Sempre maggiore importanza della continuità della posta elettronica

Ultima modifica dell'argomento: 2007-12-20

Documento di Osterman Research sponsorizzato da Microsoft

Pubblicato: 30 marzo 2006

Riepilogo generale

È piuttosto banale sostenere che la posta elettronica sia l'applicazione vincente per la maggior parte delle aziende. La posta elettronica è diventata realmente il mezzo di comunicazione primario per la maggior parte delle aziende ed è uno strumento di comunicazione indispensabile per qualsiasi utente.

Poiché la posta elettronica aziendale viene utilizzata in ogni momento (durante il normale orario di lavoro, a casa o in zone con fusi orari diversi), deve essere continuamente disponibile, anche alle 10:00 di mercoledì mattina o alle 23:00 di sabato sera. Un periodo di inattività della posta elettronica di 30 minuti può avere implicazioni serie per la produttività dei dipendenti e il fatturato aziendale, per non parlare degli incidenti che causano il protrarsi di tale inattività per giorni e settimane in seguito a uragani, inondazioni e altri disastri naturali.

In breve, la posta elettronica deve essere sempre disponibile poiché anche l'azienda deve esserlo. In questo documento vengono analizzati i problemi relativi alla disponibilità continua della posta elettronica e viene esaminata una possibile soluzione alla necessità di rendere disponibile la posta elettronica 24 ore al giorno.

Perché valutare la e-mail continuity?

Chiaramente, la posta elettronica è l'applicazione più importante utilizzata dalle aziende. È, infatti, il meccanismo di trasporto principale dei file in uso presso la maggior parte delle aziende. Per la maggior parte degli utenti è più importante del telefono, viene utilizzata sempre più spesso come archivio per informazioni aziendali critiche e quattro organizzazioni su cinque la utilizzano per condurre transazioni aziendali quali l'invio di contratti e ordini di acquisto. Inoltre, in seguito all'utilizzo sempre crescente di allegati, alla loro continua sofisticazione e a un utilizzo sempre maggiore della posta elettronica, gli archivi di messaggi crescono di oltre il 30% ogni anno. In breve, uno strumento aziendale importante sta diventando essenziale.

La posta elettronica può essere esposta a interruzioni di grande portata

Sebbene sia fondamentale per le attività di quasi tutte le organizzazioni, la posta elettronica può essere esposta a serie interruzioni che vanno dalle perdite di tubi sui server di posta agli uragani. La serie di uragani che ha colpito il sud degli Stati Uniti tra il 2004 e il 2005, ad esempio, ha causato vaste interruzioni della posta elettronica da cui molte organizzazioni non si sono ancora riprese. Anche blackout, terremoti, inondazioni, tempeste di ghiaccio e altre potenti calamità possono rendere inutilizzabili i sistemi di posta elettronica per giorni, settimane o mesi. La chiusura di edifici in seguito ad allarmi bomba, minacce terroristiche e altri potenziali problemi può portare i sistemi di posta elettronica a una brusca interruzione. Un'azienda con uffici vicini a una qualsiasi struttura federale, ad esempio, può essere chiusa immediatamente in seguito a un avviso relativo a un potenziale attacco terroristico.

Le organizzazioni devono affrontare, a intervalli regolari, incidenti imprevisti dovuti a guasti hardware del server, errori del software, sovratensioni, scoppio delle tubature dell'acqua, errori dell'operatore e vari altri problemi di entità relativamente minore. Osterman Research ha rilevato che durante il mese un'organizzazione standard subisce in media 18 minuti di inattività non pianificata, ma che un'organizzazione standard su cinque subisce più di un'ora di inattività non pianificata ogni mese.

A questo aggiungiamo l'inattività pianificata che le organizzazioni affrontano in seguito ad attività quali la manutenzione dei server, la gestione delle patch, gli aggiornamenti, le migrazioni e altri tipi di manutenzione ordinaria. Osterman Research ha rilevato che un'organizzazione standard interrompe intenzionalmente il proprio sistema di posta elettronica per una media di 50 minuti ogni mese, ma che più di un terzo delle organizzazioni si trova a dover far fronte a più di un'ora di inattività pianificata ogni mese.

