Comunicazioni e Collaborazione

creazione di connessioni potenti con Groove e SharePoint

Alan Maddison

Panoramica:

• Creazione di una libreria di documenti SharePoint
• Creazione di un'area di lavoro Groove
• Sincronizzazione di Groove e SharePoint
• Come consentire l'accesso all'area di lavoro

Indice

Combinazione di Groove e SharePoint
Introduzione
Configurazione del controllo approvazioni
Creazione dell'area di lavoro Groove
Sincronizzazione di Groove e SharePoint
Come consentire l'accesso all'area di lavoro
Conclusioni

I professionisti dell'IT si meravigliano spesso della somiglianza apparente tra Microsoft Office Groove 2007 (Groove) e Microsoft Office Sharepoint Server 2007 (Sharepoint) e non sempre riescono a capire quale dei due

sia più adeguato nelle varie circostanze. A prima vista, i due prodotti sembrano molto simili, poiché entrambi forniscono funzionalità di collaborazione. Tuttavia, una volta esaminata con maggiore attenzione l'architettura, si iniziano a notare le differenze.

Sharepoint® offre una serie di strumenti di collaborazione ed un framework di gestione del contenuto robusto e scalabile con il supporto per flussi di lavoro strutturati. Groove™, invece, è una serie di strumenti di collaborazione che consente la rapida distribuzione delle aree di lavoro rapida con un overhead minimo o assente dell'IT. Con funzioni quali il supporto per la collaborazione dei documenti, le discussioni dei thread e il calendaring, Groove fornisce il framework ideale per una collaborazione dinamica, sicura e ad hoc. In sintesi, la maggior parte degli utenti finirà per utilizzare questi prodotti in modi diversi.

Inoltre, la versione di Groove 2007 aggiunge un supporto incorporato per l'integrazione di Sharepoint utilizzando lo strumento File di Sharepoint. Tale strumento consente la sincronizzazione delle aree di lavoro di Groove con le raccolte di documenti di Sharepoint e, come vedremo, l'integrazione incorporata consente di trarre i massimi vantaggi da entrambi prodotti. In effetti, combinando la flessibilità e la natura dinamica di Groove con la sofisticazione e la potenza di Sharepoint, sarà possibile offrire vantaggi significativi a molti utenti.

Combinazione di Groove e SharePoint

L'universo dell'IT attuale richiede una collaborazione in costante aumento tra le organizzazioni e i relativi partner e fornitori. Tuttavia, le potenti soluzioni di collaborazione implementate tramite prodotti come Sharepoint tendono a porre l'attenzione sui team interni e sulla necessità di rendere le informazioni largamente disponibili in ogni area dell'organizzazione. In tali casi, da una prospettiva di gestione e di sicurezza, le sfide per fornire accesso ad utenti esterni a un'organizzazione sono spesso significative. Di fronte a tali sfide, l'obiettivo consiste nel consentire agli utenti di raggiungere i partner esterni ad hoc, in base alle esigenze.

La combinazione di Groove e Sharepoint offre esattamente tale soluzione. Sharepoint fornisce una collaborazione interna all'organizzazione, una ricerca del contenuto ed un framework dei flussi di lavoro; l'aggiunta di Groove consente alle aziende di estendere tali funzionalità per includere una collaborazione semplice interna all'organizzazione. Con Groove, gli utenti possono configurare rapidamente aree di lavoro di collaborazione che vadano oltre i confini dell'azienda. Inoltre, il supporto per chiavi simmetriche Advanced Encryption Standard (AES) a 192 bit garantisce una collaborazione sicura. Infatti, la sicurezza di Groove è incorporata e sempre attiva, per evitare che gli utenti debbano preoccuparsi di configurarla.

L'architettura di sicurezza di Groove fornisce un elevato grado di protezione per queste aree di lavoro e per il relativo contenuto, poiché entrambi gli elementi vengono memorizzati in locale e durante la trasmissione di rete. Lo strumento File di SharePoint consente la sincronizzazione bidirezionale di tali informazioni con una libreria di documenti di SharePoint per garantire che le informazioni siano disponibili centralmente per un accesso interno semplice. Utilizziamo un esempio concreto per capire come funziona questo processo.

