Comunicazioni

Una valida alternativa alle cartelle pubbliche

Alan Maddison

Panoramica:

• Condivisione di calendari e contatti
• Comunicazioni con blog e wiki
• Condivisione e gestione dei documenti

Le cartelle pubbliche esistono dalla prima versione di Microsoft Exchange e hanno lo scopo principale di fornire una piattaforma di base per condividere i documenti, archiviare le liste di distribuzione e sviluppare le applicazioni personalizzate. Sin dal principio,

tuttavia, gli amministratori si sono impegnati per gestire e utilizzare quella che è diventata una parte sempre più complessa degli ambienti Exchange. Sebbene Exchange Server 2007 abbia introdotto alcuni notevoli miglioramenti nella gestione delle cartelle pubbliche, la sfida da affrontare rimane. Le cartelle pubbliche non forniscono la solida piattaforma di collaborazione e gestione dei documenti richiesta attualmente dalle aziende.

Microsoft ha dichiarato che Exchange Server 2007 potrebbe essere l'ultima versione del prodotto che supporta le cartelle pubbliche. Sebbene queste siano ancora supportate e sebbene lo saranno per i prossimi 10 anni successivi al lancio di Exchange Server 2007, è opportuno esaminare una valida alternativa.

Fortunatamente, Microsoft ha fornito un'opzione interessante con il lancio di Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007 che offre la piattaforma richiesta dagli amministratori IT e dalle aziende per sostituire e spostare le funzionalità garantite dalle cartelle pubbliche. In quest'articolo, dimostrerò il motivo per il quale MOSS è considerato una struttura solida e importante che può offrire molte più funzionalità rispetto alle cartelle pubbliche di Exchange. In particolare, mi concentrerò sull'uso di SharePoint per le attività svolte solitamente tramite le cartelle pubbliche, ad esempio la condivisione di calendari, contatti e documenti.

È importante ricordarsi che le cartelle condivise saranno sempre necessarie finché non si esegue l'aggiornamento dei client. I client Microsoft Outlook® da Outlook 97 a Outlook 2003 richiedono le cartelle pubbliche per diversi motivi, tra cui le rubriche fuori rete, la Libreria moduli organizzazione e la ricerca delle disponibilità. Una volta passati a Outlook 2007 e Exchange Server 2007, è possibile non utilizzare più le cartelle pubbliche.

Calendari SharePoint

I calendari condivisi sono di uso comune per le cartelle pubbliche e SharePoint semplifica la sostituzione di un calendario delle cartelle pubbliche con un calendario SharePoint. Sebbene un'installazione predefinita di un sito di SharePoint contenga un calendario, sarà probabilmente necessario creare più calendari per soddisfare le esigenze aziendali. Per dimostrare quanto appena detto, spiegherò dettagliatamente la creazione di un calendario condiviso per un team delle risorse umane. Per prima cosa, è necessario selezionare Visualizza tutto il contenuto del sito, opzione solitamente disponibile nell'angolo superiore sinistro del sito di SharePoint (vedere la Figura 1).

Figura 1** Creazione del contenuto del nuovo sito **

Una volta selezionato Visualizza tutto il contenuto del sito, scegliere il pulsante Crea (illustrato nella Figura 1). Una volta caricata la pagina Crea, verranno visualizzate le opzioni del tipo di contenuto predefinito (come illustrato nella Figura 2). Per creare un calendario, è necessario scegliere Calendario nella colonna Analisi. Quindi, riempire i campi del nome e della descrizione e scegliere se includere il calendario nella sezione Collegamenti rapidi.

Figura 2** Nella pagina Crea vengono visualizzate le opzioni predefinite **

A questo punto, il calendario è stato creato. L'utente ha l'opzione di visualizzare il calendario condiviso dal sito di SharePoint o direttamente da Outlook. Per la seconda opzione, l'utente deve connettersi al calendario utilizzando il proprio browser Web, aprire il menu Azioni e scegliere l'opzione Connetti a Outlook.

Quando la connessione viene stabilita per la prima volta, Outlook visualizza un avviso di protezione per ricordare agli utenti che devono collegarsi solo a fonti conosciute e attendibili. Una volta scelto Sì, il calendario sarà connesso a Outlook. Nella Figura 3 viene illustrata la vista predefinita con il calendario SharePoint e il calendario Outlook affiancati.

