Comparer les offres et attribuer un contrat

Mise à jour : October 9, 2014

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Cette rubrique décrit comment évaluer des offres et attribuer un contrat une fois que les fournisseurs ont répondu à votre appel d'offre.

Si vous exécutez une version de Microsoft Dynamics AX antérieure à Microsoft Dynamics AX 2012 R3, passez à l'étape 5.

La figure suivante représente le processus de réception d'offres de fournisseurs, d'évaluation de chaque offre, puis d'acceptation d'une offre. Cette procédure couvre les cinq étapes numérotées. Après avoir accepté une offre pour l'appel d'offre, vous transférez les informations vers une commande fournisseur.

1. Facultatif : Ouvrir des offres scellées

Cette section s'applique si vous exécutez AX 2012 R3 et utilisez des offres scellées.

Lorsque les appels d'offre sont scellés, les montants et quantités de la ligne d'offre sont masqués pour toutes les personnes consultant l'appel d'offre à l'exception du fournisseur faisant l'offre. Vous pouvez desceller un appel d'offre scellé seulement après la date et l'heure d'expiration spécifiées. Vous ne pouvez pas accepter ou rejeter l'offre tant que vous ne l'avez pas descellée. Pour plus d'informations, voir À propos des offres scellées.

Pour ouvrir une offre scellée (appel d'offre), procédez comme suit :

1. Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes de devis > Réponses aux appels d'offre.

2. Utilisez les options de filtre pour rechercher l'appel d'offre à utiliser, puis ouvrez-le.

3. Dans l'écran Réponse de l'appel d'offre, si le type d'offre est Scellé et que la date d'expiration est atteinte, alors sous l'onglet Répondre, cliquez sur Desceller les offres.

2. Facultatif : Entrer des scores pour les offres

Cette section s'applique si vous exécutez AX 2012 R3 et souhaitez attribuer un score aux offres.

Si une méthode d'attribution de score est associée à l'appel d'offre, vous pouvez évaluer l'offre en fonction des critères d'attribution de score. Ceux-ci sont basés sur un niveau global de l'offre. Pour plus d'informations, voir Créer et utiliser des critères et méthodes d'attribution de score.

Pour attribuer un score à une offre, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes de devis > Réponses aux appels d'offre.

2. Utilisez les options de filtre pour rechercher l'appel d'offre auquel attribuer un score, puis ouvrez-le.

3. Dans l'écran Réponse de l'appel d'offre, cliquez sur l'organisateur Attribution de score de l'offre.

4. Entrez un score dans la plage pour chaque critère.

5. Pour afficher les scores totaux des fournisseurs ayant fait les offres, ouvrez la page de liste Toutes les demandes de devis, cliquez sur l'organisateur Fournisseur, puis consultez la colonne Score.

6. Vous pouvez filtrer les offres à l'aide de la liste Afficher. Par exemple, vous pouvez afficher les lignes avec le prix le moins élevé. Vous pouvez également exclure ou inclure les lignes rejetées, les lignes refusées, les lignes acceptées, et les celles auxquelles le fournisseur n'a pas répondu.

3. Comparer les offres

Cette section s'applique si vous exécutez AX 2012 R3 et souhaitez comparer les informations entre les offres, indépendamment du fait que vous leur ayez attribué un score ou non.

Pour comparer des offres, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes de devis > Toutes les demandes de devis.

2. Cliquez sur l'appel d'offre pour lequel vous souhaitez comparer des offres.

3. Dans le volet Actions, sous l'onglet Devis, cliquez sur Comparer les réponses.

4. Dans l'écran Comparer les réponses aux appels d'offre, comparez les lignes des offres du fournisseur. Utilisez la liste Afficher et les cases à cocher pour filtrer les résultats. Par défaut, les informations suivantes sont affichées dans la liste :

   • Quantité – Quantité faisant l'objet d'un devis d'un fournisseur. Celle-ci peut ne pas être égale à la quantité indiquée dans l'appel d'offre.

   • Montant HT – Prix du devis d'un fournisseur, après soustraction de toutes les remises pour les articles de la ligne.

