Comunicazioni

Distribuzione della messaggistica unificata con Exchange Server 2007

Jeff Goodwin

 

Panoramica:

• Elementi di base di telefonia
• Considerazioni sulla progettazione di soluzioni di messaggistica unificata
• Migrazione degli utenti

Dunque si è deciso di distribuire Exchange Server 2007 Unified Messaging nell'ambiente dell'organizzazione. Si è installato un ruolo del server Messaggistica unificata, lo si è integrato con il PBX esistente e ora i messaggi di posta vocale, i messaggi di posta elettronica e i messaggi fax dell'amministratore e di altri 10 dipendenti vengono memorizzati in Exchange. Solo poco tempo fa, tutto questo

sembrava un risultato lontano e difficile da raggiungere. Ma come è possibile distribuire le stesse funzionalità a migliaia di abbonati, distribuiti tra siti diversi, senza influire negativamente sulle normali attività commerciali?

L'intento dell'articolo è illustrare proprio uno scenario di questo tipo. Ho deciso di scriverlo per aiutare i lettori a distribuire la messaggistica unificata nel proprio ambiente e a demistificare i concetti di telefonia associati a distribuzioni del genere. Per ulteriori informazioni sull'installazione, la configurazione o le funzionalità di Exchange Server 2007 Unified Messaging, leggere "Risorse di messaggistica unificata" nella barra laterale alla fine dell'articolo. Inoltre, Microsoft ha certificato come Unified Messaging Specialist alcune aziende in grado di assistere i clienti con consulenze, progetti e distribuzioni per Exchange Server 2007 Unified Messaging. Per ottenere assistenza su installazione, configurazione o distribuzione, rivolgersi a una delle aziende elencate nella barra laterale.

Introduzione

Le tecnologie di messaggistica unificata non sono una novità per Exchange; molte organizzazioni offrono prodotti di messaggistica unificata che si integrano con Exchange. Tuttavia, questa è la prima versione di Exchange che supporta la messaggistica unificata in modo nativo. Fin dal primo rilascio, molti clienti hanno distribuito Exchange Server 2007 Unified Messaging a piccoli gruppi all'interno delle proprie organizzazioni. Tuttavia, per varie ragioni, non hanno sempre distribuito la messaggistica unificata a tutti gli utenti. Uno dei problemi è che molti amministratori di Exchange ancora non conoscono i concetti e le tecnologie di telefonia necessarie per implementare i servizi di messaggistica unificati e hanno incontrato delle difficoltà durante la progettazione e distribuzione di queste soluzioni nelle organizzazioni.

Come in tutti i progetti di distribuzione, un approccio in più fasi consente in genere di ottenere i risultati migliori. Le cinque fasi (progettazione dell'architettura, verifica della soluzione, costituzione di una prima community di utenti, formazione e migrazione degli utenti verso il nuovo sistema) sono tutti aspetti da prendere in considerazione per un progetto di messaggistica unificata. È fondamentale coinvolgere nella pianificazione del progetto sia i gruppi IT che di telecomunicazione dell'organizzazione.

Molte funzionalità che gli utenti danno per scontate sulle piattaforme di posta vocale tradizionali devono essere duplicate oppure, se ciò non è possibile, è necessario progettare una soluzione alternativa che riduca al minimo l'impatto del nuovo sistema implementato sulle community degli utenti. Questa è un'area chiave in cui è essenziale ottenere l'assistenza del team delle telecomunicazioni. Allo stesso tempo, il team delle telecomunicazioni dovrà apprendere dal team IT ad amministrare, risolvere i problemi e supportare durante la distribuzione una nuova piattaforma di posta vocale.

Elementi di base di telefonia

La pianificazione risulta molto più semplice quando si comprendono l'architettura di base, il flusso delle chiamate e le terminologie correlate alla messaggistica unificata. Nella Figura 1 è illustrato un esempio di soluzione di messaggistica unificata integrata con un sistema di telefonia aziendale esistente. Nelle prossime sezioni si esamineranno in maggior dettaglio alcuni dei concetti e alcune delle tecnologie più comuni che è probabile incontrare durante una distribuzione.

