Article technique Microsoft Online

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Guide de tests pour Microsoft Online

L’objectif de cet article est de fournir les informations nécessaires pour tester les services Microsoft Online.

Article de Cyril Sultan, Sales Specialist Microsoft Online Services (BPOS) chez Microsoft France

Sommaire de l'article

  1. Création d'un compte de test
  2. Interface d’administration – préparation
  3. Utilisation des différents services
  4. Expérience utilisateur
 >>Téléchargez le module au format Word

Création d’un compte de test

 

Rendez-vous sur https://mocp.microsoftOnline.com  et  sélectionnez ‘France’ comme pays d'utilisation des  Services puis cliquez sur « Continuer ».         

 
 

Dans la page suivante, utilisez un compte Live ID ou créez en un en cliquant sur « en créer un ici ». Cette étape est indispensable.

 
 

Créez votre compte par exemple sous la forme : prenom.nom@hotmail.fr

 
 

Pour créer votre compte de test, vous devez renseigner la  page " Information sur le contact". Veillez bien à remplir votre adresse avec votre numéro de téléphone.

Renseignez les informations sur votre entreprise ainsi que  vos coordonnées qui doivent normalement être pré-remplies et identiques à l’adresse précédente. Confirmez ensuite votre inscription.

Sélectionner le service Business Productivity Online Suite à essayer.

 
 

Dans la page suivante, indiquez votre nom  de domaine et sélectionner « J’accepte ».

 
 

Votre compte est ensuite en cours d’activation

 
 

En vous reconnectant 15 minutes plus tard (cela peut prendre jusqu’à 24 heures toutefois), vous accéderez aux identifiants de votre compte de test.

 
 

En cliquant sur ‘Obtenir infos d’identification’, vous obtenez ce pop-up qui vous indique l’URL pour se connecter avec le compte d’administration et son mot de passe.

 
 
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Interface d’administration – préparation

Connectez-vous sur l’interface d’administration avec le nom et mot de passe indiqués précédemment. Attention : si vous faites copier/coller du nom et du mot de passe, ne pas mettre les ‘espaces’.

 
 

Changez le mot de passe par un mot de passe ‘complexe’ (7 caractères minimum, combinaison de minuscules et majuscules, avec un chiffre ou un symbole) dont vous vous souviendrez. Sauvegardez dans vos notes le nom (et éventuellement le mot de passe) afin de vous connecter sur l’interface par la suite.

 
 

Vous arrivez sur la page principale du Centre d’administration.

 
 

Si vous souhaitez tester le service Office Communications Online, vous devez l’activer en cliquant sur la Tâche ‘Activer Office Communications Online pour utilisation’ et sélectionner ‘Activer’.

Pour tester le service SharePoint, vous devez cliquer sur la Tâche ‘Ajouter une collection de sites SharePoint pour configurer le portail’

 
 

Le service Office Live Meeting ne nécessite pas de pré-configuration. Toutefois, si vous souhaitez configurer certains paramètres, vous pouvez le réaliser à partir de l’interface d’administration. Point important : pour administrer Live Meeting, l’administrateur doit également avoir des droits ‘utilisateurs’ (e.g. vous ne pourrez pas administrer Live Meeting avec votre compte admin@...).

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Utilisation des différents services

A - Création du nom de Domaine

Par défaut, un nom de domaine temporaire ‘client.emea.microsoftOnline.com’ est créé. Ce nom de domaine est utile :

  • lors de la phase de migration de la messagerie,
  • lors des tests sur la solution Microsoft Online.

Pour tester la solution avec votre vrai nom de domaine, voici la procédure. Si vous souhaitez utiliser le domaine temporaire lors de vos tests, vous pouvez aller à l’étape 2.

Sur l’interface d’administration, onglet ‘Utilisateurs’/Domaines’, cliquer sur ‘Nouveau’ pour ajouter un nom de domaine :

 

Ajouter votre propre nom de domaine :

 
 

Vous pouvez le définir comme ‘Faisant autorité’ (s’il s’agit d’un nouveau domaine par exemple ; dans ce cas, tous les Emails vont directement sur Online) tout de suite ou comme ‘Relais externe’ (utile lors d’une période de coexistence où le MX pointe toujours votre serveur de messagerie interne).

