SharePoint 2010 : L'objectif de la gouvernance

Article
08/24/2016

Établir un programme de gouvernance efficaces et appropriées pour une vaste plate-forme SharePoint est essentiel.

Steve Wright et Corey Erkes

Adapté de « Gouvernance Pro SharePoint 2010 » (Apress, 2012)

Pourquoi établir de gouvernance au cours de toute activité humaine ? Pourquoi ne pas simplement laisser tout le monde faire leur propre chose ? Liberté n'est pas censée être une bonne chose ? Pour une réponse, jetez un oeil à n'importe quel pays dans le monde où le gouvernement a échoué et un nouveau un il n'a pas remplacé immédiatement. Il n'est pas une jolie image.

Bien sûr, ne pas attribuer des quotas de stockage sur votre intranet d'entreprise pas susceptible d'entraîner des hordes de collègues fou, lutte contre la mort au cours de la dernière du toner copieur. Plus probablement, le système sera juste crash ou être laissé dans un état inutilisable. Élaborer des politiques et des normes et l'attribution de responsabilités aux ministères appropriés créent un système qui peut soutenir les besoins de l'entreprise sans pour autant devenir un obstacle. Ou peut-être les utilisateurs en criant des slogans en colère tout en agitant des flambeaux de feu sont une partie normale de votre culture d'entreprise ?

Le facteur le plus important dans l'élaboration de votre stratégie de gouvernance est pour déterminer les besoins des utilisateurs et adapter le plan de gouvernance pour répondre à ces besoins efficacement et discrètement que possible. Cela nécessite une compréhension des processus d'affaires des usagers, de préférences et de culture de travail.

SharePoint est un produit très varié avec nombreuses fonctionnalités qui peuvent être productifs, utile, prêtant à confusion ou ennuyeux, selon les besoins des utilisateurs du système et comment ces fonctionnalités sont en effet de levier. Les plus souvent deux erreurs lors de l'établissement de gouvernance sont à mettre en œuvre trop gouvernance ou trop peu.

Il n'y a aucune telle chose comme une installation SharePoint avec aucune gouvernance. L'anarchie n'est pas un défaut ; C'est un choix. Même si une organisation a intentionnellement évité de mettre des restrictions sur les utilisateurs, c'est un choix de gouvernance. Les sites SharePoint où les utilisateurs ont absolument libre sont trop souvent. Le résultat est plus souvent un site bloquée par des quantités massives de données, mais très peu d'informations utile. Utilisateurs Impossible de trouver quoi que ce soit, sauf le contenu plus récent, qu'ils ont ajouté eux-mêmes. Anciennes données ou contenu fourni par d'autres peut-être aussi bien être sur une disquette dans le Bureau de quelqu'un pour tout le bien qu'elle fera les. Finalement, le site devient lent et peu fiable et tombe en désuétude.

Trop de gouvernance, d'autre part, prive les utilisateurs de la possibilité d'innover et d'utiliser leur créativité pour trouver de nouvelles façons de faire des affaires. Si vous avez une culture d'entreprise collaborative intrinsèquement, inutilement limitant l'accès aux collaboration caractéristiques de SharePoint — tels que les sites d'équipe, espaces de travail de document, wikis et réseaux sociaux — peuvent causer cette collaboration à fermer. Alternativement, les membres de l'équipe pourraient abandonner le portail à collaborer efficacement. Restrictions de sécurité trop agressive peuvent également empêcher les utilisateurs de trouver de l'information utile dont ils ont besoin afin de prendre des décisions d'affaires importantes. Trop gouvernance, comme trop peu, est susceptible d'aboutir à un système qui ne les utilisateurs choisir d'utiliser.

Personne ne veut vivre dans une anarchie totale ou d'un État policier. C'est pourquoi une gouvernance efficace doit adopter une approche de « Goldilocks ». Pas trop peu, pas trop. Pas de chaos, pas de prison. Vous voulez des utilisateurs à l'aise à l'aide de SharePoint. Il devrait être naturelle comme une partie de leur journée de travail que l'ouverture de leur courriel. Sinon, ils vous cherchent des moyens plus faciles à accomplir leurs tâches à l'extérieur du portail. Après tout, Goldilocks n'a pas rester dans le lit qui est trop dur ou trop mou, mais dans celle qui était juste.