Figura 1** Una soluzione da PBX a messaggistica unificata **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Un sistema PBX (Private Branch Exchange) è una rete telefonica privata utilizzata all'interno di un'organizzazione. In un sistema di questo tipo, ciascun utente dispone in genere di un telefono connesso al PBX, da cui è possibile chiamare gli altri utenti dell'organizzazione componendo un numero di interno (quattro o cinque cifre di solito) e i telefoni esterni.

Quando dispongono di varie sedi dotate di PBX, i clienti aziendali a volte decidono di interconnettere i sistemi tramite tecnologie specifiche del produttore del PBX. In tal modo si consente a tutti gli utenti dei PBX connessi in rete di chiamare i colleghi digitando il solo numero di interno.

La messaggistica unificata prevede l'integrazione di due sistemi diversi: la messaggistica Exchange e il sistema di telefonia fisico. Le comunicazioni tra il server Messaggistica unificata e l'architettura di telefonia si ottengono utilizzando la tecnologia SIP (Session Initiation Protocol). Alcune tecnologie PBX possono comunicare direttamente con il server Messaggistica unificata tramite SIP, mentre per altre tecnologie è necessario l'impiego di un gateway SIP. Nella Figura 1 il PBX è connesso a un gateway SIP mediante una linea T1. Quando una chiamata viene inoltrata alla messaggistica unificata, il PBX invia delle informazioni (numero di telefono del chiamante, numero di telefono del destinatario della chiamata e alcuni tipi di codici motivo) al gateway SIP, in modo che il server Messaggistica unificata comprenda chi è il destinatario della chiamata.

Alcuni PBX possono essere interconnessi sulla rete IP. Con la telefonia in rete è possibile reindirizzare le chiamate sulla rete IP a una soluzione di posta vocale centralizzata. Se, ad esempio, si esamina la Figura 2, si noterà come Zurigo sia connette in rete con Londra.

Figura 2** Una distribuzione di messaggistica unificata più complessa **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Flusso delle chiamate

Risorse di messaggistica unificata

• Elenco degli Unified Messaging Specialist
• TechCenter per la messaggistica unificata di Exchange
• Gateway SIP supportati
• Sistema di telefonia
• Note sulla configurazione PBX

Si supponga che un chiamante esterno chiami il telefono di un abbonato al servizio di messaggistica unificata. In questo caso l'abbonato di messaggistica unificata non è in ufficio e il telefono squilla senza risposta. È possibile seguire il percorso del messaggio nella Figura 1.

Il PBX invia la chiamata al gateway SIP, che negozia la chiamata tramite SIP su TCP con il server Messaggistica unificata. Il server riceve i dati di integrazione dal gateway SIP, che fornisce informazioni sul destinatario della chiamata. Il server Messaggistica unificata riproduce quindi il messaggio di saluto dell'abbonato e consente al chiamante esterno di registrare un messaggio vocale. Tale messaggio viene quindi recapitato nella cassetta postale Exchange dell'abbonato al servizio di messaggistica unificata.

Questo flusso della chiamata è una descrizione molto semplificata di ciò che accade realmente. È importante comprendere che, quando viene registrato un messaggio, il server Messaggistica unificata inoltra il messaggio al server Trasporto Hub tramite SMTP perché venga recapitato al server Cassette postali.

In qualità di abbonati al servizio di messaggistica unificata, ora gli utenti possono accedere alla propria cassetta postale Exchange con un telefono (utilizzando Outlook® Voice Access) o un computer (utilizzando Outlook 2007 o Outlook Web Access). Ma gli abbonati possono accedere ai messaggi anche tramite telefono utilizzando Outlook 2007 o Outlook Web Access con una funzionalità denominata Ascolta al telefono, che consente all'abbonato al servizio di messaggistica unificata di riprodurre il messaggio prescelto chiamando un telefono specificato invece di utilizzare il computer. Quando si utilizza questo metodo, il server Messaggistica unificata interagisce con entrambi i server Accesso client e Cassette postali. Questo è un aspetto importante da comprendere perché, se si posiziona un server Messaggistica unificata in un ufficio remoto che non dispone di un server Accesso client locale, il server Messaggistica unificata dovrà attraversare la WAN per contattare il server Accesso client, con conseguente calo delle prestazioni.

