SharePoint
Création d'une infrastructure d'enquête puissante
Jim Bradley
Vue d'ensemble:
- Planification et implémentation d'une solution d'enquête
- Collecte et traitement des résultats d'une enquête dans les bibliothèques SharePoint
- Gestion des problèmes de performances et de sécurité
Vous ne pouvez pas prendre les bonnes décisions sans informations. L'intuition ne suffit pas, surtout si vos décisions ont un impact sur votre entreprise. Ceci est vrai qu'il s'agisse de choisir le local dans lequel vous voulez organiser une réception pour les membres de votre équipe
ou d'affecter 50 % des ressources de votre entreprise au lancement d'un nouveau produit. Mais comment obtenir ces informations ?
Les enquêtes offrent un moyen efficace et peu onéreux de recueillir des commentaires sur pratiquement tout ce que vous voulez savoir : les clients sont-ils satisfaits de vos produits, les employés ont-il aimé les sandwichs que vous leur avez offerts lors de la dernière réunion, etc. Les enquêtes livrent les informations dont vous avez besoin pour améliorer et développer vos produits, systèmes et processus. La question est de savoir comment vous, en tant que professionnel de l'informatique, pouvez implémenter un système d'enquête capable de recueillir et de stocker des données afin qu'elles puissent être utilisées à bon escient ?
Vous disposez probablement déjà d'un ou plusieurs outils permettant de collecter, structurer et analyser ces données. Microsoft® Office System 2007 vous propose ces outils et vous permet de les utiliser en toute facilité. Il existe, en fait, de nombreuses façons de mener une enquête. L'essentiel est d'adapter l'approche à vos besoins particuliers. Par exemple, les enquêtes par courrier électronique constituent un bon moyen de recueillir des données de manière impromptue et en temps réel lorsque le nombre de répondants est relativement réduit et que les données en question ne sont pas d'une importance critique. Pour plus d'informations, consultez l'encadré « Utilisation du courrier électronique pour effectuer des enquêtes rapides » ci-dessous. En revanche, les enquêtes sur des bases de données sont préférables dans le cas d'initiatives plus complexes qui incluent un grand nombre de répondants et concernent des données stratégiques. Pour plus d'informations à ce sujet, consultez l'encadré « Création d'une solution d'enquête sur base de données » ci-dessous.
Dans cet article, je me concentrerai sur une autre solution, plus complète et flexible : les enquêtes en ligne basées sur SharePoint®. Cette méthode convient aux enquêtes stratégiques et non stratégiques indépendamment du niveau de complexité. Dans la mesure où les études SharePoint sont basées sur le Web, toute personne disposant d'un accès Internet peut y prendre part, y compris les personnes utilisant des appareils mobiles. Avec une enquête SharePoint, les réponses peuvent être nominatives ou anonymes, les résultats sont disponibles en temps réel et vous avez même accès à des outils d'analyse.
Ce type d'enquête est implémenté par le biais de Windows
® SharePoint Services 3.0 (WSS) avec Forms Server et InfoPath
® ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) avec Forms Services et InfoPath
® (voir la
figure 1 pour une description de chacune de ces technologies). Comme les deux scénarios offrent essentiellement les mêmes fonctionnalités, je me concentrerai, dans cet article, sur la dernière combinaison de technologies. Pour une comparaison complète de produits SharePoint et de leurs fonctionnalités, consultez le document Téléchargement de la comparaison des produits Microsoft Office SharePoint Server 2007 à la page
office.microsoft.com/en-us/sharepointserver/HA101978031033.aspx.