A complicare ulteriormente il problema ai gestori della posta elettronica che tentano di mantenere la continuità del sistema di posta elettronica intervengono i fattori che esulano completamente dal loro controllo, come i problemi relativi alle telecomunicazioni o alla connessione WAN (Wide Area Network) che arrestano i sistemi di posta elettronica con la stessa rapidità dei problemi interni.

Le interruzioni di continuità della posta elettronica possono avere un impatto significativo

Poiché la posta elettronica è divenuta così importante per le aziende di tutte le dimensioni, anche le interruzioni di continuità molto brevi possono avere un notevole impatto sulla produttività dei dipendenti. Alcuni studi hanno mostrato che quando la posta elettronica non è disponibile, gli utenti che vi fanno affidamento per il loro normale flusso di lavoro quotidiano risultano significativamente meno produttivi. Supponiamo, ad esempio, che un utente che non possa utilizzare la posta elettronica sia meno produttivo del 25%, se tale utente riceve una retribuzione di 65.000 dollari l'anno, ogni ora di inattività di 1000 utenti costerà all'organizzazione oltre 7800 dollari in produttività persa.

Tuttavia, gli impatti negativi che l'inattività della posta elettronica può avere sul fatturato aziendale possono essere anche più seri. Poiché la posta elettronica viene sempre più utilizzata per processi aziendali critici (incluse le attività che generano reddito come l'accettazione di ordini e l'invio di proposte in cui il fattore tempo è molto importante) anche interruzioni molto brevi possono avere conseguenze serie sui profitti di un'organizzazione. Un'organizzazione che riceve ordini tramite posta elettronica, ad esempio, può subire perdite di esercizio per decine di migliaia di dollari l'ora quando la posta elettronica non è disponibile.

La reputazione può risentire dell'inattività della posta elettronica

L'inattività della posta elettronica può creare seri problemi alla reputazione di un'organizzazione. I messaggi di posta non recapitati possono, nella migliore delle ipotesi, risultare fastidiosi per i potenziali clienti o partner aziendali; mentre nella peggiore delle ipotesi possono dare l'impressione che un'organizzazione non sia più in attività.

Perché la continuità di messaggistica fornisce valore a un'azienda

A causa delle serie implicazioni che l'inattività della posta elettronica può comportare, è fondamentale per le organizzazioni che si affidano alla posta elettronica disporre di una funzionalità di backup in grado di mantenere la continuità della posta elettronica durante i tempi di inattività pianificati e non pianificati. Tale funzionalità deve avere le caratteristiche seguenti:

• Deve essere disponibile in ogni momento come un sistema di posta elettronica hot standby per gestire interruzioni di qualunque durata, ovvero da pochi minuti a diverse settimane.

• Poiché durante la composizione di nuovi messaggi gran parte degli utenti di posta elettronica fa periodicamente riferimento al contenuto di messaggi passati, è necessario che la posta elettronica recente sia disponibile per essere utilizzata come riferimento nel sistema di backup.

Inoltre, il sistema di standby deve essere disponibile come un sistema di backup così che il personale IT possa mantenere la continuità della posta elettronica durante le interruzioni pianificate, come durante gli aggiornamenti del sistema o la migrazione di utenti a un nuovo sistema. Poiché gli utenti necessitano spesso di accedere alla propria posta elettronica durante queste interruzioni pianificate, è necessario che sia disponibile un sistema di posta elettronica in grado di gestire le richieste di accesso in queste situazioni.

La cosa più importante per un sistema di posta elettronica di standby potrebbe essere isolare il mondo esterno da tutte le interruzioni di posta elettronica interne, qualunque sia la causa. Mantenendo una disponibilità del 100% della posta elettronica, un'organizzazione può garantire che le risorse di comunicazione più critiche siano sempre disponibili per gli utenti interni ed esterni.

