Distribution des e-mails dans Reporting Services

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S’applique à : Reporting Services en mode natif | Reporting Services en mode SharePoint

SQL Server Reporting Services comprend une extension de remise par e-mail qui permet d'envoyer par e-mail des rapports à des utilisateurs individuels ou à des groupes. Pour distribuer un rapport par e-mail, vous devez d’abord configurer le serveur de rapports pour la remise par e-mail. Ensuite, définissez soit un abonnement standard, soit un abonnement basé sur les données. Un abonnement unique ne permet pas de distribuer plusieurs rapports dans un seul e-mail. Toutefois, vous pouvez créer plusieurs abonnements.

Le serveur de rapports se connecte à un serveur de courrier à l'aide d'une connexion standard. Il n’utilise pas de communication chiffrée à l’aide de Transport Layer Security (TLS), anciennement connu sous le nom de Secure Sockets Layer (SSL). Le serveur de courrier doit être un serveur SMTP (Simple Mail Transport Protocol) local ou distant situé sur le même réseau que le serveur de rapports.

Pour plus d’informations sur la procédure détaillées de création d’un abonnement, voir :

Options de remise des rapports par e-mail

La remise d'e-mails par le serveur de rapports s'effectue de différentes manières :

  • Envoi d'une notification et d'un lien hypertexte vers le rapport généré.

  • envoi d'une notification dans la ligne Objet d'un e-mail. Par défaut, l’objet : ligne de la définition d’abonnement inclut les variables suivantes. Les informations spécifiques au rapport remplacent les variables lorsque l’abonnement est traité :

    @ReportName spécifie le nom du rapport.

    @ExecutionTime spécifie l'heure d'exécution du rapport.

    Vous pouvez combiner ces variables avec du texte statique ou modifier le texte dans la ligne Objet de chaque abonnement.

  • Envoi d'un rapport incorporé ou joint. Le format de rendu et le navigateur déterminent si le rapport est incorporé ou joint.

    Si votre navigateur prend en charge les formats HTML 4.0 et MHTML et si vous choisissez le format de rendu Archive Web, le rapport est incorporé au message. Tous les autres formats de rendu (CSV, PDF, etc.) remettent les rapports sous forme de pièces jointes. Pour les serveurs de rapports en mode natif, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité dans le fichier de configuration RSReportServer.config.

    Reporting Services ne vérifie pas la taille de la pièce jointe ou du message avant d’envoyer le rapport. Si la pièce jointe ou le message dépasse la limite maximale autorisée par votre serveur de messagerie, le rapport n’est pas remis. Choisissez une des autres options de remise (URL ou notification) si le rapport est volumineux.

C'est au moment de la création de l'abonnement que vous définissez les options de remise d'un rapport. Par exemple, si vous sélectionnez Inclure un lien dans l'abonnement, le message e-mail contient un lien hypertexte vers le rapport.

Paramètres d'e-mail basés sur les rôles en mode natif

Dans un environnement de serveur de rapports en mode natif, les paramètres de remise de courrier que vous utilisez varient. Les paramètres varient selon que votre rôle inclut la tâche « Gérer les abonnements individuels » ou la tâche « Gérer tous les abonnements ».

Tâche Paramètres disponibles
Gérer les abonnements individuels Affiche les champs qui permettent aux utilisateurs d'automatiser et de se remettre un rapport. Dans ce mode, les champs qui acceptent les alias d'e-mail ne sont pas disponibles.
Gérer tous les abonnements Affiche les champs qui prennent en charge une distribution plus large, notamment les champs À :, Cc :, Cci : et Répondre à :, ce qui offre davantage de moyens d’acheminer un rapport vers davantage d’abonnés. La disponibilité des champs d'alias d'e-mail est définie par le biais des paramètres du fichier de configuration RSReportServer.

Remarque

Dans les versions antérieures à Reporting Services 2019, le champ Commentaire est disponible uniquement pour les rôles qui incluent la tâche « Gérer tous les abonnements ».

Spécifier des adresses e-mail dans un abonnement

Si vous distribuez des rapports sur un intranet et que vous utilisez une passerelle SMTP vers un serveur Microsoft Exchange, saisissez l’alias de messagerie. Par exemple, entrez l’alias comme si vous envoyiez un e-mail à un collègue. Si la livraison s’effectue vers un compte de courrier externe, saisissez l’adresse e-mail complète. Si vous spécifiez des adresses e-mail supplémentaires pour ajouter d'autres personnes à votre abonnement, les abonnés reçoivent une copie exacte du rapport qui est produit à partir de cet abonnement.

Le serveur de rapports ne valide pas les adresses e-mail et n’obtient pas d’adresses e-mail à partir d’un serveur de messagerie. Vous devez connaître à l'avance les adresses e-mail qui seront utilisées. Par défaut, vous pouvez envoyer des rapports par e-mail à n'importe quel compte de courrier valide à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation. Des paramètres de configuration peuvent toutefois être utilisés pour limiter la remise par e-mail aux hôtes du serveur de courrier que vous identifiez par leur nom. Vous pouvez spécifier d’autres hôtes si vous souhaitez prendre en charge la livraison d’e-mails à des personnes qui ne sont pas membres de votre organisation.

Le message e-mail utilisé pour remettre le rapport doit être envoyé depuis un compte de courrier défini sur le serveur de courrier. Un paramètre de configuration spécifie le compte de courrier. Le compte de courrier est utilisé pour tous les rapports remis par l’extension de remise par e-mail. Vous ne pouvez pas spécifier plusieurs comptes ou changer de compte en fonction des rapports.

Contrôle de la livraison par e-mail

Vous pouvez configurer un serveur de rapports de façon à limiter la distribution d'e-mail à des domaines hôtes spécifiques. Par exemple, vous pouvez empêcher un serveur de rapports en mode natif de remettre un rapport à tous les domaines, sauf à ceux répertoriés dans le fichier de configuration RSReportServer.config.

Vous pouvez également définir des paramètres de configuration pour masquer le champ À dans un abonnement. Dans ce cas, les rapports sont remis uniquement à l'utilisateur qui définit l'abonnement. Toutefois, une fois qu’un rapport a été envoyé à un utilisateur, vous ne pouvez pas explicitement l’empêcher d’être transféré.

La façon la plus efficace de contrôler la distribution des rapports consiste à configurer un serveur de rapports de sorte qu'il n'envoie qu'une adresse URL de serveur de rapports. Le serveur de rapports utilise l'authentification Windows et le modèle d'autorisation par rôle pour contrôler l'accès à un rapport. Si des utilisateurs reçoivent accidentellement par e-mail un rapport qu’ils ne sont pas autorisés à consulter, le serveur de rapports n’affiche pas le rapport. Pour plus d’informations sur les abonnements, voir ce qui suit.

Configuration du serveur de courrier

Pour un serveur de rapports en mode natif, vous pouvez configurer l'extension de remise par e-mail via le Gestionnaire de configuration de Reporting Services en mode natif et en modifiant les fichiers de Gestionnaire de configuration de Reporting Services. Dans le cas d'un serveur de rapports en mode SharePoint, l'extension de remise par e-mail est configurée dans les pages de gestion de SharePoint et dans les scripts PowerShell.

Pour des informations sur la configuration d’un serveur de rapports en mode natif, reportez-vous à Paramètres de messagerie - mode natif de Reporting Services (Configuration Manager).

Pour plus d’informations sur la configuration d’un serveur de rapports en mode SharePoint, reportez-vous à Créer et gérer des abonnements pour les serveurs de rapports en mode SharePoint.

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