Figure 1 Technologies Microsoft permettant d'effectuer des enquêtes SharePoint
| Technologie |
Description |
| Microsoft Office InfoPath 2007 |
Microsoft Office InfoPath 2007 est un outil de création de formulaires et de collecte d'informations. Pour plus d'informations, voir office.microsoft.com/infopath. |
| Windows SharePoint Services 3.0 |
Précédemment appelé SharePoint Team Services, Windows SharePoint Services 3.0 constitue la base de la création d'applications SharePoint étendues. Pour plus d'informations, voir microsoft.com/technet/windowsserver/sharepoint/techinfo/overview.mspx. |
| Microsoft Office SharePoint Server 2007 |
Microsoft Office SharePoint Server 2007 (anciennement SharePoint Portal Server 2003) offre une infrastructure côté serveur qui transforme les clients Office 2007 en créateurs et consommateurs de contenu pour les applications SharePoint. Pour plus d'informations, voir microsoft.com/sharepoint. |
| InfoPath Forms Services, Microsoft Office Forms Server 2007 |
InfoPath Forms Services permet aux utilisateurs de remplir des formulaires InfoPath dans un navigateur Web sans disposer d'InfoPath, ce qui rend les enquêtes compatibles avec plusieurs plates-formes et navigateurs. Forms Services nécessite Windows SharePoint Service 3.0, bien que les mêmes fonctionnalités soient également disponibles dans un produit autonome appelé Microsoft Office Forms Server 2007. Pour plus d'informations sur Forms Services, voir microsoft.com/ms540731. Pour plus d'informations sur Forms Server, voir office.microsoft.com/en-us/formsserver/FX100490391033.aspx. |
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Planification et implémentation
Lors de la conception d'une enquête, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs. La conception exige une analyse approfondie, vous devez donc prévoir tout le temps nécessaire pour bien élaborer votre enquête. Pendant la phase de planification initiale, vous devez définir le problème et le type de données que vous souhaitez obtenir, choisir les technologies que vous devez utiliser et déterminer les conditions budgétaires et administratives. Vous pouvez ensuite passer à l'implémentation. Le flux de travail global se compose des étapes suivantes : conception d'un formulaire d'enquête, publication du formulaire, collecte et validation des réponses, agrégation et analyse des données et enfin publication des résultats.
Le flux de travail de l'implémentation d'une enquête inclut généralement au moins un concepteur d'enquête, des répondants et un analyste (comme illustré à la figure 2). Bien sûr, la complexité des flux de travail d'une enquête peut varier énormément. Une enquête à l'échelle de l'entreprise, par exemple, fera probablement l'objet de plusieurs tours de modifications et d'approbations de la conception. Elle utilisera probablement des rappels automatisés envoyés aux répondants, offrira diverses formes d'assistance et de dépannage, proposera aux responsables des vues des résultats en temps réel et suivra une procédure claire l'élaboration et la publication de l'analyse finale. Un flux de travail complexe de ce type nécessite un système Web capable de prendre en charge les fonctionnalités capacités de flux de travail et de génération de rapports.
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Figure 2 Flux de travail d'une enquête, de la conception du formulaire à l'analyse des données (Cliquer sur l'image pour l'agrandir)
Que rechercher dans une solution complète
Une solution d'enquête complète devra généralement répondre à une longue liste d'exigences clés. La solution doit permettre aux équipes ou aux divisions individuelles de créer, disséminer et collecter les résultats de l'enquête, avec une intervention minimale du service informatique et sans nécessiter de compétences dans le domaine de la programmation. L'outil de création de formulaires doit offrir une interface WYSIWYG conviviale ainsi qu'un riche jeu de fonctionnalités qui facilitent la logique de canalisation, la logique de branchement et la logique conditionnelle. Il va également sans dire, que l'outil de création de formulaires d'enquête doit s'adapter à toutes les enquêtes, quelles que soient leur envergure et leur complexité.
De plus, l'enquête doit être exécutée sur un serveur Web et s'intégrer à une base de données SQL Server® centralisée, évitant ainsi aux services individuels de devoir maintenir des bases de données SQL dédiées. Toute personne disposant d'un accès à Internet et utilisant un navigateur Web standard doit pouvoir participer à l'enquête.
Le processus d'enquête doit pouvoir être facilement lié aux flux de travail et doit répondre aux besoins de l'entreprise sans en compromettre la sécurité. Enfin, pour de nombreuses organisations, la solution d'enquête doit offrir une prise en charge multilingue.
Utilisés ensemble, MOSS 2007, WSS 3.0 et InfoPath 2007 créent une solution intégrée répondant à toutes ces exigences. La figure 3 illustre l'intégration des divers composants à la pile SharePoint. Toutefois, avant d'aborder cette solution d'enquête complète, je voudrais jeter un coup d'œil sur ce que vous pouvez faire avec WSS seul. Ensuite, je vous montrerai ce que vous pouvez faire lorsque vous ajoutez MOSS et InfoPath à WSS.
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Figure 3 Composants de la pile SharePoint (Cliquer sur l'image pour l'agrandir)
Utilisation de WSS seul
Même sans les autres composants, vous pouvez utiliser WSS pour créer et implémenter une enquête. En fait, WSS comprend un modèle d'enquête intégré qui facilite le processus d'enquête. Pour créer une enquête, cliquez sur Démarrage | Tous les programmes | Outils d'administration et sélectionnez Administration centrale SharePoint 3.0. Dans la liste déroulante, sélectionnez Actions du site puis cliquez sur Créer. La page Créer affiche alors les en-têtes Bibliothèques, Communications, Suivi, Listes personnalisées et Pages Web. Sous chaque en-tête se trouvent des options de modèles. Sous Suivi, cliquez sur Enquête.
