Definizione di gestione dei record
Contenuto dell'articolo:
Elementi di un sistema di gestione dei record
Panoramica della pianificazione della gestione dei record
Elementi di un sistema di gestione dei record
Un record è un documento o un'entità fisica o elettronica di altro tipo in un'organizzazione che viene utilizzata come prova di un'attività o una transazione eseguita dall'organizzazione e che deve essere conservata per un determinato periodo di tempo. La gestione dei record è il processo con cui un'organizzazione:
Determina il tipo di informazioni che deve essere considerato come record.
Determina in che modo i documenti attivi che diventeranno record dovranno essere gestiti mentre sono in uso e in che modo dovranno essere raccolti successivamente alla loro definizione come record.
Determina in che modo e per quanto tempo ogni tipo di record dovrà essere conservato per soddisfare i requisiti legali, aziendali o le normative locali.
Cerca e implementa soluzioni tecnologiche e processi aziendali per contribuire a garantire che l'organizzazione soddisfi gli obblighi relativi alla gestione dei record in modo vantaggioso dal punto di vista economico e discreto.
Esegue attività relative ai record, ad esempio l'eliminazione di record scaduti o l'individuazione e la protezione di record relativi ad eventi esterni quali, ad esempio, azioni legali.
La determinazione dei documenti e degli altri elementi fisici o elettronici dell'organizzazione è compito dei responsabili della conformità aziendale, dei manager dei record e dei legali dell'azienda che tramite la classificazione di tutto il contenuto dell'organizzazione consentono di garantire che i documenti vengano conservati per il periodo di tempo necessario. Un sistema di gestione dei record progettato in modo efficace consente all'organizzazione di soddisfare i requisiti relativi agli aspetti legali, di adempiere agli obblighi normativi e di migliorare l'efficienza organizzativa mediante l'eliminazione degli elementi non aggiornati che non vengono registrati.
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Un sistema di gestione dei record include gli elementi seguenti:
Analisi del contenuto che consente di descrivere e classificare il contenuto dell'organizzazione che potrà diventare record, identificare posizioni di origine e illustrare in che modo il contenuto verrà spostato nell'applicazione di gestione dei record.
Piano dei file, in cui per ogni tipo di record dell'organizzazione vengono descritti la posizione in cui i record devono essere conservati, i criteri applicati a tali record, il modo in cui i record devono essere conservati ed eliminati e la persona responsabile della loro gestione.
Documento dei requisiti di conformità, in cui vengono definite le regole a cui i sistemi IT dell'organizzazione devono uniformarsi per garantire la conformità e i metodi utilizzati per favorire la partecipazione dei membri dei team dell'organizzazione.
Metodo per la raccolta dei record non più attivi presenti in tutte le origini record, ad esempio server di collaborazione, server di file e sistemi di posta elettronica.
Metodo per il controllo dei record mentre sono attivi.
Metodo per l'acquisizione e la conservazione dei metadati e delle cronologie di controllo dei record.
Processo per mantenere attivi ** i record sospendendone l'eliminazione quando si verificano determinati eventi, ad esempio controversie legali.
Sistema per il monitoraggio e la creazione di report sull'utilizzo dei record per garantire che l'archiviazione, l'accesso e la gestione dei record vengano eseguite dai dipendenti in accordo con i criteri e i processi definiti.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 include caratteristiche che possono aiutare le organizzazioni a implementare sistemi e processi integrati per la gestione di record. Per garantire che gli Information Worker possano prendere parte con facilità al sistema di gestione dei record dell'organizzazione, applicazioni di Microsoft Office System 2007, quali Microsoft Office Outlook 2007 e Microsoft Office Word 2007, includono anche caratteristiche che supportano attività di gestione dei record.
