SharePoint 2010 : Au fil des envies - Utilisation des flux de travail SharePoint
Flux de travail dans SharePoint 2010 ou comment automatiser les processus métier complexes.
Par Brien Posey
La plupart des applications que les entreprises utilisent de nos jours automatisent les processus métier complexes. L’automatisation des processus électroniques, par exemple l’automatisation des envois de courriers électroniques au destinataire souhaité, se révèle un processus relativement simple. Il est en revanche bien plus difficile d’automatiser les processus impliquant une interaction manuelle.
Jusqu’à Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007, Microsoft était parvenu à résoudre ce point au moyen des flux de travail SharePoint, qui ne sont ni plus ni moins que des mécanismes de routage d’approbation. Supposons qu’une personne de votre service marketing conçoive une nouvelle publicité. Elle ne peut pas se contenter de l’envoyer directement à une agence. Elle doit au préalable recevoir l’approbation en interne d’un grand nombre d’intermédiaires.
Avant d’être diffusée, la publicité doit être transmise à un rédacteur, par l’intermédiaire du service juridique de l’entreprise. Ensuite, elle doit vraisemblablement être envoyée à un cadre supérieur. Mais lorsque tout le monde est déjà bien occupé, il n’est pas simple d’obtenir toutes les approbations nécessaires. Des tâches comme celles-ci peuvent rapidement passer à la trappe, sans oublier que des erreurs humaines peuvent entraver le processus de routage des approbations.
Les flux de travail SharePoint sont conçus pour automatiser de tels processus. Vous pouvez même concevoir un flux de travail pour envoyer un rappel ou automatiquement contacter un responsable lorsqu’une personne néglige une tâche.
Les flux de travail ont joué un rôle déterminant dans MOSS 2007. Cependant, même si leurs avantages étaient importants, ils se révélaient quelque peu rigides. La plupart du temps, pour créer des flux de travail, les administrateurs se trouvaient cantonnés à l’interface utilisateur graphique de SharePoint.
Avec SharePoint 2010, Microsoft a introduit davantage de souplesse dans le processus de création des flux de travail. Bien que vous puissiez toujours utiliser l’interface utilisateur graphique de SharePoint pour associer un flux de travail à une liste ou à une bibliothèque, vous devez créer le flux de travail à l’extérieur de SharePoint (à moins que vous n’utilisiez l’un des flux de travail intégrés).
En conséquence, pour créer ces flux de travail, Microsoft vous propose plusieurs outils différents. D’un point de vue général, l’outil de prédilection pour le développement des flux de travail SharePoint sera SharePoint Designer 2010. Les développeurs professionnels auront, quant à eux, la possibilité d’utiliser Visual Studio 2010 pour ajouter d’autres personnalisations, modifier le code créé par SharePoint Designer 2010, ou encore développer des flux de travail en partant de zéro.
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Création d’un flux de travail
Pour créer un flux de travail, ouvrez Visio 2010, puis sélectionnez l’onglet Fichier. Ce faisant, vous êtes invité à choisir le type de diagramme que vous souhaitez créer. Choisissez le dossier Diagramme de flux, sélectionnez le modèle Flux de travail Microsoft SharePoint, puis cliquez sur Créer, tel qu’indiqué dans la Figure 1.
L’idée d’utiliser Visio Premium 2010 pour créer des flux de travail SharePoint peut sembler un peu étrange au premier abord. L’application Visio est largement utilisée pour créer des organigrammes de tâches mais peu de personnes la considèrent comme un outil de développement. Toutefois, l’une des principales fonctionnalités de Visio reste la création de diagrammes de flux, ce qui en fait une application tout particulièrement adaptée. Quiconque a suivi un cours de programmation informatique de premier niveau sait que l’une des premières leçons porte sur la création d’un diagramme de flux. En effet, la création d’un diagramme de flux est souvent la première étape utilisée dans la conception d’un programme. Étant donné que les flux de travail SharePoint ne sont ni plus ni moins que de simples programmes, est-il à ce point inconcevable d’utiliser une application dédiée à la création de diagrammes de flux pour faciliter la création de flux de travail SharePoint ?