Progettazione del sistema

I progetti architettonici Exchange utilizzati dai clienti ricadono essenzialmente in due categorie: centralizzato o decentralizzato. Come regola generale, l'architettura della messaggistica unificata segue l'architettura di Exchange, vale a dire che ovunque si distribuisca un server Cassette postali, viene distribuito anche un server Messaggistica unificata. Come per ogni regola, esistono delle eccezioni.

Quando si progetta un'architettura di messaggistica unificata, è necessario analizzare cinque aree di intervento fondamentali.

• Posizionamento del server
• Numero di server Messaggistica unificata
• Gateway SIP
• Archivio delle cassette postali
• Configurazione del sito di messaggistica unificata

Senza trascurare la continuità delle attività aziendali. In generale, per determinare gli elementi che attengono alla messaggistica unificata, è possibile utilizzare il piano di ripristino di emergenza relativo a Exchange.

Gli scenari di distribuzione di esempio possono aiutare a comprendere i ruoli del server Messaggistica unificata. Nella Figura 2 viene illustrata chiaramente la distribuzione di Exchange Server 2007 con la messaggistica unificata in una grande azienda.

In questo complesso progetto i datacenter principali sono a Seattle e Londra. I server Messaggistica unificata in queste sedi servono le rispettive community di utenti, poiché i server Cassette postali e Trasporto Hub sono locali. Entrambi i siti dispongono di PBX IP che forniscono la copertura delle chiamate al server Messaggistica unificata locale per la risposta alle chiamate.

I siti di medie dimensioni si trovano a New York e Glasgow. I server Messaggistica unificata in queste sedi servono le rispettive community di utenti, poiché i server Cassette postali e Trasporto Hub sono locali. Come accade per i datacenter principali, entrambi i siti dispongono di PBX IP che forniscono la copertura delle chiamate al server Messaggistica unificata locale per la risposta alle chiamate.

I siti più piccoli non dispongono di server Cassette postali o Trasporto Hub, ma forniscono funzionalità di messaggistica unificata garantiti dai datacenter principali. Ad Austin è disponibile un PBX NEC che utilizza la connettività analogica a un gateway SIP locale. Le chiamate agli utenti finali locali vengono inoltrate al gateway SIP, che negozia con il server Messaggistica unificata di Seattle per garantire la risposta alle chiamate con il servizio di messaggistica unificata.

A Zurigo è disponibile un Avaya Communication Manager connesso in rete tramite IP all'Avaya Communication Manager di Londra. Le chiamate agli utenti locali vengono inoltrate tramite la rete di Avaya Communication Manager, che negozia con il server Messaggistica unificata di Londra per garantire la risposta alle chiamate con il servizio di messaggistica unificata.

Nell'esempio presso il sito di Seattle i server Cassette postali e Messaggistica unificata si trovano nella stessa ubicazione fisica. Quando si progetta un'architettura a sito singolo, tutti i server (Cassette postali, Messaggistica unificata, Accesso client e così via) e il dispositivo PBX si trovano nello stesso sito. Le grandi aziende con più sedi aggiungono complessità al progetto. Questa complessità può sembrare eccessiva, ma con la comprensione di alcuni principi di base di messaggistica unificata tutto diventa più semplice e gestibile.

Come illustrato nella Figura 2, se in un sito è presente un server Cassette Postali, è consigliabile posizionare nello stesso sito anche un server Messaggistica unificata. A Seattle, Londra, New York e Glasgow è già così. Ad Austin e Zurigo invece non esiste un server Cassette postali locale, ma i servizi di messaggistica unificata possono essere garantiti utilizzando la rete IP. Ad Austin è presente un PBX analogico locale. In questo caso deve essere utilizzato un gateway SIP per fornire la connettività di rete IP al server Messaggistica unificata di Seattle. A Zurigo è presente un PBX IP locale connesso in rete con il PBX di Londra. Di conseguenza, le chiamate a un utente di Zurigo attraversano la rete telefonica fino al PBX di Londra e al server Messaggistica unificata.

