Exchange Server 2013 : archivez avec élégance
Configurez des boîtes aux lettres d'archivage pour vos utilisateurs d'Exchange afin de contourner les limites de stockage et les stratégies de rétention.
Brien M. Posey
À certains égards, ceux d'entre vous en charge de votre infrastructure Exchange Server sont constamment en désaccord avec vos utilisateurs. La plupart des utilisateurs veulent pouvoir garder tous leurs messages électroniques indéfiniment. En revanche, Exchange Server doit placer une limite sur la taille de chaque boîte aux lettres.
Malgré ce que vos utilisateurs pourraient penser, vous n'êtes pas limitant la taille de leurs boîtes aux lettres comme une forme de punition (Eh bien, pas habituellement, mais il arrive). Au lieu de cela, il existe des raisons importantes pour limiter les tailles de boîte aux lettres. D'abord, vous devez garder les bases de données de boîtes aux lettres de se développer au-delà d'une limite raisonnable. Taille de la base de données a un impact direct sur votre capacité à exécuter efficacement les autres tâches de maintenance de base de données, de sauvegarde et de restauration.
Il faut aussi tenir compte du coût de stockage de données. Exchange Server 2010 utilise une architecture de base de données spécialement conçue pour diminuer la base de données I/O vous pouvez utiliser le matériel de stockage des marchandises. Exchange Server 2013 encore diminue exigences I/O de base de données, rendant ainsi encore plus pratique de stockage des marchandises. Pour autant, tout stockage vient à un prix. Lorsque vous gérez le Exchange Server, vous êtes souvent réticents à troquer du stockage haute performance pour le stockage de la marchandise par crainte de performance ou de problèmes de fiabilité.
La solution traditionnelle a été de mettre en œuvre des quotas de boîte aux lettres comme un moyen de limiter la quantité d'utilisateurs de messagerie peut stocker dans leurs boîtes aux lettres. Le problème avec cette approche est qu'il y a souvent un certain utilisateur devrez peut-être pourquoi stocker plus de courrier que ne le permet le quota des raisons commerciales légitimes.
Ce même problème de base entre également en jeu si vous établissez des stratégies d'expiration courrier. Certains utilisateurs peuvent avoir besoin à s'accrocher à des messages plus longtemps que la période de rétention spécifiée.
Aux archives
Une façon d'aborder ce genre de problèmes est en utilisant les boîtes aux lettres de l'archive. Archive des boîtes aux lettres sont des boîtes aux lettres secondaires dans lequel les utilisateurs peuvent stocker les messages que dont ils ont besoin de conserver pendant une durée plus longue. D'un point de vue administratif, à l'aide de boîtes aux lettres de l'archive résout plusieurs problèmes.
D'une part, les boîtes aux lettres de l'archive ont tendance à être relativement statique. Vos utilisateurs peuvent parfois déplacer des messages dans une boîte aux lettres d'archive (ou messages pourraient être déplacés automatiquement par le biais de politiques), mais les Archives des boîtes aux lettres certainement ne sont pas le mécanisme principal pour l'envoi et la réception du courrier.
À ce titre, boîtes aux lettres de l'archive ont tendance à produire une charge d'e/s disque beaucoup plus faible de boîtes aux lettres de production. Cette faible surcharge signifie que vous pouvez généralement sortir avec stockage des boîtes aux lettres de l'archive sur low-cost, grande capacité de stockage sans avoir à vous soucier de l'impact sur les performances.
Comme c'est le cas avec n'importe quel autre type de boîte aux lettres, Archives boîtes aux lettres résident dans une base de données de boîtes aux lettres. Bien que les boîtes aux lettres d'archive peuvent résider dans la même base que les boîtes aux lettres principales de l'utilisateur, boîtes aux lettres de l'archive sont généralement stockés dans une base de données distincte pour que les messages archivés ne consomment pas d'espace sur votre stockage principal. N'oubliez pas, cependant, que d'archivage est considéré comme une caractéristique de la prime au Exchange Server 2013. Cela étant le cas, vous aurez besoin entreprise licences d'accès Client (CAL) pour vos utilisateurs.
