Planifier les bibliothèques de biens numériques dans SharePoint Server 2013

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La bibliothèque de biens SharePoint Server 2013 est une bibliothèque de documents spéciale. Il s'agit d'une collection de fichiers multimédias, tels que des fichiers image, audio et vidéo, qui est partagée avec les autres utilisateurs du site.

Pour plus d'informations sur la gestion des biens numériques, voir Vue d'ensemble de la gestion des biens numériques dans SharePoint Server 2013.

Vue d’ensemble de la bibliothèque de biens

Les bibliothèques de biens sont des collections de fichiers multimédias dans SharePoint Server 2013 à partager avec les autres utilisateurs du site. Dans le cadre de la planification de la gestion des biens numériques, vous devez évaluer quel type de bibliothèque de biens correspond le mieux aux besoins de l'organisation. Étant donné que la bibliothèque de ressources est une bibliothèque SharePoint Server 2013 avec des types de contenu spécialisés pour les ressources numériques, vous utilisez la plupart des mêmes méthodes que celles utilisées pour planifier une solution de gestion de documents.

Vous pouvez utiliser une bibliothèque de biens des deux façons suivantes :

  • En tant que bibliothèque de documents générale pour les ressources numériques au niveau de l’équipe. La bibliothèque de ressources stocke des images, des fichiers audio et vidéo à utiliser par une équipe. Un propriétaire de site peut accorder à tous les membres de l’équipe des autorisations pour charger, organiser et gérer des ressources, ou vous pouvez limiter la tâche d’organisation et de gestion des ressources à un petit sous-ensemble de personnes de l’équipe.

    Remarque

    SharePoint Server 2013 ne prend pas en charge la diffusion en direct des contenus audio et vidéo.

  • Comme un référentiel centralisé de biens numériques pour l'organisation. Dans ce cas, vous utilisez les approbations de contenu et les flux de travail pour tous les biens ajoutés à la bibliothèque. Les différentes phases du processus d'approbation sont prises en charge par les utilisateurs selon leur rôle. Par exemple, les concepteurs graphiques et les producteurs audio/vidéo peuvent télécharger des biens dans la bibliothèque. En revanche, un gestionnaire de contenu est responsable de classer les biens entrants, d'assigner des métadonnées supplémentaires aux biens et de les approuver avant leur publication.

Pour connaître les situations dans lesquelles utiliser une bibliothèque de biens numériques, consultez la section relative aux scénarios d’utilisation de la bibliothèque de biens dans Overview of managing digital assets in SharePoint Server 2013.

Planifier les bibliothèques de biens

La planification des bibliothèques de biens dans le but d’obtenir une solution de gestion des biens numériques comprend les étapes suivantes :

  1. Identifier les rôles utiles à la gestion des biens numériques

  2. Analyser l'utilisation des biens

  3. Planifier l'organisation des bibliothèques de biens

  4. Planifier les types de contenu

  5. Planifier la gouvernance du contenu des biens numériques

  6. Planifier les flux de travail

  7. Planifier les stratégies

  8. Autres utilisations d’une bibliothèque de biens

Identifier les rôles utiles à la gestion des biens numériques

La première étape de la planification d’une bibliothèque de biens numériques consiste à déterminer quels en sont les participants et les intervenants. Identifiez les personnes responsables de la création des biens numériques au sein de l'organisation ainsi que les types de biens créés, les personnes responsables de la gestion des biens et celles responsables de la maintenance des serveurs sur lesquels sont stockés les biens. Pour plus d’informations et pour obtenir une feuille de calcul permettant d’enregistrer les données que vous collectez, voir Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents dans SharePoint Server.

