Panoramica della gestione dei record (SharePoint Server 2010)
Si applica a: SharePoint Server 2010
Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30
Contenuto dell'articolo:
Elementi di un sistema di gestione dei record
Panoramica della pianificazione della gestione dei record
Elementi di un sistema di gestione dei record
Un record è un documento o un'entità fisica o elettronica di altro tipo in un'organizzazione che viene utilizzata come prova di un'attività o una transazione eseguita dall'organizzazione e che deve essere conservata per un determinato periodo di tempo. La gestione dei record è il processo con cui un'organizzazione:
Determina il tipo di informazioni che deve essere considerato come record.
Determina in che modo i documenti attivi che diventeranno record dovranno essere gestiti mentre vengono utilizzati e in che modo dovranno essere raccolti successivamente alla loro definizione come record.
Determina in che modo e per quanto tempo ogni tipo di record dovrà essere conservato per soddisfare i requisiti legali, aziendali o le normative locali.
Cerca e implementa soluzioni tecnologiche e processi aziendali per contribuire a garantire che l'organizzazione soddisfi gli obblighi relativi alla gestione dei record in modo vantaggioso dal punto di vista economico e discreto.
Esegue attività relative ai record, ad esempio l'eliminazione di record scaduti o l'individuazione e la protezione di record relativi ad eventi esterni quali, ad esempio, azioni legali.
La determinazione dei documenti e degli altri elementi fisici o elettronici dell'organizzazione è compito dei responsabili della conformità aziendale, dei manager dei record e dei legali dell'azienda che tramite la classificazione di tutto il contenuto dell'organizzazione consentono di garantire che i documenti vengano conservati per il periodo di tempo necessario. Un sistema di gestione dei record progettato in modo efficace consente all'organizzazione di soddisfare i requisiti relativi agli aspetti legali, di adempiere agli obblighi normativi e di migliorare l'efficienza organizzativa mediante l'eliminazione degli elementi non aggiornati che non vengono registrati.
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Un sistema di gestione dei record include gli elementi seguenti:
Analisi del contenuto che consente di descrivere e classificare il contenuto dell'organizzazione che potrà diventare record, identificare posizioni di origine e illustrare in che modo il contenuto verrà spostato nell'applicazione di gestione dei record.
Piano di archiviazione, in cui per ogni tipo di record dell'organizzazione vengono indicati la posizione in cui i record devono essere conservati, i criteri applicati a tali record, il tempo di conservazione dei record, la modalità di eliminazione e la persona responsabile della relativa gestione.
Documento dei requisiti di conformità, in cui vengono definite le regole a cui i sistemi IT dell'organizzazione devono uniformarsi per garantire la conformità e i metodi utilizzati per favorire la partecipazione dei membri dei team dell'organizzazione.
Metodo per la raccolta dei record non più attivi presenti in tutte le origini record, ad esempio server di collaborazione, server di file e sistemi di posta elettronica.
Metodo per il controllo dei record mentre sono attivi.
Metodo per l'acquisizione e la conservazione dei metadati e cronologie di controllo dei record.
Processo per mantenere attivi i record sospendendone l'eliminazione quando si verificano determinati eventi, ad esempio controversie legali.
Sistema per il monitoraggio e la creazione di report sull'utilizzo dei record per garantire che l'archiviazione, l'accesso e la gestione dei record vengano eseguite dai dipendenti in accordo con i criteri e i processi definiti.
Microsoft SharePoint Server 2010 include caratteristiche che possono aiutare le organizzazioni a implementare sistemi e processi integrati per la gestione di record.
Panoramica della pianificazione della gestione dei record
In questo argomento vengono descritti i passaggi di pianificazione che è necessario eseguire per garantire che il sistema di gestione dei record implementato basato su SharePoint Server 2010 consenta di raggiungere gli obiettivi di gestione dei record stabiliti dall'organizzazione. Di seguito viene presentato il processo di pianificazione della gestione dei record:
Identificare i ruoli di gestione dei record Una gestione dei record efficace richiede ruoli specializzati, tra cui:
Manager dei record e responsabili della conformità per la classificazione dei record nell'organizzazione e l'esecuzione del processo di gestione dei record.
