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Créer un tableau de bord Excel Services à l’aide d’un flux de données OData

SharePoint 2013
 

S’applique à : SharePoint Server 2013 Enterprise

Dernière rubrique modifiée : 2013-12-18

Résumé : Découvrez comment créer un tableau de bord Excel Services pouvant être publié dans une bibliothèque SharePoint Server ou Office 365.

Cet article décrit, étape par étape, comment utiliser Excel 2013 pour créer un tableau de bord de base contenant deux rapports et deux filtres. L’exemple de tableau de bord décrit dans cet article ressemble à l’image suivante :

Figure : Tableau de bord Excel Services de base contenant deux rapports et deux segments

Tableau de bord Excel Services de base

Le tableau de bord de notre exemple utilise des données importées dans Excel à l’aide d’un flux de données OData. Cela permet de publier le classeur dans une bibliothèque SharePoint Server ou Office 365. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous découvrirez comment importer des données dans Excel, utiliser ces données pour créer des rapports dans une feuille de calcul et connecter des filtres à ces rapports.

Contenu de cet article :

RemarqueRemarque :
Dans la mesure où SharePoint 2013 s’exécute en tant que sites web dans Internet Information Services (Services Internet (IIS)), les administrateurs et les utilisateurs dépendent des fonctionnalités d’accessibilité fournies par les navigateurs. SharePoint 2013 prend en charge les fonctionnalités d’accessibilité des navigateurs pris en charge. Pour plus d’informations, voir les ressources suivantes :

Avant de commencer cette opération, lisez les informations suivantes sur les éléments prérequis :

Avant de créer un tableau de bord, nous vous recommandons de créer un plan de tableau de bord. Le plan ne doit pas nécessairement être exhaustif ou complexe. Toutefois, il doit évoquer ce que vous voulez inclure dans le tableau de bord. Pour vous aider à préparer un plan de tableau de bord, posez-vous des questions du type suivant :

  • Qui utilisera le tableau de bord ?

  • Quel type d’informations voudront-ils voir ?

  • Existe-t-il des données pouvant servir à créer le tableau de bord ?

Notre exemple de tableau de bord doit être un prototype pour apprendre à créer et publier des tableaux de bord Excel Services. Pour savoir comment créer un plan de tableau de bord pour ce type de tableau de bord, voir le tableau suivant.

Tableau : Plan de base pour notre exemple de tableau de bord

Question Réponse

Qui utilisera le tableau de bord ?

Le tableau de bord est destiné aux commerciaux, responsables des ventes, membres de la direction de l’entreprise et à toutes les personnes intéressées par des informations sur les ventes de la société fictive Adventure Works Cycles.

Comment le tableau de bord sera-t-il utilisé ? C’est-à-dire, quel type d’informations les utilisateurs du tableau de bord voudront-ils voir ?

Les commerciaux, responsables des ventes, membres de la direction et autres utilisateurs du tableau de bord veulent s’en servir pour voir, explorer et analyser des données. Ils veulent au moins pouvoir consulter le type d’informations suivant :

  • montant des ventes par secteur géographique ;

  • montant des ventes par secteur géographique ;

  • montant des ventes par année ;

  • montant des ventes par commercial.

Les utilisateurs du tableau de bord souhaitent s’en servir pour consulter, explorer et analyser des données et ainsi obtenir des réponses à des questions spécifiques.

Ils veulent aussi être en mesure d’utiliser des filtres pour mettre en relief des informations spécifiques, comme les ventes sur une année donnée ou d’un commercial en particulier.

Existe-t-il des données pouvant servir à créer le tableau de bord ?

Oui. L’exemple de base de données Adventure Works que nous utilisons contient des données pouvant servir au tableau de bord.

Quels éléments le tableau de bord doit-il contenir ?

Notre exemple de tableau de bord comprend les éléments suivants :

  • des données importées à l’aide d’un flux de données OData ;

  • un graphique illustrant les informations de vente du produit par secteur géographique ;

  • un graphique illustrant les informations sur les ventes par secteur géographique ;

  • un segment servant aux utilisateurs du tableau de bord à afficher les informations sur une année donnée ;

  • un segment servant aux utilisateurs du tableau de bord à afficher les informations d’un commercial en particulier.

À quel endroit sera publié le tableau de bord ?

Dans la mesure où notre exemple de tableau de bord utilise des données natives dans Excel, il peut être publié dans une bibliothèque SharePoint de SharePoint Server 2013 ou de SharePoint Online. Son contenu peut donc être utilisé en interne ou via une connexion Internet, ainsi que sur un appareil mobile comme un iPad d’Apple ou une tablette Windows 8.

