Creare criteri di conservazione per Exchange Online

In Exchange Online, è possibile usare i criteri di conservazione della gestione dei record di messaggistica (MRM) per gestire il ciclo di vita della posta elettronica. I criteri di conservazione vengono applicati creando i tag di conservazione, aggiungendoli a un criterio di conservazione e applicando il criterio agli utenti delle cassette postali.

Per altre attività di gestione correlate ai criteri di conservazione, vedere Procedure di gestione dei record di messaggistica.

Che cosa è necessario sapere prima di iniziare?

• Tempo stimato per il completamento di questa attività: 30 minuti.

• Le procedure descritte in questo argomento richiedono autorizzazioni specifiche. Vedere ciascuna procedura per le informazioni sulle autorizzazioni necessarie.

• La configurazione per i tag e i criteri di conservazione mrm è nella Portale di conformità di Microsoft Purview.

• Le cassette postali a cui si applicano questi criteri di conservazione devono risiedere in Microsoft 365.

Passaggio 1: Creazione di un'etichetta di conservazione

Devi disporre delle autorizzazioni per poter eseguire queste procedure. Per visualizzare le autorizzazioni necessarie, vedere la voce "Gestione dei record di messaggistica" nell'argomento Autorizzazioni funzionalità in Exchange Online.

Usare il portale di conformità Purview per creare un tag di conservazione

1. Accedere al Portale di conformità di Microsoft Purview e passare a Soluzioni Tag>di conservazione MRM diGestione> del ciclo di vita dei dati(legacy)> e quindi selezionare + Nuovo tag.

2. Nella pagina Definisci come verrà applicato il tag selezionare una delle opzioni seguenti e quindi selezionare Avanti:

   • Automaticamente per l'intera cassetta postale (impostazione predefinita): selezionare questa opzione per creare un tag di criteri predefinito (DPT). I tag dei criteri predefiniti possono essere utilizzati per creare un criterio di eliminazione e un criterio di archiviazione predefiniti applicabili a tutti gli elementi della cassetta postale.

     Non è possibile usare questa configurazione per creare un DPT per eliminare gli elementi della segreteria telefonica. Per informazioni dettagliate su come creare un DPT per eliminare gli elementi della segreteria telefonica, vedere l'esempio Exchange Online PowerShell in questa pagina.

   • Cartella predefinita: selezionare questa opzione per creare un tag dei criteri di conservazione (RPT) per una cartella predefinita, ad esempio Posta in arrivo o Posta eliminata, quindi selezionare la cartella.

     È possibile creare RTT solo con le azioni di conservazione Elimina e Consenti ripristino o Eliminazione definitiva .

   • Dagli utenti agli elementi e alle cartelle (personali): selezionare questa opzione per creare tag personali. Questi tag consentono agli utenti di Outlook e Outlook sul web (precedentemente noti come Outlook Web App. o OWA) di applicare le impostazioni di archiviazione o eliminazione a un messaggio o a cartelle diverse dalle impostazioni applicate alla cartella padre o all'intera cassetta postale.

3. Il titolo e le opzioni della pagina Definisci impostazioni di conservazione variano a seconda del tipo di tag selezionato. Completare i campi seguenti e quindi selezionare Avanti:

   • Periodo di conservazione: selezionare una delle opzioni seguenti:

     • Quando l'elemento raggiunge l'età seguente (in giorni): selezionare questa opzione e specificare il numero di giorni per conservare gli elementi prima che vengano spostati o eliminati. Il periodo di validità della conservazione per tutti gli elementi supportati, ad eccezione di Calendario e Attività, viene calcolato a partire dalla data di ricezione o creazione dell'elemento. Il periodo di validità della conservazione per Calendario e Attività viene calcolato a partire dalla data di fine.

     • Mai: selezionare questa opzione per specificare che gli elementi non devono mai essere eliminati o spostati nell'archivio.

   • Azione di conservazione: selezionare una delle azioni seguenti da eseguire dopo il raggiungimento del periodo di conservazione dell'elemento:

     • Eliminare e consentire il ripristino: selezionare questa azione per eliminare gli elementi, ma consentire agli utenti di recuperarli usando l'opzione Ripristina elementi eliminati in Outlook o Outlook sul web. Gli elementi vengono conservati fino al raggiungimento del periodo di conservazione degli elementi eliminati configurato per il database delle cassette postali o per l'utente della cassetta postale.

     • Eliminazione definitiva: selezionare questa opzione per eliminare definitivamente l'elemento dal database delle cassette postali.

       Importante

       Anche se le cassette postali o gli elementi sono soggetti a blocchi, ad esempio criteri di conservazione di Microsoft 365 o etichette di conservazione o blocco per controversia legale, non verranno eliminati definitivamente e continueranno a essere restituiti nelle ricerche di eDiscovery.

     • Sposta elemento nell'archivio: questa azione è disponibile solo se si sta creando un DPT o un tag personale. Selezionare questa azione per spostare gli elementi nella cassetta postale di archiviazione dell'utente.

4. Nella pagina Assegnare un nome al tag immettere un nome e una descrizione facoltativa e quindi selezionare Avanti:

   • Nome: immettere un nome per il tag di conservazione. Il nome del tag viene utilizzato solo per la visualizzazione e non incide in alcun modo sulla cartella o sull'elemento a cui è applicato. Tenere presente che i tag personali predisposti per gli utenti diventano disponibili in Outlook e Outlook sul web.

