Exchange Server 2007 Messaging Records Management

Ultima modifica dell'argomento: 2010-02-25

La gestione dei record di messaggistica (MRM, Messaging Records Management) è un insieme di eventi che viene applicato a tutti i messaggi di posta elettronica o elementi relativi alla posta, ad esempio un elemento del calendario. Tali eventi vengono applicati dal momento della creazione dell'elemento fino alla sua eliminazione. In Exchange Server 2007 il criterio di conservazione dei messaggi di posta elettronica definisce per quanto tempo verrà conservato un elemento, la posizione in cui verrà conservato e la scadenza.

Un criterio di conservazione dei messaggi di posta elettronica comprende le esigenze aziendali e i requisiti legali e normativi. Di solito questi criteri sono complessi ed elencano le varie azioni da intraprendere in base ai diversi tipi di contenuti. Molti Information Worker non hanno tempo o capacità sufficienti per comprendere appieno questi requisiti oppure semplicemente decidono di non adeguarvisi.

La gestione dei record di messaggistica è utilizzata per i seguenti scopi:

• Offrire ai clienti le funzionalità atte a ridurre le responsabilità legali, incluse le seguenti:

  • Preservare i messaggi che devono essere conservati

  • Eliminare in modo permanente i messaggi per i quali non sussistono più requisiti aziendali o legali

  • Ridurre il tempo necessario per trovare un messaggio tra varie moltitudini quando occorre effettuare la ricerca di elementi specifici in archivi alquanto voluminosi

  • Individuare gli utenti che non rispettano i criteri aziendali e i requisiti legali e normativi

• Fornire le funzionalità per rimuovere i dati superflui, ad esempio i messaggi inutili, per ridurre i costi di archiviazione

• Permettere un'applicazione modesta dei criteri da parte dell'Information Worker, ossia uno sforzo minimo da parte dell'utente per classificare i messaggi e applicare il criterio adeguato

Definizioni

Scenario di gestione dei record di messaggistica

Nello scenario descritto di seguito, si presume che l'azienda abbia adottato i seguenti requisiti:

• Gli elementi nelle cassette postali degli utenti devono essere esaminati 15 giorni dopo che sono stati ricevuti nella cartella Posta in arrivo dell'utente.

• I messaggi del tipo "Convocazioni, risposte e annullamenti di riunione" devono essere eliminati 16 giorni dopo che sono stati ricevuti nella cartella Posta in arrivo dell'utente.

• Tutti i documenti legali devono essere conservati per un anno.

A tale scopo, è necessario eseguire le seguenti attività:

• Creare una cartella personalizzata gestita denominata Revisione pulizia.

• Dopo 15 giorni, spostare tutti gli elementi dalla cartella Posta in arrivo dell'utente alla cartella Revisione pulizia.

• Per la cartella Revisione pulizia, specificare le seguenti impostazioni:

  • Eliminare in modo permanente i messaggi del tipo "Convocazioni, risposte e annullamenti di riunione" un (1) giorno dopo che i messaggi sono stati spostati nella cartella Revisione pulizia.

  • Dopo 15 giorni, spostare tutti gli elementi nella cartella Posta eliminata.

• Creare una "cartella personalizzata gestita" denominata Documenti legali, da configurare nel modo seguente:

  • Gli elementi inseriti nel journal devono essere spostati nella cartella Documenti legali. Ciò significa che una copia di ciascun messaggio che viene spostato in tale cartella verrà inoltrato automaticamente a una cassetta postale denominata Journal.

  • Si consiglia di conservare i documenti per un (1) anno dopo che sono stati spostati in questa cartella. Dopo questo periodo, è possibile spostarli nella cartella Revisione pulizia.

Creazione e configurazione delle cartelle personalizzate gestite

Creazione di una nuova cartella gestita personalizzata

1. Aprire Exchange Management Console, espandere Configurazione organizzazione, quindi fare clic su Cassetta postale.

2. Nel riquadro Azioni, fare clic su Nuova cartella personalizzata gestita per avviare la Creazione guidata nuova cartella personalizzata gestita.

3. Nel campo Nome digitare Revisione pulizia.

4. Fare clic su Nuova, quindi su Fine.

Configurazione del periodo di mantenimento nella cartella Posta in arrivo

1. Fare clic sulla scheda Cartelle predefinite gestite.

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Posta in arrivo, quindi selezionare Nuove impostazioni contenuto gestito.

3. Nell'elenco Tipo di messaggio, selezionare Tutto il contenuto della cassetta postale.

4. Fare clic per selezionare la casella di controllo Durata periodo di mantenimento (giorni), quindi inserire 15 come valore

5. Fare clic su Sfoglia per selezionare la cartella gestita. Selezionare Revisione pulizia, quindi fare clic su OK.

6. Scegliere Avanti due volte, quindi fare clic su Nuova.

7. Fare clic su Fine.

8. Per confermare le modifiche, fare clic sulla scheda Cartella predefinita gestita, quindi esaminare le Nuove impostazioni contenuto gestito.

Configurazione delle Nuove impostazioni contenuto gestito

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Revisione pulizia, quindi selezionare Nuove impostazioni contenuto gestito.