À présent que nous avons créé notre plan de tableau de bord, nous pouvons commencer à créer le tableau de bord.

Pour créer le tableau de bord, il faut d’abord créer une connexion de données, que nous utilisons pour importer des données dans Excel. Ensuite, nous créons les rapports et le filtre à utiliser. Enfin, nous publions le classeur sur SharePoint Server ou Office 365, ou les deux.

Notre exemple de tableau de bord utilise des données importées dans Excel via un flux de données OData pour se connecter à l’exemple de données Adventure Works. Pour plus d’informations, voir Flux OData AdventureWorks (sur le site CodePlex). Nous commençons par importer les données dans Excel.

Pour importer des données dans Excel à l’aide d’un flux de données OData
  1. Ouvrez Microsoft Excel.

  2. Choisissez Classeur vide pour créer un classeur.

  3. Sous l’onglet Données, choisissez le groupe Données externes, Autres sources, puis À partir du flux de données OData.

    L’Assistant Connexion de données s’ouvre.

  4. Dans la page Connexion à un serveur de bases de données, dans la zone Emplacement du flux de données, spécifiez l’adresse du site web (URL) du flux de données.

    Pour notre exemple de tableau de bord, nous avons utilisé http://services.odata.org/AdventureWorksV3/AdventureWorks.svc.

  5. Dans la section Références de connexion, procédez de l’une des manières suivantes :

    • Choisissez Utiliser les informations de connexion pour la personne ouvrant ce fichier, puis cliquez sur le bouton Suivant.

    • Choisissez Utiliser ce nom et ce mot de passe, spécifiez un nom d’utilisateur et un mot de passe appropriés, puis cliquez sur le bouton Suivant.

    ConseilConseil :
    Si vous ne savez pas quelle option choisir, contactez un administrateur SharePoint.
  6. Dans la page Sélectionner des tables, choisissez les tables VentesSociété et DétailVentesSecteur, et cliquez sur le bouton Suivant.

  7. Dans la page Enregistrement du fichier de connexion de données et fin, cliquez sur le bouton Terminer.

  8. Dans la page Importer des données, procédez comme suit :

    1. Sélectionnez l’option Table.

    2. Assurez-vous que l’option Ajouter ces données au modèle de données est sélectionnée.

    3. Cliquez sur le bouton OK.

    Les feuilles Feuil2 et Feuil3 contenant les données sont ajoutées au classeur.

  9. Laissez Excel ouvert.

À ce stade, nous avons importé les données dans Excel à l’aide du flux de données OData. La prochaine étape consiste à créer une relation entre les tables de données. Pour ce faire, nous utiliserons le complément PowerPivot pour Excel. Si l’onglet PowerPivot n’est pas visible dans Excel, activez le complément en procédant comme suit.

Pour activer le complément PowerPivot pour Excel
  1. Dans Excel, sous l’onglet Fichier , choisissez Options.

  2. Dans la boîte de dialogue Options Excel, choisissez Compléments.

  3. Dans la liste Gérer, choisissez Compléments COM, puis cliquez sur le bouton Atteindre pour ouvrir la boîte de dialogue Compléments COM.

  4. Sélectionnez Microsoft Office PowerPivot pour Excel 2013, puis cliquez sur OK. L’onglet PowerPivot est désormais visible dans Excel.

  5. Laissez Excel ouvert.

Une fois le complément PowerPivot pour Excel activé, il faut créer une relation entre les tables de données. Cela nous permettra de créer des rapports et des filtres à partir des données des deux tables.

Pour créer une relation entre les tables d’un modèle de données
  1. Dans Excel, sous l’onglet PowerPivot, dans le groupe Modèle de données, choisissez Gérer. Power Pivot pour Excel s’ouvre.

  2. Dans la fenêtre PowerPivot pour Excel, sous l’onglet Conception, dans le groupe Relations, choisissez Créer une relation.

  3. Dans la boîte de dialogue Créer une relation, spécifiez les paramètres suivants :

    • Dans la liste Table, vérifiez que VentesSociété est sélectionné.

    • Dans la liste Colonne, choisissez ID.

    • Dans la liste Table de recherche associée, choisissez DétailVentesSecteur.

    • Dans la liste Colonne de recherche associée, vérifiez que ID est sélectionné.

    Ensuite, cliquez sur le bouton Créer.