À ce stade, WSS vous guide pas-à-pas tout au long du processus de création de l'enquête. Vous pouvez créer des questions ouvertes ou fermées et spécifier si une question peut être laissée sans réponse. Vous pouvez même créer des enquêtes à logique de branchement qui dirigeront les participants sur des chemins différents en fonction de leurs réponses. Les enquêtes peuvent être anonymes ou, si nécessaire, identifier le répondant. Vous pouvez également attribuer un flux de travail à l'enquête.
L'enquête repose sur les navigateurs, si bien qu'aucun logiciel spécial n'est nécessaire pour créer ou répondre à l'enquête. Pour participer à l'enquête, il vous suffit de vous rendre sur le site de SharePoint et de remplir le formulaire. Les autorisations d'accès sont héritées du site parent mais peuvent être modifiées directement à partir du menu Actions de SharePoint. Les réponses de l'enquête sont enregistrées sur le site d'enquêtes de SharePoint et les résultats peuvent être affichés sous forme de liste ou de résumés graphiques, ou exportés vers Excel®.
Encore une fois, cette enquête (dont le processus est illustré à la figure 4) peut être réalisée avec WSS sans aucun logiciel supplémentaire. En supposant que vous avez déjà mis en place un site SharePoint bien conçu, un service individuel doit pouvoir créer et implémenter une enquête sans aucune assistance ou avec une assistance minimale du service informatique.
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Figure 4 Enquête basée sur Windows SharePoint Services (Cliquer sur l'image pour l'agrandir)
L'une des limitations du processus basé sur WSS uniquement devient apparente lorsqu'une enquête doit être personnalisée. WSS crée des listes d'enquête à l'aide de diverses pages ASPX par défaut (AllItems.aspx, DispForm.aspx, EditForm.aspx, NewForm.aspx, overview.aspx et summary.aspx). Bien que la personnalisation des pages soit possible au-delà des paramètres inhérents à WSS, la plupart des fonctionnalités proviennent de composants WebPart qui ne sont pas facilement personnalisables. En outre, la solution WSS uniquement convient davantage aux enquêtes qui ne doivent pas intégrer des sources de données externes telles que le système ERP de votre entreprise.
Si vous devez étendre la solution d'enquête pour inclure une interface utilisateur personnalisée ou l'intégrer à d'autres sources de données, vous devriez sérieusement envisager la solution qui combine MOSS, WSS et InfoPath.
Solution d'enquête complète
MOSS inclut de nombreuses fonctionnalités qui étendent WSS, mais pour le moment, je souhaite me concentrer sur un seul composant : InfoPath Forms Services. Avec InfoPath Forms Services, seul l'ordinateur du concepteur d'enquête doit être équipé d'InfoPath. Les autres peuvent accéder à l'enquête par le biais d'un navigateur Web.
Dans InfoPath, le concepteur sélectionne l'option permettant au formulaire d'être rempli à l'aide d'un navigateur. InfoPath crée alors un formulaire pouvant être affiché sur n'importe quel navigateur Web standard. Ce formulaire Web fonctionne de la même façon qu'un formulaire InfoPath, à l'exception de certaines fonctionnalités InfoPath avancées (telles que rôles d'utilisateur, texte vertical, actions de boîte de dialogue, et contrôles avancés). Le formulaire est ensuite publié sur une bibliothèque ou liste SharePoint. Entre temps, une autre fonctionnalité d'InfoPath appelée Vérificateur de conception s'assure que le formulaire d'enquête est compatible avec InfoPath Forms Services.
Il n'y a pas de différence entre une bibliothèque de formulaires InfoPath et une bibliothèque de formulaires compatible avec les navigateurs. Dans tous les cas, les modèles de formulaire sont des fichiers .xsn. Soit InfoPath Forms Services affiche le formulaire dans un navigateur, soit le fichier est téléchargé sur le client et affiché directement dans InfoPath. Si un concepteur d'enquête dispose au moins de l'autorisation Collaborateur pour un site SharePoint, il peut utiliser les bibliothèques de documents SharePoint pour publier des modèles de formulaires.