Poiché le chiamate indirizzate agli abbonati di Zurigo attraversano la rete e sono gestite da un sistema di messaggistica unificata centralizzato a Londra, se si verifica un''interruzione sulla rete, le chiamate a tutti gli abbonati di Zurigo non otterranno risposta fino alla riparazione della rete. Per garantire il servizio anche in caso di interruzioni o guasti della rete, è possibile posizionare un server Messaggistica unificata a Zurigo. Quando si verifica l'interruzione di rete, il server Messaggistica unificata continua a rispondere alle chiamate, provvedendo a recapitarle una volta riparata la rete.

Il posizionamento dei server è probabilmente il fattore più importante da considerare durante la progettazione di un'architettura che soddisfi le esigenze dell'ambiente. Il diagramma di flusso nella Figura 3 può facilitare un corretto posizionamento dei server.

Figura 3** Posizionamento dei server **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Valutazione dei server necessari

L'area successiva da prendere in esame è il numero di server Messaggistica unificata necessari per supportare la community di utenti. Il dimensionamento del sistema dipende da diversi fattori che sono specifici dei siti.

La scalabilità della messaggistica unificata è determinata dalla quantità di chiamate contemporanee (porte chiamate nei termini della telefonia) che il server può supportare. Ciascuna chiamata nel sistema richiede al server Messaggistica unificata di dedicare risorse di rete, CPU, memoria e disco. Quando si aggiungono ulteriori risorse, un server Messaggistica unificata è in grado di supportare più chiamate contemporanee. Poiché le risorse sono sempre limitate, il server Messaggistica unificata può gestire solo un determinato numero di chiamate simultanee prima che le risorse si esauriscano.

È possibile determinare quante porte sono necessarie per supportare il numero di abbonati esistenti utilizzando i calcoli di analisi del traffico di Erlang, che non vengono però analizzati in questo articolo. Un metodo più semplice per determinare quante porte sono necessarie consiste nel chiedere agli amministratori del sistema di telefonia quante porte di posta vocale vengono utilizzate nel sistema esistente. In base all'esperienza sul campo, i requisiti in termini di porte di un sistema di posta vocale tradizionale e di un sistema di posta vocale unificato sono molto simili.

In generale, è consigliabile implementare un massimo di 60 porte per server. Il suggerimento non deriva da limitazioni software o hardware, ma si basa piuttosto sul fatto che un singolo server con 60 porte può supportare circa 5.000 utenti. Quando si verifica un guasto sul singolo server utilizzato, si infligge un'interruzione del servizio all'intera (e molto estesa) base di abbonati.

Quando si implementano dei server Messaggistica unificata, è preferibile inserire nel progetto una ridondanza N + 1 nell'architettura. Nella Figura 4 viene illustrato un progetto con gateway SIP e server completamente ridondanti. Quando si adotta un progetto con queste caratteristiche, in caso di guasto di Unified Messaging Server 1, SIP Gateway 1 negozierà automaticamente le chiamate con Unified Messaging Server 2. È inoltre possibile programmare il PBX in modo da distribuire uniformemente il carico di chiamata fra i gateway SIP. È possibile, ad esempio, instradare la prima chiamata nel sistema a SIP Gateway 1 e la chiamata successiva a SIP Gateway 2. Le chiamate che si alternano tra i gateway consentono di distribuire in modo uniforme chiamate e carico fra i server Messaggistica unificata.

Figura 4** Distribuzione delle chiamate tra i server per ridondanza **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Esistono due fornitori di gateway SIP supportati da soluzioni Exchange Server 2007 Unified Messaging: AudioCodes e Dialogic. Se in un progetto è necessario un gateway SIP, acquistarne uno che supporti il numero di sessioni (porte) previste dal progetto. Se, ad esempio, il progetto prevede 32 porte, sarà necessario un gateway che supporti almeno tale numero di sessioni.

