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Migration vers Exchange Online : points fondamentaux

Il existe de nombreux documents/présentations sur la migration des données vers Exchange Online. Ces documents sont très bien faits et indiquent tous les détails pour effectuer la migration dans les meilleures conditions.

L’objectif de ce document n’est pas de remplacer les documents existants, mais plutôt d’indiquer les points fondamentaux à prendre en compte avant/lors d’une migration.

Article de Cyril Sultan, Sales Specialist Microsoft Online Services (BPOS) chez Microsoft France | Blog BPOS / Microsoft Online Services

Sommaire de l'article

  1. Comprendre l’environnement du client : poser les bonnes questions
  2. Méthodologie pour le déploiement
  3. Temps d’implémentation
  4. Liens utiles

1. Comprendre l’environnement du client : poser les bonnes questions

Voici un certain nombre de questions à poser au client avant d’effectuer la migration :

a. Qui héberge votre nom de domaine ? L’ajout d’un CNAME se fait-il facilement ?

L’utilisation d’un domaine sur BPOS exigeant l’ajout d’un CNAME, il est important de voir en amont si cette étape est simple pour le client; dans le cas contraire, la migration peut être retardée.

L’aide en ligne de Microsoft Online propose des pas-à-pas pour vous guider dans l’ajout du CNAME chez de nombreux Registrars.

b. Quel est votre système de messagerie actuel ? Avez-vous des données sur le serveur ?

L’outil de migration Microsoft permet de migrer les données d’Exchange, de serveurs POP et IMAP. Pour les migrations de Notes/Groupwise, des outils tiers (Quest, BinaryTree, Refresh IT) existent.

Pour les migrations d’archives locales (fichiers pst ….), l’utilisateur doit migrer ses propres données. Des outils de conversion d’archives locales vers pst existent.

c. Avez-vous des équipements mobiles (Smartphones), et si oui lesquels ?

Exchange Online supporte les équipements Windows Mobile (v6 et au-dessus) et plus généralement tous les équipements munis d’ActiveSync (dont iPhone). Les BlackBerry sont supportés, mais l’usage du BES (BlackBerry Enterprise Server) demande un contrat supplémentaire.

d. Utilisez-vous les Dossiers Publics d’Exchange ?

Exchange Online ne supporte pas les dossiers publics. Différentes solutions de contournement existent comme indiqué dans le document sur la migration des Dossiers Publics. A bien valider si les solutions de contournement sont envisageables.

e. Avez-vous des applications tierces utilisant la messagerie ?

Exchange Online peut être accédé en mode RPC/HTTPS, POP, OWA ou même les Web Services. Il est également possible d’utiliser le relais SMTP – mode authentifié uniquement – avec Microsoft Online ; cf cet article.

f. Quel est le poste de travail ?

L’outil de connexion est supporté sur différents postes de travail, mais pas sur Windows XP Home Edition par exemple. Concernant les versions d’Outlook, uniquement Outlook 2003 et Outlook 2007 sont supportées avec Microsoft Online ; à noter l’installation obligatoire d’un add-in sur Outlook 2003. Sur MAC, les clients Entourage 2004 et 2008 sont supportées avec des différences de support suivant la version d’Entourage.

g. Quelle connexion Internet ?

Etant donné que tout le trafic Microsoft Online passera sur Internet, il est important de bien valider la capacité du réseau WAN du  client au siège mais également dans ss différentes filiales.

h. Etes-vous en environnement Remote Desktop Services (ex Terminal Server)/Citrix ?

Microsoft Online supporte uniquement le mode cache d’Outlook, mais celui-ci n’est pas supporté en mode RDS/Citrix. Dans cette mesure, la seule option pour l’instant est d’utiliser Outlook Web Access. Ceci devrait évoluer avec Outlook 2010.

i. Utilisez-vous une solution d’archivage ?

A vérifier si elle est compatible avec Exchange Online (Exchange Online supporte uniquement les solutions d’archivage basées sur la journalisation).

j. Souhaitez-vous utiliser une connexion POP ?

