Infos-courrier dans Exchange Online
Les infos-courrier sont des messages d’information qui s’affichent lorsque les utilisateurs composent un message. Lorsqu’un nouveau message est ouvert et en cours de composition, Exchange analyse le message (y compris les destinataires). Si un problème potentiel est détecté, l’utilisateur reçoit une notification d’info-mail avant d’envoyer le message. À l’aide des informations contenues dans l’info-courrier, l’utilisateur peut ajuster le message pour éviter les situations indésirables ou les rapports de non-remise (également appelés NDR ou messages de rebond).
Fonctionnement des infos-courrier
Les infos-courrier sont implémentées en tant que service web dans Exchange. Quand un expéditeur compose un message, le logiciel client lance un appel de service web Exchange au serveur d'accès au client pour obtenir la liste des infos-courrier. Le serveur répond par la liste d'infos-courrier qui s'appliquent à ce message, et le logiciel client affiche les infos-courrier à l'expéditeur.
Les cas de messagerie non productifs suivants sont courants dans tout environnement de messagerie :
NDRs résultant de messages qui violent les restrictions de message à l’échelle de organization (par exemple, les restrictions de taille de message ou le nombre maximal de destinataires par message).
NDR résultant de messages envoyés à des destinataires inexistants, à des destinataires restreints ou à des utilisateurs avec des boîtes aux lettres complètes.
Envoi de messages aux utilisateurs avec des réponses automatiques configurées.
Tous ces cas impliquent l'envoi d'un message par l'utilisateur, qui attend sa livraison, mais recevant à la place une réponse déclarant que le message n'a pas été remis. Même dans le meilleur des cas, par exemple la réponse automatique, la productivité diminue. Dans le cas d’une remise, ce scénario peut entraîner un appel coûteux au support technique.
L'absence d'erreur due à l'envoi d'un message peut avoir plusieurs causes, mais les conséquences peuvent être indésirables et gênantes :
Messages envoyés à des groupes de distribution extrêmement volumineux.
Messages envoyés aux groupes de distribution inappropriés.
Messages envoyés par inadvertance aux destinataires étrangers à votre structure.
Sélectionner Répondre à tous à un message que vous avez reçu en tant que destinataire Cci.
Tous ces cas problématiques peuvent être atténués si l'on informe les utilisateurs du résultat possible de l'envoi de message lorsqu'ils le composent. Par exemple, si les expéditeurs sont avertis que la taille de leur message dépasse la valeur maximale autorisée, ils n’essaieront pas d’envoyer le message. De même, si les expéditeurs sont avertis que leur message sera remis à des personnes extérieures au organization, ils sont plus susceptibles de s’assurer que le contenu et le ton du message sont appropriés.
Les clients de messagerie suivants prennent en charge les infos-courrier :
Outlook sur le web (anciennement Outlook Web App)
Microsoft Outlook 2010 ou version ultérieure pour Microsoft Windows
Infos-courrier disponibles dans Exchange Online
Le tableau suivant répertorie les infos-courrier disponibles dans Exchange Online.
| Infos-courrier | Disponibilité | Scénario |
|---|---|---|
| Destinataire interne non valide | Outlook | L’expéditeur ajoute un destinataire interne qui n’existe pas. Par exemple :
L'info-courrier indique le destinataire non valide et lui accorde la possibilité de retirer le destinataire du message. |
| Boîte aux lettres saturée | Outlook Outlook sur le web |
L’expéditeur ajoute un destinataire interne dont la boîte aux lettres dépasse la taille maximale de boîte aux lettres (quota ProhibitSendReceive sur la boîte aux lettres ou organization).
L'info-courrier indique le nom du destinataire dont la boîte aux lettres est saturée et lui accorde la possibilité de retirer le destinataire du message. L'info-courrier est précise au moment de l'affichage. Si le message n'est pas immédiatement envoyé, l'info-courrier est mise à jour toutes les deux heures. C'est également le cas si les messages ont été enregistrés en tant que Brouillons et rouverts 2 heures plus tard ou plus. |
| Réponses automatiques | Outlook Outlook sur le web |
L’expéditeur ajoute un destinataire* interne qui a activé les réponses automatiques.
L’info-courrier indique que les réponses automatiques du destinataire sont activées et affiche également les 175 premiers caractères du texte de réponse automatique. L'info-courrier est précise au moment de l'affichage. Si le message n'est pas immédiatement envoyé, l'info-courrier est mise à jour toutes les deux heures. C'est également le cas si les messages ont été enregistrés en tant que Brouillons et rouverts 2 heures plus tard ou plus. *Si le destinataire est externe, mais que le domaine du destinataire est configuré en tant que domaine distant, les paramètres AllowedOOFType et IsInternal déterminent si l’expéditeur reçoit la réponse automatique interne, la réponse automatique externe ou aucune réponse automatique. |
| Personnalisé | Outlook Outlook sur le web |
L’expéditeur ajoute un destinataire interne sur lequel une info-courrier personnalisée est configurée.