Cliquer sur ‘Suivant’ :

 
 

Vous devez maintenant démarrer l’Assistant de Vérification de domaine qui permettra de valider que vous possédez bien ce nom de domaine. Vous devrez ensuite aller sur votre serveur DNS et ajouter le CNAME correspondant. La documentation Technet https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc742578.aspx vous indique la démarche selon votre hébergeur de nom de domaine.

 
 

Une fois le CNAME ajouté, vous pouvez revenir sur l’interface d’administration (onglet Domaines) et finir l’Assistant de Vérification du domaine

Dans le cas où le domaine est ajouté comme ‘Faisant Autorité’, vous devrez revenir sur votre serveur DNS et configurer le MX afin qu’il pointe sur la plateforme Online

Il faut également activer la découverte automatique et ajouter un enregistrement SPF (Sender Policy Framework) afin d’éviter que les Emails envoyés à partir de la plateforme Online ne soient considérés comme du spam. Voir https://www.microsoft.com/Online/help/fr-fr/bpos/index.html?page=html%2F6a984970-1606-480f-92e2-585ff1ddae84.htm.

B - Création des comptes utilisateurs

Pour créer les comptes utilisateurs, vous avez 4 possibilités :

  • (a) les ajouter manuellement,
  • (b) importer un fichier CSV,
  • (c) effectuer la synchronisation avec un Active Directory local; Microsoft propose un outil (DirSync) de synchronisation de l’AD vers Online,
  • (d) utiliser les lignes de commande powershell.

Dans une période de test, la création des premiers comptes se fait généralement de façon manuelle (option (a)).

(a) Ajout manuel

Pour les ajouter manuellement, aller sur l’onglet ‘Utilisateurs/Liste d’utilisateurs’ et cliquer sur l’action à droite ‘Ajouter un nouvel utilisateur’.

 
 

Créer un nouvel utilisateur en indiquant au minimum le ‘Nom d’utilisateur’ = Alias de logon, et en choisissant votre nom de domaine si vous en avez associé un et l’avez vérifié. ATTENTION, il ne peut plus être modifié ultérieurement. Remplisser aussi les champs obligatoires ‘Prénom’ et ‘Nom’ :

 
 

Donner ensuite les droits à l’utilisateur (Administrateur ou non) et le lieu où il se trouve.

 
 

Spécifier le service pour l’utilisateur (Exchange Online et/ou SharePoint Online et/ou Office Communications Online et/ou Live Meeting) ainsi que la taille de la boite aux lettres. Deux points importants :

  • Dans une période de test, les utilisateurs ont accès à toute la suite des services Online,
  • Chaque utilisateur a droit à 5Gb pour sa boite aux lettres (bientôt 25 Gb par personne). Il s’agit d’un quota global pour l’ensemble des utilisateurs ; l’administrateur peut ensuite décider d’accorder 256Mb ou 1 GB à certaines personnes, et 10, 25 Gb à d’autres.
 
 

Communiquer le nom et mot de passe de l’utilisateur directement par Email ou ou téléphone ou via une autre procédure.

 
 
(b) Import des utilisateurs

Créer un fichier CSV qui inclut l’ensemble des utilisateurs qui testeront la solution. Le modèle de fichier CSV à importer est indiqué dans l’onglet ‘Utilisateurs/Liste d’utilisateurs’, Action ‘Importer des utilisateurs à partir d’un fichier’.

(c) Synchronisation avec l’Active Directory local

Pour synchroniser l’Active Directory (AD) local avec Microsoft Online, il faut installer l’outil DirSync sur un serveur interne à l’entreprise qui puisse communiquer avec l’AD.