   • Écart – Nombre de jours d'écart entre la date de livraison de l'en-tête ou la ligne de l'offre et la date de livraison de l'en-tête ou la ligne de l'appel d'offre.

5. Si vous souhaitez ajouter des colonnes pour indiquer des informations dans d'autres champs de l'appel d'offre, tel que la couleur ou le numéro de série, cliquez sur Affichage des dimensions.

6. Cliquez sur une ligne de la liste pour la sélectionner.

7. Dans le volet le plus à droite de l'écran, développez la section Prix de ligne pour afficher le prix unitaire et d'autres détails sur la ligne.

8. Dans l'organisateur Attribution de score de l'offre, sous Logique d'attribution de score, vous pouvez indiquer un statut pour la réponse du fournisseur et ajouter un commentaire.

   Notes

   Pour créer des catégories de statut, voir Paramétrage d'appels d'offre.

9. Facultatif : Vous pouvez accepter et rejeter des offres dans l'écran Comparer les réponses aux appels d'offre, ou comme une tâche distincte. Pour plus d'informations sur l'acceptation et le rejet d'offres, voir l'étape 5, « Accepter, rejeter ou renvoyer des offres ».

4. Facultatif : Classer les offres

Cette section s'applique si vous exécutez AX 2012 R3 et souhaitez classer les offres entre elles.

Lorsque vous comparez les devis des offres qualifiées, vous pouvez classer les offres au niveau de l'en-tête. Pour ce faire, filtrez et triez par les informations les plus pertinentes, telles que le prix ou le score.

Pour classer les offres, procédez comme suit pour chaque offre :

1. Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes de devis > Réponses aux appels d'offre.

2. Utilisez les options de filtre pour rechercher l'offre à classer, puis ouvrez-la.

3. Dans l'écran Réponse de l'appel d'offre, ouvrez l'organisateur Attribution de score de l'offre.

4. Entrez un numéro dans le champ Rang.

Pour comparer les offres classées, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes de devis > Réponses aux appels d'offre.

2. Utilisez les options de filtre pour rechercher l'appel d'offre dont vous souhaitez comparer les offres classées, puis cliquez sur l'une des offres.

3. Dans le volet Actions, sous l'onglet Général, cliquez sur Comparer les réponses.

4. Triez la liste comme vous avez besoin.

5. Accepter, rejeter ou renvoyer des offres

Vous pouvez accepter ou rejeter une offre dans son intégralité, ou des lignes individuelles d'une offre. Vous pouvez également renvoyer une offre au fournisseur pour obtenir davantage d'informations.

Pour accepter des lignes d'une offre individuelle d'un fournisseur, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes de devis > Réponses aux appels d'offre.

2. Ouvrez l'offre avec laquelle vous souhaitez travailler.

3. Dans l'écran Réponse de l'appel d'offre, exécutez l'une des procédures suivantes :

   • Si vous souhaitez accepter toutes les lignes d'une offre, dans le volet Actions, sous l'onglet Répondre, cliquez sur Accepter. Pour un type d'achat Demande d'achat, si d'autres lignes sont présentes, vous pouvez uniquement accepter la ligne d'offre d'origine ou sa remplaçante, mais pas les deux.

   • Si vous souhaitez accepter uniquement certaines des lignes d'une offre, dans le volet Actions, cliquez sur Modifier. Activez la case à cocher Marquer pour les lignes que vous souhaitez conserver, puis dans le volet Actions, cliquez sur Accepter.

     Notes

   Vous pouvez accepter l'offre d'un fournisseur pour certaines lignes d'un appel d'offre, et attribuer d'autres lignes d'appel d'offre à un autre fournisseur.

4. L'écran Validation de l'acceptation de l'appel d'offre s'affiche et affiche les lignes sélectionnées.

5. Cliquez sur Paramètres, puis dans le champ Motif d'acceptation, entrez un code motif. Cliquez sur OK

6. Cliquez sur Imprimer, puis activez la case à cocher Imprimer l'acceptation de l'appel d'offre pour imprimer la feuille d'acceptation de l'appel d'offre. Cliquez sur OK

7. Dans l'écran Validation de l'acceptation de l'appel d'offre, cliquez sur OK pour mettre à jour le statut des lignes de l'offre et imprimer la feuille d'acceptation de l'appel d'offre. Un journal des appels d'offre et une commande fournisseur sont créés automatiquement sur la base des lignes acceptées dans l'offre. Cliquez sur OK de nouveau dans le message qui s'affiche.

