seront appliquées à leur boîte aux lettres et de les former ou de les documenter selon leurs besoins. Ces informations devront porter sur les éléments suivants :

• Fonctionnalités disponibles dans la boîte aux lettres d’archivage, ainsi que dans les stratégies d’archivage et de rétention par défaut.

• Informations sur le moment où les messages sont automatiquement déplacés vers la boîte aux lettres d’archivage.

• Informations concernant la hiérarchie de dossiers créée dans la boîte aux lettres d'archivage.

• Méthode permettant d'appliquer des balises personnelles (affichées dans le menu Stratégie d'archivage de Outlook et de Outlook sur le web).

Quotas d’archivage

Les boîtes aux lettres d’archivage sont conçues pour permettre aux utilisateurs d’enregistrer l’historique des données de messagerie en dehors de leur boîte aux lettres principale. Les utilisateurs se servent souvent des fichiers .pst en raison de quotas de stockage de boîte aux lettres faibles et des restrictions imposées lorsque ces quotas sont dépassés. Par exemple, les utilisateurs peuvent ne pas être autorisés à envoyer des messages lorsque la taille de leur boîte aux lettres dépasse le Quota d’interdiction d’envoi. De même, les utilisateurs peuvent ne pas être autorisés à envoyer ni à recevoir des messages lorsque la taille de leur boîte aux lettres dépasse le quota Interdire l’envoi et la réception.

Pour ne pas avoir à recourir aux fichiers .pst, vous pouvez fournir une boîte aux lettres d’archivage avec des limites de stockage qui répondent aux exigences de l’utilisateur. Toutefois, en même temps, vous souhaiterez probablement continuer à contrôler les quotas de stockage et la croissance des boîtes aux lettres d’archivage pour surveiller les coûts et l’expansion.

Pour ce faire, vous pouvez configurer les boîtes aux lettres d’archivage avec un quota d’avertissement d’archivage et un quota d’archivage. Lorsqu’une boîte aux lettres d’archivage dépasse le quota d’avertissement d’archivage spécifié, un événement d’avertissement est consigné dans le journal des événements d’application. Lorsqu’une boîte aux lettres d’archivage dépasse le quota d’archivage spécifié, les messages ne sont plus placés dans la boîte aux lettres d’archivage, un événement d’avertissement est consigné dans le journal des événements d’application et un message de quota est envoyé à l’utilisateur de la boîte aux lettres. Par défaut, dans Exchange Server, le quota d’avertissement d’archivage est défini sur 90 Go et le quota d’archivage est défini sur 100 Go.

Le tableau suivant affiche la liste des évènements consignés et des messages d’avertissement envoyés lorsque le quota d’avertissement d’archivage et le quota d’archivage sont atteints.

Archivage inaltérable et autres fonctionnalités Exchange

Cette section décrit la relation entre l’archivage inaltérable et d’autres fonctionnalités Exchange :

• Recherche Exchange : la possibilité de rechercher rapidement des messages devient encore plus critique avec les boîtes aux lettres d’archivage. Pour la recherche d’Exchange, il n’existe aucune différence entre la boîte aux lettres d’archivage et la boîte aux lettres principale. Le contenu des deux boîtes aux lettres est indexé. Dans la mesure où la boîte aux lettres d'archivage n'est pas mise en cache sur l'ordinateur d'un utilisateur (même en utilisant Outlook en mode Exchange mis en cache), les résultats de recherche pour la boîte aux lettres d'archivage sont toujours fournis par la recherche d'Exchange. Lors de la recherche dans l’ensemble de la boîte aux lettres dans Outlook, les résultats de la recherche incluent la boîte aux lettres principale et la boîte aux lettres d’archivage des utilisateurs.