Aller dans l’onglet ‘Migration/Synchronisation d’annuaires’. Suivre les étapes une par une : lecture des documents et activation de la synchronisation d’annuaire

 
 

Télécharger l’outil et installer le sur un serveur interne à l’entreprise. A partir de là, vous pourrez synchroniser vos utilisateurs vers la plateforme Online

(d) Lignes de commande powershell

Pour plus d’informations à ce sujet, consulter les lignes de commande disponibles : https://www.microsoft.com/online/help/en-us/bpos/index.html?page=html%2F1843e98e-1c13-409d-8d56-c67f0cb87f5e.htm.

C - Configurer le service Exchange Online

D’un point de vue administration, une fois les utilisateurs créés, ils ont accès à la messagerie via Outlook (2003 ou ultérieur) ou Outlook Web Access (OWA).

Une certaine granularité existe dans l’interface d’administration (onglet Paramètres du Service/Exchange Online) afin de configurer les contacts, listes de distribution, expéditeurs approuvés/bloqués, salles de réunion.

 
 

Il existe différentes méthodes pour tester le service Exchange Online :

  1. Test ‘simple’ avec le domaine temporaire. Dans ce cas, il suffit juste de créer quelques comptes utilisateurs manuellement.
  2. Test ‘complet’. Il suppose :
  • l’utilisation du domaine d’entreprise (cf. ci-dessus la procédure pour le mettre en place)
  • l’ajout de tous les comptes utilisateurs sur la plateforme Online et l’activation des comptes pertinents
  • la migration du contenu des boites aux lettres (BAL) utilisateur vers Online
  • le transfert automatique des messages de la plateforme de messagerie interne vers Online pour les utilisateurs concernés.

Concernant le test ‘complet’, si le domaine est configuré comme ‘Faisant Autorité’ directement avec le MX qui pointe dessus, il n’y a alors pas de coexistence, et tous les utilisateurs sont hébergés sur la plateforme Microsoft Online.

Dans le cas (plus classique) où le domaine est configuré comme ‘Relais externe’, les Emails arriveront d’abord sur la plateforme interne.

Les étapes a et b ont déjà été explicitées dans le paragraphe ci-dessus.

Les étapes c et d peuvent se réaliser de différentes manières :

  • Intervention utilisateur. Si l’utilisateur possède sa messagerie (quelle qu’elle soit) sur Outlook, il suffit juste d’exporter son fichier PST et l’importer ensuite avec son profil sur Online. Des outils tiers existent permettant de transformer les fichiers Notes .nsf en fichiers pst.
  • Intervention sur le serveur. Microsoft fournit un outil de migration permettant la migration des données d’un serveur Exchange (2000, 2003 ou 2007) vers Exchange Online ; cet outil rajoutera également un ‘mail forward’ sur le serveur interne.

Cet outil permet également de migrer les boites aux lettres POP/IMAP vers Exchange Online.

 
 

Des outils tiers comme MigrationWiz (http://www.migrationwiz.com/public/Products.aspx) ou Cemaphore Systems (http://www.cemaphore.com/) permettent de migrer d’un compte POP, imap ou même Exchange vers Exchange Online, le tout en ligne (e.g. sans aucun serveur de migration à installer).

Les utilisateurs sur la plateforme Online pourront ainsi recevoir et envoyer des messages électroniques et utiliser la solution Online tandis que les autres personnes dans l’entreprise continueront à utiliser la solution existante. Une fois la période de tests terminée, l’administrateur pourra décider de soit migrer le reste des utilisateurs sur la plateforme Online, soit faire un retour en arrière pour les utilisateurs en test.

D - Configurer le Service SharePoint Online

Avec le Service SharePoint Online, vous pouvez aisément créer des espaces de collaboration avec un wiki, blog, des enquêtes, etc.

Regardez la documentation SharePoint pour bien comprendre le fonctionnement du service.

Voici les étapes pour créer un site SharePoint relativement simplement.

Aller dans l’onglet ‘Paramètres du service’, SharePoint Online et sélectionner ‘Nouveau’. Mentionner le titre, la description du site et le modèle que vous souhaitez avoir :

 
 

Vous pouvez ensuite accéder au site et changer les paramètres du site (dans le site, onglet en haut à droite dans le menu déroulant « d’actions du site ».