Introduzione

Le organizzazioni collaborano spesso con diverse aziende durante le attività commerciali quotidiane. In questo scenario sono coinvolte in genere non solo organizzazioni esterne ma anche individui di reparti che non collaborano necessariamente con frequenza regolare, come il reparto finanziario, legale e delle comunicazioni aziendali. In questo modo, tali organizzazioni hanno bisogno sia di creare un team interno di collaborazione ad hoc che di rendere disponibile il prodotto di tale collaborazione per coloro che non sono coinvolti nel processo di collaborazione ma che necessitano dell'accesso al prodotto finale. Utilizzando Sharepoint e Groove, è semplice raggiungere questi obiettivi.

Se non si dispone già di una libreria di documenti di Sharepoint da sincronizzare con la propria area di lavoro di Groove, è innanzitutto necessario crearla. A tale scopo, è sufficiente connettersi a Sharepoint e selezionare il collegamento Visualizza l'intero contenuto. Una volta caricata questa pagina, selezionare Create e quindi, come riportato nella Figura 1, selezionare Libreria di documenti nella colonna Librerie.

Figura 1 Creazione di una libreria di documenti di Sharepoint (fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Nella nuova pagina della libreria di documenti, sono presenti diverse impostazioni da configurare: il nome e la descrizione della libreria, l'eventuale inclusione della libreria nella sezione Collegamenti rapidi, l'eventuale attivazione del versioning e il formato predefinito per i nuovi documenti creati direttamente nella libreria. La selezione di Cronologia versioni documento è disattivata per impostazione predefinita, ma è consigliabile attivare questa funzione se il versioning è adeguato per il proprio ambiente. È inoltre opportuno considerare anche una parte della funzionalità avanzata disponibile con Sharepoint e che è possibile utilizzare come parte dell'implementazione di Groove e Sharepoint. Questa funzionalità ottimizzata include:

• Cronologia versioni
• Controllo approvazioni
• Procedure di controllo
• Controllo del flusso di lavoro
• Criteri di conservazione documenti
• Controllo
• Really Simple Syndication (RSS)

Queste funzioni aggiuntive disponibili tramite Sharepoint offrono un notevole valore aggiunto se si utilizza Groove. Nel mio esempio, questa funzionalità aggiuntiva, in particolare nel controllo approvazioni, risulterà molto utile. Supponiamo, ad esempio, che i membri del team collaborano all'interno di Groove per creare la bozza di un documento. Quando la bozza finale è pronta per la revisione, è possibile sincronizzarla con Sharepoint per sottoporla al processo di approvazione.

Configurazione del controllo approvazioni

Per configurare questa funzionalità, selezionare il menu Impostazioni dalla libreria di documenti e scegliere poi la voce Impostazioni. In questo modo, vengono visualizzate tutta le opzioni di configurazione e personalizzazione. Per configurare l'approvazione, selezionare il collegamento Impostazioni flusso di lavoro nella sezione Autorizzazioni e gestione per visualizzare la pagina Aggiungi flusso di lavoro. Selezionare il modello Flusso di lavoro, che nel nostro esempio sarà il modello Approvazione, quindi immettere un nome per il flusso di lavoro. In seguito, è necessario decidere se utilizzare un elenco di attività esistente o crearne uno nuovo. Un nuovo elenco di attività garantisce maggiore riservatezza ma, poiché questo non è un problema nel nostro esempio, è sufficiente selezionare l'elenco predefinito.

Dopo avere scelto l'elenco di attività, è necessario decidere come iniziare il processo di approvazione. Rendiamolo un processo manuale consentendo a qualunque utente autenticato con le adeguate autorizzazioni di avviare il processo. Altre opzioni consentono di automatizzare questo processo basato sul versioning, se è abilitato sulla libreria di documenti o ogni volta che si aggiunge un nuovo documento o si modifica un documento esistente.