  4. Fermez la fenêtre PowerPivot pour Excel, mais laissez Excel ouvert.

Nous avons maintenant importé deux tables de données dans Excel. Nous avons aussi créé une relation entre les tables de sorte à pouvoir créer des rapports et des filtres qui utilisent les deux tables comme source de données unique.

Pour notre exemple de tableau de bord, nous allons créer deux rapports, comme décrit dans le tableau suivant :

Tableau : Rapports de tableau de bord

Type de rapport Nom du rapport Description

Rapport de graphique croisé dynamique

VentesProduit

Graphique en barres montrant le montant des ventes par catégorie de produits.

Rapport de graphique croisé dynamique

VentesSect

Graphique en barres montrant le montant des ventes par secteur géographique.

Nous créons d’abord le rapport VentesProduit.

Pour créer le graphique RapportVentesProduit
  1. Dans Excel, sélectionnez Feuil1.

  2. Sous l’onglet Insertion, dans la section Graphiques, choisissez Graphique croisé dynamique. La boîte de dialogue Créer un graphique croisé dynamique s’affiche.

  3. Dans la section Choisissez les données à analyser, sélectionnez l’option Utiliser une source de données externes, puis cliquez sur le bouton Choisir la connexion.

    La boîte de dialogue Connexions existantes apparaît.

  4. Sous l’onglet Tables, sélectionnez l’option Tables dans le modèle de données de classeur, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

  5. Dans la boîte de dialogue Créer un graphique croisé dynamique, sélectionnez l’option Feuille de calcul existante, puis cliquez sur OK.

    Graphique1 s’ouvre pour modification.

  6. Dans la liste Champs de graphique croisé dynamique, spécifiez les options suivantes :

    • Dans la section VentesSociété, faites glisser CatégorieProduit dans le champ Légende (Série).

    • Dans la section VentesSociété, cochez la case à côté de Ventes.

      Le graphique se met à jour et affiche le montant des ventes par catégorie de produits.

  7. Rapprochez le rapport de graphique croisé dynamique du coin supérieur gauche de la feuille de calcul. Pour ce faire, faites glisser le rapport de sorte que le coin supérieur gauche s’aligne sur le coin supérieur gauche de la cellule D1 dans la feuille de calcul.

  8. Pour éviter toute confusion ultérieure sur les noms de rapport, nous allons spécifier un nouveau nom pour le rapport. Pour ce faire, procédez comme suit :

    1. Cliquez avec le bouton droit dans le rapport de graphique croisé dynamique, puis choisissez Options du graphique croisé dynamique.

    2. Dans la boîte de dialogue Options du graphique croisé dynamique, dans la zone Nom du graphique croisé dynamique, tapez RapportVentesProduit.

      ConseilConseil :
      Veillez à ce que le nom que vous spécifiez contienne uniquement des caractères alphanumériques (sans espace).
    3. Cliquez sur le bouton OK.

  9. Enregistrez le classeur à l’aide d’un nom de fichier de type Rapports sur les ventes Adventure Works.

  10. Laissez le classeur ouvert.

À ce stade, nous avons créé un rapport de graphique croisé dynamique illustrant les ventes de produits. La prochaine étape consiste à créer un rapport de graphique croisé dynamique illustrant le montant des ventes par secteur géographique.

Pour créer le graphique RapportVentesSect
  1. Dans Excel, sur la même feuille de calcul utilisée pour créer le rapport VentesProduit, choisissez la cellule B17.

  2. Sous l’onglet Insertion, sélectionnez Graphique croisé dynamique.

  3. Dans la section Choisissez les données à analyser, sélectionnez l’option Utiliser une source de données externes, puis cliquez sur le bouton Choisir la connexion.

    La boîte de dialogue Connexions existantes apparaît.

  4. Sous l’onglet Tables, sélectionnez l’option Tables dans le modèle de données de classeur, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

  5. Dans la boîte de dialogue Créer un graphique croisé dynamique, sélectionnez l’option Feuille de calcul existante, puis choisissez OK.

    GraphiqueCroiséDynamique2 s’ouvre pour modification.

  6. Dans la liste Champs de graphique croisé dynamique, spécifiez les options suivantes :

    • Dans la section VentesSociété, sélectionnez Ventes.

    • Dans la section DétailVentesSecteur, faites glisser NomSecteur dans le champ Légende (Série).

    Le rapport se met à jour et affiche un graphique illustrant le montant des ventes par secteur géographique.