Microsoft Online supporte la connexion POP, mais pour l’utiliser, il est nécessaire d’ouvrir un ticket avec le Support Technique.

2. Méthodologie pour le déploiement

a. Phase préparatoire

- Nettoyer l’Active Directory (AD) si un AD est utilisé pour synchroniser les utilisateurs

- Faire un test pour quelques utilisateurs pour bien comprendre les différentes problématiques ; des tests de connexion pour ouvrir un calendrier/boite aux lettres partagées peuvent être menés.

b. Quelles données souhaitez-vous migrer, en combien de temps et avec quel impact utilisateur ?

Différentes méthodes existent :

               . Migration ‘big bang’ sans migration de données

               . Migration uniquement des contacts/calendriers

               . L’utilisateur migre lui-même ses données (import pst, outil de transfert de NSF en pst)

               . Migration en un week-end

               . Migration avec co-existence de long terme

Différents outils existent pour la migration. De façon générale pour les clients de petite taille, les alternatives sont :

               . Migration avec outil Microsoft depuis Exchange/POP/IMAP

               . Migration avec import manuel du pst par les utilisateurs

               . Migration via outil en ligne avec MigrationWiz

Des migrations de Notes/Groupwise peuvent être réalisées avec les outils Quest, RefreshIT ou BinaryTree.

c. Points importants à considérer lors de la migration

Lors de la migration,

- Certaines données ne sont pas migrées :

               . autorisations

               . délégations

               . règles sur Outlook

               . paramètres Outlook

Sur la partie délégation, la notion ‘send as’ est possible via ticket au Support. Pour créer les délégations d’un point de vue administrateur, utiliser les lignes de commande powershell.

- Différents logiciels clients doivent être installés sur le poste de travail

- Dans une période de co-existence (utilisateurs en interne et d’autres sur BPOS), le carnet d’adresse est visible pour tous mais certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles :

               . plages de disponibilité (Free/Busy)

               . délégations

               . contrôle des salles de réunion…

- Un nouveau mot de passe est nécessaire pour l’utilisateur.

d. Demandes possibles au Support Technique

L’interface d’administration pour permet de réaliser un certain nombre d’actions. En ouvrant un ticket avec le Support Technique, vous pouvez également activer les fonctions suivantes :

- Activer la journalisation sur Exchange pour l’archivage

- Activer le transfert de messages (‘external Mail forwarding’) au niveau serveur

- Hosted BlackBerry Service:

  • Activer le service
  • Ajouter, enlever, faire un ‘reset’ ou effacer le contenu d’un BlackBerry

- Filtrage Emails Anti-Spam/de contenu

  • Désactiver la quarantaine et modifier le X-header uniquement
  • Avoir la quarantaine en Français
  • Ajouter un ‘disclaimer’
  • Créer ou modifier la politique de sécurité FOPE

- Augmenter la taille d’une BAL de salle de conférence

- Convertir les listes de distribution en groupe de sécurité

- Activer les autorisations ‘Sender as’

- Activer le POP pour certains utilisateurs

- Désactiver ActiveSync

- Cacher des listes de distribution spécifiques ou/et contacts

- Demander des logs d’audit

- Forcer les mots de passe à ne pas expirer pour certains/tous les utilisateurs

3. Temps d’implémentation

Il est toujours difficile d’indiquer un délai recommandé pour la migration, celui-ci étant trop dépendant du scénario de migration choisi, du contexte client, etc.. Toutefois voici quelques données pour un scénario de migration ‘classique’ :

  1. Vérifier que le client peut facilement accéder à son serveur DNS pour ajouter un CNAME
  2. Après (1), étudier le projet (points ci-dessus) pendant 1 ou 2 jours et préparer le projet de migration : logiciels à installer, documentation pour les utilisateurs, etc.
  3. Migrer 4-5 utilisateurs le week-end et valider que tout se passe bien le lundi
  4. Former les utilisateurs sur les nouveaux outils
  5. Migrer le reste des utilisateurs le week-end suivant
  6. Etre présent le lundi et le mardi pour configurer les équipements mobiles et répondre aux problèmes de HelpDesk éventuel

4. Liens utiles

 

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