Se si nutrono dubbi sulla compatibilità del PBX con la messaggistica unificata o con il gateway che si intende utilizzare, sarà utile leggere il testo nella barra laterale "Risorse di messaggistica unificata". I collegamenti riportati nella barra laterale indirizzano verso una guida specifica di Microsoft e verso un elenco delle aziende certificate come Unified Messaging Specialists, in grado di aiutare i clienti a valutare le esigenze specifiche dell'organizzazione. Per esperienza personale, posso dire che i PBX in commercio non compatibili con i gateway SIP e la messaggistica unificata di Exchange sono pochi, mentre alcuni PBX possono comunicare con il server Messaggistica unificata utilizzando il protocollo SIP su TCP in modalità nativa.

La messaggistica unificata di Exchange supporta tre codec audio per l'archiviazione dei messaggi di posta vocale: G.711 PCM Linear, GSM 06.10 e Windows Media® Audio (WMA). Ciascun file WAV PCM Linear occupa circa 16 KB per secondo di audio. WMA è il codec audio predefinito per la messaggistica unificata e comprime l'audio a 1,1 kilobit (kb) per secondo di audio con un'intestazione di 7 KB. GSM 06.10 comprime l'audio a 1,6 kb per secondo di audio, ma l'intestazione è meno voluminosa rispetto alla codifica WMA.

La qualità dei messaggi vocali per entrambi i file WMA e GSM 06.10 è accettabile. L'esperienza acquisita sul campo utilizzando i codec WMA o GSM suggerisce che è possibile ipotizzare un aumento tra il 10% e il 20% delle dimensioni dell'archivio delle cassette postali, in base alla frequenza di utilizzo della posta vocale nell'organizzazione.

Quando è il momento di decidere quale codec audio adottare per l'ambiente, è opportuno tenere conto dei dispositivi mobili e degli altri sistemi operativi utilizzati dagli utenti finali. Le domande su questo argomento sono soprattutto correlate alla possibilità da parte degli utenti di ascoltare la posta vocale con i dispositivi Windows Mobile®. Anche gli altri sistemi operativi rappresentano un'area da investigare: magari si dispone di un'ampia distribuzione di computer Linux che potrebbero non riuscire a riprodurre file WMA. In tutti i casi è importante comprendere che questi fattori devono essere inclusi nei requisiti di formazione del personale del supporto tecnico.

Configurazione e test

Che l'architettura di messaggistica unificata sia centralizzata o distribuita, è necessario considerare con attenzione molti requisiti di posta vocale prima di distribuire la messaggistica unificata nell'organizzazione. Un elenco dettagliato degli argomenti che il team responsabile del progetto deve considerare è riportato nella barra laterale "Elenco di controllo per la messaggistica unificata". Le informazioni su tutti gli argomenti devono essere raccolte presso ciascun sito in cui si intende implementare la messaggistica unificata. I team dell'IT e delle telecomunicazioni, come già suggerito, devono collaborare all'analisi di questi argomenti.

Dopo aver progettato il sistema e finalizzato la configurazione, è necessario creare un sistema di test per convalidare il progetto. In un progetto multisito è consigliabile eseguire i test su almeno due siti, per dimostrare la validità del concetto di fondo e delle funzioni comprese nel progetto.

Il piano di test di una funzionalità deve essere sviluppato a partire dai requisiti di configurazione e quindi portato a termine. Il piano deve inoltre comprendere i metodi di accesso degli abbonati (telefono, Outlook 2007 e Outlook Web Access), i metodi di amministrazione e i guasti di hardware e rete.

Al termine dei test e dopo aver verificato e concordato che la messaggistica unificata duplicherà le funzionalità del sistema di posta vocale precedente o che è stata progettata una soluzione alternativa per supportare le eventuali configurazioni o funzionalità che non sarà possibile duplicare, si può procedere alla selezione di un gruppo di utenti pilota per i test sul sistema. La creazione di un gruppo pilota consentirà di individuare le operazioni da eseguire nell'ambiente per spostare (o tagliare in gergo telefonico) gli abbonati dal sistema di posta vocale precedente alla messaggistica unificata. Per tagliare un abbonato, in genere è necessaria la seguente procedura:

1. Disattivare l'abbonato dal sistema di posta vocale esistente.
2. Attivare l'abbonato in Active Directory per la messaggistica unificata tramite Exchange Management Console.
3. Modificare il percorso di copertura del telefono a un numero pilota messaggistica unificata.