Avant d’utiliser Visio 2010 pour créer un flux de travail SharePoint, vous devez savoir deux choses importantes. Premièrement, vous n’allez pas utiliser Visio 2010 pour créer le flux de travail dans sa version finale. Au contraire, vous utilisez Visio pour créer le modèle du flux de travail que vous importez par la suite dans SharePoint Designer, afin de le finaliser. Deuxièmement, cette procédure n’est valable que si vous utilisez Visio 2010 Premium. Les éditions Visio 2010 Standard et Professionnel ne prennent pas en charge la création des flux de travail SharePoint.
Génération d’un flux de travail
Pour créer un flux de travail, ouvrez Visio 2010, puis sélectionnez l’onglet Fichier. Ce faisant, vous êtes invité à choisir le type de diagramme que vous souhaitez créer. Choisissez le dossier Diagramme de flux, sélectionnez le modèle Flux de travail Microsoft SharePoint, puis cliquez sur Créer, tel qu’indiqué dans la Figure 1.
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Figure 1 Utilisation de Visio 2010 pour créer un diagramme de flux de travail SharePoint.
À ce stade, vous accédez à l’écran principal de Visio. Vous pouvez à présent réellement commencer à développer votre flux de travail. Si vous n’avez jamais utilisé Visio, vous devrez vous familiariser avec le processus de création de flux de travail. La partie gauche de l’écran contient plusieurs ensembles (ou gabarits), qui eux-mêmes contiennent plusieurs icônes (ou formes de base). Le modèle Flux de travail SharePoint utilise des gabarits pour les formes de type action, conditions et terminaison de flux de travail. Faites glisser les formes sur le dessin Visio, puis organisez-les de telle sorte qu’elles facilitent votre flux de travail.
Regardons l’exemple de dessin Visio fourni dans la Figure 2. Il présente un modèle Flux de travail SharePoint simple qui commence par la terminaison de démarrage (triangle vert). Après cela, il existe une condition qui vérifie si le champ de titre contient certaines valeurs. Le nom du champ ou la liste des mots-clés n’a aucune importance pour l’instant. Nous ne cherchons pas, dans l’immédiat, à attribuer des valeurs ou des noms de champ spécifiques. En l’état actuel, nous devons simplement établir la logique du flux de travail.
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Figure 2 Flux de travail SharePoint type créé dans Visio.
Vous remarquerez dans cette figure que la condition se ramifie en fonction des valeurs spécifiques détectées. Il vous est demandé de créer dans Visio un chemin Oui et un chemin Non pour chacune des conditions utilisées dans votre flux de travail. Ce flux de travail particulier se termine par l’objet de fin si aucune valeur correspondante n’est trouvée (chemin Non). Si les mots-clés fournis sont détectés, l’élément est supprimé et le flux de travail se termine.
Vous verrez également que chaque objet est connecté à un autre objet au moins (tel que le signalent les flèches entre les objets). Ces connexions sont indispensables mais ne sont pas automatiquement présentes. Pour connecter deux formes, faites glisser l’une d’entre elles sur la page de dessin, puis placez le pointeur de la souris sur la forme à laquelle vous souhaitez qu’elle se connecte. Vous notez l’apparition de flèches bleues autour des extrémités de l’objet. . Déposez la forme sur l’icône en forme de flèche pour créer une connexion entre les deux formes.
Après avoir créé votre flux de travail, validez l’ensemble des étapes. En validant un flux de travail, vous garantissez que SharePoint peut l’utiliser sans problème. Par exemple, le processus de validation vous informe si vous avez déconnecté des objets dans le cadre du flux de travail ou si vous avez oublié d’introduire une action de fin.
Pour valider votre flux de travail, allez dans l’onglet Processus, puis cliquez sur le bouton Vérifier le diagramme. Avec un peu de chance, Visio ne détecte aucun problème dans votre diagramme. S’il en détecte, ces problèmes s’affichent dans une fenêtre Problèmes, dans la partie inférieure de l’espace de travail Visio. La plupart des problèmes sont relativement simples à résoudre : il vous suffit de double-cliquer sur le problème mentionné et Visio sélectionne alors l’objet concerné.