   • Descrizione: usare questo campo facoltativo per immettere eventuali note o commenti amministrativi. Il campo non viene visualizzato dagli utenti.

5. Esaminare e inviare per creare il tag con la configurazione scelta.

Usare Exchange Online PowerShell per creare un tag di conservazione

Utilizzare il cmdlet New-RetentionPolicyTag per creare un tag di conservazione. Le opzioni diverse disponibili nel cmdlet consentono di creare tipi diversi di tag di conservazione. Usare il parametro Type per creare un valore DPT (valore All), RPT (specificare un tipo di cartella predefinito, ad esempio Posta in arrivo) o un tag personale (valore Personale).

Nell'esempio seguente viene creato un DPT per eliminare tutti i messaggi nella cassetta postale dopo 7 anni (2.556 giorni):

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

L'esempio seguente crea un DPT per spostare tutti i messaggi nell'archivio In-Place in 2 anni (730 giorni):

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

L'esempio seguente crea un DPT per eliminare i messaggi della segreteria telefonica dopo 20 giorni:

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

L'esempio seguente crea un RPT per eliminare definitivamente i messaggi nella cartella Posta indesiderata dopo 30 giorni:

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

Nell'esempio seguente viene creato un tag personale per non eliminare mai un messaggio:

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

Passaggio 2: Creazione di un criterio di conservazione

Devi disporre delle autorizzazioni per poter eseguire queste procedure. Per visualizzare le autorizzazioni necessarie, vedere la voce "Gestione dei record di messaggistica" nell'argomento Autorizzazioni funzionalità in Exchange Online.

Usare il Portale di conformità di Microsoft Purview per creare un criterio di conservazione

1. Accedere al Portale di conformità di Microsoft Purview e passare a Soluzioni Gestione>del ciclo di vita dei> datiExchange (legacy)>Criteri di conservazione MRM e quindi selezionare Nuovo criterio.

2. Nella pagina Configura i criteri immettere un nome per i criteri di conservazione e quindi selezionare + Aggiungi tag per selezionare i tag da aggiungere a questo criterio di conservazione.

   È possibile creare un criterio di conservazione senza aggiungervi tag di conservazione anche se gli elementi nella cassetta postale a cui viene applicato il criterio non verranno spostati o eliminati. È possibile anche aggiungere o rimuovere tag di conservazione da un criterio di conservazione dopo che è stato creato.

3. Nella pagina Scegliere i tag di conservazione selezionare i tag desiderati e quindi selezionare Aggiungi.

   Un criterio di conservazione può contenere i seguenti tag:

   • Un DPT con l'azione Sposta elemento in archivio .

   • Un DPT con le azioni Elimina e consenti ripristino o Eliminazione definitiva .

   • Un DPT per i messaggi di segreteria telefonica con le azioni Elimina e consenti il ripristino o Elimina definitivamente .

   • Un tag RPT per cartella predefinita, come Posta in arrivo, per eliminare gli elementi.

   • Qualsiasi numero di tag personali.

   Nota

   Anche se è possibile aggiungere qualsiasi numero di tag personali, disporre di molti tag personali con diverse impostazioni di conservazione può confondere gli utenti. Si consiglia di collegare non più di dieci tag personali a un criterio di conservazione.

4. Esaminare e inviare per creare i criteri di conservazione con le configurazioni.

È possibile creare un criterio di conservazione senza aggiungervi tag di conservazione anche se gli elementi nella cassetta postale a cui viene applicato il criterio non verranno spostati o eliminati. È possibile anche aggiungere o rimuovere tag di conservazione da un criterio di conservazione dopo che è stato creato.

Usare Exchange Online PowerShell per creare un criterio di conservazione

Nell'esempio seguente vengono creati i criteri di conservazione RetentionPolicy-Corp e viene usato il parametro RetentionPolicyTagLinks per associare cinque tag di conservazione ai criteri:

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp"  -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

Per informazioni dettagliate sulla sintassi e sui parametri, vedere New-RetentionPolicy.

Passaggio 3: Applicazione dei criteri di conservazione agli utenti delle cassette postali

Una volta creato un criterio di conservazione, è necessario applicarlo agli utenti delle cassette postali. È possibile applicare criteri di conservazione diversi a set di utenti diversi. Per istruzioni dettagliate, vedere Applicazione dei criteri di conservazione alle cassette postali.

Come verificare se l'operazione ha avuto esito positivo

Una volta creati i tag di conservazione, aggiungerli a un criterio di conservazione e applicare il criterio all'utente di una cassetta postale. Alla successiva elaborazione della cassetta postale da parte dell'assistente cassette postali MRM, i messaggi verranno spostati o eliminati in base alle impostazioni configurate nei tag di conservazione.

Per verificare che il criterio di conservazione sia stato eseguito correttamente, procedere come segue:

1. Sostituire <Identità> cassetta postale con il nome, l'indirizzo di posta elettronica o l'alias della cassetta postale ed eseguire il comando seguente in Exchange Online comando di PowerShell per eseguire manualmente l'assistente MRM su una singola cassetta postale:

   Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"
   

2. Accedere alla cassetta postale utilizzando Outlook o Outlook sul Web e verificare che i messaggi siano stati eliminati o spostati in un archivio in base alla configurazione del criterio.