Planifier l’importation de métadonnées gérées (SharePoint Server 2010)

Article
01/19/2017

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Si votre organisation possède déjà une taxonomie d’entreprise ou d’autres données hiérarchiques que vous souhaitez utiliser en guise de métadonnées gérées dans Microsoft SharePoint Server 2010, envisagez d’importer les données au lieu de les entrer de nouveau. Parmi les exemples de données hiérarchiques que vous pouvez importer, citons une liste de noms de produits, une liste de centres de coût valides et la hiérarchie des divisions, des départements et des groupes au sein de l’organisation.

Même si votre organisation n’a pas besoin d’importer des données, vous pouvez envisager de créer votre taxonomie en dehors de l’outil de gestion du magasin de termes, puis d’importer la taxonomie. L’outil de gestion du magasin de termes permet de créer des ensembles de termes et de gérer les termes de façon pratique et simple, mais son utilisation pour créer de nombreux ensembles de termes peut s’avérer plus longue que l’importation des ensembles de termes. L’outil de gestion du magasin de termes est pratique pour la gestion quotidienne des ensembles de termes une fois ceux-ci créés.

Dans cet article :

À propos de la planification de l’importation de métadonnées gérées
Recherche de données existantes
Organisation des données en métadonnées gérées
Nettoyage des données
Mise en forme des données à importer
Importation des métadonnées gérées
Fusion de termes et ajout d’étiquettes

Avant de lire cet article, vous devez assimiler les concepts décrits dans l’article Vue d’ensemble des métadonnées gérées.

À propos de la planification de l’importation de métadonnées gérées

L’importation de métadonnées gérées englobe les tâches suivantes :

Recherchez les données existantes.
Organisez les données en métadonnées gérées SharePoint Server.
Nettoyez les données existantes.
Mettez en forme les données existantes en fichiers à importer.
Importez les métadonnées gérées.
Fusionnez des termes et ajoutez des synonymes et des traductions.

Cet article présente la recherche des données existantes et le nettoyage des données. Les autres tâches (organisation, mise en forme, importation et fusion) ne sont pas abordées dans cet article, car elles sont identiques, que vous créiez des métadonnées gérées ou importiez des données existantes.

Recherche des données existantes

Que votre entreprise possède ou non une taxonomie formelle, il est probable qu’elle abrite des données utilisables comme métadonnées gérées dans SharePoint Server. Dès lors que vous recherchez un ensemble de valeurs valides dans un domaine spécifique, votre attention se porte sur des métadonnées gérées potentielles. Bien sûr, les seules données que vous devez envisager d’importer en guise de métadonnées gérées sont les données appropriées pour l’entreprise ou pour les scénarios que vous implémentez.

Recherchez et rassemblez les informations à partir des sources suivantes :

Listes de référence. Vers quelles listes les utilisateurs se tournent-ils lorsqu’ils ont besoin d’informations pour leur travail quotidien ? Il peut s’agir d’une liste de départements associés à un forum, d’une feuille de calcul qui contient les numéros de tous les projets actifs ou d’un site Web interne abritant le catalogue de produits d’une société.
Formulaires. Examinez les formulaires utilisés dans l’organisation. Si un formulaire contient un champ pour lequel seules certaines valeurs sont valides, le champ contient peut-être des informations que vous pourriez représenter à l’aide de métadonnées gérées. Par exemple, un formulaire de note de frais peut contenir un champ pour un centre de coût. Le champ du centre de coût est probablement validé par rapport à la liste des centres de coût valides. Par conséquent, « Centre de coût » pourrait être approprié pour un ensemble de termes SharePoint Server.
Taxonomies. De nombreuses grandes sociétés ont déjà créé une taxonomie d’entreprise. Certaines entités publiques, telles que des écoles publiques, peuvent faire partie d’un système plus vaste ayant développé une taxonomie. Certains groupes industriels ont développé des taxonomies pour le partage des informations. Les taxonomies existantes constituent une excellente source pour les métadonnées gérées.
Champs de choix SharePoint Server existants. Si votre organisation a déjà implémenté une solution SharePoint Server, examinez la solution SharePoint Server en portant votre attention sur les colonnes de site ayant pour type Choix. Lorsqu’un utilisateur entre une valeur pour une colonne de site Choix, il doit effectuer son choix dans une liste de valeurs valides. Celle-ci pourrait être un ensemble de termes dans SharePoint Server 2010.
Hiérarchies reconnues : les personnes de votre organisation sont probablement familiarisées avec de nombreuses hiérarchies courantes, telles que la structure des dossiers d’un partage de fichiers ou la structure de navigation de votre portail intranet. Ces hiérarchies peuvent vous guider dans l’organisation de la hiérarchie des métadonnées gérées.