È importante disattivare l'abbonato dal sistema di posta vocale esistente, in modo che non venga inviato alcun messaggio alla cassetta postale precedente.

Durante la fase pilota, è necessario raccogliere gli eventuali dubbi e domande che gli abbonati desiderano porre a proposito del funzionamento del sistema. La documentazione di questi dettagli consentirà di risolvere i problemi più comuni durante la fase di formazione.

La formazione è fondamentale per un passaggio senza problemi al nuovo sistema. Gli utenti dell'organizzazione sono abituati ad accedere alla posta vocale dal telefono con un'interfaccia utente specifica. Per alcuni sistemi di posta vocale, ad esempio, è necessario che gli utenti premano 5 per ascoltare i messaggi. Con la messaggistica unificata di Exchange gli utenti devono premere 1 o pronunciare il nome della funzione di posta vocale (oppure utilizzare Outlook 2007 o Outlook Web Access per riprodurre i messaggi vocali). La formazione degli abbonati alla messaggistica unificata deve riguardare l'interfaccia utente della telefonia, l'utilizzo di Outlook Voice Access e l'utilizzo di Outlook e Outlook Web Access.

Con la messaggistica unificata di Exchange 2007, la possibilità di pronunciare a voce i comandi è incorporata in Outlook Voice Access. Alcuni utenti tendono ad accogliere con entusiasmo le nuove funzionalità del sistema e tale entusiasmo può facilitare la transizione da un'interfaccia utente all'altra.

La messaggistica unificata di Exchange consente di inviare a ciascun utente un messaggio di testo personalizzato tramite posta elettronica al momento dell'attivazione. I messaggi personalizzati possono essere utilizzati per fornire utili collegamenti Web verso domande frequenti (FAQ), documentazione per gli abbonati, numeri di telefono del supporto tecnico e così via. Possono anche contenere informazioni sull'accesso al sistema di posta elettronica con la password unica dell'abbonato. Questa è una delle funzionalità più potenti che è possibile utilizzare quando si attivano gli utenti finali.

Migrazione degli utenti

Elenco di controllo per la messaggistica unificata

Nelle sezioni che seguono vengono definiti alcuni elementi fondamentali di un sistema di messaggistica unificata e vengono suggerite le domande a cui è necessario rispondere in vista della distribuzione e configurazione di Exchange Server 2007 Unified Messaging. Il seguente vuole essere un elenco di controllo utile per sviluppare un piano di distribuzione.

Dial plan Un dial plan di messaggistica unificata corrisponde logicamente a un PBX e agli interni associati. Alcuni aspetti del dial plan da considerare in anticipo sono:

• Di quante cifre sono costituiti i numeri degli interni?
• Qual è il numero pilota del sistema di messaggistica unificata?
• Quale numero devono comporre gli utenti per accedere a una linea esterna?
• Quale codec audio si utilizzerà per i messaggi?
• Qual è il numero di interno del centralino?

Gruppi di risposta e numeri pilota Un gruppo di risposta è una serie di interni telefonici configurati per ricevere le chiamate in un determinato ordine. Il numero pilota è l'interno principale che viene chiamato per accedere al gruppo di risposta. Nel progetto è necessario prevedere un numero di interni membri del gruppo di risposta che equivale al numero di porte di posta vocale.

Criteri cassetta postale I criteri cassetta postale per la posta vocale non sono molto diversi dai criteri cassetta postale di Exchange. Di seguito alcuni criteri da prendere in considerazione:

• Per quanti giorni viene conservata la posta vocale prima della cancellazione?
• Con quale frequenza vengono reimpostate le password della posta vocale?
• Quali sono i criteri applicati per il backup della posta vocale?
• Qual è la lunghezza minima della password?
• Qual è il numero massimo di tentativi di accesso che si possono eseguire prima che la cassetta postale venga bloccata?