Personale IT per l'implementazione dei sistemi che supportano la gestione dei record in modo efficiente.
Manager del contenuto per l'identificazione della posizione in cui vengono mantenute le informazioni sull'organizzazione e per garantire che i team si attengano alle procedure per la gestione dei record.
Analizzare il contenuto dell'organizzazione Prima di creare un piano dei file, i manager dei record e i manager del contenuto effettuano una stima dell'utilizzo dei documenti nell'organizzazione per determinare quali documenti e altri elementi possono diventare record.
Sviluppare un piano dei file Dopo aver analizzato il contenuto dell'organizzazione e stabilito le pianificazioni per la conservazione, completare la parte rimanente del piano dei file. I piani dei file sono diversi per ogni organizzazione, ma in generale descrivono i tipi di elementi che l'organizzazione desidera considerare come record, indicano la posizione in cui questi vengono archiviati, descrivono i relativi periodi di conservazione e forniscono altre informazioni, ad esempio il responsabile della loro gestione e la categoria di record più ampia alla quale appartengono.
Sviluppare pianificazioni per la conservazione Per ogni tipo di record, determinare il momento in cui non sarà più attivo (in uso), per quanto tempo dovrà quindi essere conservato e la modalità con cui verrà definitivamente eliminato.
Valutare e migliorare le procedure per la gestione dei documenti Verificare che i criteri necessari vengano applicati agli archivi dei documenti. Ad esempio, assicurarsi che il contenuto venga controllato correttamente, in modo che insieme ai record vengano conservate le verifiche adeguate.
Progettare la soluzione di gestione dei record Determinare se è necessario creare un archivio di record, in modo da poter gestire i record in un'unica posizione, o se utilizzare una combinazione dei due approcci. In base al piano dei file si progetterà l'archivio dei record oppure si determinerà come utilizzare i siti esistenti per inserirvi i record. Definire i tipi di contenuto, le librerie, i criteri e, quando necessario, i metadati che determinano la posizione alla quale deve essere inviato un documento.
Pianificare la modalità di trasformazione di contenuto in record Se si utilizza SharePoint Server 2010 sia per la gestione dei documenti attivi sia per la gestione dei record, sarà possibile creare flussi di lavoro personalizzati per spostare documenti in un archivio di record. Se si utilizza SharePoint Server 2010 oppure un sistema per la gestione di documenti esterno, sarà possibile pianificare e sviluppare interfacce che consentono di spostare contenuto da tali sistemi all'archivio di record o che definiscono un documento come record ma non spostano il documento. Sarà inoltre possibile creare un piano di formazione per gli utenti sulla creazione e la gestione di record.
Pianificare l'integrazione della posta elettronica Determinare se si gestiranno record relativi a messaggi di posta elettronica in SharePoint Server 2010 oppure se si gestiranno tali record in un'applicazione per la posta elettronica.
Pianificare i requisiti per contenuti provenienti da social media Se nell'organizzazione vengono utilizzati social media quali blog, siti wiki o siti personali, determinare le modalità di trasformazione dei contenuti corrispondenti in record.
Pianificare la creazione di report e documentazione sulla conformità Per verificare che l'organizzazione utilizzi le procedure di gestione dei record consigliate e per comunicare tale procedure, è consigliabile documentare i piani e i processi di gestione dei record. Se l'organizzazione viene coinvolta in una disputa riguardante i record, potrebbe essere necessario esibire le linee guida, i piani di implementazione e i criteri di misurazione dell'efficacia del sistema di gestione dei record.
See Also
Concepts
Creare un piano di archiviazione per la gestione dei record in SharePoint Server 2010
Pianificare la raccolta dei record (SharePoint Server 2010)