Caratteristiche di governance in Office SharePoint Server 2007

In questo articolo viene esaminato un insieme di caratteristiche di Microsoft Office SharePoint Server 2007 che possono essere utilizzate nell'organizzazione per semplificare la governance del servizio IT di Microsoft Office SharePoint Server 2007 o l'architettura delle informazioni dell'impresa. Sono inoltre inclusi collegamenti ad articoli Web che consentono di pianificare e utilizzare ogni caratteristica.

Contenuto dell'articolo:

• Caratteristiche del servizio IT

• Caratteristiche dell'architettura delle informazioni

Caratteristiche del servizio IT

Offrendo un servizio IT che ospita siti di SharePoint e implementando altri servizi correlati, l'organizzazione può controllare in modo più efficiente la proliferazione di siti di SharePoint, garantire costi contenuti e ottimizzare i vantaggi della collaborazione. In questa sezione vengono descritte le caratteristiche di Microsoft Office SharePoint Server 2007 utili per la gestione e la governance di un servizio di Office SharePoint Server.

Modelli di sito

I modelli di sito sono un insieme di personalizzazioni applicate a una definizione di sito. Tramite un modello di sito un servizio di Office SharePoint Server può garantire personalizzazione, struttura del sito e layout coerenti nei siti creati dagli utenti. È possibile creare modelli di sito personalizzati per il provisioning di siti e utilizzarli al posto dei modelli inclusi in Office SharePoint Server come parte del servizio di Office SharePoint Server.

Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo di modelli e definizioni di sito (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119281&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .

Quote

Una quota specifica i limiti applicati alla quantità di spazio di archiviazione che può essere utilizzata da un sito Web. Le quote consentono di notificare agli utenti il possibile raggiungimento del limite di archiviazione per i siti. Questo processo impedisce agli utenti di aggiungere altro contenuto quando viene raggiunto il limite specificato. Per ulteriori informazioni, vedere Gestire quote e blocchi del sito (Office SharePoint Server).

Blocchi

I blocchi impediscono agli utenti di aggiungere contenuto a una raccolta siti o di utilizzare in qualsiasi modo la raccolta siti. È possibile, ad esempio, bloccare un sito che viola criteri di utilizzo specifici. Per ulteriori informazioni, vedere Gestire quote e blocchi del sito (Office SharePoint Server).

Flussi di lavoro

I flussi di lavoro sono programmi che implementano processi aziendali per gli utenti di un sito di Office SharePoint Server e che sono associati a elementi nel sito, ad esempio documenti, moduli o voci di elenco. Includono numerose applicazioni come parte di un servizio IT. È possibile, ad esempio, utilizzare un flusso di lavoro per eseguire il provisioning di un nuovo sito, tenere traccia di un problema tecnico o intraprendere un'azione quando viene superata la quota di un sito.

Per ulteriori informazioni, vedere Flussi di lavoro in Windows SharePoint Services (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119282&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) e Informazioni sui flussi di lavoro.

Caratteristiche

Una caratteristica è un contenitore di svariate estensioni definite per Microsoft Office SharePoint Server 2007 e Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ed è costituita da un set di file XML distribuiti in server Web. È possibile distribuire una caratteristica come parte di una definizione di sito o del pacchetto di una soluzione, nonché attivare singolarmente una caratteristica in siti di Office SharePoint Server.

Un amministratore del sito può trasformare una funzionalità del sito di SharePoint attivando o disattivando una caratteristica specifica nell'interfaccia utente. Le caratteristiche semplificano l'attivazione o la disattivazione di una funzionalità durante una distribuzione e offrono agli amministratori un facile mezzo per trasformare il modello o la definizione di un sito. È possibile nascondere le caratteristiche, per impedirne la disattivazione manuale da parte degli utenti del sito.

La disponibilità di nuove funzionalità del sito implementate come caratteristiche semplifica il controllo dei siti e l'applicazione di un piano di governance per gli amministratori. Una tecnica denominata associazione delle caratteristiche consente di collegare una caratteristica a tutte le nuove istanze di siti che utilizzano una determinata definizione di sito senza modificare la definizione del sito stessa. In questo modo, è possibile determinare le caratteristiche cui possono accedere gli utenti del servizio. Per ulteriori informazioni, vedere Associazione delle caratteristiche (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119283&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) e Utilizzo delle caratteristiche (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=105337&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .

Creazione siti in modalità self-service

È possibile consentire agli utenti di creare siti Web principali personalizzati tramite la caratteristica Creazione siti in modalità self-service. Consentendo ai gruppi di lavoro di creare raccolte siti univoche e personalizzate, è possibile sviluppare una migliore collaborazione all'interno dei gruppi di lavoro. La creazione di siti in modalità self-service consente inoltre di liberare risorse IT per altre attività. Una decisione chiave nella governance della creazione di siti in modalità self-service consiste nel determinare il livello a cui è supportato il servizio.

Per ulteriori informazioni, vedere Configurare la creazione di siti in modalità self-service.