 
 

Dans le menu à gauche ‘Utilisateurs et Autorisations’, vous pouvez ensuite ajouter des nouveaux administrateurs, utilisateurs avec des droits spécifiques

 
 

Si vous sélectionnez Personnes et groupes, ajouter des nouveaux utilisateurs et leur donner des droits différents :

 
 

Dans l’onglet ‘Aspect’, sélectionner ‘Titre, description et icône’ afin de personnaliser le site avec un nouveau titre, logo, etc. Vous pouvez également modifier le thème du site dans l’onglet ‘Thème du site’

 
 

C

Personnaliser le ‘look and feel’ du site dans l’onglet ‘Actions du site/Modifier la page'.

Pour créer un Wiki : Dans ‘Actions du site’, cliquer sur ‘Créer’. Dans l’onglet ‘Pages Web’, choisir ‘Sites et espaces de travail :

 
 

Sélectionner un titre approprié le template ‘site Wiki’ et ainsi votre Wiki est créé. En suivant la même procédure, vous pouvez également créer un blog.

Vous pouvez également créer une enquête très simplement. Dans ‘Actions du site’, sélectionner ‘créer’ et sous ‘Suivi’, ‘Enquête’. Vous pouvez décider si vous souhaitez afficher le nom des utilisateurs dans les résultats de l’enquête et si vous souhaitez autoriser plusieurs réponses.

Vous pouvez ajouter les états de présence sur le SharePoint Online. Dans votre portail, sélectionner ‘Actions du Site, modifier la page’ et ‘ajouter un composant Webpart’. Dans ‘Divers’, sélectionner ‘Utilisateurs du site’ :

 
 

E - Configurer le service Office Communications Online

Une fois le service activé, les utilisateurs pourront se connecter sur leur poste et accéder à Communicator. A noter la nécessiter d’avoir le client Office Communicator 2007 R2 afin d’utiliser le service.

F - Configurer le service Office Live Meeting

 Sur le service de Web Conférence, vous pouvez paramétrer un certain nombre d’options, notamment :

  • les paramètres audio de la réunion,
  • les options des réunions (langue par défaut, plan de salle, etc., dates d’expiration des réunions, etc.).

Dans une période de tests, il n’est pas forcément nécessaire de configurer des options spécifiques sur Live Meeting.

A noter l’installation de deux logiciels clients :

Cet add-in permet d’organiser les Web Conférences directement à partir d’Outlook.

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Expérience utilisateur

A - Connexion via ordinateur

Une fois son compte créé (cf. 3, B), l’utilisateur reçoit un Email avec ses identifiants pour accéder aux services.

 
 

En se connectant à ‘Mon portail d’entreprise’, l’utilisateur peut ensuite décider d’accéder aux différents services via le Web uniquement ou avec Outlook (notamment pour la messagerie). Il est recommandé d’installer l’outil de Sign-In afin de configurer automatiquement les différentes applications sur le poste de travail afin qu’elles communiquent correctement avec Microsoft Online sans avoir à s’authentifier.

Points importants :

  • l’outil de Sign-In nécessite l’installation du .NET Framework 3.0 (au minimum),
  • l’outil de Sign-In communique sur le port 443 avec Microsoft Online. Toutefois, il ne fonctionne pas avec tous les proxys utilisant l’authentification ; pour contourner ce problème, il faut ajouter une liste blanche dans les proxys pour autoriser la communication vers *.microsoftOnline.com.

Une fois installé, l’outil de Sign-In modifie un paramètre sur IE, crée et configure un nouveau profil sur Outlook (2003 ou 2007) afin de se connecter directement sur Exchange Online. Communicator et Office Live Meeting sont également configurés grâce à l’outil.

Point important : faire attention à la date/heure de votre ordinateur. Une différence de 5 minutes ou plus peut avoir un effet sur la connexion.

Pour bénéficier de toutes les caractéristiques de l’offre en mode déconnecté, il faut installer les clients suivants :

B - Utilisation de Office Communicator et Office Live Meeting

L’outil de Sign-In configure automatiquement votre client Communicator. Pour ajouter des utilisateurs, il suffit d’indiquer leur adresse email. Vous pourrez ensuite voir leur état de présence et communiquer avec eux avec la messagerie instantanée.