• eDiscovery in-Place : lorsqu’un gestionnaire de découverte effectue une recherche In-Place eDiscovery, les boîtes aux lettres d’archivage des utilisateurs font également l’objet d’une recherche. Aucune option ne permet d’exclure les boîtes aux lettres d’archivage lors de la création d’une recherche de découverte dans le Centre d’administration Exchange (CAE). Lorsque vous utilisez Exchange Management Shell pour créer une recherche de découverte, vous pouvez exclure l’archive à l’aide du commutateur DoNotIncludeArchive . Pour plus d'informations, consultez la rubrique New-MailboxSearch. Pour plus d’informations, consultez In-Place eDiscovery in Exchange Server.

• Conservation sur place et conservation pour litige : lorsque vous placez une boîte aux lettres sur In-Place conservation ou pour litige, la conservation est placée sur la boîte aux lettres principale et sur la boîte aux lettres d’archivage. Pour plus d’informations, consultez Conservation sur place et Conservation pour litige dans Exchange Server.

• Dossier Éléments récupérables : la boîte aux lettres d’archivage contient son propre dossier Éléments récupérables et est soumise aux mêmes quotas de dossier Éléments récupérables que la boîte aux lettres principale. Pour en savoir plus sur les éléments récupérables, consultez dossier Éléments récupérables dans Exchange Server.

• Archivage Skype Entreprise contenu dans Exchange : vous pouvez archiver les conversations de messagerie instantanée et les documents de réunion en ligne partagés dans la boîte aux lettres principale de l’utilisateur. La boîte aux lettres doit résider sur un serveur de boîtes aux lettres Exchange et vous devez avoir déployé Skype Entreprise Server 2015 dans votre organisation.

Gestion des boîtes aux lettres d’archivage

Dans Exchange Server, la création et la gestion des boîtes aux lettres d’archivage sont intégrées aux tâches courantes de gestion des boîtes aux lettres. Pour connaître les procédures pas à pas, consultez Gérer les archives In-Place dans Exchange Server.

• Création d’une boîte aux lettres d’archivage : vous pouvez activer une boîte aux lettres d’archivage pour une boîte aux lettres existante ou créer une boîte aux lettres d’archivage lors de la création d’une boîte aux lettres.

• Déplacement d’une boîte aux lettres d’archivage : vous pouvez déplacer la boîte aux lettres d’un utilisateur vers une autre base de données de boîtes aux lettres sur le même serveur de boîtes aux lettres ou vers un autre serveur, indépendamment de la boîte aux lettres principale. Pour déplacer la boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur, vous devez créer une demande de déplacement de boîte aux lettres. Pour plus d’informations, consultez Gérer les déplacements de boîtes aux lettres locaux dans Exchange Server.

• Désactivation d’une boîte aux lettres d’archivage : vous pouvez désactiver la boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur à des fins de résolution des problèmes ou si vous déplacez la boîte aux lettres principale vers une version d’Exchange qui ne prend pas en charge l’archivage In-Place. La procédure de désactivation d’une boîte aux lettres d’archivage est semblable à celle utilisée pour une boîte aux lettres principale. Dans le cas de déploiements locaux, une boîte aux lettres d’archivage désactivée est conservée dans la base de données de boîtes aux lettres jusqu’à ce que la période de rétention de la boîte aux lettres supprimée ait expiré. Durant cette période, vous pouvez reconnecter cette boîte aux lettres d’archivage désactivée à la boîte aux lettres principale d’un utilisateur. À l’issue de la période de rétention de la boîte aux lettres supprimée, la boîte aux lettres d’archivage déconnectée est définitivement supprimée de la base de données de boîtes aux lettres.

• Récupération des statistiques de boîte aux lettres et des statistiques de dossier : vous pouvez récupérer les statistiques de boîte aux lettres et de dossiers de boîtes aux lettres pour la boîte aux lettres d’archivage d’un utilisateur à l’aide du commutateur Archive avec les applets de commande Get-MailboxStatistics et Get-MailboxFolderStatistics .

• Tester la connectivité de l’archive : dans Exchange Server, vous pouvez utiliser l’applet de commande Test-ArchiveConnectivity pour tester la connectivité à la boîte aux lettres d’archivage locale ou cloud d’un utilisateur spécifié.