Groove offre soluzioni per una collaborazione sicura e dinamica

Da Yung Chou

Le informazioni fornite in questo articolo in relazione a versioni non definitive di prodotti sono soggette a modifica.

Office Groove 2007 consente agli utenti di un'organizzazione di collaborare in modo dinamico e sicuro in tutto il mondo. In questa sede viene spiegato come il client Groove può offrire vantaggi a qualsiasi organizzazione.

Nell'attuale economia globale, i team che lavorano su un progetto possono essere dislocati in reparti, uffici, fusi orari e persino continenti diversi. E grazie ai rapidi sviluppi della tecnologia informatica e alla proliferazione di Internet a banda larga e dei dispositivi mobili, l'organizzazione deve rispondere ad aspettative crescenti relativamente alla qualità e alla disponibilità dei servizi. Diversamente dal passato, l'utente può spesso trovarsi a lavorare con partner che non ha mai incontrato di persona e deve al contempo collaborare con i membri del proprio team su attività specifiche e senza preoccuparsi delle complessità sottostanti della comunicazione protetta e della sincronizzazione dei dati.

Microsoft Office Groove 2007 è un nuovo strumento di collaborazione di 2007 Microsoft Office System che consente ai team di collaborare in modo dinamico, efficace e con protezione avanzata, anche quando i membri dello stesso team lavorano per diverse organizzazioni, si trovano in una sede remota o non sono in linea. In questo articolo viene presentato Office Groove 2007 e viene descritta l'architettura sottostante che rende questo strumento ideale per la collaborazione dinamica tra i membri di un team.

La piattaforma Office Groove comprende sia un software client decentralizzato (Office Groove 2007) per la produttività degli Information Worker sia servizi centralizzati (Office Groove Server 2007) per un'efficace collaborazione oltre i confini della rete, il potenziamento della gestione IT e l'integrazione dei dati con altri sistemi basati su server. In questo articolo verrà preso in esame solo il software client Office Groove 2007 e Relay Server di Office Groove. In futuro verranno coperte anche le funzionalità di distribuzione di Office Groove Server Manager e quelle di integrazione di Office Groove Server Data Bridge.

Office Groove 2007 è il software client che consente ai singoli individui di lavorare in gruppo all'interno di aree di lavoro virtuali per la collaborazione. Inoltre, consente ai team di eseguire attività di collaborazione anche quando i membri lavorano per organizzazioni diverse, si trovano in sedi remote o non sono in linea.

Con Groove Server 2007, i reparti IT dispongono di software server di livello aziendale e strumenti per la distribuzione, la gestione e l'integrazione dei client Office Groove 2007 in tutta l'azienda. Uno dei componenti di Office Groove Server 2007 è Relay Server. Relay Server fornisce un servizio di archiviazione e inoltro per il trasferimento automatico delle modifiche dati crittografate tra i vari client Office Groove 2007 quando questi non possono connettersi direttamente. In Office Groove Server 2007 sono inoltre inclusi Office Groove Server Manager e Office Groove Server Data Bridge, che verranno trattati più approfonditamente in un altro articolo.

I singoli individui possono utilizzare il software client Office Groove 2007 per formare un team creando un'area di lavoro, aggiungendovi strumenti e dati e invitando altri utenti di Groove a partecipare all'area di lavoro come membri del team.

Nello scenario di collaborazione dei membri del team in un'area di lavoro, la perfetta integrazione tra Office Groove 2007 e Relay Server consente di mantenere sincronizzata la copia dell'area di lavoro di ciascun membro, anche quando gli utenti non sono in linea contemporaneamente. I dati all'interno di ciascuna area di lavoro di Groove sono sempre protetti dalla crittografia AES (Advanced Encryption System) a 192 bit, sia che si trovino sul disco locale di un membro del team, che vengano trasferiti tra le varie aree di lavoro della rete o che vengano memorizzati temporaneamente in Relay Server.