Analyser l’utilisation des biens

Une fois que vous avez identifié les personnes qui travaillent sur les ressources, déterminez les types de ressources sur lesquelles elles travaillent et comment elles les utilisent. Cela vous permet de déterminer comment structurer les bibliothèques de ressources, le nombre de bibliothèques requises, les types de contenu à utiliser pour les ressources et les stratégies de gestion des informations à appliquer aux bibliothèques de ressources. Étant donné que la taille de la plupart des ressources numériques est beaucoup plus grande que celle des documents standard, vous devez également planifier la capacité de stockage. Pour plus d’informations et pour obtenir une feuille de calcul permettant d’enregistrer les données que vous collectez, voir Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents dans SharePoint Server.

Planifier l’organisation des bibliothèques de biens

Lors de la planification des bibliothèques de biens, vous devez définir l’emplacement dans lequel vous allez les créer, leur utilisation, leur nombre et la façon de les organiser. La méthode de planification des bibliothèques de biens est la même que celle employée pour les bibliothèques de documents. Cette section décrit les étapes à suivre pour planifier des bibliothèques de biens :

  • Déterminer le nombre de bibliothèques de biens nécessaires

  • Définir l'emplacement de chaque bibliothèque de biens

  • Choisir entre bibliothèque fixe ou collaborative

  • Définir la façon d'organiser la bibliothèque de biens

Déterminer le nombre de bibliothèques de biens nécessaires. Comme pour les étapes précédentes d'analyse et de planification, cette décision dépend aussi de l'utilisation future de la bibliothèque de biens. Par exemple, si chacune de vos équipes doit utiliser des bibliothèques de biens pour collaborer et nécessite également une gouvernance du contenu, comme la gestion des versions, lorsqu'elle travaille sur des biens, vous pouvez créer une bibliothèque de biens pour chaque site d'équipe. Les équipes peuvent ensuite gérer seules leurs propres biens. Si vous souhaitez que la bibliothèque de biens serve de référentiel centralisé à grande échelle utilisé par de nombreuses équipes, vous pouvez créer une seule bibliothèque de biens. Ensuite, vous pouvez ajuster les autorisations afin de contrôler la façon dont les personnes utilisent et gèrent la bibliothèque, ainsi que la façon dont elles effectuent des recherches dans cette dernière. Pour plus d’informations, voir Plan document libraries in SharePoint 2013.

Remarque

Si vous activez le cache sur disque pour une application web, chaque collection de sites de cette application web l'utilisera. Si la plupart des sites ne requièrent pas de cache sur disque, placez dans une application web distincte uniquement les collections de sites contenant une bibliothèque de biens qui nécessite le cache sur disque.

Définir l'emplacement de chaque bibliothèque de biens. L'emplacement de la bibliothèque de biens dépend de l'usage prévu pour celle-ci. Pour une bibliothèque de biens utilisée au niveau de l'équipe, vous pouvez créer la bibliothèque de biens au niveau du site. Pour un référentiel centralisé, vous pouvez créer la bibliothèque de biens au niveau de la collection de sites. Si vous prévoyez d'utiliser la bibliothèque de biens avec un site web de publication, placez la bibliothèque dans la même collection de sites que le site de publication afin que les fichiers de biens utilisés par les pages de publication soient disponibles sur le site de publication. Servez-vous de l'analyse de biens effectuée précédemment pour identifier les personnes qui créent et utilisent les biens ainsi que la façon dont elles les utilisent. Cela vous permettra de déterminer où, dans l'entreprise, les bibliothèques de biens sont nécessaires.

Choisir entre bibliothèque fixe ou collaborative. Selon la situation, la bibliothèque de biens sera soit une bibliothèque fixe, soit un environnement de collaboration. Dans une bibliothèque fixe, les biens complets sont archivés et la bibliothèque est en lecture seule. Dans un environnement de collaboration, la gestion des versions est activée pour la bibliothèque et les utilisateurs disposant des autorisations appropriées ont accès aux biens existants en lecture et en écriture.

