Flux de travail d’approbation : un scénario (SharePoint Foundation 2010)
S’applique à : SharePoint Foundation 2010
Dernière rubrique modifiée : 2011-03-10
Dans la plupart des organisations, l’exemple le plus courant de flux de travail humain est une variante d’approbation : un groupe de personnes doit approuver ou rejeter un certain document, en ajoutant peut-être des commentaires justifiant leur décision. Cet article explique comment un flux de travail de type approbation qui est créé dans SharePoint Designer 2010 ou dans Concepteur de flux de travail de Visual Studio 2010 et qui est ensuite hébergé à l’aide de SharePoint Foundation 2010 peut se présenter. Avant de lire cet exemple, il est utile de définir les rôles des différentes personnes.
Auteur du flux de travail Développeur ou travailleur de l’information qui crée un modèle de flux de travail.
Administrateur SharePoint Foundation 2010 Personne qui installe un modèle de flux de travail et l’associe à une bibliothèque de documents ou à une liste.
Initiateur du flux de travail Personne qui démarre un flux de travail, entraînant la création d’une instance de flux de travail à partir d’une association de flux de travail particulière.
Participants au flux de travail Personnes qui interagissent avec une instance de flux de travail pour effectuer le processus métier qu’elle prend en charge.
Comme le décrit la section suivante, chacune de ces personnes a son propre rôle à jouer dans la création, l’installation, le démarrage et l’utilisation d’un flux de travail.
Création d’un flux de travail
Microsoft fournit deux options de création de flux de travail dans SharePoint Foundation 2010. Les développeurs utilisent Visual Studio 2010 et Concepteur de flux de travail, tandis que les travailleurs de l’information utilisent une approche basée sur des règles fournie par SharePoint Designer 2010. Dans les deux cas, le résultat est un modèle de flux de travail qui doit être déployé sur un serveur exécutant SharePoint Foundation 2010. Ce scénario suppose qu’un modèle de flux de travail a déjà été créé.
Association d’un flux de travail
Pour pouvoir utiliser un flux de travail, vous devez d’abord installer un modèle de flux de travail sur un serveur qui exécute SharePoint Foundation 2010, puis associer le flux de travail à une bibliothèque de documents, une liste ou un type de contenu particulier ou (dans le cas d’un flux de travail de site) à un site. Vous pouvez ensuite démarrer le flux de travail à partir d’un document ou d’un élément quelconque de cette bibliothèque ou de cette liste. Bien qu’il soit impossible de démarrer explicitement un flux de travail à partir des types de contenu, un flux de travail associé à un type de contenu peut être démarré à partir d’un document ou d’un élément de liste auquel ce type de contenu est associé. Comme les flux de travail fonctionnent de la même manière sur les éléments et sur les documents, un modèle de flux de travail peut généralement être associé à une liste, à une bibliothèque ou à un type de contenu. Vous pouvez également créer un modèle qui peut être associé uniquement à une liste ou à une bibliothèque particulière.
L’installation et l’association des flux de travail déployés avec SharePoint Designer 2010 sont toutes les deux automatiques. Cependant, si vous utilisez Visual Studio pour déployer des flux de travail, un administrateur de serveur doit installer explicitement le modèle de flux de travail. De plus, un utilisateur doit associer le modèle à une bibliothèque, à une liste, à un type de contenu ou à un site. Quiconque crée cette association lui attribue également un nom unique afin que d’autres utilisateurs puissent la référencer. L’auteur du flux de travail peut également permettre au créateur de l’association de définir des options de comportement pour le flux de travail, comme spécifier une liste par défaut des personnes susceptibles de participer au processus à tout moment. Le même modèle peut être associé à plusieurs bibliothèques, listes ou types de contenu, et chaque association peut être personnalisée en fonction des besoins. Une fois l’association créée et les options définies, l’initiateur du flux de travail peut créer une instance de flux de travail à partir de cette association, comme décrit dans la section suivante.
Association d’un flux de travail à un site
Les flux de travail de site sont associés au site lui-même. Il n’est pas nécessaire de démarrer un élément pour exécuter le flux de travail.