Collaborazione sempre, ovunque

Utilizzo di Office Groove 2007

Dal punto di vista dell'utente, il software client Office Groove 2007 è costituito da cinque elementi fondamentali: barra di avvio, area di lavoro, strumenti, funzionalità per la presenza e la comunicazione e avvisi. La barra di avvio è la base di partenza per l'utilizzo di Groove e consente di accedere agevolmente alle aree di lavoro e ai contatti dell'utente.

Un'area di lavoro di Groove (vedere la figura 1) è uno spazio in cui è possibile condividere informazioni e collaborare con altri utenti su un'attività o un progetto specifico. Un'area di lavoro è stata pensata per essere utilizzata da un piccolo gruppo costituito da un minimo di 2 e un massimo di 50 membri. I progetti e le attività comuni eseguiti in un'area di lavoro di Groove possono includere: revisione di documenti, riunioni specifiche per un progetto, discussioni a tema, revisione e condivisione di contenuto pubblicato, rilevamento di attività o problemi e raccolta o aggregazione di dati strutturati.

Gli strumenti sono applicazioni che possono essere aggiunte alle aree di lavoro per la condivisione e la manipolazione di dati strutturati e non strutturati. I dati strutturati vengono acquisiti con strumenti di Groove quali Moduli InfoPath e Moduli; i dati non strutturati includono documenti, temi di discussione e immagini. Office Groove 2007 rende disponibili due nuovi strumenti: File SharePoint, per la sincronizzazione dei file tra un'area di lavoro di Groove e una libreria di documenti SharePoint, e Moduli InfoPath, per l'importazione di soluzioni InfoPath in Groove.
Le funzionalità di presenza e comunicazione includono le informazioni sulla presenza dei membri (incorporata), la chat dell'area di lavoro, la messaggistica e l'integrazione con Microsoft Office Communicator 2005 e 2007. Gli avvisi sono notifiche con testo e audio la cui funzione è richiamare l'attenzione dell'utente su determinati eventi e attività di un'area di lavoro.

Collaborazione al di là di ogni confine

Gli utenti non hanno bisogno di speciali privilegi di rete o di dominio per creare una nuova area di lavoro o accettare un invito a partecipare a un'area di lavoro esistente. Qualsiasi utente può creare un'area di lavoro e inviare un invito a un potenziale membro tramite la posta elettronica o la messaggistica immediata di Groove. Inoltre, qualsiasi utente di Groove può accettare un invito, partecipare a un'area di lavoro, diventare membro di un team, condividere informazioni e collaborare su un progetto senza essere affiliato a altri gruppi IT o reti di Groove. Questa funzionalità rende possibile la collaborazione dinamica tra i membri di un team, anche quando i membri appartengono a diverse organizzazioni o non condividono la stessa infrastruttura.

Quando si invia un invito a un'area di lavoro, non ci si deve preoccupare del fatto che il destinatario sia un utente di Office Groove 2007 o meno. Se nel computer del destinatario non è installato Office Groove 2007, sarà possibile invitarlo tramite un messaggio di posta elettronica in cui gli verrà richiesto di scaricare una versione di valutazione gratuita di Groove.

Quando un utente decide di partecipare a un'area di lavoro, una copia dell'area di lavoro viene trasmessa in rete e memorizzata nel computer locale. Se l'invito viene inviato tramite la messaggistica di Groove, è possibile ricevere una copia iniziale dell'area di lavoro da qualsiasi membro che sia in linea quando viene creato l'invito. Al termine della trasmissione, quando la copia dell'area di lavoro memorizzata nel computer locale è pronta, l'utente può accedere all'area di lavoro e iniziare a collaborare con gli altri membri.

Sincronizzazione

Se un membro dell'area di lavoro modifica il contenuto di questa, viene creato un "delta", che rappresenta un'unità logica della sincronizzazione dell'area di lavoro. Lo strumento utilizzato per apportare le modifiche determina il contenuto del delta. Ad esempio, un delta potrebbe essere costituito dal disegno di una linea tracciata con lo strumento Blocco schizzi (un'applicazione lavagna condivisa che può essere aggiunta a un'area di lavoro di Groove), dalla modifica di una voce nel calendario, dall'aggiunta di un membro all'area di lavoro o dalle differenze binarie tra un file modificato e la versione precedente.