Définir la façon d'organiser la bibliothèque de biens. Vous pouvez envisager de stocker l'ensemble des biens à la racine de la bibliothèque de biens et utiliser des vues personnalisées pour les utilisateurs afin d'afficher les biens en fonction de critères déterminés. Vous pouvez également utiliser des dossiers pour organiser les biens suivant vos propres critères. Vous pouvez par exemple classer les fichiers vidéo dans un dossier et les fichiers audio dans un autre. Vous pouvez aussi créer des dossiers selon les produits et ainsi placer l'ensemble des biens relatifs à un produit particulier dans le dossier correspondant. Servez-vous de l’analyse de biens effectuée précédemment pour déterminer les utilisations les plus fréquentes des biens dans votre organisation.

Planifier les types de contenu

Les contenus compris dans une bibliothèque de biens sont de type image, audio et vidéo. Vous pouvez utiliser ces types de contenu ou créer des types de contenu personnalisés qui en sont dérivés en fonction de la classification que requiert votre organisation. Par exemple, vous pouvez créer deux types de contenu différents pour les affiches et les logos de produits, et dériver les caractéristiques de base de ces nouveaux types de contenu à partir du type de contenu image. Cette organisation vous permet d'associer des propriétés distinctes pour les deux nouveaux types de contenu, de spécifier différents flux de travail ou de définir différentes stratégies de gestion des informations en fonction des types de contenu. Pour plus d'informations, voir Planifier les types de contenu et les flux de travail dans SharePoint 2013.

Planifier la gouvernance du contenu des biens numériques

Vous devez prévoir un niveau de contrôle approprié pour chaque type de contenu et un emplacement de stockage adapté pour les biens numériques. Par exemple, si la bibliothèque de biens est une solution collaborative, vous pouvez utiliser la gestion des versions afin de stocker les itérations successives des biens dans la bibliothèque, ce qui exigera des utilisateurs qu'ils archivent et extraient les biens avant de les utiliser. Vous pouvez également définir un processus d'approbation afin de ne publier que les biens approuvés. Pour plus d'informations, voir Planifier le contrôle de version, l'approbation du contenu et les contrôles d'extraction dans SharePoint 2013.

Planifier les flux de travail

Les flux de travail utilisés pour réaliser des tâches de gestion sur les biens de la bibliothèque de biens sont semblables à ceux utilisés dans une bibliothèque de documents. Tenez compte des éléments suivants :

  • Les biens doivent-ils être vérifiés et approuvés avant d'être mis à la disposition des utilisateurs ?

  • Qui est responsable de la gestion de l'expiration des biens ?

  • Après expiration, les biens sont-ils conservés ou supprimés ?

Pour plus d'informations, voir Planifier les types de contenu et les flux de travail dans SharePoint 2013.

Planifier les stratégies

Pour chaque type de contenu que vous souhaitez utiliser dans la bibliothèque de biens, vous devez planifier les stratégies de gestion des informations ; celles-ci indiquent comment les biens sont vérifiés, conservés et étiquetés. Pour plus d’informations, voir Planifier la stratégie de gestion des informations dans SharePoint Server.

Importante

SharePoint Server 2013 n'applique pas automatiquement la protection par gestion des droits relatifs à l'information aux contenus audio et vidéo stockés dans une bibliothèque de biens SharePoint Server 2013. En outre, lorsqu'un utilisateur consulte les biens audio ou vidéo stockés dans SharePoint Server 2013, des copies de ces biens peuvent être stockées dans le cache du navigateur local de l'utilisateur. Le lecteur multimédia SharePoint Server 2013 prend en charge la lecture des formats audio et vidéo protégés par IRM sur lesquels la protection par gestion des droits numériques a été appliquée par un fournisseur IRM externe pris en charge par Silverlight 3 ou les versions ultérieures. Pour plus d’informations, consultez Gestion des droits numériques (DRM) (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=154933).

Autres utilisations d’une bibliothèque de biens

Le tableau suivant décrit les autres utilisations d'une bibliothèque de biens dans SharePoint Server 2013.

