Créer une stratégie de rétention dans Exchange Server
Découvrez comment utiliser des stratégies de rétention pour gérer le cycle de vie d’un e-mail dans Exchange 2016 et Exchange 2019. Les stratégies de rétention sont appliquées en créant des balises de rétention, en les ajoutant à une stratégie de rétention et en appliquant la stratégie aux utilisateurs de la boîte aux lettres.
Ce qu’il faut savoir avant de commencer ?
Durée d'exécution estimée de cette tâche : 30 minutes.
Les procédures décrites dans cette rubrique requièrent des autorisations spécifiques. Consultez chaque procédure pour savoir quelles autorisations sont nécessaires.
Les boîtes aux lettres auxquelles vous appliquez des stratégies de rétention doivent résider sur des serveurs Exchange Server 2010 ou versions ultérieures.
Étape 1 : Création d’une balise de rétention
Des autorisations doivent vous être attribuées avant de pouvoir exécuter cette procédure. Pour connaître les autorisations dont vous avez besoin, consultez l’entrée « Gestion des enregistrements de messagerie » dans la rubrique Stratégie de messagerie et autorisations de conformité dans Exchange Server rubrique.
Utilisation du Centre d'administration ExchangeCentre d'administration Exchange pour créer une balise de rétention
Accédez à Gestion de la conformité>Étiquettes de rétention, puis cliquez sur Ajouter
.Sélectionnez l’une des options suivantes :
Appliqué automatiquement à l’ensemble de la boîte aux lettres (par défaut) : crée une balise de stratégie par défaut (DPT). Les balises de stratégie par défaut (DPT) permettent de créer une stratégie de suppression par défaut et une stratégie d’archivage par défaut qui s’appliquent à tous les éléments de la boîte aux lettres.
Remarque
Vous ne pouvez pas utiliser le Centre d'administration Exchange (EAC) pour créer une balise de stratégie par défaut (DPT) afin de supprimer des éléments de messagerie vocale. Pour plus d'informations sur la création d'une balise de stratégie par défaut (DPT) pour supprimer des éléments de messagerie vocale, voir l'exemple de Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell ci-dessous.
Appliqué automatiquement à un dossier par défaut : crée une balise de stratégie de rétention (RPT) pour un dossier par défaut tel que Boîte de réception ou Éléments supprimés.
Remarque
Vous ne pouvez créer des balises de stratégie de rétention qu’avec les actions Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement.
Appliqué par les utilisateurs aux éléments et dossiers (personnels) : crée des balises personnelles. Ces balises permettent à des utilisateurs de Outlook et de Outlook sur le web d'appliquer des paramètres d'archivage et de suppression à un message ou à des dossiers qui diffèrent de ceux appliqués au dossier parent ou à la boîte aux lettres complète.
Le titre et les options de la page Nouvelle balise de rétention varient selon le type de balise que vous avez sélectionné. Renseignez les champs suivants :
Nom: Entrez un nom pour la balise de rétention. Les noms des balises de rétention sont affichés pour les utilisateurs de Outlook et d'Outlook sur le web, conjointement avec la période de rétention.
Appliquez cette balise au dossier par défaut suivant : Disponible uniquement si vous avez sélectionné cette option à l’étape 2.
Action de rétention : sélectionnez l’une des actions suivantes à effectuer une fois que l’élément a atteint sa période de rétention :
Supprimer et autoriser la récupération : supprime les éléments, mais autorise les utilisateurs à les récupérer à l’aide de l’option Récupérer les éléments supprimés dans Outlook ou Outlook sur le web. Les éléments sont conservés tant que la période de rétention des éléments supprimés configurée pour la base de données de boîtes aux lettres ou pour l’utilisateur de la boîte aux lettres n’est pas atteinte.
Supprimer définitivement : supprime définitivement l’élément de la base de données de boîtes aux lettres.
Importante
Les boîtes aux lettres ou les éléments soumis à un blocage sur place et une suspension pour litige doivent être conservés et renvoyés dans les recherches de découverte électronique sur place (In-Place eDiscovery). Pour plus d’informations, consultez Conservation sur place et Conservation pour litige dans Exchange Server.
Déplacer vers Archive : disponible uniquement si vous créez un DPT ou une balise personnelle. Sélectionnez cette action pour déplacer des éléments vers l'archivage local de l'utilisateur.
Période de rétention : sélectionnez l’une des options suivantes :
Jamais : spécifie que les éléments ne doivent jamais être supprimés ou déplacés vers l’archive.
Lorsque l’élément atteint l’âge suivant (en jours) : spécifie le nombre de jours pendant lesquels conserver les éléments avant qu’ils ne soient déplacés ou supprimés. L’âge de rétention de tous les éléments pris en charge, à l’exception de Calendrier et de Tâches, est calculé à partir de la date de réception ou de création d’un élément. L’âge de rétention pour des éléments Calendrier et Tâches est calculé à partir de la date de fin.