Créer une base de données d'archive
Il n'y a aucune telle chose comme une base de données de l'archive dans Exchange Server. Archive des boîtes aux lettres résident dans une base de données de boîtes aux lettres typiques. Si vous envisagez de garder archives distinct de boîtes aux lettres principales de vos utilisateurs, la première chose que vous devrez faire est de créer une base de données de boîte aux lettres dédiée au stockage de boîtes aux lettres de l'archive.
Vous pouvez créer une base de données de boîtes aux lettres de Exchange Server 2013 en ouvrant le centre d'Administration Exchange. Une fois que c'est ouvert, cliquez sur l'onglet serveurs et puis cliquez sur le lien de bases de données en haut de la fenêtre. Lorsque vous le faites, Exchange affiche une liste des bases de données actuelles.
Pour créer une nouvelle base de données de boîtes aux lettres, cliquez sur le signe plus. Ceci causera change afficher la boîte de dialogue nouvelle base de données (voir Figure 1). Vous n'avez pas à vous soucier de la spécification d'un type de base de données. En échange de 2013, il n'y a pas d'option pour créer autre chose qu'une base de données de boîtes aux lettres.
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Figure 1 créer une nouvelle base de données de boîtes aux lettres via le centre d'Administration Exchange.
Entrez un nom pour la base de données commencer à créer la base de données. Vous devez utiliser un nom descriptif qui transmet l'objet de la base de données. Ensuite, cliquez sur le bouton Parcourir et spécifiez le nom du Exchange Server sur lequel la base de données doit résider.
Vous pouvez créer la base de données sur le membre d'un groupe (DAG) de disponibilité de base de données, donc vous pouvez répliquer vers d'autres serveurs Exchange dans votre organisation. Archives sont souvent stockées sur les serveurs de boîtes aux lettres qui ne sont pas membres du DAG afin d'éviter le remplissage de stockage coûteux avec des données de l'archive.
L'étape suivante consiste à fournir un chemin d'accès du fichier de base de données et un chemin d'accès pour les journaux de transactions. Bien que Exchange tentera de placer aussi bien la base de données et que la transaction se connecte sur le C: en voiture, vous devriez avoir les journaux de base de données et des transactions stockées sur des disques distincts. Si le disque avec la base de données jamais échoue et vous devez restaurer une sauvegarde, vous pouvez utiliser les journaux de transactions pour ramener la base de données à un état actuel. Lorsque vous avez terminé en spécifiant le chemin d'accès, cliquez sur Enregistrer pour créer la base de données.
Créez des boîtes aux lettres de l'archive
Création de la base de données est qu'une première étape. L'étape suivante consiste à activer l'archivage. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet destinataires. Puis cliquez sur boîtes aux lettres en haut de la console. Maintenant, sélectionnez la boîte aux lettres pour laquelle vous souhaitez activer l'archivage. Lorsque vous le faites, le volet à droite de la liste de la boîte aux lettres affiche une liste des fonctionnalités de boîte aux lettres. Recherchez la section de la conformité (voir Figure 2) et cliquez sur Activer.
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La figure 2 recherchez la section de la conformité dans le volet droit, puis cliquez sur Activer pour activer l'archivage.
Exchange affiche maintenant la boîte de dialogue créer archive storage (voir Figure 3). Cliquez sur le bouton Parcourir, puis sélectionnez la base de données dans lequel vous souhaitez stocker les archives lettres d'utilisateur. Cliquez sur ok pour créer la boîte aux lettres d'archive.
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La figure 3 spécifier la base de données dans laquelle la boîte aux lettres d'archive devrait être créé.