 
 

L’outil de Sign-In configure automatiquement votre client Live Meeting. Pour organiser des réunions Live Meeting, vous pouvez le faire :

  • soit via Communicator : sélectionner votre collègue et cliquer sur la touche droite pour ensuite lancer le Live Meeting :
 
 
  • soit via l’interface Web. A partir de l’outil de Sign-In, aller sur ‘Mon portail d’entreprise’ et ensuite ‘Démarrer Microsoft Office Live Meeting’ :
 
 
 

Vous pouvez ensuite envoyer l’invitation aux différents participants/présentateurs.

  • soit via l’add-in sur Outlook :
 
 

Points importants:

  • Communicator ne permet pas de faire de la téléphonie point à point,
  • Office Live Meeting intègre la Voix sur IP par défaut. Vous pouvez également y ajouter un pont téléphonique tiers (type Arkadin, Premiere GS, Verizon, etc.).

C - Utilisation de SharePoint Online

Chaque utilisateur peut accéder à ses sites SharePoint Online via l’outil de Sign-In en se connectant à ‘Mon portail d’entreprise’ et en sélectionnant ensuite le site auquel il souhaite accéder. Il pourra ensuite accéder à ses site, télécharger (montée ou descente) des documents, etc.

 
 
 

Il est également possible de synchroniser les répertoires SharePoint sur Outlook. Dans le SharePoint Online, et les ‘Documents partagés’, sélectionner dans le menu ‘Actions’ ‘Connexion à Outlook’

 
 

D - Connexion via périphérique mobile

(a) Equipements avec ActiveSync (Windows Mobile, iPhone, etc.)

Il est possible de se connecter via un équipement mobile type Windows Mobile (WM 6 ou au-dessus) ou tout équipement avec ActiveSync dessus (iPhone par exemple).

Voici la procédure pour configurer son équipement mobile :

1. Ouvrir ActiveSync sur votre équipement mobile.

2. Mettre votre adresse de messagerie: cyril@contoso.com par exemple

3. Dans l’onglet suivant :

  • Ajouter votre nom d’utilisateur : cyril@contoso.com,
  • Ajouter votre mot de passe,
  • Ne rien mettre dans ‘Domaine’.

4. Ajouter ensuite l’adresse URL du serveur : https://red002.mail.emea.microsoftonline.com. Vérifier que l’option ‘ce serveur nécessite une connexion chiffrée (SSL)’ est bien activée.

5. Dans ‘Sélectionnez les données à synchroniser’, activer ‘Contacts’, ‘Calendrier’, ‘Email’ et ‘Taches’  si vous souhaitez synchroniser toutes ces données sur votre équipement mobile.

(b) Équipements BlackBerry

Microsoft Online supporte les équipements BlackBerry de trois façons différentes:

  • soit via BIS: supporté par défaut avec BPOS. Inconvénient: uniquement la messagerie est synchronisée (la synchro du calendrier et des contacts se fait via connexion à l'ordinateur),
  • soit via le Hosted BB Service (BlackBerry Enterprise Server chez Microsoft). Depuis Janvier 2010, Microsoft propose ce service en mode mutualisé pour tous les clients à un coût à l’utilisateur par mois (équivalent à 8,52€),
  • soit via un outil comme NotifySync ou AstraSync qui installe l'équivalent d'ActiveSync sur le BlackBerry. Inconvénient de la solution : il requiert l'utilisation d'un nouveau client de messagerie.

Au client de voir quel est le meilleur scénario pour ses besoins.

Etant donné les coûts associés au support du BlackBerry, il peut également être pertinent d’utiliser un équipement similaire mais basé sur Windows Mobile 6.5 : HTC Snap ou Samsung B7330 par exemple. Evidemment, d’autres terminaux (HTC HD2 par exemple) existent sous Windows Mobile 6.5 avec des facteurs de forme différents.

 
 

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