Fonctionnalité Description
Podcasts
 Les utilisateurs peuvent entrer l'URL du flux RSS de la bibliothèque dans leur application de podcast afin de recevoir des mises à jour lorsque de nouveaux fichiers audio et vidéo sont ajoutés à la bibliothèque de biens. Pour plus d'informations sur le téléchargement de fichiers audio et vidéo, voir Configurer une bibliothèque de biens pour stocker des fichiers image, audio ou vidéo.
Emplacements de navigateur de contenu suggérés
 Lorsque vous utilisez un site de publication, l'URL d'une bibliothèque de biens dans un site distinct peut être ajoutée à la liste Emplacements de navigateur de contenu suggérés pour le site de publication. Cela permet aux créateurs de contenu d’accéder à la bibliothèque de ressources lorsqu’ils insèrent des ressources dans des pages web dans SharePoint Server 2013 ou dans des applications Office, telles que Word.
Organisateur de contenu
 Lorsque vous utilisez une bibliothèque de biens comme référentiel centralisé, vous pouvez employer la fonctionnalité de site Organisateur de contenu pour automatiser le routage des biens téléchargés par les utilisateurs vers la bibliothèque. Lorsque la fonctionnalité de site Organisateur de contenu est activée, une nouvelle bibliothèque, appelée Bibliothèque de remise, est automatiquement créée. Cette option permet de créer des règles qui déterminent la méthode utilisée pour router les biens ajoutés à cette bibliothèque vers d'autres bibliothèques, comme la bibliothèque de biens. Par exemple, vous pouvez indiquer que tous les biens de type audio sont stockés dans un dossier de la bibliothèque de biens, tandis que les biens de type vidéo sont stockés dans un autre.
Lorsque vous utilisez l'organisateur de contenu, certains champs de métadonnées peuvent être obligatoires pour la réception d'une entrée utilisateur lorsque de nouveaux biens sont ajoutés. Cela permet de contrôler la façon dont les biens sont routés. En outre, cela permet d'automatiser une partie des tâches de gestion de contenu et de réduire la charge de travail qu'implique l'administration de la bibliothèque de biens ainsi que la gestion des biens qu'elle contient. Pour plus d'informations, voir Configurer l'organisateur de contenu pour router des documents.
Liens publiés
 Les membres du groupe Administrateurs sur l’ordinateur local peuvent ajouter des liens vers des sites SharePoint et des listes à partir d’applications clientes dans Office telles que Word, Excel et PowerPoint. Ces liens apparaissent sous l’onglet Mes sites SharePoint des boîtes de dialogue Ouvrir, Enregistrer et Enregistrer sous lorsque vous ouvrez et enregistrez des documents à partir de ces applications. Les utilisateurs peuvent ajouter manuellement des liens vers leurs listes de liens publiés en cliquant sur Se connecter à Office dans la bibliothèque. Pour plus d'informations, voirAjouter ou supprimer des liens vers les applications clientes Office (SharePoint Server 2010).

Planifier les autorisations et la sécurité

La planification des autorisations et de la sécurité dans une bibliothèque de biens s'effectue de la même manière que pour une bibliothèque de documents. Pour plus d'informations sur les groupes et les niveaux d'autorisation par défaut disponibles, ainsi que les situations dans lesquelles utiliser des groupes ou des niveaux personnalisés, voir Déterminer les niveaux d'autorisation et les groupes dans SharePoint 2013.

