Exchange si basa su DNS, sul protocollo SMTP, sul classificatore di messaggi, sul motore di accodamento avanzato e sul motore di routing di Exchange per ricevere posta Internet. I componenti svolgono le seguenti attività per recapitare la posta Internet a un utente in un'organizzazione di Exchange:

1. Il server SMTP mittente utilizza DNS per inviare una query relativa al record MX (Mail Exchanger) preferito del dominio di destinazione o del server di destinazione. DNS restituisce un elenco di record A (host), che vengono risolti in uno o più indirizzi IP (Internet Protocol) del server.
   
2. Il server SMTP mittente stabilisce una connessione con la porta 25 del server SMTP di destinazione. Il server SMTP di destinazione è il server virtuale SMTP situato sul server gateway fisico configurato per accettare la posta Internet in arrivo per il dominio a cui è indirizzata la posta.
   
3. In teoria il server SMTP in ingresso accetta il messaggio in arrivo solo se è destinato a un dominio di posta SMTP definito in un criterio del destinatario (a meno che il server consenta l'inoltro aperto, il che è altamente sconsigliato).
   
4. Quando il messaggio viene accettato, il server virtuale SMTP crea una busta per il messaggio. Questa struttura del messaggio è detta MAILMSG. MAILMSG contiene tutte le proprietà del messaggio, compresi i nomi del mittente e del destinatario.
   
5. Il classificatore di messaggi invia una query LDAP al server di catalogo globale per determinare l'attributo homeMdb del destinatario, quindi inserisce il nome di dominio completo (FQDN, Fully Qualified Domain Name ) di questo server di Exchange sull'oggetto MAILMSG. L'attributo homeMdb è il server master delle cassette postali dell'utente, su cui risiedono l'archivio di cassette postali e la cassetta postale dell'utente.
   
6. Si verifica uno dei due eventi seguenti:
   
   • Se l'archivio di cassette postali dell'utente è situato sul server di Exchange, il classificatore di messaggi contrassegna il messaggio per il recapito locale e il motore di accodamento avanzato trasferisce il messaggio al driver di archivio di Exchange. Quest'ultimo recapita quindi il messaggio all'archivio di cassette postali.
     
   • Se l'archivio di cassette postali dell'utente non è situato sul server di Exchange, il classificatore di messaggi trasferisce il messaggio al motore di accodamento avanzato. Quest'ultimo chiama quindi il motore di routing di Exchange per determinare il modo migliore per inviare il messaggio al server (in base al routing dello stato dei collegamenti) e specifica la destinazione successiva, o hop, nella route verso il server master dell'utente.
     
7. Infine, con a disposizione le informazioni di destinazione del classificatore di messaggi e le informazioni di routing del motore di routing, il motore di accodamento avanzato invia il messaggio alla destinazione finale in uno dei modi seguenti:
   
   • Se la destinazione è un dominio locale, il messaggio viene recapitato al server virtuale SMTP situato sul server di Exchange su cui risiede la cassetta postale dell'utente. Se la cassetta postale dell'utente si trova in un gruppo di routing remoto, è possibile che sia necessario inviare il messaggio tramite altri connettori.
     
   • Se la destinazione non rientra nell'organizzazione di Exchange, il messaggio viene recapitato al server SMTP per i domini remoti in una coda remota diversa. Un messaggio in arrivo viene inviato a un dominio remoto solo se è valida una delle seguenti configurazioni:
     Il server di Exchange consente l'inoltro aperto.
     Il mittente del messaggio è autorizzato a eseguire l'inoltro.
     È configurato un altro connettore che consente l'inoltro a questi domini.
     Se la destinazione è un connettore di un altro sistema o una versione precedente di Exchange, il driver di archivio di Exchange invia la posta all'agente di trasferimento messaggi (MTA, Message Transfer Agent).
     

Per inviare posta Internet, Exchange si basa sugli stessi componenti su cui si basa per riceverla: DNS, il protocollo SMTP, il classificatore di messaggi, il motore di accodamento avanzato e il motore di routing di Exchange. La posta Internet viene inviata tramite Exchange nel modo seguente:

1. Un utente interno invia un messaggio a un dominio remoto. Il messaggio viene inviato al server di Exchange su cui risiede la cassetta postale dell'utente.
   
2. Il messaggio viene inviato al motore di accodamento avanzato in uno dei due modi seguenti:
   
   • Se il messaggio è stato inviato tramite Microsoft Office Outlook® Web Access o un client Outlook (MAPI), l'archivio di Exchange invia il messaggio al motore di accodamento avanzato tramite il driver di archivio.
     
   • Se il messaggio è stato inviato tramite un protocollo POP (Post Office Protocol) o un client IMAP (Internet Mail Access Protocol), SMTP invia il messaggio al motore di accodamento avanzato.
     
3. Il classificatore di messaggi invia quindi una query al server di catalogo globale relativa all'indirizzo del destinatario per identificare l'utente. Se l'indirizzo del destinatario non è incluso in un criterio del destinatario o se non esiste un destinatario corrispondente con un indirizzo proxy (l'indirizzo del destinatario non viene archiviato in Active Directory), il classificatore di messaggi conclude che il messaggio è destinato a un dominio remoto.
   
4. Il motore di accodamento avanzato chiama il motore di routing di Exchange per determinare la destinazione successiva, o hop, per una route verso lo spazio indirizzo più simile al dominio remoto.
   
5. In base a queste informazioni il server decide se inviare il messaggio, instradarlo allo SmartHost o utilizzare un connettore SMTP con lo spazio indirizzo remoto.
   
6. Se più connettori o server virtuali gestiscono la posta in uscita, il motore di accodamento avanzato determina il server virtuale o il connettore con lo spazio indirizzo più simile allo spazio indirizzo del dominio remoto e le eventuali limitazioni per il connettore.
   
7. Il messaggio viene inviato al server virtuale SMTP del connettore in uscita o al server virtuale SMTP in uscita che si occupa del recapito.
   
8. Il server virtuale SMTP situato sul server di Exchange che esegue la classificazione, utilizza quindi le informazioni della metabase per l'attributo di routing del dominio remoto.
   
9. Il server virtuale SMTP sul server di Exchange svolge quindi una delle due attività seguenti:
   
   • Utilizza DNS per cercare l'indirizzo IP del dominio di destinazione, quindi tenta di recapitare il messaggio.
     
   • Inoltra il messaggio a uno SmartHost che si occuperà della risoluzione DNS e del recapito.