2. Nel campo Nome, digitare Pulizia convocazioni, risposte e annullamenti di riunione.

3. Nell'elenco Tipo di messaggio, selezionare Convocazioni, risposte e annullamenti di riunione.

4. Fare clic per selezionare la casella di controllo Durata periodo di mantenimento (giorni), quindi inserire 15 come valore.

5. In Azione da intraprendere al termine del periodo di mantenimento selezionare Elimina definitivamente.

6. Scegliere Avanti due volte, quindi fare clic su Nuova.

7. Fare clic su Fine.

8. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Revisione pulizia, quindi selezionare Nuove impostazioni contenuto gestito.

9. Nel campo Nome, digitare Pulizia di tutti gli altri elementi dopo 15 giorni.

10. Nell'elenco Tipo di messaggio, selezionare Tutto il contenuto della cassetta postale.

11. In Inizio del periodo di mantenimento, selezionare Quando l'elemento viene spostato nella cartella.

12. In Azione da intraprendere al termine del periodo di mantenimento, selezionare Sposta nella cartella Posta eliminata.

13. Scegliere Avanti due volte, quindi fare clic su Nuova.

14. Fare clic su Fine.

Creazione di una nuova cartella personalizzata gestita denominata Documenti legali

1. Aprire Exchange Management Console, espandere Configurazione organizzazione, quindi selezionare Cassetta postale.

2. Nel riquadro Azioni, fare clic su Nuova cartella personalizzata gestita per avviare la Creazione guidata nuova cartella personalizzata gestita.

3. Nel campo Nome, digitare Documenti legali.

4. Scegliere Nuova.

5. Fare clic su Fine.

6. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla nuova cartella denominata Documenti legali.

7. Fare clic su Nuova cartella personalizzata gestita.

8. Nell'elenco Tipo di messaggio, selezionare Tutto il contenuto della cassetta postale.

9. Fare clic per selezionare la casella di controllo Durata periodo di mantenimento (giorni), quindi inserire 365 come valore.

10. Nell'elenco Inizio del periodo di mantenimento, selezionare Al recapito, alla data di fine di calendario e attività ricorrenti.

11. In Azione da intraprendere al termine del periodo di mantenimento, selezionare Elimina definitivamente.

12. Fare clic su Sfoglia e selezionare Revisione pulizia per spostare gli elementi nella cartella personalizzata gestita dopo 365 giorni.

13. Scegliere OK, quindi scegliere Avanti.

14. Nella pagina Inserimento nel journal, fare clic su Sfoglia in Invia copie del journal a.

15. Selezionare Journal e fare clic su OK.

16. Scegliere Avanti, quindi fare clic su Nuovo.

17. Fare clic su Fine.

Creazione di criteri per le cassette postali di cartelle gestite

Dopo avere creato le cartelle personalizzate gestite, è necessario creare i criteri per le cassette postali di tali cartelle.

Creazione di criteri per le cassette postali di cartelle gestite

1. In Exchange Management Console, espandere Configurazione organizzazione, quindi fare clic su Cassetta postale.

2. Nel riquadro Azioni, fare clic su Nuovo criterio cassetta postale della cartella gestita. Viene visualizzata la Configurazione guidata nuovi criteri cassetta postale per cartelle gestite.

3. Nella casella Nome criterio cassetta postale della cartella gestita, digitare MRM Posta in arrivo e Revisione pulizia.

4. Fare clic su Aggiungi e selezionare Revisione pulizia.

5. Scegliere Nuovo.

6. Fare clic su Fine.

7. Fare clic su Nuovo criterio cassetta postale della cartella gestita.

8. Nella casella Nome criterio cassetta postale della cartella gestita, digitare MRM Documenti legali, Posta in arrivo e Revisione pulizia.

9. Fare clic su Aggiungi e selezionare le seguenti cartelle:

   • Revisione pulizia

   • Posta in arrivo

   • Documenti legali

10. Scegliere Nuovo.

11. Fare clic su Fine.

Provisioning degli utenti

Provisioning degli utenti

1. Espandere Configurazione destinatario, quindi selezionare Cassetta postale.

2. Nel riquadro dei dettagli, fare clic con il pulsante destro del mouse su un utente, quindi scegliere Proprietà.

1. Fare clic sulla scheda Impostazioni cassetta postale.

2. Fare clic su Gestione record di messaggistica, quindi su Proprietà.

3. Fare clic sulla casella di controllo Criteri cassetta postale della cartella gestita, quindi su Sfoglia.

4. Selezionare il criterio cassetta postale da applicare.

5. Fare clic su OK tre volte.

6. Eseguire il seguente comando in Exchange Management Shell:

   Start-ManagedFolderAssistant -mailbox mailboxname
   

7. Per configurare l'assistente in modo che venga eseguito in modo programmato, fare clic con il pulsante destro del mouse in Exchange Management Console, quindi scegliere la scheda Gestione record di messaggistica.

8. In Pianifica l'Assistente cartelle gestite, selezionare Pianificazione personalizzata.

9. Fare clic sul pulsante Personalizza per personalizzare la pianificazione.

Ulteriori informazioni

Per ulteriori informazioni sul team di gestione della messaggistica, consultare il sito Web Microsoft Records Management Team Blog (informazioni in lingua inglese).