Plusieurs archives
Dans la plupart des cas, vous voudrez probablement créer des boîtes aux lettres de l'archive pour plusieurs utilisateurs. Créer des boîtes aux lettres de l'archive une à la fois n'est certainement pas efficace. Vous pouvez le script le processus de création de plusieurs boîtes aux lettres de l'archive via Windows PowerShell. Si vous n'êtes pas sauvage sur l'utilisation de Windows PowerShell, il y a une autre façon de créer de multiples boîtes aux lettres de l'archive avec le centre d'Administration Exchange.
Le processus est presque identique à la procédure que je viens de décrire, si vous sélectionnez plusieurs destinataires au lieu d'un seul destinataire. Lorsque vous sélectionnez plusieurs destinataires, les options affichées dans le volet à droite de la liste des destinataires varient de Figure 2. La section conformité existe toujours, mais pour y accéder, vous devrez faire défiler vers le bas de la liste et cliquez sur plus d'Options.
Lorsque vous créez une boîte aux lettres d'archive pour un utilisateur, cette boîte aux lettres s'affiche dans Outlook ou dans Outlook Web App comme une archive personnelle (voir Figure 4). L'utilisateur peut ensuite cliquer sur l'archive personnelle pour consulter les messages archivés. L'utilisateur peut également manuellement déplacer les messages dans sa boîte de réception à l'archive personnelle.
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Figure 4 c'est quoi une boîte aux lettres d'archive ressemble quand vu par l'intermédiaire de Outlook Web App.
L'idée générale qui sous-tend la création de boîtes aux lettres de l'archive personnelle est d'éviter les contraintes des quotas de boîte aux lettres. Malgré cela, les boîtes aux lettres d'archive sont stockées dans une base de données de boîtes aux lettres typiques. Exchange Server 2013 impose des limites sur les bases de données de boîtes aux lettres par défaut. Pour modifier les limites de la base de données, sélectionnez la base de données contenant les boîtes aux lettres d'archive et cliquez sur l'icône modifier, puis sélectionnez limites (voir Figure 5). Ensuite, vous pouvez configurer manuellement les limites de la base de données.
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Figure 5 vous pouvez définir ou supprimer les limites de la base de données.
Automatisée d'archivage
Vous pouvez utiliser ces techniques pour fournir aux utilisateurs une boîte aux lettres d'archivage, qu'ils peuvent utiliser pour stocker des éléments qu'ils souhaitent garder. Cependant, c'est à vos utilisateurs de passer des messages importants de la boîte de réception à leurs archives personnelles. Dans certaines organisations, il peut être efficace automatiser le processus d'archivage. Vous pouvez le faire à l'aide de la gestion des enregistrements de messagerie.
Gestion des enregistrements de messagerie fonctionne en assignant une série de la rétention des balises de stratégie aux dossiers par défaut tels que la boîte de réception. En règle générale, vous devrez appliquer une balise de stratégie par défaut pour la boîte aux lettres utilisée pour gérer la rétention pour aucun point ne marqué pas manuellement. Toutefois, l'utilisateur peut attribuer des balises personnelles pour des éléments individuels qu'il souhaite conserver.
Vous pouvez penser des balises comme une série d'éléments de stratégie contrôlant les manière dont les données est conservée. Une stratégie de rétention est une collection de balises de stratégie de rétention. Une fois que vous avez appliqué une stratégie de rétention à une boîte aux lettres, l'Assistant dossier géré périodiquement analyse le contenu de la boîte aux lettres et traite les messages selon la stratégie de rétention que vous avez appliqué. Pour en savoir plus sur le déploiement des stratégies de rétention sur la page TechNet Library, «liste de vérification : Déploiement des stratégies de rétention. »
Exigences du poste utilisateur sont souvent en désaccord avec la politique du département IT quand il s'agit de rétention du message. Archive des boîtes aux lettres sont une solution efficace pour vous de fournir à vos utilisateurs avec des capacités de stockage à long terme, sans impact sur le stockage principal de votre infrastructure Exchange.
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**Brien Posey**MVP, est un auteur technique indépendant avec des milliers d'articles et des dizaines de livres à son actif. Vous pouvez visiter le site Web de Poseyà brienposey.com.