  7. Déplacez le rapport de sorte que son coin supérieur gauche s’aligne sur le coin supérieur gauche de la cellule D16.

  8. Pour spécifier un nom pour le rapport, procédez comme suit :

    1. Cliquez avec le bouton droit dans le rapport, puis choisissez Options du graphique croisé dynamique.

    2. Dans la zone Nom du graphique croisé dynamique, tapez RapportVentesSect.

    3. Cliquez sur OK.

  9. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.

  10. Laissez le classeur ouvert.

Nous avons maintenant créé les deux rapports pour notre tableau de bord de base. L’étape suivante consiste à créer des filtres.

Excel permet de créer plusieurs types de filtres et les ajouter à un tableau de bord. Par exemple, nous pouvons créer un simple filtre en ajoutant un champ dans la section Filtre de la liste Champs. Nous pouvons créer un segment ou un contrôle de chronologie si nous utilisons une source de données multidimensionnelle comme Analysis Services. Pour cet exemple de tableau de bord, nous allons créer deux segments. Ce filtre permettra d’afficher les informations sur une année donnée ou d’un commercial en particulier.

Pour ajouter des segments au tableau de bord
  1. Dans Excel, sur la même feuille de calcul utilisée pour créer les rapports, choisissez la cellule A1.

  2. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Filtre, choisissez Segment.

    La boîte de dialogue Connexions existantes apparaît.

  3. Sous l’onglet Modèle de données, sélectionnez l’option Tables dans le modèle de données de classeur, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

  4. Dans la boîte de dialogue Insérer des segments, procédez comme suit :

    1. Dans la section VentesSociété, choisissez AnnéeCommande.

    2. Dans la section DétailVentesSecteur, sélectionnez NomEmployé.

    3. Cliquez sur le bouton OK.

  5. Déplacez les segments de sorte que le coin supérieur gauche du segment AnnéeCommande s’aligne sur le coin supérieur gauche de la cellule A1, et que le segment NomEmployé soit placé juste en dessous du segment AnnéeCommande.

  6. Connectez les segments aux rapports en procédant comme suit :

    1. Sélectionnez le segment AnnéeCommande.

    2. Sous l’onglet Options, dans le groupe Segment, choisissez la commande de barre d’outils Connexions de rapport.

    3. Dans la boîte de dialogue Connexions de rapport, sélectionnez les cases RapportVentesProduit et RapportVentesSect, puis cliquez sur le bouton OK.

    4. Répétez ces étapes pour le segment NomEmployé.

  7. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.

  8. Laissez le classeur Excel ouvert.

À ce stade, nous avons créé un tableau de bord. La prochaine étape consiste à le publier sur SharePoint Server, où il pourra être utilisé par d’autres.

Pour publier le classeur sur SharePoint Server, nous suivons une procédure en deux étapes. Nous effectuons d’abord quelques réglages pour l’affichage du classeur. Ensuite, nous publions le classeur dans une bibliothèque SharePoint.

Modifions d’abord le classeur. Par défaut, notre exemple de tableau de bord affiche un quadrillage sur la feuille de calcul qui contient notre tableau de bord. Par ailleurs, le nom par défaut de la feuille de calcul est Feuil1. Nous pouvons apporter quelques légères modifications pour améliorer l’apparence du tableau de bord.

Pour améliorer l’apparence du classeur
  1. Dans Excel, choisissez l’onglet Affichage.

  2. Pour supprimer le quadrillage, sous l’onglet Affichage, dans le groupe Afficher/Masquer, désactivez la case à cocher Quadrillage.

  3. Pour supprimer les titres de ligne et de colonne, sous l’onglet Affichage, dans le groupe Afficher/Masquer, désactivez la case à cocher Titres.

  4. Pour renommer la feuille de calcul, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet Feuil1, puis choisissez Renommer. Tapez un nouveau nom pour la feuille, comme InfoVentes et appuyez sur Entrée.

  5. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.

  6. Fermez Excel.

L’étape suivante consiste à publier le classeur dans une bibliothèque SharePoint. Le classeur utilise des données natives importées dans Excel, nous pouvons donc le publier dans une bibliothèque SharePoint Server 2013 ou SharePoint Online (Office 365 Preview). Procédez de l’une de manières suivantes pour publier le classeur.

Pour publier le classeur dans une bibliothèque SharePoint Server
  1. Ouvrez un navigateur web.

  2. Dans la ligne d’adresse, tapez l’adresse SharePoint d’une bibliothèque SharePoint Server.

    Pour notre exemple, nous avons utilisé la bibliothèque Documents, disponible par défaut dans un site Centre d’aide à la décision. L’adresse SharePoint utilisée est de type http://nom_serveur/sites/bicenter/documents.

