Libérer de l'espace de stockage dans Microsoft Dynamics 365
Date de publication : février 2017
S’applique à : Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online
Notes
Les informations fournies ici concernent les versions de Dynamics 365 précédant Dynamics 365 (online), version 9.0. Pour obtenir la dernière documentation, voir Libérer de l'espace de stockage.
Il s’agit de plusieurs méthodes visant à réduire l’espace de stockage utilisé via la suppression de différents types d’informations dans Microsoft Dynamics 365. Servez-vous d’une ou de plusieurs de ces méthodes pour contrôler l’utilisation de l’espace de stockage total de vos données avec Microsoft Dynamics 365. Vous pouvez supprimer certaines catégories de données en fonction des besoins, ou configurer la répétition de tâches de suppression en bloc à des intervalles définis.
Avertissement
Dans cette rubrique, il est suggéré de supprimer des notes, des pièces jointes, l'historique d'importation et d'autres données. Avant de supprimer des données, assurez-vous qu'elles ne sont plus nécessaires, car vous ne pourrez pas les restaurer. Il existe pas de fonction « Annuler » pour restaurer vos données une fois qu'elles ont été supprimées. Cela signifie qu'il est peut-être plus judicieux pour vous d'augmenter l'espace de stockage dont vous disposez avec votre Abonnement Microsoft Dynamics 365 plutôt que de réduire l'espace de stockage utilisé.
Notes
À l’exception des méthodes 3 et 5, toutes les méthodes présentées nécessitent que vous disposiez d’un rôle de sécurité Administrateur dans Microsoft Dynamics 365, par exemple Administrateur système. Vous avez ainsi l’autorisation nécessaire pour supprimer des enregistrements en bloc, ainsi que des tâches système.
Contenu de la rubrique
Méthode 1 : supprimer des messages électroniques faisant partie d'un processus d'envoi en nombre et des instances de workflow à l'aide d'une tâche de suppression en bloc
Méthode 2 : évaluer et supprimer des workflows interrompus
Méthode 3 : supprimer des pièces jointes au courrier électronique à l’aide de la fonction de recherche avancée
Méthode 4 : supprimer des messages électroniques avec des pièces jointes à l’aide d’une tâche de suppression en bloc
Méthode 5 : supprimer des notes avec pièces jointes à l’aide de la fonction de recherche avancée
Méthode 6 : supprimer des notes avec des pièces jointes à l’aide d’une tâche de suppression en bloc
Méthode 7 : supprimer les tâches de détection des doublons en bloc et les copies associées d'enregistrements dupliqués
Méthode 8 : supprimer des instances d'importation en bloc à l'aide d'une tâche de suppression en bloc
Méthode 9 : supprimer des instances de tâche de suppression en bloc à l'aide d'une tâche de suppression en bloc
Méthode 10 : supprimer les journaux d’audit
Méthode 1 : supprimer des messages électroniques faisant partie d'un processus d'envoi en nombre et des instances de workflow à l'aide d'une tâche de suppression en bloc
Avertissement
Si vous supprimez ces données, vous ne pourrez plus savoir si un message électronique a été envoyé dans le cadre d'un processus d'envoi en nombre ou si une règle de workflow a été exécutée sur un enregistrement. Les messages électroniques envoyés et les actions exécutées sur l'enregistrement du workflow sont conservés.
Accédez à Paramètres > Gestion des données. (Comment y accéder ?)
Sélectionnez Suppression d’enregistrements en bloc. Dans la barre de menu, sélectionnez Nouveau. L’Assistant Suppression en bloc s'ouvre.
Sélectionnez Suivant.
Dans la liste Rechercher, sélectionnez Tâches système.
Dans la zone de critères de recherche, ajoutez les critères similaires aux suivants :
Type de tâche système – Est égal à – Envoi en nombre ; Workflow;
Raison du statut – Est égal à – Réussi
Terminé le – Plus de X mois – 1
Groupez les trois lignes de critères :
Sélectionnez la flèche en regard de chaque ligne de critère, puis sélectionnez Sélectionner une ligne.
Une fois les trois lignes sélectionnées, sélectionnez Groupe ET.
Sélectionnez Suivant.
Dans la zone de texte Nom, entrez le nom de la tâche de suppression en bloc.
Sélectionnez la date et l’heure de début de la tâche, de préférence une heure à laquelle personne n’utilise Microsoft Dynamics 365.