Planifier le stockage et les performances

Étant donné qu’une bibliothèque de biens est une bibliothèque de documents spécialisée, définir les besoins de stockage pour des biens numériques est une opération semblable à définir les besoins de stockage pour des documents. Les bibliothèques de biens contiennent généralement moins de biens que les bibliothèques de documents. Toutefois, les biens contenus dans une bibliothèque de biens sont plus volumineux que ceux d'une bibliothèque de documents. Lors de la planification du stockage, analysez le contenu pour déterminer le nombre de biens à stocker dans la bibliothèque de biens et la taille moyenne de ces biens. Par exemple, si vous disposez de 50 000 biens et que la taille moyenne des fichiers est de 10 mégaoctets (Mo), vous devez prévoir au moins 500 gigaoctets (Go) de stockage sur le serveur de base de données. Si vous utilisez la bibliothèque de biens pour stocker des fichiers vidéo, vous devez déterminer la taille moyenne de ces fichiers. Par défaut, la taille maximale de téléchargement de fichier vidéo est de 250 Mo. Si vous devez prendre en charge des fichiers vidéo plus lourds, vous pouvez augmenter la taille de téléchargement de fichier jusqu'à 2 Go pour chaque application web à l'aide de l'Administration centrale. Si vous utilisez le cache BLOB (Binary Large Object) sur disque, vous devez également vous assurer que le serveur web frontal dispose d'un espace disque suffisant pour stocker les fichiers mis en cache.

Selon le type des fichiers de biens numériques stockés dans la bibliothèque de biens, vous pouvez activer le cache BLOB sur disque ainsi que la fonctionnalité Bit Rate Throttling afin d'améliorer les performances pour les utilisateurs. L'activation du cache BLOB sur disque est généralement conseillée. Lorsque le cache BLOB est activé, il stocke certains types de fichiers spécifiés sur le serveur web frontal dans le but de réduire la charge pesant sur le serveur de base de données lorsque ces fichiers sont demandés par les utilisateurs et mis à leur disposition.

La fonctionnalité de rendus vidéo permet aux utilisateurs de télécharger plusieurs rendus d'une même vidéo. Il existe des rendus vidéo de différents formats, codecs et débits. Les utilisateurs peuvent choisir le rendu à lire. La vidéo au débit le plus faible est sélectionnée par défaut.

Si vous utilisez la bibliothèque de biens pour mettre des fichiers audio et vidéo à la disposition des utilisateurs, il est conseillé de toujours activer le cache BLOB et d'activer la fonctionnalité Bit Rate Throttling sur le serveur. Cette dernière contrôle la vitesse à laquelle les fichiers audio et vidéo sont téléchargés vers le client afin que les performances globales sur le site ne s'en trouvent pas réduites. Pour plus d'informations sur le cache sur disque, voir Planifier la mise en cache et les performances dans SharePoint Server 2010. Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration de la limitation du débit binaire, consultez Fichier lisez-moi de limitation du débit binaire (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=154962).

L’ajout de métadonnées permettant de décrire le type et le contenu d’un bien numérique améliore considérablement la découverte de contenu dans une bibliothèque de biens. Lorsque vous planifiez une bibliothèque de biens, gardez à l'esprit que les fichiers multimédias enrichis ne peuvent pas automatiquement faire l'objet d'une recherche car ils ne contiennent pas de texte indexable par un moteur de recherche. Les métadonnées utilisées pour décrire les biens numériques peuvent inclure des informations telles que le titre, la description, l'auteur, le copyright et les mots clés de l'entreprise qui fournissent des détails supplémentaires sur le bien. Certaines métadonnées, comme la taille et les dimensions d'une image, sont automatiquement entrées lors du téléchargement du bien dans la bibliothèque de biens. Les autres métadonnées sont ajoutées manuellement. Par exemple, le créateur d'un bien peut ajouter une description textuelle à une image lors du téléchargement du bien. De même, le gestionnaire d'une bibliothèque peut ajouter des mots clés et mettre à jour l'état d'approbation lors du classement des biens entrants ou lors de l'exécution de tâches administratives.

SharePoint Server 2013 inclut de nombreuses améliorations en matière de recherche vidéo. Les utilisateurs peuvent utiliser le composant WebPart de navigation par recherche afin de filtrer les résultats de la recherche et de n'afficher que les résultats vidéo. La page de résultats de la recherche de vidéos affiche une miniature pour chaque vidéo. Les utilisateurs peuvent cliquer sur la miniature pour accéder à la page du lecteur vidéo ou placer leur curseur sur la miniature pour afficher des informations supplémentaires telles que l'identité de la personne ayant téléchargé la vidéo, la date du téléchargement, le nombre de vues, et ainsi de suite. La page de résultats de la recherche de vidéos fournit également des outils d'affinement de recherche propres à la vidéo. Les utilisateurs peuvent limiter les résultats de la recherche en fonction de la durée de la vidéo, des personnes présentes dans la vidéo et de la date de téléchargement.