Quando un delta viene creato da un utente, viene dapprima aggiornata la copia locale dell'area di lavoro dell'utente, quindi inviato il delta al resto dei membri perché venga eseguito nelle copie locali dell'area di lavoro. Quando il delta è stato introdotto nelle copie dell'area di lavoro di tutti i membri, l'area di lavoro viene sincronizzata. Anche se per ogni membro viene conservato sul computer locale un registro dei delta con la relativa area di lavoro, Groove dispone di una logica incorporata che consente l'eliminazione di un delta dal registro dopo che è stato eseguito da tutti i membri.

Se l'utente è in linea, le modifiche vengono sincronizzate in tempo quasi reale. Se l'utente non è in linea quando i delta vengono eseguiti da altri membri dell'area di lavoro, tali delta vengono inviati ad alcune code del server Relay Server designato. I delta verranno quindi utilizzati quando l'utente si connetterà di nuovo alla rete e potrà stabilire una connessione con il server Relay Server. In questo modo, le copie dell'area di lavoro di tutti i membri possono essere aggiornate e sincronizzate indipendentemente dallo stato di connessione alla rete del singolo utente al momento dell'invio del delta. Per prima cosa, dopo che un membro ha salvato una modifica di un'area di lavoro, Office Groove 2007 e Relay Server eseguono la trasmissione del delta e la conseguente sincronizzazione in modo automatico e trasparente per tutti i membri.

Fattori quali la durata dello stato Non in linea di un membro, l'entità delle modifiche apportate all'area di lavoro, la larghezza di banda disponibile e il numero di membri in linea incidono sul tempo e sulle risorse del computer utilizzate da Office Groove 2007 per sincronizzare automaticamente un'area di lavoro.

Se un membro non effettua l'accesso a un'area di lavoro per 21 giorni, questa non verrà più sincronizzata per il membro. Questa decisione progettuale si basa sul presupposto che è più efficiente reinvitare semplicemente l'utente e inviargli una nuova copia dell'area di lavoro rispetto a sincronizzare 21 giorni di dati con fattori imprevedibili quali i volumi di dati e le complesse dipendenze sviluppatesi nel tempo. Per evitare questa situazione, è consigliabile, se possibile, lasciare in esecuzione Office Groove 2007 mentre si è connessi a Internet, in modo che la sincronizzazione possa avvenire subito dopo l'apporto delle modifiche e il contenuto dell'area di lavoro rimanga costantemente aggiornato.

Se necessario, il responsabile di un'area di lavoro può escludere un membro dall'area di lavoro. Per proteggere la privacy dell'area di lavoro, questa azione comporterà l'eliminazione automatica dell'area di lavoro memorizzata sul computer locale del membro escluso e la generazione di una nuova chiave di crittografia specifica per l'area di lavoro da distribuire a tutti gli altri membri. Se un membro escluso è in linea, l'eliminazione dell'area di lavoro associata si verifica non appena riceve il messaggio di esclusione. Se l'utente non è in linea, il messaggio di esclusione viene accodato nel server Relay Server designato per poi essere eliminato dalla coda ed eseguito alla successiva connessione dell'utente.

Informazioni sulla trasmissione dei dati

Le modalità di trasmissione dei dati in Office Groove 2007 sono, per alcuni aspetti, analoghe a quelle di una telefonata. Quando Alice telefona a Roberto, ad esempio, se questi risponde viene stabilita una connessione logica da telefono a telefono. Se la telefonata non riceve risposta, Alice può lasciare un messaggio che Roberto potrà ascoltare la prossima volta che accede alla segreteria telefonica.

In Office Groove 2007 viene sempre eseguito il tentativo di avviare inizialmente una connessione diretta da client a client tra gli utenti. La connessione diretta viene eseguita tramite il protocollo proprietario SSTP (Simple Symmetric Transmission Protocol), che utilizza la porta TCP 2492. Questa connessione da client a client è bidirezionale e consente la trasmissione asincrona dei dati garantendo prestazioni a livelli prossimi a quelli della comunicazione tempo reale. Se una connessione alla porta 2492 è bloccata o il client endpoint non è raggiungibile sulla rete, il client di invio trasmette automaticamente i messaggi al server Relay Server designato dal destinatario, che accoda i messaggi da inoltrare non appena il destinatario si riconnette (vedere la figura 2).