Dopo avere premuto Avanti per accettare queste opzioni di configurazione, è necessario inserire alcune informazioni di configurazione finali. La prima opzione da configurare è la modalità di assegnazione delle attività. Poiché è possibile che siano presenti più persone nel processo di approvazione, è possibile assegnare i responsabili approvazione in serie, in cui una persona approva l'elemento e lo passa alla persona successiva, o in parallelo, in cui chiunque può approvarlo in qualsiasi momento. È inoltre necessario decidere se consentire ai responsabili approvazione di assegnare le attività ad altre persone e se tali responsabili approvazione possono richiedere una modifica prima del completamento dell'attività.

Il passaggio successivo è la scelta dei responsabili approvazione effettivi e del momento preciso in cui completare l'attività. Infine, occorre decide quando completare il flusso di lavoro. L'opzione predefinita prevede che il flusso di lavoro venga completato al termine di tutte le attività. Nell'opzione di configurazione finale, si specifica se aggiornare lo stato di approvazione una volta completato il flusso di lavoro. Dopo avere premuto il pulsante OK, viene creato il processo di approvazione ed è possibile iniziare il processo di approvazione documenti.

Creazione dell'area di lavoro Groove

Una volta creata la libreria di documenti Sharepoint, il passaggio successivo è la creazione di un'area di lavoro Groove. A tale scopo, verificare innanzitutto che si disponga di un account Groove e di almeno un'identità. Le identità costituiscono la base per la presenza e la comunicazione all'interno di Groove. Ogni account Groove può essere associato a più identità ed ogni identità è associata a un file di contatto unico per consentire la personalizzazione delle proprie informazioni di contatto per ogni identità utilizzata. È inoltre possibile esportare il proprio account Groove e le identità associate per utilizzarli su più computer.

Una volta creati un account e un'identità, apre la Finestra di avvio di Groove facendo doppio clic su sull'icona Groove nella barra delle applicazioni. Fare clic sull'opzione Nuova area di lavoro, immettere un nome appropriato per l'area di lavoro e scegliere un tipo standard di area di lavoro. L'area di lavoro standard di Groove facilita la presenza, gli avvisi e l'assegnazione di ruoli per i membri dell'area di lavoro. Quando si fa clic su OK, Groove crea l'area di lavoro e la apre. Nella Figura 2 viene mostrata una nuova area di lavoro con alcuni file aggiunti allo strumento File. A questo punto, l'area di lavoro è funzionale ed è possibile completarne l'impostazione configurando gli avvisi o aggiungendo gli strumenti desiderati.

Figura 2 Una nuova area di lavoro di Groove (fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Gli avvisi possono essere configurati a livello di strumento, di area di lavoro o di singolo file. I quattro livelli di avvisi sono nessuno, medio, alto e automatico. L'impostazione di Medio evidenzia il nuovo contento, mentre l'impostazione di Alto o Automatico riprodurrà un file audio. È inoltre possibile configurare degli avvisi anche per ricevere una notifica quando un utente accede ad una specifica area di lavoro. Per configurare gli avvisi, selezionare Imposta avvisi nel menu Opzioni. Gli avvisi su singoli file vengono impostati sulle proprietà del file stesso; fare clic con il tasto destro del mouse su un file nell'area di lavoro e selezionare Proprietà.

Oltre allo strumento File per la collaborazione documenti e allo strumento Discussione per discussioni di thread cha fanno parte dell'area di lavoro predefinita Standard, esistono molti altri strumenti tra cui: Calendario, Moduli, Gestione problemi, Riunioni, Blocco schizzi e, ovviamente lo strumento File di Sharepoint. Ciascuno strumento fornisce ulteriori funzionalità utili di collaborazione. Per aggiungere uno strumento, selezionare il pulsante Aggiungi uno strumento all'area di lavoro nella parte inferiore destra dell'area di lavoro, quindi scegliere lo strumento desiderato, come mostrato nella Figura 3. È inoltre semplice eliminare uno strumento in qualsiasi momento.