Vous pouvez utiliser des flux de travail de site pour les processus dépourvus d’un contexte d’élément de liste. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail pour demander des autorisations pour le site, un flux de travail pour demander et mettre en service un nouveau site ou un flux de travail qui utilise le contexte stocké en dehors du site SharePoint, sans avoir à créer un élément de liste SharePoint correspondant à partir duquel démarrer le flux de travail.
Les flux de travail de site peuvent être associés à un site par le biais des paramètres du site et peuvent être démarrés sur le site proprement dit. SharePoint Designer 2010 peut également déployer les flux de travail de site directement sur un site.
Les flux de travail de site fonctionnent de la même manière que les éléments de liste, comme décrit plus haut dans cet article, à la différence que les flux de travail de site ne peuvent pas être démarrés à partir d’un document ou d’un élément dans une bibliothèque ou une liste.
Pour plus d’informations, voir Ajouter une association de flux de travail (SharePoint Foundation 2010).
Démarrer un flux de travail
SharePoint Foundation 2010 fournit trois options pour démarrer une instance d’un flux de travail. Les trois options exécutent toutes à chaque fois le flux de travail depuis le début. (Si une instance d’un flux de travail créée à partir d’une association particulière est déjà en cours d’exécution sur un document ou un élément de liste particulier, il n’est pas possible de démarrer une autre instance du flux de travail sur le même document ou élément.) Voici les options de démarrage d’un flux de travail :
Un utilisateur de SharePoint Foundation 2010 peut démarrer manuellement un flux de travail.
Vous pouvez configurer un flux de travail pour qu’il s’exécute automatiquement lorsqu’un utilisateur crée un document ou un élément.
Vous pouvez configurer un flux de travail pour qu’il s’exécute automatiquement lorsqu’un utilisateur modifie un document ou un élément.
Par exemple, un utilisateur Microsoft Word peut télécharger un nouveau document dans une bibliothèque de documents d’un site. Cette opération entraîne le démarrage d’une instance d’un flux de travail qui est associé à cette bibliothèque.
Ce scénario utilise la première de ces trois options : le démarrage manuel d’un flux de travail Approbation pour un document. Pour démarrer une instance de flux de travail à partir d’un document dans une bibliothèque de documents, un utilisateur SharePoint Foundation 2010 procède comme suit :
Il pointe sur le document et sélectionne Flux de travail dans le menu déroulant.
Il sélectionne le flux de travail à démarrer.
Cet exemple suppose qu’un flux de travail qui achemine le document pour approbation a été créé.
Lorsqu’un flux de travail démarre (autrement dit, à la création d’une instance de flux de travail), il peut afficher un écran permettant à un utilisateur de spécifier des informations. Pour un flux de travail qui achemine un document pour approbation, ces informations peuvent inclure le nom de chaque personne qui doit approuver le document, une indication d’échéance pour chaque approbation et la liste des personnes à avertir. Une fois ces informations fournies, l’utilisateur clique sur Démarrer. Le flux de travail commence à s’exécuter et demande à chacun des participants de réviser le document, dans l’ordre où ceux-ci ont été entrés sur cet écran.
Lorsqu’un flux de travail démarre, il peut également envoyer un message électronique à la personne l’ayant démarré. De la même manière, un flux de travail peut avertir son créateur par courrier électronique lorsqu’il est terminé. Vous pouvez également configurer le flux de travail de manière à avertir par courrier électronique les participants — dans cet exemple, les personnes qui approuvent le document — que le flux de travail comporte une tâche à leur intention.
Interaction avec un flux de travail
Le concept des tâches modélise l’interaction entre une personne et un flux de travail en cours d’exécution. Une tâche est une unité de travail affectée à un individu. Par exemple, à chaque personne de la liste d’approbation de ce flux de travail sera affectée une tâche demandant d’approuver le document. SharePoint Foundation 2010 peut avoir une liste de tâches pour chaque site, et un flux de travail en cours d’exécution peut y ajouter des tâches et préciser la ou les personnes affectées à chaque tâche. Les utilisateurs de ce site peuvent consulter le travail qui les attend en accédant à leur liste de tâches via un navigateur Web. Éventuellement, vous pouvez disposer d’une liste de tâches personnalisée limitée aux tâches du flux de travail qui vous sont destinées.
