Gestione dei documenti in SharePoint
SI APPLICA A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
Questo articolo contiene una descrizione generale dei vari elementi di una soluzione di gestione dei documenti basata su SharePoint Server.
La gestione dei documenti consente di controllare il ciclo di vita dei documenti dell'organizzazione, ovvero le fasi di creazione, revisione e pubblicazione, nonché l'eliminazione o la conservazione degli stessi. Benché il termine "gestione" indichi un controllo delle informazioni dal vertice dell'organizzazione, un sistema di gestione dei documenti è veramente efficace solo se riflette i principi e i requisiti dell'organizzazione in cui è in uso. Gli strumenti utilizzati per gestire i documenti devono essere abbastanza flessibili da consentire uno stretto controllo sul ciclo di vita dei documenti, se richiesto dalle esigenze e dagli obiettivi dell'azienda, ma anche tali da consentire l'implementazione di un sistema con una struttura più libera nel caso ciò sia più adatto per l'azienda.
Informazioni sulla governance della collaborazione per SharePoint in Microsoft 365.
Elementi di un sistema di gestione dei documenti
Una soluzione di gestione dei documenti efficace specifica:
Tipi di documenti e altro contenuto che è possibile creare in un'organizzazione.
Modello da utilizzare per ogni tipo di documento.
Metadati da fornire per ogni tipo di documento.
Posizione in cui archiviare un documento in ogni fase del relativo ciclo di vita.
Modalità di controllo dell'accesso a un documento in ogni fase del relativo ciclo di vita.
Modalità di spostamento dei documenti all'interno dell'organizzazione man mano che i membri del team partecipano alle fasi di creazione, revisione, approvazione, pubblicazione ed eliminazione dei documenti stessi.
SharePoint Foundation 2013 include funzionalità che implementano tutti questi aspetti della gestione dei documenti. SharePoint Server include le stesse funzionalità e aggiunge anche:
I criteri da applicare ai documenti in modo che le azioni relative a questi ultimi vengano controllate, i documenti vengano conservati o eliminati a seconda delle necessità e il contenuto importante per l'organizzazione venga protetto
Le modalità di gestione dei documenti come record aziendali, da conservare in base ai requisiti legali e alle linee guida aziendali
Per assicurarsi che gli information worker possano sfruttare facilmente queste funzionalità senza dover discostarsi dalle operazioni quotidiane e dagli strumenti familiari, le applicazioni nel sistema di Microsoft Office, ad esempio Microsoft Outlook e Word, includono anche funzionalità che supportano ogni fase del ciclo di vita di un documento.
Processo di pianificazione
Il processo di pianificazione della gestione dei documenti prevede le attività principali seguenti:
Identificare i ruoli di gestione dei documenti Assicurarsi che i piani incorporino il feedback degli stakeholder principali dell'organizzazione, che si disponga del team migliore per implementare la soluzione e che si sappia chi parteciperà ai processi di gestione dei documenti.
Analizzare l'utilizzo dei documenti Dopo aver identificato chi lavora sui documenti, determinare i tipi di documenti su cui lavorano e il modo in cui li usano.
Pianificare l'organizzazione dei documenti È possibile organizzare i documenti in raccolte siti, siti e raccolte. SharePoint Server offre una gamma di funzionalità che consentono di organizzare e archiviare documenti, dai siti specializzati alle raccolte documenti strutturate in modo libero per la creazione e la collaborazione rapida dei documenti. All'interno di una raccolta è possibile organizzare ulteriormente il contenuto in cartelle e sottocartelle.
Pianificare lo spostamento del contenuto tra le posizioni Potrebbe essere necessario spostare o copiare un documento da un sito o una raccolta a un altro in diverse fasi del ciclo di vita.
Pianificare i tipi di contenuto Usare i tipi di contenuto per organizzare le informazioni sui documenti, ad esempio metadati, modelli di documento e processi del flusso di lavoro. L'implementazione di questo metodo è un passaggio importante per organizzare i documenti e applicare la coerenza all'interno dell'organizzazione.
Pianificare i flussi di lavoro Quando si pianificano flussi di lavoro per l'organizzazione, è possibile controllare e tenere traccia del passaggio dei documenti da un membro del team a un altro mentre ogni partecipante collabora al ciclo di vita di un documento. SharePoint Server include flussi di lavoro per attività comuni del team, ad esempio la revisione e l'approvazione di documenti. SharePoint Server supporta anche la creazione e l'installazione di flussi di lavoro personalizzati.
Pianificare la governance del contenuto È possibile pianificare il grado di controllo appropriato in base al tipo di contenuto o alla posizione di archiviazione. Potrebbe ad esempio essere necessario richiedere che i documenti di una raccolta specifica vengano estratti per poter essere modificati.
Pianificare i criteri Per ogni tipo di contenuto, pianificare i criteri di gestione delle informazioni per assicurarsi che i documenti vengano controllati, conservati e altrimenti gestiti in base ai requisiti istituzionali e legali dell'organizzazione. SharePoint Server include criteri che implementano il controllo, la conservazione dei documenti e i codici a barre (per assicurarsi che il contenuto stampato possa essere correlato alle versioni elettroniche corrispondenti).
Nota
I criteri non sono disponibili in SharePoint Foundation 2013.