Planifier les miniatures des vidéos

Des images d’aperçu des miniatures sont automatiquement créées lorsqu’une vidéo est téléchargée dans une bibliothèque de biens. Les auteurs de contenu peuvent également choisir une image de la vidéo ou télécharger une photo et l'utiliser comme image d'aperçu. Pour que la création automatique des miniatures fonctionne, vous devez installer la fonctionnalité Expérience utilisateur sur le serveur web frontal qui héberge SharePoint Server 2013. Pour plus d'informations, voir Vue d'ensemble de la fonctionnalité Expérience utilisateur.

Planifier les composants WebPart et les pages web

SharePoint Server 2013 dispose de nombreux composants WebPart et contrôles de champ qui tirent parti des types de contenu présents dans une bibliothèque de biens. Les composants WebPart sont ajoutés aux zones web des pages de composants WebPart par les propriétaires de contenu. Les contrôles de champ sont ajoutés aux pages de publication par les développeurs et les concepteurs de site. Voici des exemples de composants WebPart et de contrôles de champ utilisés pour l'affichage des biens numériques :

  • Contrôle de champ et composant WebPart multimédia. Permet d'afficher une vidéo incorporée dans une page web.

  • Contrôle de champ et composant WebPart Image. Permet d'afficher les images dans une page web.

  • Composant WebPart de requête de contenu. Permet d'afficher les éléments de tous les sites d'une collection de sites, d'un site ou d'un sous-site sélectionné ou d'une liste ou bibliothèque spécifique. Il est possible de configurer la requête afin qu'elle renvoie la liste des éléments basés sur la liste et les types de contenu, et de la filtrer et de la cibler pour un public spécifique.

  • un composant WebPart de recherche de contenu préconfiguré. Permet d'afficher le contenu qui a été analysé et ajouté à l'index de recherche. Il est possible de configurer le composant WebPart et de choisir le type de contenu vidéo à l'aide du générateur de requêtes.

Lorsque vous concevez les pages web d'un site, identifiez les champs à afficher à l'attention des utilisateurs dans les pages web et les composants WebPart afin d'aider ces derniers à trouver les biens dont ils ont besoin. Vous pouvez personnaliser les informations qui s'affichent lorsque l'utilisateur place le pointeur sur un bien de la bibliothèque de biens en modifiant l'affichage Miniatures dans la page Paramètres de la bibliothèque. Pour plus d'informations sur les composants WebPart et les contrôles de champ, consultez la rubrique relative aux contrôles de champ et composants WebPart dans les sites de publication SharePoint Server 2007.

Planifier le soutien à la clientèle

SharePoint Server 2013 prend en charge les lecteurs multimédias Silverlight et HTML5. Le lecteur multimédia HTML5 est utilisé par défaut pour la lecture de tous les fichiers vidéo compatibles avec l'implémentation de l'élément <video> HTML5 du navigateur actuel. SharePoint Server 2013 sélectionne automatiquement le lecteur en fonction du format vidéo. Si le format vidéo ne peut pas être lu par le lecteur multimédia HTML5, le système utilise le lecteur multimédia Silverlight.

Pour utiliser le lecteur multimédia Silverlight, la version Silverlight 3 ou une version ultérieure doit être installée sur les ordinateurs client. Pour plus d’informations sur Silverlight 3, consultez Vue d’ensemble de Silverlight (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=154002).

Pour plus d'informations sur les formats multimédias pris en charge par les lecteurs multimédias Silverlight, consultez la rubrique relative aux formats multimédias, protocoles et champs de journal pris en charge.

Voir aussi

Concepts

Vue d'ensemble de la gestion des biens numériques dans SharePoint Server 2013