Opzioni per la disponibilità continua della messaggistica

Esistono essenzialmente tre opzioni da considerare per un'organizzazione che realizza la propria esigenza di implementare un sistema di posta elettronica di backup:

• Fornire account webmail a tutti gli utenti di posta elettronica   L'opzione più economica è semplicemente fornire a tutti gli utenti i propri account webmail, come Hotmail o Yahoo! Mail. Sebbene questo approccio, economicamente molto vantaggioso, consenta agli utenti di mantenere l'accesso alla posta elettronica, presenta alcuni punti deboli molto seri. Il dominio aziendale continua a non essere disponibile durante l'interruzione del sistema, pertanto i messaggi di posta elettronica inviati agli account principali continuano a non essere ricevuti. Gli utenti non dispongono di un record cronologico dei messaggi di posta recenti. Una directory aziendale non è disponibile, pertanto gli utenti non possono comunicare tra loro a meno che non condividano indirizzi webmail personali. L'opzione Webmail non consente il controllo dell'amministratore della posta elettronica aziendale in merito alla violazione dei criteri. Inoltre, questo approccio è il meno professionale tra le tre opzioni discusse poiché nel messaggio non viene utilizzato il dominio aziendale. In breve, gli account webmail personali sono gratuiti, ma virtualmente inadeguati per tutte le organizzazioni.

• Distribuire un sistema di posta elettronica ridondante in una posizione remota   Questa opzione è realizzabile poiché consente il funzionamento del dominio aziendale principale durante un guasto del sistema di posta elettronica primario. Consente l'accesso alla cronologia della posta elettronica, tenendo conto del fatto che è stata implementata una funzionalità per la replica dei dati in tempo reale tra i sistemi di posta elettronica principale e di backup. Inoltre, gli utenti possono continuare a lavorare più o meno normalmente con una minima modifica apportata ai propri account che devono puntare i propri client di posta elettronica ai server di backup durante un guasto del sistema principale.

  Tuttavia, questa opzione è molto costosa perché è necessario mantenere in una struttura remota e in modo continuo un sistema completamente ridondante, incluso il relativo lavoro di gestione. Secondo le stime di Osterman Research, il costo per acquistare e mantenere un sistema di messaggistica principale per tre anni è di circa 25 dollari al mese per utente. Un sistema di posta elettronica di backup completo raddoppia il costo, rendendola un'opzione inadeguata per la maggior parte delle organizzazioni. Inoltre, questo approccio richiede molto tempo per il personale IT che altrimenti potrebbe svolgere attività molto più produttive.

• Utilizzare una soluzione hosted   Una terza opzione (una che fornisce i vantaggi di un basso costo per utente con la capacità di continuare a utilizzare il dominio aziendale) è rappresentata da una soluzione hosted. Una soluzione hosted per il backup della posta elettronica offre tutti i vantaggi associati a un sistema di posta elettronica di backup gestito internamente, ma a costi significativamente ridotti. Una soluzione hosted riduce l'investimento sul personale IT necessario per la gestione e l'integrazione con il sistema di posta elettronica principale e può essere attivata pochi minuti dopo un guasto del sistema principale. I messaggi inviati al dominio aziendale verranno ricevuti, consentendo la continuità del flusso dei messaggi tra clienti, clienti potenziali, partner e così via. Inoltre, gli utenti hanno accesso alla cronologia dei messaggi in modo da poter rivedere e rispondere a messaggi vecchi durante la composizione di nuovi messaggi di posta (procedura utilizzata dalla grande maggioranza dei dipendenti). Inoltre, gli indirizzi di posta elettronica degli utenti non cambiano, pertanto tutti i dipendenti hanno accesso alle informazioni di contatto di tutti gli altri dipendenti dell'azienda. È importante notare anche che tale sistema è disponibile in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo il sistema della posta elettronica principale venga arrestato; che si tratti di manutenzione o di problemi temporanei di un server di posta durante la notte.