Un répondant disposant d'un navigateur standard peut participer à l'enquête InfoPath Forms Services, et ses réponses sont renvoyées au serveur SharePoint. Dans SharePoint, les données peuvent être stockées, traitées, partagées et analysées de façon sécurisée (à l'aide d'Excel, de SQL ou de tout autre outil disponible sur le réseau). Tout ceci peut être effectué avec une assistance minimale du service informatique.
Problèmes de publication (postback) et de performances
Il existe toutefois des problèmes de performances potentiels. Par exemple, les formulaires compatibles avec les navigateurs s'exécutent dans le contexte d'un compte système sur le serveur SharePoint, ce qui signifie que si un formulaire inclut du code ou des connexions de données (voir figure 5), le code ou les connexions de données sont exécutés sur le serveur, et non sur le client. De plus, les formulaires complexes peuvent avoir besoin de renvoyer fréquemment des données au serveur, ce qui augmente la charge de travail du serveur.
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Figure 5 Solution d'enquête InfoPath Forms Services avec connexions de données supplémentaires (Cliquer sur l'image pour l'agrandir)
Plus une enquête utilise les publications (postback), plus la charge de travail imposée aux serveurs Web frontaux est élevée. Cependant, il y a des moments où la publication (postback) est inévitable, notamment lors de l'implémentation d'un branchement de réponses. Pour réduire les effets potentiellement négatifs sur le système, les concepteurs d'enquête doivent être conscients des problèmes de publication (postback) et savoir comment implémenter au mieux les enquêtes lorsque la publication (postback) ne peut pas être évitée. Par exemple, les concepteurs doivent utiliser des enquêtes de type Assistant qui renvoient les données au serveur lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Suivant. Ceci permet de réduire le nombre de publications (postbacks).
InfoPath Forms Services doit maintenir l'état de chaque formulaire actuellement actif sur le serveur. L'expiration de session par défaut est de 60 minutes, ce qui signifie que si une enquête complexe prend plus de 60 minutes à remplir et qu'il n'y a aucune publication (postback) durant cette période, la session sera fermée sur le serveur. Les données entrées mais non envoyées sont perdues, et le répondant doit recommencer depuis le début.
Ces problèmes s'amplifient encore lorsque plusieurs répondants travaillent en même temps sur un formulaire d'enquête et lorsque les enquêtes comportent une grande quantité de sources de données ou incluent des pièces jointes. Pour plus d'informations, consultez l'article « Amélioration des performances des formulaires InfoPath 2007 » à l'adresse msdn2.microsoft.com/bb380251.
Considérations relatives à la sécurité
Bien qu'une étude approfondie de la sécurité n'entre pas dans le cadre de cet article, il est important de souligner quelques considérations liées à la sécurité. Tout d'abord, SharePoint et InfoPath 2007 adhèrent à l'initiative Trustworthy Computing Initiative adoptée par Microsoft au début de l'année 2002. Les formulaires InfoPath ont trois niveaux de sécurité possibles : Limité, Domaine et Confiance totale. Et par défaut, InfoPath détermine et applique automatiquement un niveau de sécurité recommandé au formulaire.
La fonctionnalité de signature numérique peut garantir qu'un formulaire est créé ou rempli par un utilisateur spécifique et qu'il n'est pas modifié. Enfin, IRM (Information Rights Management) peut limiter l'accès aux modèles et aux formulaires complétés. Pour empêcher des utilisateurs malveillants de renvoyer des formulaires contenant du code nuisible ou d'utiliser la plate-forme SharePoint pour lancer des attaques contre d'autres systèmes via les connexions de données, InfoPath fait la distinction entre les formulaires déployés par les utilisateurs et les formulaires déployés par les administrateurs. Les utilisateurs peuvent télécharger les formulaires à condition qu'ils ne contiennent pas de code personnalisé et qu'ils utilisent uniquement le niveau de sécurité Domaine, ce qui limite les connexions de données entre les domaines. Ces paramètres sont suffisants pour la plupart des solutions d'enquête.
Lorsque la conception d'une enquête nécessite le niveau de sécurité Confiance totale pour offrir un accès illimité aux ressources, la publication du formulaire nécessite l'approbation de l'administration informatique. Par défaut, l'approbation de l'administration informatique est requise lorsqu'un formulaire contient du code géré, lorsque des connexions de données inter-domaines sont définies dans le modèle de formulaire, lorsque le formulaire utilise des connexions de données définies dans la bibliothèque de connexions de données centralisée et lorsque l'option de prise en charge du rendu sur les appareils mobiles a été activée.