Organisation des données en métadonnées gérées

Le processus d’organisation des métadonnées gérées est le même, que vous démarriez avec des données existantes ou que vous créiez les données. Pour plus d’informations sur l’organisation des métadonnées gérées, voir Planifier des termes et des ensembles de termes (SharePoint Server 2010).

Nettoyage des données

Après avoir identifié les données existantes et déterminé comment organiser les métadonnées gérées, vous devrez probablement examiner et affiner les données que vous avez collectées. Toutefois, au préalable, supprimez toutes les données qui, selon vous, ne doivent pas devenir des métadonnées gérées.

Effectuez les actions suivantes pour chaque ensemble de termes, dans votre plan de métadonnées gérées, pour lequel des données existent déjà :

Fusionnez les listes. Si vous avez collecté des données à partir de plusieurs sources, elles pourront toutes fournir des termes pour l’ensemble de termes. Créez alors une liste unique à partir des termes combinés. Par exemple, si vous avez collecté une liste de noms de produits auprès du service marketing et une autre liste de noms de produits auprès de la division de production, combinez-les en un seul ensemble de termes.
Supprimez les doublons. Si une liste de termes contient le même terme plusieurs fois, supprimez les doublons. Dans l’idéal, la liste de noms de produits émanant du département marketing doit être identique à celle provenant de la division de production, si bien que tous les termes doivent être dupliqués.
Identifiez les synonymes. Si différentes organisations ont fourni des termes pour votre liste, il est très probable qu’elles aient parfois utilisé différents mots pour le même concept. Dans certains cas, vous devrez continuer à autoriser différents mots (termes), même s’ils représentent le même concept. Lorsque cela se produit, conservez toutes les dénominations du terme dans la liste. Identifiez la dénomination du concept la plus courante, puis ajoutez une note indiquant qu’il s’agit du terme principal pour ce concept. Ajoutez à chacune des autres dénominations une note indiquant qu’elles doivent être fusionnées avec le terme principal.
Résolvez les fautes d’orthographe et autres erreurs. Si la liste contient deux dénominations pour le même concept et que vous n’avez pas besoin de les conserver toutes les deux, choisissez-en une et supprimez l’autre de la liste. Par exemple, il est possible que la liste d’une organisation coupe un nom de produit composé de plusieurs mots, tandis que la liste d’une autre organisation sépare ceux-ci par des espaces. De même, la liste d’une organisation peut utiliser le mot complet « version », alors qu’une autre organisation utilise sa forme abrégée « ver ». Choisissez une dénomination et supprimez les autres.

Mise en forme des données à importer

Pour plus d’informations sur le format du fichier d’importation, voir Format du fichier d’entrée des métadonnées gérées (SharePoint Server 2010).

Importation des métadonnées gérées

Pour obtenir des instructions sur l’importation des métadonnées gérées, voir Office.com (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=207785&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais). Voir le blog de Wictor Wilén (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190541&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais) pour obtenir des informations sur un outil permettant d’importer des ensembles de termes qui a été développé par un membre de la communauté SharePoint.

Fusion de termes et ajout d’étiquettes

Lorsque vous importez des métadonnées gérées, vous pouvez uniquement ajouter des termes et des ensembles de termes. Vous devez utiliser l’outil de gestion du magasin de termes pour fusionner les termes. Si votre plan de gestion des termes contient des notes indiquant que certains termes doivent être fusionnés avec d’autres termes, fusionnez les termes après les avoir importés. Pour des instructions sur l’importation des métadonnées gérées, la fusion des termes et la définition des synonymes, voir Office.com.

Vous ne pouvez pas représenter des synonymes ou des traductions de termes à l’aide d’un fichier d’importation de métadonnées gérées. Pour créer des synonymes ou des traductions, utilisez l’outil de gestion du magasin de termes ou écrivez un programme personnalisé permettant d’importer et d’ajouter les synonymes ou les traductions.