Activez la case à cocher Exécuter cette tâche tous les, puis, dans la liste jours, sélectionnez la fréquence à laquelle la tâche doit être exécutée.
Si vous souhaitez envoyer une notification par message électronique, activez la case à cocher M'envoyer un courrier électronique (email@domain.com) lorsque cette tâche est terminée.
Sélectionnez Suivant, réexaminez la tâche de suppression en bloc, puis sélectionnez Envoyer pour créer la tâche périodique.
Méthode 2 : évaluer et supprimer des workflows interrompus
Des workflows sont parfois interrompus en raison d'une condition que ne pourra jamais être remplie ou pour toute autre raison faisant que le workflow ne pourra pas continuer.
Avertissement
Certains workflows sont interrompus car ils attendent une condition qui n'a pas encore été remplie, mais qui doit l'être. Par exemple, un workflow peut attendre qu'une tâche soit terminée.
Sélectionnez Recherche avancée.
Dans la liste Rechercher, sélectionnez Tâches système.
Dans la zone de critères de recherche, ajoutez les critères similaires aux suivants :
Type de tâche système – Est égal à – Workflow
Raison du statut – Est égal à – En attente
Groupez les lignes des deux critères :
Sélectionnez la flèche en regard de chaque ligne de critère, puis sélectionnez Sélectionner une ligne.
Une fois les trois lignes sélectionnées, sélectionnez Groupe ET.
Sélectionnez Rechercher.
Dans la fenêtre de résultats, vous pouvez ouvrir chaque élément afin de déterminer si le workflow peut être supprimé.
Méthode 3 : supprimer des pièces jointes au courrier électronique à l’aide de la fonction de recherche avancée
Avertissement
Si vous supprimez ces données, les pièces jointes ne seront plus disponibles dans Microsoft Dynamics 365. Toutefois, si vous les avez enregistrées dans Microsoft Office Outlook, elles seront toujours disponibles dans ce programme.
Sélectionnez Recherche avancée.
Dans la liste Rechercher, sélectionnez Messages électroniques.
Dans la zone de critères de recherche, ajoutez les critères similaires aux suivants :
Pièces jointes du courrier électronique (Élément)
Taille de fichier (octets) – Est supérieur à - Dans la zone de texte, tapez un nombre d'octets, par exemple, 25 000.
Sélectionnez Résultats.
Sous Activités, une liste des messages électroniques dont les pièces jointes dépassent « X » octets s’affiche. Examinez les messages électroniques et supprimez les pièces jointes en conséquence.
Méthode 4 : supprimer des messages électroniques avec des pièces jointes à l’aide d’une tâche de suppression en bloc
Avertissement
Si vous supprimez ces données, les messages électroniques et les pièces jointes associées ne seront plus disponibles dans Microsoft Dynamics 365. Toutefois, si vous les avez enregistrées dans Microsoft Office Outlook, elles seront toujours disponibles dans ce programme.
Accédez à Paramètres > Gestion des données. (Comment y accéder ?)
Sélectionnez Suppression en bloc des enregistrements, puis dans la barre de menu, sélectionnez Nouveau. L’Assistant Suppression en bloc s'ouvre.
Sélectionnez Suivant.
Dans la liste Rechercher, sélectionnez Messages électroniques.
Dans la zone de critères de recherche, ajoutez les critères similaires aux suivants :
Raison du statut – Est égal à – Terminé
Fin réelle – Plus de X mois – 1
Pièces jointes du courrier électronique (Élément)
Taille de fichier (octets) – Est supérieur à – Dans la zone de texte, tapez un nombre d'octets, par exemple, 25 000.
Groupez les lignes des deux premiers critères :
Sélectionnez la flèche en regard de chaque ligne de critère, puis sélectionnez Sélectionner une ligne.
Lorsque les deux lignes sont sélectionnées, sélectionnez Groupe ET.
Sélectionnez Suivant.
Dans la zone de texte Nom, entrez le nom de la tâche de suppression en bloc.
Sélectionnez la date et l’heure de début de la tâche, de préférence une heure à laquelle personne n’utilise Microsoft Dynamics 365.
Activez la case à cocher Exécuter cette tâche tous les, puis, dans la liste jours, sélectionnez la fréquence à laquelle la tâche doit être exécutée.
Si vous souhaitez envoyer une notification par message électronique, activez la case à cocher M'envoyer un courrier électronique (email@domain.com) lorsque cette tâche est terminée.
Sélectionnez Suivant, réexaminez la tâche de suppression en bloc, puis sélectionnez Envoyer pour créer la tâche périodique.