8. Facultatif : L'écran Validation du refus de l'appel d'offre s'ouvre et affiche les offres restantes, ainsi que les lignes non acceptées restantes dans l'offre en cours, pour que vous les rejetiez. Si vous souhaitez continuer sans rejeter explicitement les offres, cliquez sur Annuler. Si vous souhaitez rejeter les offres, cliquez sur OK.

   Notes

   Il n'est pas nécessaire d'activer la case à cocher Marquer pour les lignes que vous voulez rejeter.

Généralement, vous ne devez pas explicitement rejeter des offres, car l'acceptation d'une offre pour une ligne rejette automatiquement les lignes des offres concurrentes. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser la procédure suivante si par exemple, une offre ne respecte pas les critères définis et que vous souhaitez en informer le fournisseur. Vous pouvez procéder ainsi avant ou pendant l'attribution initiale du score ou la comparaison des offres.

Pour rejeter des lignes d'une offre, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes de devis > Réponses aux appels d'offre.

2. Ouvrez l'offre avec laquelle vous souhaitez travailler.

3. Dans l'écran Réponse de l'appel d'offre, exécutez l'une des procédures suivantes :

   • Si vous souhaitez rejeter toutes les lignes de l'offre, dans le volet Actions, sous l'onglet Répondre, cliquez sur Rejeter. L'écran Validation du refus de l'appel d'offre s'affiche et affiche l'offre sélectionnée. Cliquez sur OK

   • Si vous souhaitez rejeter uniquement certaines des lignes d'une offre, dans le volet Actions, cliquez sur Modifier. Activez la case à cocher Marquer des lignes que vous souhaitez rejeter. Dans le volet Actions, sous l'onglet Répondre, cliquez sur Rejeter. L'écran Validation du refus de l'appel d'offre s'affiche et affiche les lignes sélectionnées.

4. Cliquez sur Paramètres, puis dans le champ Motif du refus, entrez un code motif.

5. Cliquez sur Imprimer, puis activez la case à cocher Imprimer le refus de l'appel d'offre pour imprimer la feuille de rejet de l'appel d'offre.

6. Dans l'écran Validation du refus de l'appel d'offre, cliquez sur OK pour mettre à jour le statut des lignes rejetées de l'offre et imprimer la feuille de rejet de l'appel d'offre. Un journal des demandes de devis est créé.

Pour renvoyer une offre à un fournisseur pour plus d'informations, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes de devis > Réponses aux appels d'offre.

2. Ouvrez l'offre avec laquelle vous souhaitez travailler.

3. Dans l'écran Réponse de l'appel d'offre, dans le volet Actions, sous l'onglet Répondre, cliquez sur Retour.

4. Dans l'écran Renvoi d'appel d'offre, dans le volet inférieur, sélectionnez les lignes de l'offre que vous souhaitez renvoyer.

5. Cliquez sur Paramètres, puis dans le champ ID motif, entrez un code motif.

6. Cliquez sur Imprimer, puis activez la case à cocher Imprimer la réponse d'appel d'offre de retour pour imprimer la feuille de renvoi de l'appel d'offre.

7. Cliquez sur OK pour mettre à jour l'offre et imprimer la feuille de renvoi de l'offre à envoyer au fournisseur.

Étape suivante

Ensuite, vous transférez les informations de l'appel d'offre attribué vers une commande fournisseur que vous envoyez aux fournisseurs choisis. Pour plus d'informations, voir Créer une commande fournisseur.

Tâches connexes

Créer et utiliser des critères et méthodes d'attribution de score

Ajouter une ligne alternative à un appel d'offre

Créer une réponse à un appel d'offre

Modification d'un appel d'offre

À propos des offres scellées

À propos des offres de fournisseur

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