La dernière étape de ce processus consiste à exporter votre diagramme Visio. Pour cela, allez dans l’onglet Processus, puis cliquez sur le bouton Exporter dans le ruban. Vous devez à présent voir une boîte de dialogue dans laquelle indiquer un nom de fichier pour le dessin que vous exportez. Entrez un nom de fichier, puis sélectionnez l’emplacement sur lequel vous souhaitez enregistrer le fichier exporté. Vérifiez que vous exportez le fichier au format Visio Workflow Interchange (*.VWI), puis cliquez sur Enregistrer.
Présentation de SharePoint Designer
Vous disposez à présent d’un modèle de flux de travail. Vous êtes donc prêt pour la deuxième partie du processus de création d’un flux de travail. Importez le modèle dans SharePoint Designer, puis convertissez-le en flux de travail SharePoint.
SharePoint Designer 2010 est un outil destiné à la personnalisation des sites, sources de données, flux de travail, etc. Vous pouvez réaliser certaines personnalisations depuis l’interface utilisateur graphique de SharePoint mais celle-ci se révèle quelque peu limitée. SharePoint Designer permet des personnalisations de site SharePoint de niveau supérieur.
SharePoint Designer est disponible gratuitement. Vous pouvez le télécharger aux adresses suivantes :
Pour la version 32 bits : microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=d88a1505-849b-4587-b854-a7054ee28d66&displaylang=fr
Pour la version 64 bits : microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=566D3F55-77A5-4298-BB9C-F55F096B125D&displaylang=fr
Utilisation de SharePoint Designer
Après avoir téléchargé et installé l’application SharePoint Designer 2010, ouvrez-la, puis ouvrez le site SharePoint que vous souhaitez modifier. Pour cela, lancez SharePoint Designer 2010, puis cliquez sur le bouton Ouvrir le site.
Vous êtes invité à indiquer le site que vous souhaitez ouvrir. Entrez l’adresse URL du site SharePoint, puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Vous pouvez également naviguer jusqu’à votre site, sélectionnez Actions du site, puis modifier le site dans SharePoint Designer. Ce faisant, vous accédez à l’écran principal de SharePoint Designer présenté Figure 3.
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Figure 3 Écran principal de SharePoint Designer.
Notez que la liste Objets de site dans la partie gauche de l’écran contient un objet appelé Flux de travail. En cliquant sur l’objet Flux de travail, vous accédez à la liste des flux de travail intégrés.
Importez le modèle de flux de travail créé dans Visio 2010. Pour cela, cliquez sur le bouton Importer à partir de Visio situé dans le ruban Flux de travail. Vous êtes invité à sélectionner un dessin Visio à importer. Cliquez sur le bouton Parcourir, sélectionnez le dessin créé précédemment, puis cliquez sur Ouvrir et enfin sur Suivant.
À ce stade, vous accédez à un écran vous invitant à donner un nom au flux de travail que vous importez. Vous devez également mentionner si vous souhaitez importer le flux de travail sous forme de flux de travail de liste ou de flux de travail réutilisable, tel qu’indiqué Figure 4. Un flux de travail de liste est lié à une liste ou à une bibliothèque spécifique alors qu’un flux de travail réutilisable est lié à un type de contenu et peut être appliqué à n’importe quelle liste ou bibliothèque.
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Figure 4 Importation du flux de travail en tant que flux de travail de liste ou flux de travail réutilisable.
Après avoir fait votre choix, cliquez sur Terminer. L’importation du flux de travail débute alors. Une fois le processus d’importation terminé, vous accédez à l’Éditeur de flux de travail, tel que présenté Figure 5.
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Figure 5 L’Éditeur de flux de travail vous permet d’introduire des changements dans votre flux de travail.