Pour le niveau de sécurité Confiance totale, le concepteur d'enquête crée un formulaire InfoPath et enregistre le modèle de formulaire. Le modèle ou fichier .xsn est envoyé à l'administrateur SharePoint sous forme de pièce jointe à un message électronique ou est transmis via un partage réseau. L'administrateur informatique vérifie ensuite les fonctionnalités de l'enquête et l'éventuel code qu'elle contient avant de la placer sur le système de production. L'administrateur informatique termine le déploiement en téléchargeant le modèle d'enquête sur une collection de sites et en activant le modèle d'enquête. Ces deux procédures sont effectuées sur la page Gestion des applications de la console Administration centrale de WSS. Le résultat final est qu'un administrateur informatique peut déléguer la publication des formulaires aux services individuels tout en continuant à superviser le processus de publication si les formulaires dépassent le cadre des activités de collecte de données normales.
La supervision de l'administrateur informatique est nécessaire dans certains scénarios courants : lorsque les formulaires doivent être remplis avec des données par défaut et lorsque les résultats de l'enquête sont envoyés à plusieurs sources de données. Par défaut, les modèles de formulaire Autorisation des domaines ne peuvent pas établir de connexion de données entre les domaines, mais il existe des mesures que vous pouvez prendre pour lever cette restriction, notamment :
- Octroyer les autorisations de niveau Confiance totale au formulaire.
- Créer une Autorisation des domaines en utilisant des connexions de données provenant de la bibliothèque de connexions de données.
- Utiliser une Autorisation de domaine avec la bibliothèque de connexions à gestion centralisée.
Les options de Confiance totale et de bibliothèque de connexions à gestion centralisée nécessitent l'approbation de l'administrateur durant la publication des formulaires. Toutefois, la bibliothèque de connexions de données (DCL) permet aux formulaires publiés par l'utilisateur de franchir les limites du domaine en utilisant la DCL maintenue au niveau de la collection de sites. Cette DCL peut être sous le contrôle du service individuel. Toutefois, il est important de comprendre qu'en autorisant les services individuels à définir leurs propres connexions de données basées sur serveur, vous risquer de créer un problème de sécurité.
L'option la plus sûre consiste à définir des connexions de données dans la bibliothèque de connexions à gestion centralisée et de demander ensuite à un administrateur informatique de déployer les formulaires d'enquête avancés qui utilisent ces connexions de données. La bibliothèque de connexions à gestion centralisée présente en effet l'avantage d'être disponible sur toutes les collections de sites et sur l'ensemble de la batterie de serveurs. Ceci permet à l'administrateur de définir les paramètres d'authentification centraux pour l'accès aux sources de données qui ne se trouvent pas sur le serveur SharePoint local. Pour plus d'informations, consultez l'article en ligne intitulé « À propos des connexions de données, de l'authentification et du mappage d'accès alternatif » à l'adresse
msdn2.microsoft.com/ms771995.
Conclusion
Les enquêtes constituent un moyen très efficace de recueillir des informations stratégiques (et des informations moins stratégiques) pour chaque entreprise et à tous les niveaux. Toutefois pour créer une enquête efficace, vous devez disposer des bons outils, d'un plan solide et d'un mélange équilibré d'art et de science. Une bonne planification vous aidera à créer une solution permettant à chaque service de votre organisation de créer, d'envoyer, de recevoir, de stocker et d'analyser les données de l'enquête.
Les meilleures enquêtes sont celles qui renvoient des informations pertinentes au moment opportun. Pour recueillir des informations au moment opportun, votre solution doit faciliter la création et la gestion d'enquêtes au niveau des services sans compromettre la sécurité. InfoPath permet aux spécialistes de l'information de créer des enquêtes de haute qualité en leur proposant une interface intuitive pouvant être utilisée avec une formation réduite. InfoPath vous permet également de recueillir des données d'enquête de haute qualité avec un minimum d'administration informatique.
InfoPath 2007 fonctionne de façon transparente avec WSS et MOSS pour créer des solutions d'enquête riches et complexes, compatibles avec plusieurs plates-formes et navigateurs. Ceci permet à votre entreprise d'exploiter l'un de ses actifs le plus importants : les informations.
Jim Bradley est propriétaire de CoyoteTech LLC, une entreprise de communications techniques spécialisée dans la documentation d'assistance utilisateur pour les produits de serveur Microsoft. Ses projets de documentation incluent « Protection du transport Edge et de la messagerie Microsoft Exchange Server 2007 », « Passage aux 64 bits avec Microsoft Exchange Server 2007 » et « Guide de référence technique de Microsoft Exchange 2003 ».
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