SharePoint Services

Le premier concept, que nous allons présenter est celui d'un service. Dans ce contexte, un service est un ensemble de caractéristiques qui le portail fournit à la communauté des utilisateurs finaux. Dans SharePoint, ces services pourraient inclure des sous-systèmes distincts tels que Excel ou des Services PerformancePoint, mais ils comprennent également des services plus généraux tels que l'authentification et le site sécurisé accès via SSL. Un service est l'unité de base de fonctionnalités à prendre en considération lors de la planification de la gestion de votre portail.

Un service a un cycle de vie qui commence avec l'installation et la configuration de la fonction approvisionnement aussi connu sous le nom du service. Une fois que le service est configuré, il doit être surveillée et évaluée pour voir comment bien c'est satisfaire les besoins de l'utilisateur. Lorsque des améliorations sont nécessaires, le service peut-être besoin d'être reconfiguré ou mis à niveau afin de répondre aux exigences nouvelles ou raffinés. À un certain moment, vous pouvez décider de supprimer un service parce qu'il n'est plus nécessaire. Lorsqu'un service est mis hors service, il est souvent nécessaire de migrer ses données associées à un autre service ou un autre système.

Régissant le cycle de vie d'un service est un processus continu qui ne s'arrête pas tant que le service est en production. Cela garantit que le service continue à satisfaire aux exigences de l'organisation d'une manière durable. Ce cycle de surveillance continue et de réévaluation sera un thème récurrent que vous examinez tous les procédés utilisés pour régir un portail SharePoint.

La première étape pour n'importe quelle équipe SharePoint consiste à identifier les services devant être fournis. Ces services peuvent être divisées en deux catégories générales : obligatoires et facultatives.

Services obligatoires

Certains services fournis par SharePoint sont obligatoires en ce sens que ces services sont accessibles au moins partiellement juste par le déploiement de SharePoint. Vous ne pouvez pas les éteindre complètement. Ces services fournissent l'infrastructure sur laquelle repose le reste du site SharePoint. Vous devez planifier ces services avant de déployer une solution SharePoint. Certains des services plus importants sont :

**Authentification :**Cela permet à SharePoint identifier les utilisateurs sur le site. Sites de même orienté vers le public qui permettent l'accès « anonyme » doivent être en mesure d'identifier certains utilisateurs afin d'appuyer le contenu du site mise à jour. Par défaut, les utilisateurs de SharePoint sont identifiés à l'aide d'un domaine Active Directory. Les utilisateurs peuvent également être authentifiés avec les services de réclamations qui utilisent d'autres types d'informations d'identification.
**Autorisation :**Il contrôle l'accès aux ressources au sein du site. SharePoint utilise un jeu interne d'autorisations, semblables à des listes de contrôle d'accès fichier (ACL), de contrôler l'accès à ses ressources.
**Stockage de données :**SharePoint stocke la configuration, de contenu et d'autres données critiques d'une série de bases de données Microsoft SQL Server hébergée sur les serveurs de base de données au sein de l'organisation.
**Administration de la ferme :**Le site Web Administration centrale de SharePoint est le principal outil de configuration des services au sein de la ferme. Il existe également des outils de ligne de commande et des langages de script qui peuvent être utilisés pour l'administration. Les utilisateurs finaux de ces outils sont généralement limitées aux professionnels de la TI, chargés de maintenir le portail.

Vous devez installer, configurer et surveiller chacun de ces services pour garder des SharePoint fonctionne bien.

Services optionnels

SharePoint a un grand nombre de sous-systèmes que vous pouvez tourner sur et en dehors, qui sont des services facultatifs. Selon l'édition de SharePoint que vous utilisez, vous aurez différents services optionnels qui permet de choisir. En voici des exemples :

SharePoint 2010 Fondation Services
Services de connectivité des entreprises
Modèle d'objet client
Support de SharePoint Designer
Les Solutions en sandbox de sécurité
SharePoint 2010 Server Standard Edition
Public cible
Recherche
Organisateur de contenu
Document Sets
Mes sites
SharePoint 2010 Server Enterprise Edition
InfoPath Forms Services
Visio Services
Graphique des composants Web Parts
PerformancePoint Services
Excel Services
Recherche contextuelle

Vous pouvez faire des services supplémentaires disponibles en ajoutant d'autres Microsoft ou produits tiers visant à étendre les fonctionnalités de SharePoint. Certaines extensions Microsoft incluent Visual Studio Team Foundation Server, Project Server, SQL Server Reporting Services et Dynamics CRM. Autres produits tiers et les extensions de fournissent collaboration supplémentaire, gestion des documents, gestion des données et des rapports des capacités au sein de SharePoint. SharePoint est une plate-forme de développement puissante, sur laquelle les organisations peuvent construire leurs propres applications personnalisées.