Perché il backup dei messaggi deve essere sempre disponibile

Indipendentemente dall'opzione scelta da un'organizzazione per consentire la continuità della posta elettronica in caso di errore del sistema di posta elettronica principale, tale funzionalità deve essere immediatamente disponibile poiché un guasto del sistema di posta elettronica principale di norma si verifica senza preavviso in quanto è legato a eventi imprevedibili come blackout, guasti al server o incendi. Di conseguenza, tale sistema deve essere sempre attivo, subito pronto per il cutover in modo da mantenere la continuità della posta elettronica.

Sebbene gli account webmail che servono da backup per gli account di posta elettronica principale sono generalmente abbastanza affidabili, comportano i notevoli svantaggi indicati in precedenza. Un sistema di posta elettronica gestito internamente, ridondante può offrire immediata disponibilità e vari altri vantaggi, ma è dispendioso da distribuire e gestire, inoltre richiede molto personale disponibile 24 ore al giorno, aggravando il costo già elevato di questo approccio. Una soluzione hosted è sempre disponibile. Offre molti più vantaggi degli account webmail utilizzati per il backup ed è notevolmente più economica di una soluzione gestita internamente.

Esempi di e-mail continuity

Di seguito sono riportati due esempi di e-mail continuity.

Primo esempio: E-Mail Insurance con Microsoft Exchange Hosted Continuity

Il 2005 verrà ricordato come l'anno con la peggiore stagione degli uragani di tutti i tempi. Nell'agosto 2005, l'uragano Katrina ha devastato la città di New Orleans. Le mareggiate hanno distrutto gli argini che proteggevano il perimetro della città. Due settimane dopo, l'uragano Rita ha riservato lo stesso trattamento alla città di Houston, dove le aziende hanno lottato per garantire la propria incolumità.

Un'azienda di architettura e costruzioni, con sede a Houston, si affidava alla posta elettronica per condividere i progetti e lo stato dei contratti tra i 515 dipendenti presenti negli Stati Uniti. La sua infrastruttura di posta elettronica si trovava a Houston e l'azienda sapeva che i danni causati dall'uragano avrebbero potuto interrompere tutte le attività aziendali intorno agli Stati Uniti. Pertanto, ha chiesto a Microsoft di implementare una soluzione E-mail Continuity in grado di fornire backup basati su Web della posta elettronica in caso di arresto del server. Fortunatamente, i danni causati dall'uragano sono stati minori rispetto a quanto previsto, ma gli amministratori avevano la tranquillità che l'azienda avrebbe proseguito le proprie attività anche in caso di catastrofe.

Secondo esempio: Manutenzione del server durante l'orario di lavoro

Uno dei più importanti studi legali di Los Angeles utilizza Microsoft Exchange Hosted Continuity per consentire agli avvocati di accedere alla posta elettronica durante gli interventi di manutenzione pianificata del server. Per questo studio il tempo è effettivamente denaro e ogni secondo di inattività si traduce in un'opportunità mancata di fornire consulenza ai propri clienti. Pertanto, in caso di interruzione imprevista del server, gli avvocati utilizzano l'interfaccia basata su Web per l'accesso continuo alla funzionalità di posta elettronica.

Panoramica di Microsoft Exchange Hosted Continuity

Exchange Hosted Continuity è un servizio di ripristino di emergenza sempre attivo per garantire la continuità della posta elettronica. Il servizio garantisce che i dipendenti di un'azienda dispongano dell'accesso continuo alla posta elettronica anche in situazioni di emergenza. Exchange Hosted Continuity esegue copie dei messaggi di posta elettronica in arrivo, in uscita e interni mentre sono in transito, quindi archivia queste copie di messaggi per 30 giorni in un archivio dei messaggi. Gli amministratori della posta elettronica e gli utenti possono accedere all'archivio in qualunque momento per recuperare messaggi che potrebbero essere stati persi o eliminati dall'ambiente di posta elettronica principale dell'azienda.

Exchange Hosted Continuity può essere utilizzato insieme a Microsoft Exchange Hosted Filtering per filtrare i messaggi di posta elettronica indesiderati dal flusso della posta. In caso di emergenza, l'accesso è garantito per 30 giorni di posta elettronica aziendale reale.