Figura 3** Visualizzazione del calendario SharePoint e del calendario Outlook affiancati **

Una volta connesso a Outlook il calendario, può verificarsi una sincronizzazione bidirezionale. Tutti gli eventi inseriti tramite Outlook vengono sincronizzati con SharePoint e tutti gli utenti che possono visualizzare il calendario, visualizzeranno anche le voci aggiornate. Inoltre, se in SharePoint è stato attivato il supporto SMTP, è possibile inviare tramite posta elettronica gli eventi direttamente al calendario e SharePoint aggiungerà queste voci.

Contatti SharePoint

I contatti condivisi, che si basano sempre sulle cartelle pubbliche, vengono utilizzati da molte organizzazioni. Inoltre, SharePoint fornisce un'alternativa più valida, semplificando la creazione e la gestione degli elenchi dei contatti. Continuando con lo stesso esempio, illustrerò il modo in cui è possibile creare un elenco contatti condiviso per il suddetto reparto delle risorse umane.

Ancora una volta, selezionare Visualizza tutto il contenuto del sito e scegliere il pulsante Crea. Selezionare il collegamento Contatti nella colonna Comunicazioni. Viene visualizzata una schermata in cui è possibile trovare le informazioni per la configurazione del nome, della descrizione e del collegamento rapido (vedere la Figura 4). Una volta specificate queste informazioni, selezionare il pulsante Crea e il nuovo Elenco contatti viene creato.

Figura 4** Completamento della configurazione del nome, della descrizione e del collegamento rapido **

Comunicazione utente

È possibile utilizzare SharePoint per creare un'area discussioni (nota anche come lista discussioni). Allo stesso modo dei calendari e dei contatti, il processo di creazione è molto semplice (selezionare Visualizza tutto il contenuto del sito, scegliere il pulsante Crea e fare clic sul collegamento Area discussioni nella colonna Comunicazioni). Come si è fatto in precedenza, immettere le informazioni appropriate per la configurazione del nome, della descrizione e del collegamento rapido e scegliere il pulsante Crea. Nella Figura 5 viene illustrata un'area discussioni con alcuni messaggi di esempio.

Figura 5** Area discussioni di esempio con un paio di messaggi **

Oltre alle aree discussioni, SharePoint Server supporta anche due strumenti di comunicazione molto popolari: i blog e i wiki. Non disponibili con le cartelle pubbliche, i blog e i wiki rappresentano una novità di SharePoint Server 2007 e forniscono funzionalità di collaborazione eccezionali.

I blog forniscono un forum interattivo in cui un blogger può condividere facilmente pensieri e idee inviando messaggi a un sito Web. Solitamente, questi messaggi vengono classificati in modo da semplificare ai lettori la ricerca dei messaggi desiderati. Nel frattempo, i lettori possono fornire risposte ai commenti dei blogger. In un'azienda, ad esempio, è possibile che i membri dell'esecutivo facciano parte di un blog. Un blog può rappresentare uno strumento prezioso per comunicare con i propri dipendenti e fornisce allo staff un modo per condividere idee ed entrare in contatto con tutti i livelli dell'azienda.

Creare un blog in SharePoint è semplice. La prima cosa da fare è selezionare Visualizza tutto il contenuto del sito, scegliere il pulsante Crea e fare clic su Siti e aree di lavoro nella colonna Pagine Web. In questo modo viene aperta la pagina del nuovo sito di SharePoint, in cui è necessario fornire il titolo, il nome e l'URL per il sito. Quindi, scegliere un modello per il sito, in questo caso scegliere il modello Blog. Le ultime tre opzioni di configurazione riguardano le autorizzazioni, l'esplorazione e l'elenco delle directory del sito. Dopo aver completato tutte le opzioni richieste, selezionare il pulsante Crea. In questo modo, all'interno del sito principale, viene creato un sito secondario contenente librerie ed elenchi che forniscono le funzionalità disponibili nel blog. Una volta terminato il processo, viene aperto il nuovo blog.

Un wiki è un altro straordinario strumento progettato per garantire una migliore collaborazione. Gli utenti possono aggiungere, rimuovere e modificare contenuto del sito, nonché unire più pagine. Il modo più semplice per creare un wiki è selezionare Visualizza tutto il contenuto del sito, fare clic sul collegamento Crea e scegliere Raccolta pagine Wiki nella colonna Raccolte. Dopo aver riempito i campi per la configurazione del nome, della descrizione e dell'esplorazione, scegliere il pulsante Crea. Per ulteriori informazioni sull'uso dei wiki in SharePoint, vedere l'articolo "Wiki al lavoro" nel numero di gennaio 2007 di TechNet Magazine.