Commentaire : champ facultatif utilisé pour les notes d’administration ou les commentaires. Le champ n’est pas visible par les utilisateurs.
Utilisation du Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour créer une balise de rétention
La cmdlet New-RetentionPolicyTag permet de créer une balise de rétention. Différentes options disponibles dans la cmdlet vous permettent de créer différents types de balises de rétention. Utilisez le paramètre Type pour créer un DPT (All), RPT (spécifier un type de dossier par défaut, tel que Inbox) ou une balise personnelle (Personal).
Cet exemple illustre la création d'une balise de stratégie par défaut pour supprimer tous les messages de la boîte aux lettres après 7 ans (2 556 jours).
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Cet exemple illustre la création d'une balise de stratégie par défaut visant à déplacer tous les messages vers l'archivage local dans 2 ans (730 jours).
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive
Cet exemple illustre la création d'une balise de stratégie par défaut visant à supprimer les messages vocaux après 20 jours.
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Cet exemple illustre la création d'une balise de stratégie de rétention visant à supprimer définitivement les messages du dossier Courrier indésirable après 30 jours.
New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete
Cet exemple illustre la création d'une balise personnelle visant à ne jamais supprimer un message.
New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false
Étape 2 : Création d’une stratégie de rétention
Des autorisations doivent vous être attribuées avant de pouvoir exécuter cette procédure. Pour connaître les autorisations dont vous avez besoin, consultez l’entrée « Gestion des enregistrements de messagerie » dans la rubrique Stratégie de messagerie et autorisations de conformité dans Exchange Server rubrique.
Utilisation du Centre d'administration Exchange pour créer une stratégie de rétention
Accédez à Gestion de la> conformitéStratégies de rétention, puis cliquez sur Ajouter
.Dans Nouvelle stratégie de rétention, renseignez les champs suivants :
Nom : entrez un nom pour la stratégie de rétention.
Étiquettes de rétention : cliquez sur Ajouter
sélectionner les balises que vous souhaitez ajouter à cette stratégie de rétention.Une stratégie de rétention peut contenir les balises suivantes :
Une balise de stratégie par défaut avec l'action Déplacer vers l'archive
Une seule balise de stratégie par défaut avec l'action Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement
Une seule balise de stratégie par défaut pour des messages vocaux avec les actions Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement
Une balise de stratégie de rétention par dossier par défaut, telle que Boîte de réception pour supprimer des éléments
N'importe quel nombre de balises personnelles
Remarque
Bien que vous puissiez ajouter n'importe quel nombre de balises personnelles à une stratégie de rétention, le fait de disposer d'un grand nombre de balises personnelles avec différents paramètres de rétention peut dérouter les utilisateurs. Nous recommandons de ne pas associer plus de 10 balises personnelles à une stratégie de rétention.
Vous pouvez créer une stratégie de rétention sans lui ajouter de balises de rétention, sauf que des éléments de la boîte aux lettres à laquelle la stratégie s'applique ne seront pas déplacés ni supprimés. Vous pouvez également ajouter et supprimer des balises de rétention d'une stratégie de rétention après sa création.
Utiliser Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour créer une stratégie de rétention
Cet exemple crée la stratégie de rétention RetentionPolicy-Corp et utilise le paramètre RetentionPolicyTagLinks pour associer cinq balises à la stratégie.
New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"
Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, consultez la rubrique New-RetentionPolicy.
Étape 3 : Application d’une stratégie de rétention aux utilisateurs de boîtes aux lettres
Après avoir créé une stratégie de rétention, vous devez l’appliquer aux utilisateurs de la boîte aux lettres. Vous pouvez appliquer différentes stratégies de rétention à différents groupes d’utilisateurs. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez Appliquer une stratégie de rétention aux boîtes aux lettres dans Exchange Server.
Comment savoir si cette tâche a fonctionné ?
Une fois que vous avez créé des balises de rétention, ajoutez-les à une stratégie de rétention et appliquez la stratégie à un utilisateur de boîte aux lettres. Lors du prochain traitement de la boîte aux lettres par l’assistant de boîte aux lettres MRM, les messages seront déplacés ou supprimés, en fonction des paramètres que vous avez configurés dans la balise de rétention.
Pour vérifier que vous avez appliqué la stratégie de rétention, procédez comme suit :
Exécutez la commande Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell suivante pour exécuter manuellement l'assistant MRM sur une boîte aux lettres unique.
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <mailbox identity>Connectez-vous à la boîte aux lettres via Outlook ou Outlook sur le web et vérifiez que les messages sont supprimés ou déplacés vers une archive conformément à la configuration de la stratégie.