Operatori automatici. Gli operatori automatici rispondono alle chiamate in arrivo che non sono destinate a un abbonato specifico. Possono fornire informazioni e indirizzare i chiamanti verso altre ubicazioni dell'organizzazione. La messaggistica unificata di Exchange consente di sfruttare le funzionalità di segnale multifrequenza (DTMF) e vocali per l'esplorazione dell'operatore automatico. I fattori da considerare sono:

• Sono previste istruzioni dell'operatore automatico diverse per il giorno, la notte e le festività (le istruzioni devono essere documentate e registrate)?
• Chi è possibile chiamare dal menu dell'operatore automatico?
• L'esplorazione vocale è possibile quando si utilizza l'operatore automatico?
• Sono necessarie più lingue per utilizzare l'operatore automatico?

Cassetta postale generale o notturna Alcune organizzazioni dispongono di una cassetta di posta vocale generale o notturna che consente ai chiamanti di lasciare dei messaggi generici. Se l'azienda ne utilizza una, sarà necessario creare e attivare per la messaggistica unificata un'apposita cassetta postale Exchange.

Indicatore di messaggio in attesa (MWI) Per indicatore di messaggio in attesa si intende la spia del telefono che avvisa della presenza nella cassetta postale di messaggi non letti. La presenza dell'indicatore di messaggio in attesa sui ricevitori dei telefoni è un requisito per la distribuzione?

Supporto di interni multipli In molte organizzazioni ad alcuni dei dipendenti sono associati più telefoni. Quando si attiva l'accesso di questi abbonati alla messaggistica unificata, è necessario associare tutti i numeri di interno. Prima di iniziare, sviluppare un elenco dei dipendenti con estensioni multiple.

Supporto di IVR (risposta voce interattiva) Alcuni sistemi di posta vocale tradizionali supportano applicazioni IVR che la messaggistica unificata non può duplicare. Determinare se nel sistema da sostituire vengono utilizzate applicazioni di questo tipo. Tali applicazioni possono restare sul sistema esistente o essere sostituite da applicazioni IVR alternative.

Posta vocale in rete La posta vocale in rete consente di inviare un messaggio da un sistema a un altro sistema diverso. Nelle grandi aziende, ad esempio, il direttore generale può inviare un messaggio vocale all'intera organizzazione oppure l'amministratore può inviare annunci di carattere generale relativi, ad esempio, alle esercitazioni antincendio. Con la posta vocale in rete, il direttore generale può inoltre registrare un messaggio vocale e inviarlo a tutti i dipendenti dell'azienda, indipendentemente dal sistema di posta vocale che questi utilizzano. Al momento non è ancora possibile connettere in rete la messaggistica unificata di Exchange con altri sistemi di posta vocale tradizionali.

Supporto fax Alcune piattaforme di posta vocale tradizionali supportano la ricezione di fax e consentono di utilizzare un singolo numero di telefono per la ricezione di messaggi vocali e fax. Exchange Server 2007 Unified Messaging supporta la ricezione dei fax e può essere utilizzato per sostituire questa funzionalità. Questa è una funzionalità unidirezionale, poiché il sistema non supporta la funzionalità di invio di fax. Se l'invio dei fax è un requisito, sarà necessario ricorrere a un prodotto di terze parti che lo supporti.

Esistono molti punti di vista diversi sui metodi di migrazione verso il sistema di produzione. Le due metodologie principali sono una migrazione graduale e un passaggio immediato. Qualunque sia il metodo scelto, è fondamentale somministrare al personale del supporto tecnico dei corsi su come rispondere alle domande più comuni poste dal gruppo pilota. Gli addetti dovranno inoltre essere in grado di attivare un utente, verificare che un utente è stato attivato e modificare una password.

La migrazione degli utenti dal sistema di posta vocale precedente alla messaggistica unificata è abbastanza semplice, ma esiste un problema importante da affrontare: la connessione in rete della posta vocale. Proprio come un sistema di posta elettronica consente di inviare, inoltrare e rispondere agli altri utenti e sistemi di posta elettronica, anche un sistema di posta vocale consente di inviare, inoltrare e rispondere agli altri utenti e sistemi di posta vocale.

Si consideri uno scenario in cui Alice e Davide siano due utenti del sistema di posta vocale esistente. Davide diventa quindi utente della messaggistica unificata e vuole inviare un messaggio ad Alice sul sistema di posta vocale esistente. Poiché sono utenti di sistemi diversi, i due non possono più scambiarsi messaggi di posta vocale; purtroppo, è stata creata un'isola di posta vocale.