Raccolte SharePoint

Le cartelle pubbliche sono diventate archivi di documenti e forniscono infatti una posizione centrale alla quale gli utenti possono accedere facilmente per condividere i propri documenti. Come gli amministratori Exchange hanno scoperto nel corso degli anni, questo è uno degli usi principali delle cartelle pubbliche che non solo causa l'aumento delle operazioni di I/O di Exchange per il database delle cartelle pubbliche, ma ha anche effetti sulla replica nell'infrastruttura di Exchange. Le raccolte SharePoint forniscono un'alternativa eccellente, riducendo le richieste per Exchange e le relative risorse.

Una raccolta SharePoint è una posizione all'interno di un sito di SharePoint che consente di memorizzare e gestire i file. Esistono diversi tipi di raccolte, tra cui Raccolta immagini, Raccolta pagine Wiki, Raccolta moduli e Raccolta documenti. Quando si pensa a una sostituzione per le cartelle pubbliche, la scelta più appropriata ricade sulla Raccolta documenti. Una Raccolta documenti supporta la memorizzazione, la gestione e, in alcuni casi, la creazione di documenti in un sito di SharePoint.

Molti tipi diversi di file possono essere memorizzati in una Raccolta documenti, ma alcuni, ad esempio i file eseguibili e script, sono vietati per motivi di sicurezza. Queste restrizioni, tuttavia, possono essere configurate nella sezione Operazioni del sito Amministrazione centrale SharePoint.

Un'installazione predefinita di MOSS comprende una Raccolta documenti personalizzabile. La maggior parte delle organizzazioni vorrà creare più raccolte per supportare le diverse unità aziendali, il che è semplice da fare utilizzando gli strumenti forniti da SharePoint. Ad esempio, per distribuire una Raccolta documenti per le risorse umane, selezionare Visualizza tutto il contenuto del sito, fare clic sul collegamento Crea e scegliere Raccolta documenti nella colonna Raccolte. Verranno visualizzate le impostazioni da configurare, sarà quindi necessario fornire un nome e una descrizione della raccolta, specificare se includere la raccolta nella sezione Collegamenti rapidi, scegliere se attivare il controllo delle versioni e selezionare il formato predefinito per i nuovi documenti creati direttamente nella raccolta.

Prestare particolare attenzione all'opzione Cronologia versioni documento. Per impostazione predefinita, l'opzione è disattivata. Tuttavia, il controllo delle versioni può essere utile e appropriato in molti ambienti. Oltre a memorizzare le copie cronologiche dei documenti, questa funzionalità tiene traccia delle date e degli autori delle modifiche apportate e offre la possibilità di visualizzare e ripristinare le versioni precedenti.

Nella Figura 6 viene illustrata la Raccolta documenti con alcuni documenti caricati. Una volta create le raccolte documenti, è possibile rendere disponibili questi archivi tramite Microsoft Outlook e Windows® Explorer. Outlook consente di mettere fuori linea il contenuto della Raccolta documenti e fornisce una copia di sola lettura per gli utenti che hanno accesso alla rete. Per fornire accesso tramite Esplora risorse si ricorre alle risorse di rete. Inserendo l'URL della Raccolta documenti, è possibile fornire accesso agli utenti. In ambienti di dimensioni maggiori, è possibile utilizzare i Criteri di gruppo per distribuire queste risorse di rete.

Figura 6** Raccolta documenti contenente alcuni documenti che sono stati caricati **

Oltre gli elementi di base

SharePoint fornisce un set di funzionalità di gran lunga superiori rispetto a quelle offerte dalle cartelle pubbliche. Oltre a garantire le stesse funzionalità fornite dalle cartelle pubbliche, SharePoint Server offre funzionalità più potenti che consentono di estendere l'utilità degli usi comuni. Tra queste funzionalità vi sono:

• Cronologia delle versioni
• Controllo delle approvazioni
• Procedure di estrazione
• Controllo dei flussi di lavoro
• Criteri di conservazione dei documenti
• Controllo
• RSS

Le funzionalità come queste sono fondamentali per qualsiasi piattaforma di gestione del contenuto aziendale e SharePoint fornisce una solida struttura semplice da utilizzare. Questa funzionalità migliorata può essere attivata per molte delle funzionalità di SharePoint, tra cui Calendari, Attività, Aree discussioni e Raccolte documenti.

Per configurare questa funzionalità, selezionare il menu Impostazioni e scegliere l'opzione relativa alle impostazioni, ad esempio l'opzione Impostazioni raccolta documenti, come illustrato nella Figura 7. Verrà visualizzata la pagina Impostazioni in cui è possibile visualizzare tutte le opzioni di configurazione e personalizzazione disponibili. Il collegamento Impostazioni controllo versioni nella colonna Impostazioni generali, ad esempio, consente di configurare la cronologia delle versioni.