Queste due diverse connessioni - da client a client e da client a relay - non implicano necessariamente una differenza nelle prestazioni osservabile dagli utenti. Nella maggior parte delle configurazioni di rete aziendali, entrambe le connessioni assicurano agli utenti prestazioni simili.

Una connessione da client a client è preferibile, ma potrebbe non essere consentita né disponibile. Una connessione da client a relay, che utilizza le connessioni in uscita dal client al server Relay Server, è spesso il "minimo comune denominatore". Il client può stabilire una connessione al server Relay Server utilizzando una delle tre combinazioni di protocollo/porta disponibili: SSTP/:2492, SSTP/:443 e SSTP incapsulato in HTTP/:80. Il client proverà automaticamente una delle combinazioni protocollo/porta nell'ordine menzionato. Office Groove 2007 può inviare una richiesta HTTP POST al server Relay Server dell'utente per pubblicare le informazioni di presenza e può inviare una richiesta HTTP GET per ricevere i delta e i messaggi in arrivo. Inoltre, i client Groove possono inviare una richiesta HTTP POST al server Relay Server di un destinatario specifico per inviare i delta e i messaggi in uscita.

Indipendentemente dal tipo di connessione utilizzata dai client, i dati sono sempre crittografati e dotati di firma digitale per garantirne la riservatezza e l'integrità. Allo stesso tempo, tramite gli incapsulamenti HTTP, Office Groove 2007 consente di comunicare attraverso i firewall oltrepassando qualsiasi confine dell'organizzazione.

Informazioni sulla presenza

Office Groove 2007 prevede la sottoscrizione delle informazioni sulla presenza di tutti i contatti inclusi nell'archivio contatti. Tale archivio è un superset contenente sia l'elenco dei contatti dell'utente (visibile dalla barra di avvio) che tutti i membri dell'area di lavoro. La sottoscrizione alle informazioni sulla presenza di una persona non avviene solo quando questa è inclusa nell'elenco dei contatti dell'utente, ma anche quando tale persona partecipa alla stessa area di lavoro. In altre parole, la sottoscrizione al servizio di informazioni sulla presenza si verifica automaticamente quando l'utente ha a che fare con qualcuno, sia perché questa persona partecipa alla stessa area di lavoro o perché è inclusa nell'elenco dei contatti dell'utente.

Perché possano essere fornite le informazioni sulla presenza dell'utente, deve essere rilevata la presenza del dispositivo. La presenza del dispositivo indica che un utente è connesso con un account Office Groove 2007 su un determinato computer, dopodiché l'indirizzo IP del computer viene trasmesso al server Relay Server designato dall'utente. Le informazioni sulla presenza del dispositivo in una subnet vengono fornite tramite il protocollo proprietario DDP (Device Presence Protocol) LAN, che rileva e segnala lo stato in linea dei dispositivi senza l'ausilio di un server. Il protocollo DPP LAN funziona però esclusivamente in una subnet.

La presenza di un dispositivo su una rete WAN richiede la connessione a un server Relay Server (vedere la figura 3)). Un utente pubblica la presenza del proprio dispositivo al server Relay Server designato e qualsiasi contatto che sottoscriva le informazioni sulla presenza dell'utente potrà connettersi al relay e utilizzarle automaticamente. Le informazioni sulla presenza in una rete WAN non possono essere trasmesse senza contattare un componente relay. Dopo aver ricevuto le informazioni sulla presenza del dispositivo di un contatto, l'utente può passare direttamente al contatto per le informazioni sulla presenza.

