Creazione e gestione di cartelle
Data ultima modifica dell'argomento: 2011-04-07
Le cartelle consentono di organizzare i messaggi e di trovarli rapidamente. È possibile creare nuove cartelle in Cartelle personali nelle schede Messaggi, Revisione e Individuazione del riquadro Messaggi. È inoltre possibile copiare messaggi in tali cartelle, organizzarli per soddisfare le esigenze del flusso di lavoro e condividere le cartelle e il relativo contenuto con altri utenti.
Creazione di cartelle
In una scheda qualsiasi nel riquadro Messaggi del Visualizzatore archivio fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Cartelle personali, quindi scegliere Nuova cartella.
Nella finestra di dialogo Crea cartella digitare il nome della cartella che si desidera creare, quindi fare clic su OK.
Ridenominazione delle cartelle
È possibile modificare il nome di una cartella esistente nella cartella Cartelle personali. È possibile rinominare solo le cartelle create nella cartella Cartelle personali, mentre non è possibile rinominare le cartelle standard quale Messaggi personali o Revisioni personali. Se si rinomina una cartella condivisa con altri utenti, la modifica viene applicata automaticamente per tutti gli utenti che dispongono dell'autorizzazione a visualizzare tale cartella e il relativo contenuto. Non è possibile rinominare le cartelle condivise con l'utente corrente.
Per rinominare una cartella
In una scheda qualsiasi nel riquadro Messaggi del Visualizzatore archivio fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si desidera rinominare in Cartelle personali, quindi scegliere Rinomina cartella.
Nella finestra di dialogo Rinomina cartella digitare il nuovo nome, quindi fare clic su OK.
Eliminazione di cartelle
È possibile eliminare tutte le cartelle create nella cartella Cartelle personali del riquadro Messaggi. Quando si elimina una cartella, si eliminano anche tutte le copie dei messaggi in quella cartella. I messaggi originali nella cartella originale vengono mantenuti. Se si elimina una cartella condivisa con altri utenti, tali utenti non potranno più accedere alla cartella e al relativo contenuto.
Per eliminare una cartella
In una scheda qualsiasi nel riquadro Messaggi del Visualizzatore archivio fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si desidera eliminare in Cartelle personali, quindi scegliere Elimina cartella.
Fare clic su OK per eliminare la cartella in modo definitivo.
Condivisione di cartelle
Nel Visualizzatore archivio le cartelle condivise consentono di raccogliere, organizzare e condividere informazioni con altri utenti dell'organizzazione. È possibile creare nuove cartelle nella cartella Cartelle personali, effettuare copie di messaggi all'interno di ciascuna cartella, quindi condividere le copie con altri utenti.
È possibile condividere tutte le cartelle create in Cartelle personali con uno o più utenti. Tutti i messaggi copiati in una cartella condivisa saranno disponibili per gli utenti specificati. Non è possibile condividere le altre cartelle standard presenti nel Visualizzatore archivio, ad esempio Messaggi personali o Revisioni personali.
Per condividere una cartella
Nel riquadro Messaggi del Visualizzatore archivio fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si desidera condividere nella cartella Cartelle personali, quindi scegliere Condividi cartella.
Nella finestra di dialogo Condividi cartella fare clic su Aggiungi utente.
Nella finestra di dialogo Seleziona account utente selezionare gli utenti con cui si desidera condividere la cartella.
Nota
È possibile cercare gli utenti in base al nome, al cognome o agli alias di posta elettronica e disporre i risultati in ordine crescente o decrescente. È inoltre possibile impostare la condivisione con uno o più utenti.
Fare clic su Seleziona, quindi su Chiudi.
Rimozione dei privilegi di condivisione sulle cartelle
È possibile revocare l'accesso di un altro utente alle cartelle personali in qualsiasi momento. Quando si revoca l'accesso condiviso per un utente, la cartella condivisa non sarà più disponibile per tale utente, che non potrà quindi visualizzare i messaggi copiati in tale cartella.
Per rimuovere la condivisione da una cartella
Nel Visualizzatore archivio fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella a cui si desidera revocare l'accesso in Cartelle personali, quindi scegliere Condividi cartella.
Nella finestra di dialogo Condividi cartella selezionare gli utenti ai quali si desidera revocare l'accesso, quindi fare clic sull'icona Elimina.
Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Condividi cartella.
Visualizzazione di cartelle condivise
È possibile visualizzare i messaggi in qualsiasi cartella condivisa da un altro utente con l'utente corrente. Le cartelle condivise si trovano nella cartella Cartelle di altri nel riquadro Messaggi, nelle scheda Messaggi e Individuazione del Visualizzatore archivio.
Per visualizzare i messaggi condivisi
Nel Visualizzatore archivio espandere la cartella Cartelle di altri per visualizzare le cartelle condivise da altri utenti con l'utente corrente.
Fare clic sulla cartella che si desidera visualizzare.
Nel riquadro centrale fare doppio clic sul messaggio che si desidera visualizzare.
Copia dei messaggi nelle cartelle
È possibile copiare messaggi in qualsiasi cartella creata nella cartella Cartelle personali in modo da consentirne la lettura o l'esportazione in un secondo momento, anche da parte di altri utenti.
Per copiare i messaggi
Nel riquadro centrale della scheda Messaggi o Individuazione del Visualizzatore archivio selezionare le caselle di controllo accanto ai messaggi da copiare.
Nel riquadro Attività fare clic su Copia nella cartella.
Effettuare una delle operazioni seguenti:
Selezionare una cartella in cui copiare i messaggi selezionati.
Creare una nuova cartella.
Fare clic su Seleziona.