Figura 3 Aggiunta di uno strumento all'area di lavoro Groove (fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Sincronizzazione di Groove e SharePoint

Dopo avere aggiunto lo strumento File di Sharepoint, è necessario impostare l'URL del sito di Sharepoint contenente la libreria di documenti con cui si desidera eseguire una sincronizzazione. A tale scopo, è sufficiente premere il pulsante Impostazione nell'area di lavoro Groove, mostrata nella Figura 4, dopo avere selezionato la scheda Sharepoint nella parte inferiore della schermata dell'area di lavoro.

Figura 4 Configurazione dello strumento File di Sharepoint (fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Una volta immesso l'URL, verranno visualizzate tutte le librerie disponibili su tale sito di Sharepoint. Come viene riportato nella Figura 5, occorre poi selezionare la libreria che lei desidera utilizzare. Groove si connetterà ed inizierà la sincronizzazione automatica. Ciò significa che qualunque documento attualmente presente nella libreria Sharepoint verrà scaricato e reso disponibile tramite l'area di lavoro Groove. Nella Figura 6 viene illustrato un esempio.

Figura 5 Dopo avere impostato l'URL, le di Sharepoint saranno disponibili in Groove (fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Figura 6 Sincronizzazione di Groove e Sharepoint (fare clic sull'immagine per ingrandirla)

I documenti vengono visualizzati come non letti nell'area di lavoro Groove poiché sono stati appena scaricati. Tenere presente che tutti i file sincronizzati con Sharepoint possono usufruire della funzionalità di archiviazione/estrazione di Sharepoint. Inoltre, quando si estrae un file, si verifica che nessun altro utente possa apportare delle modifiche durante la modifica del documento.

È inoltre importante ricordare che lo strumento File di Sharepoint consente una sincronizzazione bidirezionale, per consentire la sincronizzazione dei file aggiunti tramite lo strumento File di Sharepoint tramite Groove nella libreria di documenti Sharepoint. Anche se, per impostazione predefinita, la sincronizzazione avviene automaticamente, è possibile avviarla manualmente premendo il pulsante Sincronizza ora. Se si esegue tale operazione, verrà visualizzato un riepilogo di modifiche per qualunque file che richiede la sincronizzazione ed un'azione associata, get (da Sharepoint) o send (verso Sharepoint), come illustrato nella Figura 7.

Figura 7 Dopo la sincronizzazione manuale, verrà visualizzato un riepilogo di modifiche (fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Un punto importante da tenere a mente è che lo strumento File distribuito come parte dell'area di lavoro Standard di Groove è diverso dallo strumento File di Sharepoint. Lo strumento File di Groove non esegue la sincronizzazione con Sharepoint e, in base alle esigenze, può essere rimosso. Tuttavia, poiché non esegue la sincronizzazione con Sharepoint, lo strumento può essere utilizzato come percorso di archiviazione per file temporanei necessari al team nel corso di un progetto. I file memorizzati in tale percorso, tuttavia, verranno sincronizzati tra i membri dell'area di lavoro.

Come consentire l'accesso all'area di lavoro

Con l'infrastruttura di collaborazione di base appena distribuita, è possibile iniziare a consentire agli utenti l'accesso all'area di lavoro. In primo luogo, tuttavia, è necessario invitarli, operazione che è possibile eseguire tramite la posta elettronica o la messaggistica istantanea di Groove. In alternativa, Groove consente di esportare l'invito ad un file. Tale file, con estensione .grv, che per impostazione predefinita è associato all'applicazione Groove, può essere consegnato in un altro modo, ad esempio collocandolo su un sito Web e consentendo al destinatario di scaricare l'invito.

La messaggistica istantanea di Groove include controlli di sicurezza per garantire che l'invito possa essere letto solo dal destinatario. Quando si esegue un invito tramite posta elettronica o si utilizza un file di invito, accertarsi che l'opzione Richiedi conferma accettazione sia selezionata, per avere una ulteriore conferma che la persona che sta per accedere alla propria area di lavoro sia l'invitato desiderato. Questa opzione fornisce un ulteriore livello di sicurezza per l'area di lavoro. È bene sapere anche che è possibile annullare degli inviti in sospeso.

