Vue d’ensemble de la gestion de biens numériques (SharePoint Server 2010)

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Cet article décrit les biens numériques (également appelés éléments multimédias) et définit les termes clés utilisés pour leur gestion dans Microsoft SharePoint Server 2010. Il explique également les aspects de la gestion des biens numériques à l’aide de la bibliothèque de biens dans SharePoint Server 2010, décrit les principaux utilisateurs d’une bibliothèque de biens et présente les scénarios courants d’utilisation de la bibliothèque de biens dans SharePoint Server 2010.

Pour plus d’informations sur la planification d’une solution de gestion de biens numériques, voir Planifier les bibliothèques de biens numériques (SharePoint Server 2010).

Au sein des bureaux, de plus en plus de travailleurs créent ou réutilisent chaque jour des images et d’autres biens multimédias enrichis. Souvent, toutefois, il n’existe pas, au niveau du département ou de l’entreprise, de référentiel commun dédié au stockage de ces biens. Un référentiel commun permet à un utilisateur de découvrir et de réutiliser facilement les biens multimédias enrichis précédemment créés par les autres utilisateurs. La bibliothèque de biens dans SharePoint Server 2010 permet à une organisation d’économiser du temps et autres ressources en fournissant un référentiel spécialisé pour le stockage et la gestion des biens numériques. Les utilisateurs n’ont plus besoin de rechercher les biens à plusieurs emplacements via le réseau ou de recréer entièrement les biens. En utilisant un référentiel centralisé pour gérer les biens numériques, l’organisation exerce par ailleurs un contrôle accru sur le contenu lié à sa marque et peut s’assurer que seuls les biens approuvés pour les produits sont mis à la disposition des utilisateurs appropriés.

Dans cet article :

• À propos de la gestion de biens numériques

• Utilisateurs d’une bibliothèque de biens

• Gestion des biens numériques dans SharePoint Server 2010

• Scénarios d’utilisation de la bibliothèque de biens

À propos de la gestion de biens numériques

Un bien numérique est un fichier image, audio ou vidéo, ou autre fragment de contenu enrichi réutilisable, auquel recourt une organisation dans les applications au sein de l’entreprise. La bibliothèque de biens dans SharePoint Server 2010 permet aux utilisateurs de créer, découvrir et réutiliser facilement des biens numériques au sein de l’organisation.

Dans SharePoint Server 2010, vous utilisez une bibliothèque de biens pour stocker les biens numériques et les partager avec des utilisateurs. La bibliothèque de biens est un modèle de bibliothèque SharePoint Server 2010 qui est personnalisé pour utiliser des types de contenu conçus spécifiquement pour le stockage et le catalogage des biens multimédias enrichis.

Une solution de gestion de biens numériques efficace spécifie :

• les métadonnées à fournir pour chaque type de bien ;

• la quantité d’espace de stockage requise pour les biens, ainsi que les problèmes de performance pouvant affecter la remise des biens aux utilisateurs ;

• l’emplacement auquel stocker un bien à chaque étape de son cycle de vie ;

• la façon de contrôler l’accès à un bien à chaque étape de son cycle de vie ;

• la façon de déplacer des biens dans l’entreprise alors que les membres de l’équipe contribuent à la création, à la révision, à l’approbation, à la publication et au retrait des biens ;

• les stratégies à appliquer aux biens afin que les actions qui portent sur les biens soient auditées, que les biens soient conservés ou retirés correctement et enfin, que les biens importants pour l’entreprise soient protégés ;

• la façon dont les biens sont traités en tant qu’enregistrements d’entreprise et lesquels doivent être conservés conformément aux exigences et aux instructions de l’entreprise.

Pour plus d’informations sur la planification d’une solution de biens numériques à l’aide de SharePoint Server 2010, voir Planifier les bibliothèques de biens numériques (SharePoint Server 2010).

Utilisateurs d’une bibliothèque de biens

Les utilisateurs d’une bibliothèque de biens dans SharePoint Server 2010 appartiennent généralement à l’une des trois catégories suivantes :

• Créateurs de biens Ce groupe comprend les personnes qui créent des biens spécifiques, telles que les graphistes, les producteurs vidéo ou les rédacteurs commerciaux, et qui envoient les biens à la bibliothèque de biens. Par exemple, un graphiste peut créer un logo de produit dans plusieurs résolutions et tailles, en couleurs comme en noir et blanc, puis télécharger toutes les versions du logo vers la bibliothèque de biens en vue de leur utilisation par les autres membres d’une équipe de marketing produits.