L'interfaccia basata su Web del servizio include strumenti di posta elettronica per la composizione, la lettura e la risposta, garantendo un accesso continuo a tutte le funzionalità di posta elettronica anche quando l'ambiente principale non è disponibile o quando è necessario un sistema di backup. Qualsiasi messaggio inviato mediante gli strumenti Web può essere unito al sistema di posta principale per completare le operazioni di ripristino di emergenza.

Se l'ambiente di posta principale è stato arrestato o una rete aziendale non è disponibile, Exchange Hosted Continuity continua a copiare messaggi in archivio e mette in coda il messaggio originale per inviarlo subito dopo il ripristino dell'ambiente di posta elettronica principale.

Riepilogo delle funzioni

• Continuità della posta elettronica e ripristino di emergenza forniti come servizio gestito con archiviazione dei messaggi per 30 giorni.

• Acquisizione dei messaggi in transito per la posta elettronica in arrivo e in uscita; posta elettronica interna acquisita mediante la funzione di inserimento nel journal del server di posta elettronica principale.

• Accesso Web all'archivio dei messaggi e strumenti di posta elettronica per utenti finali e amministratori.

• Interfaccia basata su Web che consente di comporre, leggere, inoltrare e rispondere ai messaggi di posta elettronica.

• Capacità di configurare ruoli e privilegi di accesso; impostazioni globali e individuali.

• Registro eventi per tenere traccia dell'attività del sistema e controllarla.

• Elenco albero delle chiamate per avvisare il personale in caso di interruzione.

• Ripristino dei messaggi dopo l'interruzione.

• Reimpostazione della password globale per gli utenti in caso di emergenza.

• Archivio messaggi in cui è possibile eseguire ricerche; è possibile cercare l'intestazione del messaggio; recuperare e ripristinare i messaggi ricercati.

• Report di riepilogo e drill-down sul traffico della posta da pianificare e fornire mediante posta elettronica.

Conclusione

La posta elettronica è il mezzo di comunicazione più importante per tutte le aziende. Di conseguenza, deve essere disponibile continuamente e risultare immune da problemi di qualsiasi tipo, da guasti del server a uragani, che possono causare l'inattività dell'azienda. Le organizzazioni devono implementare un sistema di posta elettronica di backup che funzioni come hot standby e possa essere utilizzato durante le interruzioni del sistema di posta principale. Poter disporre di un sistema di questo tipo garantisce la conservazione di produttività, profitti e reputazione aziendale.

Informazioni su Microsoft Exchange Hosted Services

Microsoft Exchange Hosted Services offre alle aziende un metodo economicamente vantaggioso per garantire attivamente la protezione e la disponibilità dell'ambiente di messaggistica, fornendo la garanzia che i processi di messaggistica soddisfino i requisiti di conformità alle normative e alle policy interne. Un'estensione uniforme di Microsoft Exchange che funziona tramite Internet come un servizio, la linea completa di servizi include Hosted Filtering per la protezione da virus e spam; Hosted Archiving per soddisfare i requisiti di conformità e le policy interne; Hosted Encryption per garantire la riservatezza della posta elettronica e Hosted Continuity per l'accesso continuo alla posta elettronica durante e dopo le emergenze. Eliminando l'investimento anticipato di capitali Microsoft Exchange Hosted Services offre alle aziende la possibilità di liberare risorse IT e rimuovere minacce dalla posta in arrivo prima che raggiungano il firewall aziendale.

Per ulteriori informazioni, vedere la pagina relativa a Microsoft Exchange Hosted Services.

In questa pagina

• Riepilogo generale

• Perché valutare la e-mail continuity?

• Perché la continuità di messaggistica fornisce valore a un'azienda

• Esempi di e-mail continuity

• Panoramica di Microsoft Exchange Hosted Continuity

• Riepilogo delle funzioni

• Conclusione

• Informazioni su Microsoft Exchange Hosted Services