Quando si invitano degli utenti nell'area di lavoro, è necessario selezionare un ruolo per ogni destinatario. I ruoli includono Responsabile, Partecipante e Ospite; l'assegnazione predefinita è Partecipante. Ogni ruolo ha dei diritti specifici all'interno dell'area di lavoro e, come regola generale, è consigliabile limitare il ruolo di Responsabile a coloro che hanno realmente bisogno di tutti i diritti nell'area di lavoro, come la capacità di eliminare gli strumenti. I creatori dell'area di lavoro ottengono il ruolo di Responsabile per impostazione predefinita e i ruoli assegnati possono essere modificati in qualsiasi momento.

Considerata la natura ad hoc del progetto presentato in questo articolo, un'ultima attività potrebbe essere l'eliminazione dell'area di lavoro Groove una volta completate le altre attività. Dopo avere verificato l'avvenuta sincronizzazione dell'area di lavoro con la libreria Sharepoint, è possibile aprire l'area di lavoro, andare al menu File e selezionare Elimina area di lavoro. Selezionare poi l'opzione di eliminazione Da questo computer o Per tutti i membri. (Ogni utente ottiene una copia dell'area di lavoro sul proprio computer e tale copia permane per un tempo indefinito a meno che non venga eliminata per tutti i membri).

Il culmine del progetto sarebbe un'altra opportunità di utilizzare la natura complementare di Groove e Sharepoint. Una volta avvenuta sincronizzazione finale dei documenti, ci si trova in una posizione ideale per usufruire delle impostazioni di Criteri di gestione delle informazioni in Sharepoint. In particolare, è possibile abilitare la scadenza dei dati per fornire un metodo per la gestione automatica dei dati archiviati.

L'abilitazione della scadenza consente di specificare un periodo di tempo durante il quale conservare i dati. Alla fine di tale periodo di conservazione, Sharepoint può eliminare automaticamente i dati o avviare un processo del flusso di lavoro. Questa funzionalità fornisce una modalità valida per incorporare i dati di Groove nei criteri di gestione del ciclo di vita di informazioni della propria azienda. È possibile configurare i criteri di conservazione dei dati in qualsiasi momento. Infatti, se questa operazione non è stata eseguita al momento della configurazione iniziale della libreria, è possibile svolgerla ora.

Per abilitare la scadenza, selezionare il menu Impostazioni all'interno della libreria di documenti, quindi selezionare la voce di menu relativa alle impostazioni della libreria di documenti. È quindi possibile visualizzare l'opzione di menu Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni nella sezione Autorizzazioni e gestione della pagina. Dopo avere fatto clic sul collegamento Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni, è possibile specificare nuovi criteri personalizzati definiti oppure scegliere di abilitare la libreria di documenti per utilizzare i criteri definiti a livello di sito.

Tenere presente che ,se si definisce un criterio personalizzato, sarà necessario immettere alcune informazioni di configurazione. Quindi, nel mio esempio, abiliterò la scadenza, quindi selezionerò un periodo di conservazione e un'azione da eseguire una volta scaduto tale periodo.

Groove è un client di collaborazione ricco, progettato per fornire un framework dinamico, intuitivo e sicuro per una collaborazione ad hoc. Con una serie di strumenti completa al suo interno, Groove fornisce una piattaforma collaborativa lightweight e adattabile che può essere utilizzata senza problemi all'interno di un'organizzazione o tra le varie organizzazioni.

Se Sharepoint fornisce già una serie di strumenti collaborativa e un framework di gestione del contenuto solido e potente per la vostra azienda, ritengo che la combinazione di tale strumento con Groove rappresenti una soluzione ideale. I due prodotti sono estremamente complementari e, quando vengono utilizzati insieme, possono aggiungere significativi vantaggi di produttività per i team collaborativi.

Alan Maddison è un Senior Consultant con Strategic Business Systems, una divisione di Brocade.

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