À propos du paramétrage des limites de signature
Mise à jour : May 28, 2014
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
La gestion des dépenses est un élément clé de la gestion des risques financiers pour les organisations. Cet aspect consiste à renforcer les contrôles internes et à s'assurer que les travailleurs appliquent ces contrôles. Les limites de signature jouent un rôle essentiel dans le contrôle et le respect de la gestion des dépenses.
Une limite de signature définit l'engagement financier le plus important qu'un travailleur est autorisé à effectuer au nom d'un employeur. Comme résultat de l'activité de dépense du travailleur, et de l'activité d'approbation du responsable qui en découle, l'organisation peut entrer dans une relation contractuelle avec un tiers. Par exemple, une commande fournisseur peut être émise à un fournisseur.
Il existe deux types de limites de signature : le plafond de dépenses et le plafond autorisé. Un plafond de dépenses correspond au montant maximal qu'un travailleur est autorisé à dépenser dans le cadre d'achats liés à une activité. Un plafond autorisé correspond au montant maximal qu'un travailleur est autorisé à approuver pour un document commercial particulier. Les limites de signature peuvent varier, selon le type de transaction. Par conséquent, les demandes d'achat, les états de dépenses, les commandes fournisseur et les factures peuvent avoir différentes limites de signature.
Les organisations affectent des limites de signature par défaut. Selon la configuration des limites de signature d'une organisation, un travailleur peut obtenir une limite de signature de l'une des manières suivantes :
Le travailleur reçoit automatiquement la limite de signature par défaut, selon sa tâche ou son niveau de rémunération.
Le travailleur doit soumettre une demande de limite de signature dans le portail Services d'employés dans Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX.
La validité des accords de limites de signature est limitée dans le temps. Un travailleur doit renouveler un accord avant son expiration. Au cours du renouvellement, les travailleurs confirment à nouveau leur engagement à respecter les termes de l'accord. Si un accord de limite de signature expire, le travailleur ne peut plus effectuer d'achats tant qu'il ne l'a pas renouvelé.
Vue d'ensemble du processus : plafond de dépenses et plafond autorisé
Le processus de configuration et d'activation des limites de signature comprend deux étapes :
Un administrateur sélectionne la base de la limite de signature.
Le cas échéant, il restreint les limites de signature aux utilisateurs disposant d'un enregistrement d'employé dans Microsoft Dynamics AX.
Si nécessaire, il configure également les limites de signature de manière à obliger les travailleurs à demander la limite de signature par défaut pour leur tâche ou leur niveau de rémunération. Les demandes sont soumises dans le portail Services d'employés dans Enterprise Portal.
Pour chaque tâche ou niveau de rémunération, l'administrateur définit le plafond de dépenses et le plafond autorisé par défaut, par type de transaction.
Notes
Les limites de signature par défaut applicables à une tâche ou à un niveau de rémunération peuvent être définies de manière distincte pour différentes entités juridiques au sein d'une organisation. Dans une entité juridique, les limites de signature par défaut peuvent également être définies différemment dans des zones distinctes, telles que les départements ou les centres de coût. Les employés affectés à un poste dans plusieurs entités juridiques au sein d'une organisation peuvent recevoir des limites de signature distinctes dans chaque entité juridique.
Lors de l'embauche d'un travailleur, une tâche ou un niveau de rémunération spécifique lui est affecté dans Microsoft Dynamics AX.
Si des limites de signature sont configurées pour octroyer automatiquement des plafonds aux travailleurs d'après leur tâche ou leur niveau de rémunération, un plafond est automatiquement octroyé au travailleur sur cette base.
Si des limites de signature sont configurées pour obliger les travailleurs à demander des limites de signature pour leur tâche ou leur niveau de rémunération, un travailleur doit soumettre une demande dans le portail Services d'employés.
Le responsable du travailleur examine la demande de limite de signature, puis il l'approuve ou la rejette. Un responsable peut également annuler une limite de signature à tout moment.