Il problema nei sistemi di posta vocale tradizionali viene risolto utilizzando dei convertitori di protocolli di rete, che consentono di connettere in rete sistemi diversi. Attualmente, tuttavia, non esistono convertitori di protocolli di rete che consentano di connettere Exchange Server 2007 Unified Messaging con altri sistemi diversi. Il problema potrebbe non essere rilevante per la propria organizzazione, ma è bene esserne consapevoli quando si decide di eseguire la migrazione di piccoli gruppi di utenti.

Io trovo preferibili le migrazioni immediate di tutti gli utenti di ciascun sito. Questa scelta crea le premesse di un passaggio netto da un sistema all'altro. Di solito l'operazione viene eseguita in un fine settimana; gli utenti vanno a casa il venerdì e tornano a lavorare il lunedì con un nuovo sistema posta vocale. Alcuni amministratori sostengono che il passaggio immediato dovrebbe essere adottato solo per piccole imprese o siti remoti. Non sono d'accordo. Ho collaborato a dei passaggi immediati in aziende con oltre 7.000 utenti in un singolo sito in cui meno dell'1% dei dipendenti ha dovuto ricorrere al supporto tecnico. Se tutte le fasi precedenti del progetto sono state pianificate ed eseguite in modo corretto, il passaggio da un sistema all'altro avviene senza intoppi.

Quando, tuttavia, è necessario eseguire il passaggio al nuovo sistema di più siti in produzione, è opportuno iniziare dai siti remoti più piccoli, proseguendo uno alla volta fino al sito principale. Elaborare le informazioni che si raccolgono durante la migrazione dei siti più piccoli e implementare le eventuali modifiche necessarie nel piano del progetto.

In genere, al momento della migrazione tutti gli utenti hanno già seguito un corso di formazione e sono stati attivati nel sistema di messaggistica unificata. Di seguito è illustrata una procedura per preparare il passaggio immediato da un sistema di posta vocale alla messaggistica unificata.

La prima operazione da eseguire è la verifica che il sistema di messaggistica unificata sia completamente installato, configurato e testato.

Somministrare i corsi di formazione a piccoli gruppi. Spiegare agli utenti che partecipano ai corsi che la cassetta postale viene attivata prima dell'effettiva migrazione al nuovo sistema ed esortarli ad accedere alla propria cassetta postale per inizializzarla modificando la password e registrando il messaggio di saluto. Non appena terminato il corso, attivare gli utenti in modo che possano inizializzare la propria cassetta postale prima della migrazione.

Infine, al termine dell'intero ciclo di corsi di formazione, scegliere un fine settimana in cui disattivare tutti gli utenti dal sistema di posta vocale precedente e passare i numeri telefonici alla messaggistica unificata di Exchange. Il lunedì mattina successivo, il sistema sarà pronto e disponibile per tutti gli utenti dell'organizzazione.

La migrazione

Che si tratti di supportare un unico sito o una grande organizzazione con più siti, le informazioni riportate nell'articolo dovrebbero risultare utili. Le organizzazioni costituite da più siti possono aggiungere complessità al progetto, ma i requisiti di base restano gli stessi con 50 o 5.000 utenti.

Non si sottolinea mai abbastanza la necessità che i team dell'IT e delle telecomunicazioni collaborino alla distribuzione di una soluzione di messaggistica unificata. Nella mia esperienza, tra i molti imprevisti che possono far deragliare un progetto di messaggistica unificata, l'assenza di coordinamento tra i team di IT e delle telecomunicazioni e la mancanza di un accordo sulla soluzione da adottare sono le principali cause di problemi. La convergenza delle tecnologie non è complessa come sembra, ma potrebbe richiedere l'impiego di una figura esterna all'organizzazione che comprenda le istanze sia del reparto IT che delle telecomunicazioni e che faciliti la collaborazione tra i team o pianifichi una corretta distribuzione del progetto.

Jeff Goodwin è Senior Technologist presso The VIA Group, specializzato in progettazione e distribuzione di soluzioni Exchange e di messaggistica unificata. È possibile contattarlo all'indirizzo: jgoodwin@theviagroup.com.

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