Finalisation du travail préparatoire
Avant de pouvoir utiliser le flux de travail que vous venez de créer, vous devez configurer quelque peu votre application SharePoint Server. Tout particulièrement, vous devez vérifier que la fonction Visio Web Access et l’application Visio Graphics Services sont toutes deux actives.
Pour cela, ouvrez votre site SharePoint, puis sélectionnez Paramètres du site dans le menu Actions du site. Une fois la page Paramètres du site chargée, cliquez sur le lien Fonctionnalités de la collection de sites. Vérifiez que la fonction Fonctionnalités de la collection de sites SharePoint Server Enterprise est active. Si tel n’est pas le cas, cliquez sur le bouton Activer correspondant.
Le modèle Visio créé ici est relativement simple et ne contient aucune donnée associée. En d’autres termes, il existe une instruction conditionnelle dans le modèle qui recherche des mots-clés spécifiques mais nous n’avons jamais dit à Visio quels étaient ces mots-clés.
À présent, ajoutons des spécificités à notre modèle. Dans le cas du flux de travail pris à titre d’exemple, cliquez sur le lien hypertexte Mot clé, puis indiquez les mots-clés que vous souhaitez rechercher.
Lorsque vous avez terminé de renseigner les éléments nécessaires dans le modèle de flux de travail, cliquez sur l’icône Enregistrer. Maintenant, si vous cliquez sur l’objet Flux de travail dans la liste Objets de site, vous visualisez votre flux de travail nouvellement créé. Il fait partie de la liste des flux de travail intégrés.
Cliquez dans la liste pour accéder à votre flux de travail nouvellement créé. Vous accédez alors à un onglet correspondant à ce flux de travail. Activez la case à cocher permettant d’afficher les visualisations de flux de travail sur la page Statut, puis cliquez sur le bouton Publier situé sur le ruban Paramètres du flux de travail pour rendre le flux de travail accessible aux utilisateurs du site.
Finalisation du travail préparatoire
Avant de pouvoir utiliser les fonctions de visualisation avec le flux de travail que vous venez de créer, vous devez configurer quelque peu votre application SharePoint Server. Tout particulièrement, vous devez vérifier que la fonction Visio Web Access et l’application Visio Graphics Services sont toutes deux actives.
Pour cela, ouvrez votre site SharePoint, puis sélectionnez Paramètres du site dans le menu Actions du site. Une fois la page Paramètres du site chargée, cliquez sur le lien Fonctionnalités de la collection de sites. Vérifiez que la fonction Fonctionnalités de la collection de sites SharePoint Server Enterprise est active. Si tel n’est pas le cas, cliquez sur le bouton Activer correspondant.
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Figure 6 Sélection de votre flux de travail dans la liste des modèles de flux de travail.
Ensuite, ouvrez la console Administration centrale de SharePoint 2010, puis cliquez sur le lien Gérer les services sur le serveur (situé dans la section Paramètres système). Vérifiez à présent que l’application Visio Graphics Services est en cours d’exécution. Si tel n’est pas le cas, cliquez alors sur le bouton Démarrer correspondant.
La dernière étape de ce processus consiste à associer le flux de travail que vous avez créé à une liste ou à une bibliothèque (en partant du principe que vous avez créé un flux de travail réutilisable). Pour cela, ouvrez simplement votre navigateur Web, accédez à votre bibliothèque de documents SharePoint, puis cliquez sur l’onglet Bibliothèque. Vous visualisez alors un ruban correspondant à la bibliothèque de documents. Cliquez sur le bouton Paramètres du flux de travail, puis sur le lien Ajouter un flux de travail. Vous avez à présent la possibilité d’ajouter votre flux de travail à la bibliothèque de documents, tel qu’indiqué dans la Figure 6. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section concernant l’ajout d’une association de flux de travail.
Votre nouveau flux de travail est enregistré et prêt à être utilisé ou partagé avec vos collaborateurs.
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Brien Posey*, MVP, est un auteur technique indépendant avec à son actif des milliers d’articles et des dizaines de livres. Vous pouvez visiter le site Web de Brien à l’adresse.*