Méthode 5 : supprimer des notes avec pièces jointes à l’aide de la fonction de recherche avancée
Avertissement
Si vous supprimez ces données, les notes et les pièces jointes associées ne seront plus disponibles dans Microsoft Dynamics 365.
Sélectionnez Recherche avancée.
Dans la liste Rechercher, sélectionnez Notes.
Dans la zone de critères de recherche, ajoutez les critères similaires aux suivants :
Taille de fichier (octets) – Est supérieur à – Dans la zone de texte, tapez un nombre d'octets, par exemple, 1 048 576.
Sélectionnez Résultats.
Une liste des pièces jointes dont la taille est supérieure à la taille spécifiée s’affiche.
Sélectionnez une ou plusieurs pièces jointes, puis sélectionnez Supprimer (X).
Méthode 6 : supprimer des notes avec des pièces jointes à l’aide d’une tâche de suppression en bloc
Avertissement
Si vous supprimez ces données, les notes et les pièces jointes associées ne seront plus disponibles dans Microsoft Dynamics 365.
Accédez à Paramètres > Gestion des données. (Comment y accéder ?)
Sélectionnez Suppression en bloc des enregistrements, puis dans la barre de menu, sélectionnez Nouveau. L’Assistant Suppression en bloc s'ouvre.
Sélectionnez Suivant.
Dans la liste Rechercher, sélectionnez Notes.
Dans la zone de critères de recherche, ajoutez les critères similaires aux suivants :
Taille de fichier (octets) – Est supérieur à – Dans la zone de texte, tapez un nombre d'octets, par exemple, 1 048 576.
Créé le – Plus de X mois – 1
Groupez les lignes des deux critères :
Sélectionnez la flèche en regard de chaque ligne de critère, puis sélectionnez Sélectionner une ligne.
Une fois les trois lignes sélectionnées, sélectionnez Groupe ET.
Sélectionnez Suivant.
Dans la zone de texte Nom, entrez le nom de la tâche de suppression en bloc.
Sélectionnez la date et l’heure de début de la tâche, de préférence une heure à laquelle personne n’utilise Microsoft Dynamics 365.
Activez la case à cocher Exécuter cette tâche tous les, puis, dans la liste jours, sélectionnez la fréquence à laquelle la tâche doit être exécutée.
Si vous souhaitez envoyer une notification par message électronique, activez la case à cocher M'envoyer un courrier électronique (email@domain.com) lorsque cette tâche est terminée.
Sélectionnez Suivant, réexaminez la tâche de suppression en bloc, puis sélectionnez Envoyer pour créer la tâche périodique.
Méthode 7 : supprimer les tâches de détection des doublons en bloc et les copies associées d'enregistrements dupliqués
À chaque exécution d'une tâche de détection des doublons, une copie de chaque enregistrement dupliqué est stockée dans la base de données. Par exemple, si 100 enregistrements sont dupliqués, à chaque exécution d'une tâche de détection des doublons, qu'elle soit manuelle ou automatique, ces 100 enregistrements sont stockés dans la base de données sous cette instance de cette tâche jusqu'à ce que les doublons soient fusionnés ou supprimés, ou jusqu'à ce que l'instance de cette tâche de détection des doublons soit supprimée.
Accédez à Paramètres > Gestion des données. (Comment y accéder ?)
Sélectionnez Tâches de détection de doublons
Sélectionnez les instances de tâche de détection des doublons que vous voulez supprimer, puis sélectionnez Supprimer (X).
Pour éviter d'utiliser de l'espace de stockage pour rien, veillez à rapidement résoudre les doublons de manière à ce qu'ils ne soient pas stockés dans plusieurs tâches de détection des doublons.
Méthode 8 : supprimer des instances d'importation en bloc à l'aide d'une tâche de suppression en bloc
Pour chaque importation en bloc, une tâche système est associée à cette importation. Les détails de la tâche système montrent quels enregistrements ont été importés avec succès et quels enregistrements ont échoué.
Avertissement
Après avoir supprimé ces tâches d'importation en bloc, vous ne pourrez plus savoir quelles données ont été importées et ne pourrez pas restaurer l'importation.
Accédez à Paramètres > Gestion des données. (Comment y accéder ?)
Sélectionnez Suppression en bloc des enregistrements, puis dans la barre de menu, sélectionnez Nouveau. L’Assistant Suppression en bloc s'ouvre.
Sélectionnez Suivant.