    ConseilConseil :
    Contactez un administrateur SharePoint si vous ne connaissez pas l’adresse SharePoint de la bibliothèque que vous voulez utiliser.
  3. Dans la bibliothèque Documents, cliquez sur + Nouveau document pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter un document.

  4. Choisissez Parcourir et utilisez la boîte de dialogue Choisir un fichier à télécharger pour sélectionner le classeur Rapports sur les ventes Adventure Works. Puis cliquez sur Ouvrir.

  5. Dans la boîte de dialogue Ajouter un document, cliquez sur OK. Le classeur est ajouté à la bibliothèque.

Pour publier le classeur dans une bibliothèque SharePoint Online (Office 365 Preview)
  1. Connectez-vous à votre environnement Office 365.

  2. Ouvrez la bibliothèque que vous voulez utiliser.

    Nous avons utilisé la bibliothèque Documents, disponible par défaut dans un site Centre d’aide à la décision.

    ConseilConseil :
    Contactez un administrateur SharePoint si vous ne savez pas comment ouvrir la bibliothèque que vous voulez utiliser.
  3. Dans la bibliothèque Documents, cliquez sur + Nouveau document.

  4. Choisissez Télécharger un fichier existant pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter un document.

  5. Choisissez Parcourir et utilisez la boîte de dialogue Choisir un fichier à télécharger pour sélectionner le classeur Rapports sur les ventes Adventure Works. Puis cliquez sur Ouvrir.

  6. Dans la boîte de dialogue Ajouter un document, cliquez sur OK. Le classeur est ajouté à la bibliothèque.

À présent que nous avons créé et publié le tableau de bord, nous pouvons l’utiliser pour explorer les données.

Une fois le tableau de bord publié sur SharePoint Server, les autres utilisateurs peuvent l’afficher et l’utiliser.

Pour ouvrir le tableau de bord
  1. Ouvrez un navigateur web.

  2. Dans la barre d’adresse, tapez l’adresse du site Centre d’aide à la décision sur lequel tableau de bord a été publié.

  3. Choisissez Contenu du site, puis Documents.

  4. Choisissez le tableau de bord Rapports sur les ventes Adventure Works. Ce dernier s’ouvre dans une fenêtre de navigateur pour consultation.

Nous pouvons alors nous en servir pour obtenir des réponses à des questions spécifiques, telles que celles qui sont décrites dans le tableau suivant.

Tableau : Utilisation du tableau de bord pour obtenir des réponses à des questions spécifiques

Question Action

En 2005, quelle catégorie de produits a connu le volume de ventes le plus important ?

Dans le segment AnnéeCommande, choisissez 2005. Vous observez dans le graphique RapportVentesProduit que la catégorie de produits Vélos présente le montant de ventes le plus élevé.

En quelle année le montant des ventes de la catégorie de produits Vélos a été le plus élevé ?

Pour trouver la réponse, nous utilisons la fonctionnalité Exploration rapide. Procédez comme suit :

  1. Effacez le segment AnnéeCommande.

  2. Dans le graphique RapportVentesProduit, sélectionnez la barre Vélos. Le bouton Exploration rapide apparaît.

  3. Cliquez (ou appuyez) sur le bouton Exploration rapide pour ouvrir la boîte de dialogue Explorer.

  4. Développez VentesSociété, choisissez AnnéeCommande, puis Explorer jusqu’à AnnéeCommande. Le graphique RapportVentesProduit se met à jour et affiche le montant des ventes de la catégorie de produits Vélos.

D’après le graphique RapportVentesProduit, 2007 a été l’année pendant laquelle la société a connu le montant de ventes le plus élevé de la catégorie Vélos.

En France, quelle sous-catégorie de produits a connu le montant de ventes le plus élevé ?

Pour trouver la réponse, nous utilisons la fonctionnalité Exploration rapide. Procédez comme suit :

  • Actualisez la fenêtre du navigateur pour restaurer la vue par défaut du tableau de bord.

  • Dans le graphique RapportVentesSect, sélectionnez la barre France pour afficher le bouton Exploration rapide.

  • Cliquez (ou appuyez) sur le bouton Exploration rapide.

  • Développez VentesSociété, choisissez SousCatégorieProduits, puis Explorer jusqu’à SousCatégorieProduits. Le graphique se met à jour et affiche un grand nombre de produits.

  • Pointez sur la plus grande barre. Une légende indique que cette barre correspond à la sous-catégorie Vélos de route.

D’après le graphique RapportVentesSect, la sous-catégorie Vélos de route présente le montant de ventes le plus élevé de France pour cette société.

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