Panoramica della pianificazione della gestione dei record
In questo argomento vengono descritti i passaggi di pianificazione che è necessario eseguire per garantire che il sistema di gestione dei record implementato basato su Microsoft Office SharePoint Server 2007 consenta di raggiungere gli obiettivi di gestione dei record stabiliti dall'organizzazione. Di seguito viene presentato il processo di pianificazione della gestione dei record:
Identificare i ruoli di gestione dei record Una gestione dei record efficace richiede ruoli specializzati, tra cui:
Manager dei record e responsabili della conformità per la classificazione dei record nell'organizzazione e l'esecuzione del processo di gestione dei record.
Personale IT per l'implementazione dei sistemi che supportano la gestione dei record in modo efficiente.
Manager del contenuto per l'identificazione della posizione in cui vengono mantenute le informazioni sull'organizzazione e per garantire che i team si attengano alle procedure per la gestione dei record.
Analizzare il contenuto dell'organizzazione Prima di creare un piano dei file, i manager dei record e i manager del contenuto effettuano una stima dell'utilizzo dei documenti nell'organizzazione per determinare quali documenti e altri elementi potrebbero diventare record.
Sviluppare un piano dei file Dopo aver analizzato il contenuto dell'organizzazione e stabilito le pianificazioni per la conservazione, completare la parte rimanente del piano dei file. I piani dei file sono diversi per ogni organizzazione, ma in generale descrivono i tipi di elementi che l'organizzazione desidera considerare come record, indicano la posizione in cui questi vengono archiviati, descrivono i relativi periodi di conservazione e forniscono altre informazioni, ad esempio il responsabile della loro gestione e la categoria di record più ampia alla quale appartengono.
Sviluppare pianificazioni per la conservazione Per ogni tipo di record, determinare il momento in cui non sarà più attivo (in uso), per quanto tempo dovrà quindi essere conservato e la modalità con verrà definitivamente eliminato.
Valutare e migliorare le procedure per la gestione dei documenti Verificare che le procedure appropriate vengano applicate agli archivi dei documenti. Ad esempio, assicurarsi che il contenuto venga controllato correttamente, in modo che insieme ai record vengano conservate le verifiche adeguate.
Progettare l'applicazione di gestione dei record In Microsoft Office SharePoint Server 2007 è incluso un modello di sito denominato Archivio report progettato appositamente per la gestione dei record. A seconda del piano dei file, progettare le raccolte del sito, i tipi di contenuto, i criteri e la relativa serie di record, che determina la posizione in cui tale tipo deve essere archiviato nel record del sito.
Pianificare la modalità di spostamento del contenuto nel sito Centro record Se si utilizza Microsoft Office SharePoint Server 2007 sia per la gestione dei documenti attivi sia per la gestione dei record, sarà possibile creare flussi di lavoro ** per spostare i documenti in Archivio record quando si rende necessario. Se si utilizza Microsoft Office SharePoint Server 2007 oppure un sistema per la gestione di documenti esterni, sarà possibile pianificare e sviluppare interfacce che consentono di spostare il contenuto da tali sistemi in Archivio record, in base all'interfaccia programmabile di Archivio record.
Pianificare l'integrazione di Microsoft Exchange Microsoft Exchange Server 2007 e Microsoft Office Outlook 2007 dispongono di caratteristiche progettate per semplificare il flusso di posta elettronica in Archivio record mediante l'utilizzo di cartelle e comandi specifici. Se si utilizza Exchange Server 2007 come server di posta elettronica, sarà possibile pianificare la modalità di classificazione dei messaggi di posta elettronica e quindi spostarli in Archivio record.
Pianificare la creazione di report e documentazione sulla conformità Per verificare che l'organizzazione utilizzi le procedure di gestione dei record consigliate e per comunicare tale procedure, è consigliabile documentare i piani e i processi di gestione dei record. Se l'organizzazione viene coinvolta in una disputa riguardante i record, potrebbe essere necessario esibire le linee guida, i piani di implementazione e i criteri di misurazione dell'efficacia del sistema di gestione dei record.
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).
Vedere anche
Concetti
Identificare i ruoli relativi alla gestione dei record (Office SharePoint Server)
Sviluppare il piano di file (Office SharePoint Server)
Progettare il sito Centro record (Office SharePoint Server)
Pianificare la raccolta dei record (Office SharePoint Server)