Figura 7** Selezione dell'opzione Impostazioni per configurare la funzionalità migliorata **

Come detto in precedenza, questa funzionalità fornisce un record delle modifiche dei documenti, specificando tra l'altro gli autori e le date delle modifiche apportate, e consente agli utenti di visualizzare e ripristinare versioni precedenti, se necessario. È anche possibile controllare il numero di versioni memorizzare da SharePoint. Una volta raggiunto il limite stabilito, gli elementi vengono eliminati senza essere inviati nel Cestino di SharePoint.

La sezione relativa al controllo delle versioni consente di configurare i requisiti per l'estrazione e l'approvazione del contenuto. Quando l'opzione Approvazione contenuto è attivata, prima di essere resi disponibili ad altri utenti, tutti gli elementi inviati devono essere approvati. Gli elementi che non sono stati approvati restano in sospeso. Il processo di estrazione fornisce il controllo del contenuto impedendo a più utenti di lavorare su uno stesso file contemporaneamente.

I flussi di lavoro rappresentano un'altra utile funzionalità offerta da SharePoint che manca alle cartelle pubbliche. Fondamentalmente, i flussi di lavoro offrono un approccio strutturato ai processi aziendali che può consentire di semplificare le operazioni aziendali. In SharePoint i flussi di lavoro sono una serie di attività predefinite che automatizzano lo spostamento di un documento nelle diverse fasi di un processo stabilito. Il processo può essere iterativo, il che richiede che ogni fase sia completata prima di passare alla successiva, o parallelo, il che consente a tutte le attività di essere completate in qualsiasi momento. I flussi di lavoro predefiniti inclusi in SharePoint sono:

• Approvazione
• Raccolta commenti e suggerimenti
• Raccolta firme
• Approvazione dell'eliminazione

I criteri di gestione delle informazioni vengono utilizzati per garantire la conformità ai regolamenti e ai requisiti aziendali. Un criterio è composto da una serie di regole relative alla gestione e al controllo dei documenti. SharePoint Server supporta regole personalizzate, ma anche regole predefinite, tra cui:

• Controllo
• Scadenza
• Etichette
• Codici a barre

Il Controllo consente di registrare gli eventi in base a una serie di azioni definite nelle impostazioni del sito. È possibile controllare queste azioni, ad esempio l'apertura di un documento, il download o la visualizzazione di un elemento o delle relative proprietà, la modifica di un documento, l'archiviazione o l'estrazione di un documento, lo spostamento o la copia di elementi e l'eliminazione o il ripristino di elementi.

La Scadenza del contenuto consente di eliminare il contenuto per mantenere la conformità con i criteri di conservazione dei dati aziendali. I dati possono scadere in una data particolare o allo scadere di un periodo prefissato di tempo in seguito a un evento, ad esempio la creazione di un documento.

Le Etichette vengono utilizzare in fase di stampa per aggiungere testo alle immagini. Nella pratica, questo criterio può essere utilizzato in diversi modi. Ad esempio, è possibile richiedere che tutti i documenti della Raccolta documenti condivisa delle risorse umane contengano un avviso sulla riservatezza per mantenere la conformità ai regolamenti dell'ufficio legale.

I Codice a barre forniscono un metodo di registrazione formale per i documenti in linea e cartacei. SharePoint creerà un identificatore univoco per ciascun documento e gli utenti possono inserire un'immagine del codice a barre nel proprio documento.

Un altro miglioramento significativo offerto da SharePoint è rappresentato dall'integrazione con i feed RSS. I calendari, le raccolte contatti e documenti e le aree discussioni forniscono un feed RSS al quale un utente può registrarsi. Gli utenti possono ricevere aggiornamenti automatici per tenere traccia delle proprie responsabilità giorno dopo giorno con un semplice lettore RSS, ad esempio Outlook 2007.

Per concludere

Microsoft Office SharePoint Server 2007 fornisce funzionalità aziendali e offre una più valida alternativa alle cartelle pubbliche di Exchange. Una struttura amministrativa solida consente di implementare semplicemente una soluzione per condividere calendari, contatti e documenti. È inoltre possibile creare diversi modi per comunicare, tra cui forum di discussioni, blog e wiki.

Alan Maddison è consulente senior nella sezione Microsoft Technology Practice di MTI Technology Corporation. Il principale centro di interesse della sua attività è rappresentato da Active Directory, Server Exchange e dalla virtualizzazione.

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