Une info-courrier personnalisée peut s'avérer utile pour transmettre des informations spécifiques sur un destinataire. Par exemple, vous pouvez créer une info-courrier personnalisée pour un groupe de distribution expliquant son objectif afin de réduire les abus. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Configurer les infos-courrier personnalisées pour les destinataires. Les infos-courrier personnalisées ne s’affichent pas si l’expéditeur n’est pas autorisé à envoyer des messages au destinataire (l’info-mail du destinataire restreint s’affiche à la place). |
| Destinataire restreint | Outlook Outlook sur le web |
L’expéditeur ajoute un destinataire auquel il n’est pas autorisé à envoyer des messages (les restrictions de remise sont configurées entre l’expéditeur et le destinataire).
L’info-courrier indique le destinataire interdit et donne à l’expéditeur la possibilité de supprimer le destinataire du message. Il informe également clairement l’expéditeur que le message ne peut pas être remis au destinataire restreint. Si le destinataire restreint est un groupe de distribution qui contient des groupes imbriqués, les infos-courrier ne sont pas affichées. En outre, si le groupe restreint (AcceptMessagesOnlyFromDLMembers) contient des groupes, les infos-courrier ne s’affichent pas. Si le destinataire restreint est externe ou s’il s’agit d’un groupe de distribution qui contient des destinataires externes, l’info-courrier est affichée à l’expéditeur. Toutefois, les infos-courrier suivantes ne sont pas affichées (le cas échéant) :
|
| Destinataires externes | Outlook Outlook sur le web Outlook Mobile |
L’expéditeur ajoute un destinataire* externe ou un groupe de distribution qui contient des destinataires externes.
L’info-courrier informe l’expéditeur que le message laissera le organization, ce qui peut l’aider à prendre les bonnes décisions concernant la formulation, le ton et le contenu. Par défaut, l'info-courrier est désactivée. Vous pouvez l'activer à l'aide de la cmdlet Set-OrganizationConfig. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Infos-courrier sur les relations de l'organisation. *Si le destinataire est externe, mais que le domaine du destinataire est configuré en tant que domaine distant, le paramètre IsInternal détermine si l’expéditeur reçoit cette info-courrier (l’info-mail des destinataires externes ne s’applique pas aux destinataires internes). Remarque : l’info-mail des destinataires externes n’est pas évaluée pour les destinataires externes du groupe de distribution où le groupe de distribution se trouve dans un domaine distant. Remarque 2 : Outlook Mobile prend uniquement en charge l’info-courrier des destinataires externes pour Microsoft 365 ou Office 365 et pour les boîtes aux lettres Exchange locales qui utilisent l’authentification moderne hybride (HMA). Lors de la composition d’e-mails de formation à la simulation d’hameçonnage pour Office 365, les infos-courrier pour les destinataires externes doivent être activées à l’aide de la commande PowerShell suivante : |
| Large public | Outlook Outlook sur le web |
L’expéditeur ajoute un groupe de distribution qui a plus de membres que la grande taille d’audience configurée (la taille par défaut est supérieure à 25 membres). Pour plus d'informations, consultez la rubrique Configurer la taille de public considérable pour votre organisation.
Le nombre de membres du groupe de distribution n’est pas calculé à chaque fois. Au lieu de cela, les informations du groupe de distribution sont lues à partir des données des métriques de groupe. |
| Destinataire modéré | Outlook Outlook sur le web |
L’expéditeur ajoute un destinataire modéré (un destinataire qui nécessite l’approbation du message). L’info-courrier identifie le destinataire modéré et informe l’expéditeur que la modération peut entraîner un retard de remise. L’info-courrier ne s’affiche pas si :
|
| Répondre à tous en Cci | Outlook sur le web | Un destinataire Cci sélectionne Répondre à tous les messages. L’info-courrier s’affiche dans le message de réponse. Les destinataires cci qui se révèlent à d’autres destinataires sont universellement mauvais, et l’info-courrier explique cela. |
| Message dépassant la taille limite | Outlook | Le message est plus grand que la taille maximale autorisée.
L’info-courrier s’affiche si la taille du message ne respecte pas l’une des restrictions de taille de message suivantes :
Remarque : les limites de taille des messages sur les connecteurs ne sont pas évaluées pour cette info-mail. |
Restrictions des infos-courrier
Les Infos-courrier sont soumises aux restrictions suivantes :
Les infos-courrier ne sont pas prises en charge lorsque vous travaillez en mode hors connexion dans Outlook.
Quand un message est adressé à un groupe de distribution, les infos-courrier des destinataires individuels membres d'un groupe de distribution ne sont pas évaluées. Toutefois, si l’un des membres est un destinataire externe, l’info-courrier des destinataires externes s’affiche, qui indique à l’expéditeur le nombre de destinataires externes dans le groupe de distribution.
Si le message est adressé à plus de 200 destinataires, les infos-courrier des boîtes aux lettres individuelles ne sont pas évaluées pour des raisons de performances.
Les Infos-courrier personnalisées sont limitées à 175 caractères.
Bien que les versions antérieures de Exchange Server remplissent les infos-courrier dans leur intégralité, Exchange Online n’affiche que jusqu’à 1 000 caractères.
Si l'expéditeur démarre la saisie d'un message et le laisse ouvert à durée prolongée, les infos-courrier de boîte aux lettres saturée et réponses automatiques sont évaluées toutes les deux heures.