Risoluzione dei conflitti

Poiché in Office Groove 2007 viene utilizzato un modello decentralizzato per la collaborazione, è possibile che si verifichino di tanto in tanto conflitti di dati che vengono gestiti in modo diverso a seconda dello strumento e del tipo di dati. Quando un utente è in linea, la copia locale dell'area di lavoro dell'utente viene sincronizzata automaticamente con gli altri membri. Quando un utente non è in linea e apporta modifiche a un'area di lavoro, tuttavia, è possibile che simultaneamente altri membri in linea e non in linea apportino a loro volta modifiche. Quando si riconnette alla rete, il client Office Groove 2007 identificherà le dipendenze e apporterà le modifiche in serie, a seconda delle esigenze.

In caso di conflitti, ad esempio se due persone hanno modificato gli stessi dati mentre non erano in linea, Office Groove 2007 garantisce che non venga perso alcun dato e che tutti gli utenti visualizzino gli stessi dati. Molti strumenti dispongono di delta separati, il che rende molto improbabili i conflitti nei dati strutturati. Facciamo l'esempio di Alice e Roberto che rispondono contemporaneamente a un elemento di discussione: in questo caso, a prescindere dallo stato della rete, non si verificherà nessun conflitto poiché ogni immissione di dati è una transazione indipendente all'interno del relativo tema di discussione.

Per i dati non strutturati come i documenti, invece, è possibile che si venga a creare un conflitto. Un utente potrebbe, ad esempio, non essere in linea per un lungo periodo di tempo dopo aver modificato un file. Nello stesso periodo, altri membri che lavorano in linea potrebbero aver apportato modifiche e sincronizzato il file più volte. In questo caso, Office Groove 2007 avvisa l'utente che si è verificato un conflitto nel documento e crea automaticamente una copia del file. A ogni file viene assegnato un nome che identifica il membro le cui modifiche causano il conflitto. A questo punto, è necessario l'intervento degli utenti per risolvere il conflitto ed eliminarne le cause.

Ruoli e autorizzazioni

Office Groove 2007 incorpora un'infrastruttura di autorizzazioni basata sui ruoli che garantisce agli autori dell'area di lavoro misure di salvaguardia del contenuto nell'ambito del contesto decentralizzato dell'area di lavoro. In Office Groove 2007, un ruolo è un meccanismo di controllo dell'accesso che consente agli utenti di eseguire attività in un'area di lavoro e operazioni con strumenti individuali. In Office Groove 2007 sono incorporati tre ruoli: responsabile, partecipante e ospite. Per impostazione predefinita, gli autori di un'area di lavoro sono i responsabili e gli utenti invitati a unirsi all'area di lavoro sono i partecipanti. Le autorizzazioni predefinite per ciascun ruolo possono essere modificate da un responsabile, che può invitare altri utenti a partecipare all'area di lavoro in qualità di responsabili e può modificare il ruolo dei membri.

Anche le autorizzazioni per gli strumenti associate al ruolo sono personalizzabili. Le autorizzazioni per gli strumenti e i diritti per l'area di lavoro associati a un ruolo possono quindi essere configurati a discrezione del responsabile dell'area di lavoro. Questo modello basato sui ruoli di Office Groove 2007 è un metodo efficace per il controllo dell'accesso. Nella tabella sono illustrate alcune delle autorizzazioni predefinite.

Conclusioni

In questo articolo è stata fornita una panoramica generale sull'architettura decentralizzata e ibrida utilizzata in Office Groove 2007 e Office Groove Server 2007 per la collaborazione dinamica tra i membri di un team. Dal punto di vista di un amministratore IT, Office Groove 2007 e Relay Server consentono ai team di collaborare con efficienza sia all'interno che all'esterno dei confini dell'organizzazione, sia in rete che fuori rete, senza compromettere la protezione dei dati o aumentare notevolmente i costi dell'infrastruttura server.

Per ottenere ulteriori informazioni, visitare il sito Web Office Groove 2007 all'indirizzo microsoft.com/office/preview/programs/groove e il sito Web Office Groove Server 2007 all'indirizzo microsoft.com/office/preview/servers/grooveserver. Il modo migliore per approfondire le proprie conoscenze di Groove è quello di provarlo in prima persona. È possibile iscriversi al programma beta sin da ora all'indirizzo microsoft.com/office/preview/beta.

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