Pour un utilisateur SharePoint Foundation 2010, la liste des tâches en attente est simplement une autre liste. Dans cet exemple, l’utilisateur accède au site SharePoint d’équipe et sélectionne l’option permettant d’afficher la liste des tâches qui lui sont affectées. Pour travailler sur une tâche, dans cet exemple, l’utilisateur clique sur le nom de la tâche.
La façon dont un flux de travail interagit avec les participants pouvant varier, le flux de travail définit l’écran qui s’affiche à l’utilisateur. Dans cet exemple, le flux de travail fournit des options pour approuver ou rejeter le document et une zone de texte dans laquelle les participants peuvent taper des commentaires.
D’autres options sont disponibles, permettant aux utilisateurs de réaffecter la tâche à une autre personne ou de demander une modification. Ici, l’utilisateur peut entrer un commentaire, puis cliquer sur Approuver. Le flux de travail crée ensuite une tâche dans la liste des tâches de la personne suivante de la liste des approbateurs. Une fois que tous les participants ont répondu, le flux de travail est terminé.
En outre, les flux de travail SharePoint Foundation 2010 offrent d’autres options, notamment les suivantes:
L’initiateur d’un flux de travail peut vérifier le statut de celui-ci.
Par exemple, dans le scénario décrit ici, l’initiateur peut vérifier la progression du processus d’approbation.
Un flux de travail peut être modifié pendant son exécution.
L’auteur du flux de travail détermine les modifications autorisées, le cas échéant. Par exemple, un flux de travail Approbation peut autoriser l’ajout d’un nouvel approbateur alors que le flux de travail a démarré. La possibilité de modifier les flux de travail en cours est importante, car elle reflète la manière dont les gens travaillent en réalité. Les changements spontanés des processus métiers faisant partie de la vie au sein de toute entreprise, les flux de travail SharePoint Foundation 2010 ont été conçus pour permettre aux utilisateurs de gérer ces situations.
Synthèse du processus
Lorsqu’un modèle de flux de travail est installé sur un site et associé à une bibliothèque de documents, à une liste, à un site ou à un type de contenu, un utilisateur du site peut démarrer une instance d’un flux de travail.
Le processus démarre lorsque l’initiateur du flux de travail sélectionne un document et démarre une instance d’un flux de travail.
L’initiateur crée une instance de flux de travail à partir de cette association.
L’utilisateur personnalise cette nouvelle instance et la démarre.
L’instance de flux de travail en cours d’exécution ajoute une tâche à la liste des tâches d’un participant.
Le flux de travail d’approbation utilisé dans ce scénario affecte ces tâches de manière séquentielle. Toutefois, vous pouvez affecter des tâches à un grand nombre de participants en même temps, ce qui permet leur exécution en parallèle.
Les participants au flux de travail peuvent prendre connaissance des tâches que le flux de travail leur a affectées en consultant leur liste de tâches.
Chaque participant interagit avec l’instance de flux de travail en cours d’exécution pour effectuer les tâches affectées.
Dans l’exemple décrit ici, cette interaction consistait à approuver un document, mais elle peut consister en toute autre chose, en fonction du souhait de l’auteur du flux de travail.
Il est important de noter que le document sur lequel un flux de travail est exécuté n’est pas lui-même envoyé d’une personne à l’autre. Il reste sur le site et chaque participant au flux de travail reçoit un lien vers le document. En fait, il n’est pas indispensable que le flux de travail utilise le document ou l’élément auquel il est associé. Par ailleurs, il est également important de noter que ce qui est affiché à l’initiateur du flux de travail et aux participants à celui-ci aux étapes 1, 2 et 5 est défini par SharePoint Foundation 2010. Les pages Web ASPX utilisées aux étapes 3 et 6, en revanche, sont définies par l’auteur du flux de travail. Ceci lui permet de contrôler comment les utilisateurs personnalisent le flux de travail et interagissent avec celui-ci.