Dans la liste Rechercher, sélectionnez Tâches système.
Dans la zone de critères de recherche, ajoutez les critères similaires aux suivants :
Type de tâche système – Est égal à – Importer
Raison du statut – Est égal à – Réussi
Terminé le – Plus de X mois – 1
Groupez les trois lignes de critères :
Sélectionnez la flèche en regard de chaque ligne de critère, puis sélectionnez Sélectionner une ligne.
Une fois les trois lignes sélectionnées, sélectionnez Groupe ET.
Sélectionnez Suivant.
Dans la zone de texte Nom, entrez le nom de la tâche de suppression en bloc.
Sélectionnez la date et l’heure de début de la tâche, de préférence une heure à laquelle personne n’utilise Microsoft Dynamics 365.
Activez la case à cocher Exécuter cette tâche tous les, puis, dans la liste jours, sélectionnez la fréquence à laquelle la tâche doit être exécutée.
Si vous souhaitez envoyer une notification par message électronique, activez la case à cocher M'envoyer un courrier électronique (email@domain.com) lorsque cette tâche est terminée.
Sélectionnez Suivant, réexaminez la tâche de suppression en bloc, puis sélectionnez Envoyer pour créer la tâche périodique.
Méthode 9 : supprimer des instances de tâche de suppression en bloc à l'aide d'une tâche de suppression en bloc
Lorsque vous supprimez en bloc des données, comme c'est le cas dans de nombreuses méthodes décrites dans cet article, une tâche système de suppression en bloc est créée et peut être supprimée.
Avertissement
Lorsque vous supprimez ces tâches, vous perdez l'historique des tâches de suppression en bloc précédentes que vous avez exécutées.
Accédez à Paramètres > Gestion des données. (Comment y accéder ?)
Sélectionnez Suppression en bloc des enregistrements, puis dans la barre de menu, sélectionnez Nouveau. L’Assistant Suppression en bloc s'ouvre.
Sélectionnez Suivant.
Dans la liste Rechercher, sélectionnez Tâches système.
Dans la zone de critères de recherche, ajoutez les critères similaires aux suivants :
Type de tâche système – Est égal à – Supprimer en bloc
Raison du statut – Est égal à – Réussi
Terminé le – Plus de X mois – 1
Notes
Vous pouvez également supprimer des tâches qui ont échoué ou ont été annulées.
Groupez les trois lignes de critères :
Sélectionnez la flèche en regard de chaque ligne de critère, puis sélectionnez Sélectionner une ligne.
Une fois les trois lignes sélectionnées, sélectionnez Groupe ET.
Sélectionnez Suivant.
Dans la zone de texte Nom, entrez le nom de la tâche de suppression en bloc.
Sélectionnez la date et l’heure de début de la tâche, de préférence une heure à laquelle personne n’utilise Microsoft Dynamics 365.
Activez la case à cocher Exécuter cette tâche tous les, puis, dans la liste jours, sélectionnez la fréquence à laquelle la tâche doit être exécutée.
Si vous souhaitez envoyer une notification par message électronique, activez la case à cocher M'envoyer un courrier électronique (email@domain.com) lorsque cette tâche est terminée.
Sélectionnez Suivant, réexaminez la tâche de suppression en bloc, puis sélectionnez Envoyer pour créer la tâche périodique.
Méthode 10 : supprimer les journaux d’audit
Lorsque vous activez l’audit, Microsoft Dynamics 365 crée des journaux d’audit pour stocker l’historique d’audit des enregistrements. Vous pouvez supprimer ces journaux d’audit pour libérer de l’espace lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
Avertissement
Lorsque vous supprimez un journal d'audit, vous ne pouvez plus consulter l'historique d'audit des enregistrements pour la période couvrant ce journal d'audit.
Accédez à Paramètres > Audit. (Comment y accéder ?)
Dans la zone Audit, sélectionnez Gestion des journaux d’audit.
Sélectionnez le journal d’audit le plus ancien, puis sélectionnez Supprimer les journaux.
Dans le message de confirmation, sélectionnez OK..
Notes
Vous ne pouvez supprimer que le journal d’audit le plus ancien sur le système. Pour supprimer plusieurs journaux, vous devez répéter l’opération de suppression du journal d’audit le plus ancien disponible jusqu’à ce que suffisamment de journaux aient été supprimés.
Voir aussi
Gérer vos données
Chiffrement de données
Gestion des instances Microsoft Dynamics 365 (en ligne)
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