• Responsables de biens Ce groupe comprend les personnes qui gèrent les biens contenus dans la bibliothèque. Elles sont responsables du flux de travail de bout en bout entre le moment où un bien est envoyé, par le biais d’une publication, et celui où il expire. Elles sont également responsables de la gestion et de l’organisation des biens dans la bibliothèque. Par exemple, un responsable de bien peut prendre en charge plusieurs versions d’un logo de produit et les classer correctement dans la bibliothèque, puis ajouter des métadonnées importantes, telles que des mots clés, et définir une date au-delà de laquelle le bien ne peut pas être utilisé.

• Consommateurs de biens Ce groupe comprend les personnes qui doivent rechercher et utiliser des biens à partir de la bibliothèque pour créer d’autres produits de travail. Par exemple, les concepteurs de sites Web peuvent utiliser un logo de produit à partir de la bibliothèque de biens lorsqu’ils créent des pages commerciales pour les sites Web des produits.

Suivant le scénario, ces groupes d’utilisateurs peuvent se chevaucher. Par exemple, les utilisateurs habilités à télécharger des biens vers la bibliothèque peuvent également être autorisés à classer et à gérer les biens qu’ils envoient à l’archive. De même, les créateurs de biens peuvent également être des consommateurs de biens s’ils recherchent et utilisent des biens ajoutés à d’autres produits de travail, qui sont à leur tour téléchargés sous la forme de biens spécifiques. Par exemple, un producteur vidéo peut utiliser un logo de produit tout en réalisant une vidéo commerciale pour un produit, puis télécharger la vidéo vers la bibliothèque sous la forme d’un bien spécifique.

Gestion des biens numériques dans SharePoint Server 2010

SharePoint Server 2010 fournit un modèle de bibliothèque appelé Bibliothèque de biens configuré pour utiliser de nouveaux types de contenu image, audio et vidéo spécifiquement conçus pour le stockage et le catalogage des biens multimédias enrichis. Ces nouveaux types de contenu utilisent de nouveaux types de colonnes comme Aperçu, Taille de l’image, Date de prise du cliché et Durée (secondes) qui contribuent aux métadonnées d’un bien particulier. En outre, la bibliothèque de biens dispose d’un mode Aperçu qui affiche une miniature et une partie de ces métadonnées lorsque vous placez le pointeur sur un bien. Il est possible d’affecter des mots clés gérés aux biens afin qu’il soit plus facile de rechercher ceux-ci par le biais de requêtes de recherche. Les mots clés peuvent être affectés par les créateurs de biens lorsqu’un nouveau bien est téléchargé ou ils peuvent être ajoutés ultérieurement par un responsable de biens. Les utilisateurs peuvent noter les biens, ce qui permet d’enrichir les métadonnées associées aux biens. Celles-ci peuvent ensuite être utilisées lorsque les biens sont affichés dans un composant WebPart. Par exemple, si vous disposez d’une bibliothèque de vidéos de formation que les utilisateurs ont visualisées et notées, vous pouvez utiliser un composant WebPart pour afficher dans une page Web les vidéos les mieux notées.

Les créateurs et les responsables de biens travaillent directement dans la bibliothèque de biens pour télécharger, classer et gérer les biens. Les consommateurs de biens peuvent parcourir la bibliothèque pour rechercher des biens en vue de les insérer dans des projets au sein d’autres applications. Les consommateurs peuvent parcourir une bibliothèque de biens à partir d’applications Microsoft Office et insérer un bien dans l’application ouverte, telle que Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint.

SharePoint Server 2010 offre quatre possibilités pour présenter les biens numériques aux utilisateurs :

• Autoriser les utilisateurs à parcourir la bibliothèque de biens.

• Insérer un composant WebPart dans une page Web d’un site d’équipe.

• Utiliser le contrôle de champ vidéo sur une page de publication d’un site de publication.

• Utiliser le composant WebPart Requête de contenu.

Les utilisateurs proprement dits, la façon dont ils doivent utiliser les biens de la bibliothèque et les méthodes d’affichage de biens les plus appropriées pour un scénario de bibliothèque de biens déterminent le procédé à utiliser pour présenter les biens aux utilisateurs de la bibliothèque de biens.

En plus des fonctionnalités propres à la bibliothèque de biens, vous pouvez tirer parti des fonctionnalités de SharePoint Server telles que les flux de travail, le routage, les règles et les stratégies. Ces fonctionnalités permettent de gérer les biens à mesure qu’ils sont intégrés à la bibliothèque de biens, de suivre leur progression, d’automatiser la publication des biens dès leur approbation et de définir l’expiration des biens.

Scénarios d’utilisation de la bibliothèque de biens

Vous pouvez ajouter la bibliothèque de biens au site ou à la collection de sites SharePoint Server 2010 de votre choix et l’utiliser pour fournir des biens numériques aux utilisateurs dans de nombreux scénarios. Le tableau suivant décrit les scénarios dans lesquels vous pouvez utiliser une bibliothèque de biens numériques.

See Also

Concepts

Planifier les bibliothèques de biens numériques (SharePoint Server 2010)