Après avoir paramétré une limite de signature pour un travailleur, ce dernier peut effectuer des achats jusqu'à ce montant. Les plafonds de dépenses sont appelés au moment de l'achat. Les plafonds autorisés sont appelés lorsque le responsable d'un travailleur approuve l'achat dans le cadre du cycle d'approbation du document.
Exemple : Plafond de dépenses
Prakash est chef de projet. En tant que responsable de la livraison du projet dans les délais, il doit être en mesure d'effectuer des achats catalogue en relation avec du matériel et des logiciels de gestion. Le plafond de dépenses par défaut défini pour cette tâche est de 500 €. Toutefois, les achats que Prakash doit faire pour respecter la date limite de son projet nécessitent un plafond de dépenses supérieur. Il doit donc soumettre une demande d'augmentation de son plafond de dépenses à 2 500 EUR pour pouvoir acheter des articles et des services coûtant jusqu'à 2 500 EUR.
La demande d'augmentation du plafond de dépenses de Prakash est transmise à Reina, la directrice des ressources pour le projet, qui approuve la demande. Prakash peut désormais effectuer des achats catalogue pour un montant de 2 500 EUR, soit 2 000 EUR de plus que la limite de signature par défaut définie pour cette tâche.
Au cas où Prakash aurait besoin d'un plafond de dépenses supérieur pour un achat spécifique dépassant 2 500 EUR, il peut soumettre une demande d'augmentation exceptionnelle du plafond de dépenses.
Exemple : Plafond autorisé
Reina travaille en tant que gestionnaire de ressources de projet au sein de Fabrikam, Inc. Un plafond autorisé par défaut de 2 000 EUR est défini pour les demandes d'achat pour les gestionnaires du même niveau que Reina. Les responsables de Fabrikam ont décidé de configurer des limites de signature pour obliger leurs travailleurs à soumettre des demandes de limites de signature. Les limites de signature ne sont pas octroyées automatiquement aux travailleurs.
Elle soumet donc une demande de plafond autorisé atteignant 2 000 EUR. C'est pourquoi, sa demande est octroyée automatiquement et n'a pas à passer par un workflow d'approbation. Toutefois, les travailleurs sous la direction de Reina demandent des plafonds de dépenses supérieurs à 2 000 EUR pour des demandes d'achat. Elle soumet donc une demande de plafond autorisé atteignant 2 500 EUR. June, la responsable de la division Produit, approuve la demande. Reina peut désormais approuver les achats effectués par ses travailleurs à hauteur de 2 500 EUR.
Exemple : renouvellement d'accords de limite de signature
La validité des accords de limites de signature est limitée dans le temps. Les travailleurs doivent renouveler les accords périodiquement de manière à confirmer de nouveau qu'ils consentent à respecter les termes de l'accord. Par exemple, Prakash dispose d'une limite de signature pour les demandes d'achat. Lorsque Prakash a demandé cette limite de signature, il a parcouru l'accord relatif aux « Conditions d'achat » et l'a accepté le 1er juin 2011. La durée de l'accord était définie sur 12 mois. Sa confirmation expire donc le 1er juin 2012. Avant cette date, Prakash doit reconfirmer son engagement à respecter l'accord relatif aux « Conditions d'achat ».
Le champ Accord ouvert (mois) permet de définir la durée de la période de renouvellement d'un accord de limite de signature. Pour le plafond de dépenses de Prakash, la période de renouvellement est de deux mois. Comme elle commence le 1er avril 2012, Prakash peut accéder à la page Confirmation de l'accord de limite de signature. Prakash peut accéder à cette page et renouveler son accord de limite de signature entre le 1er avril 2012 et le 31 mai 2012. S'il ne le renouvelle pas durant cette période, son accord de limite de signature expirera et il ne sera plus en mesure d'effectuer des achats tant qu'il n'aura pas renouvelé l'accord.
Voir aussi
Pour plus d'informations sur les tâches de limite de signature pour les travailleurs et les responsables, voir Création et mise à jour de demandes de limite de signature et Mise à jour des demandes de limite de signature des travailleurs dans l'aide de Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX.
Pour plus d'informations sur la définition des paramètres de limite de signature, voir Définition des paramètres de limite de signature.