Tous ces services ont des options de configuration différentes et des considérations de sécurité. La planification de l'approvisionnement, le suivi et la formation des utilisateurs autour de ces services est une première étape cruciale. Une fois le service complet de planification est terminée, la prochaine étape de la mise en service devrait être assez simple.

Une des vérités malheureuses à noter sur SharePoint, ou n'importe quelle plate-forme complexe, est qu'il est souvent plus difficile à mettre à niveau ou reconfigurer un service qu'il est de la déployer au départ. Ce compte exige au moins autant de planification comme l'installation d'origine.

Service de surveillance

Un service de surveillance consiste à recueillir des données sur la façon dont le service est utilisé et comment il est au service de sa fonction prévue. Surveillance peut prendre plusieurs formes, selon le service. Vous pouvez utiliser quelque chose comme PerfMon pour recueillir une variété de mesures sur l'utilisation de chaque serveur comme le CPU, mémoire, réseau et l'utilisation du disque dur. Vous pouvez également utiliser des journaux des événements système et des fichiers journaux de SharePoint pour diagnostiquer les problèmes qui surviennent. Enfin, les fonctionnalités de suivi de l'utilisation de SharePoint intégrées peuvent produire des rapports détaillant comment différents services sont utilisés dans la production.

N'oubliez pas de collecter des données de la ressource la plus précieuse vous avez — vos utilisateurs. Aide bureau billets, plaintes, compliments et toute autre forme de commentaires, vous pouvez obtenir sont de précieuses renseignements service-planification.

Les services de surveillance serait inutile sans une façon d'utiliser les données recueillies. L'équipe de gouvernance doit évaluer périodiquement les données recueillies afin d'identifier les services qui ne sont pas satisfaire les besoins de l'Organisation pour une raison quelconque. Ceux-ci pourraient inclure ne pas utilisés efficacement en raison de problèmes techniques, inexpérience de l'utilisateur ou des changements dans les besoins des utilisateurs des services. Services peuvent aussi doivent être reconfigurés pour fournir une meilleure fonctionnalité. Aussi, vous devez considérer les services qui n'ont pas été déployés pour ajout possible dans le catalogue des services offerts.

Service de mise hors service

L'étape finale de n'importe quel service est mise hors service. A ce stade, il a été décidé, pour une raison quelconque — que le service ne sera offert aux utilisateurs. Un service de mise hors service est souvent difficile car il pourrait y avoir un ou deux utilisateurs ou groupes d'utilisateurs qui veulent continuer à utiliser le service.

Dans ces cas, l'organisation doit faire le compromis entre continuer à maintenir le service et la transition de ces utilisateurs d'une autre manière d'effectuer ces tâches. Dans la plupart des cas, il s'agira de déplacement ou de migration, les données déjà présentent dans le service vers un nouvel emplacement — ou, au minimum, archivage de ces données afin de pouvoir être référencée par la suite au besoin. Mise hors service d'un service ne devrait pas être considérée comme un échec, mais comme une décision stratégique au profit de tous les utilisateurs et de l'organisation dans son ensemble.

Une fois les modifications nécessaires de service ont été identifiées, la planification doit commencer pour l'approvisionnement, de reconfigurer ou de désaffectation des services pour satisfaire les besoins de la communauté des utilisateurs. Cette ferme la boucle sur le cycle de vie du service et permet au système de se développer et modifier au besoin.

Steve Wright

Steve Wright est un cadre supérieur dans la Business Intelligence Management (BIM) pour Sogeti USA LLC à Omaha, Nebraska Plus dernière années, Wright a travaillé sur le contrôle du trafic aérien, financier, d'assurance et une multitude d'autres types de systèmes. Il a rédigé et effectué des examens techniques des nombreux précédents titres couvrant des produits Microsoft, y compris Windows, SharePoint, SQL Server et BizTalk.

Corey Erkes est consultant manager pour Sogeti USA LLC à Omaha, Nebraska Erkes a travaillé avec un large éventail de sociétés à différents points dans les cycles de vie de leurs implémentations de SharePoint. Il est également un des membres fondateurs du groupe des utilisateurs SharePoint de l'Omaha.

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