Gestione dei record

Un record è un documento o un'altra entità elettronica o fisica in un'organizzazione che funge da prova di un'attività o transazione eseguita dall'organizzazione. È necessario conservare i record per un certo periodo di tempo per soddisfare requisiti legali, aziendali o normativi. La gestione dei record è il processo tramite cui un'organizzazione determina i tipi di informazioni da considerare record, la modalità di gestione dei record mentre sono attivi e il periodo di tempo per cui ogni record deve essere conservato. Nella gestione dei record sono incluse le prestazioni delle attività correlate ai record, ad esempio l'eliminazione dei record scaduti o l'individuazione e la protezione di record correlati a eventi esterni, ad esempio una causa legale.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 include caratteristiche che possono aiutare le organizzazioni a implementare sistemi e processi integrati per la gestione di record. Per garantire che gli Information Worker possano prendere parte con facilità al sistema di gestione dei record dell'organizzazione, applicazioni di Microsoft Office System 2007, quali Microsoft Office Outlook 2007 e Microsoft Office Word 2007, includono anche caratteristiche che supportano attività di gestione dei record.

Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare la gestione dei record.

Caratteristiche dell'architettura delle informazioni

L'architettura delle informazioni di un sito Web portale determina il modo in cui le informazioni presenti nel sito, ad esempio i siti, le pagine Web, i documenti, gli elenchi e i dati, vengono organizzate e presentate. L'organizzazione può aumentare il proprio rendimento dell'investimento nel portale creando un team di addetti alla governance che sviluppi e applichi standard e criteri per l'architettura delle informazioni. Un'architettura gestita correttamente semplifica la ricerca, la condivisione e l'utilizzo delle informazioni.

In questa sezione vengono descritte le caratteristiche di Microsoft Office SharePoint Server 2007 utili per l'implementazione dell'architettura delle informazioni dell'organizzazione e per la governance del relativo utilizzo.

Tipi di contenuto

I tipi di contenuto consentono alle imprese di organizzare e gestire contenuto in modo coerente e definiscono gli attributi di un tipo di voce di elenco, documento o cartella. Ogni tipo di contenuto può specificare proprietà dei metadati da associare a elementi del rispettivo tipo, flussi di lavoro disponibili, modelli e criteri di gestione delle informazioni. Utilizzare i tipi di contenuto per favorire la coerenza tra criteri di gestione delle informazioni, requisiti dei metadati e altri criteri. Per una corretta governance dei tipi di contenuto, valutare l'opportunità di associare riceventi di eventi e flussi di lavoro ai moduli utilizzati per modificare i tipi di contenuto. In questo caso, le modifiche apportate a un tipo di contenuto verranno convalidate e approvate.

Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare i tipi di contenuto (Office SharePoint Server).

Approvazione del contenuto

L'approvazione del contenuto è il metodo tramite cui i membri del sito che dispongono di autorizzazioni di responsabile dell'approvazione controllano la pubblicazione di contenuto. Una bozza di documento in attesa dell'approvazione del contenuto ha stato in sospeso. Quando un responsabile dell'approvazione esamina il documento e ne approva il contenuto, questo diventa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti del sito che dispongono di autorizzazioni di lettura. Il proprietario di una raccolta documenti può consentire l'approvazione del contenuto per una raccolta documenti o una raccolta di pagine Web e, facoltativamente, associare un flusso di lavoro alla raccolta per eseguire il processo di approvazione.

Utilizzare l'approvazione del contenuto per formalizzare e controllare il processo che consente di rendere disponibile il contenuto per un gruppo di destinatari. Un'organizzazione che pubblica contenuto, ad esempio, può richiedere una verifica e un'approvazione legali prima di pubblicarlo.

Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare il controllo delle versioni, l'approvazione del contenuto e le estrazioni.

Controllo delle versioni

Il controllo delle versioni è il metodo tramite cui iterazioni successive di un documento vengono numerate e salvate in Office SharePoint Server. Come strumento di governance, il controllo delle versioni impedisce agli utenti che dispongono di autorizzazioni di lettura di visualizzare bozze di documenti.

Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare il controllo delle versioni, l'approvazione del contenuto e le estrazioni.

Pagina Contenuto e struttura sito

La pagina Contenuto e struttura sito nel sito principale di una raccolta siti consente di gestire il contenuto e la struttura di una raccolta siti di SharePoint. Poiché lo spostamento nel sito in Office SharePoint Server si basa per impostazione predefinita sulla gerarchia di siti e siti secondari, questa caratteristica può essere utilizzata anche per configurare lo spostamento nel sito. Quando si esegue il porting di un sito Web in Microsoft Office SharePoint Server 2007, è possibile utilizzare la pagina Contenuto e struttura sito per riorganizzare il sito in base alle esigenze dell'organizzazione.

Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo della struttura e del contenuto del sito (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=107711&clcid=0x410).

Criteri di gestione delle informazioni

I criteri di gestione delle informazioni sono set di regole per un tipo di contenuto, o per una posizione di archiviazione del contenuto, in cui ogni regola del criterio è una caratteristica del criterio. Una caratteristica dei criteri di gestione delle informazioni, ad esempio, può specificare la durata di conservazione di un tipo di contenuto oppure specificare il controllo dei documenti. I criteri di gestione delle informazioni consentono di determinare gli utenti autorizzati ad accedere alle informazioni dell'organizzazione, le operazioni che questi possono eseguire e la durata di conservazione delle informazioni.

È possibile associare criteri a un elenco, a una raccolta documenti o a un tipo di contenuto. In tal caso, qualsiasi documento associato alla raccolta o qualsiasi documento del tipo di contenuto includerà i criteri di gestione delle informazioni. La relazione tra un documento e i rispettivi criteri di gestione delle informazioni viene mantenuta anche quando il documento viene aperto in un programma client di Microsoft Office System 2007. Se, ad esempio, criteri specifici non consentono la stampa di un documento, è possibile applicare tali criteri anche quando il documento viene aperto in un programma client di Office System 2007.

Quando si configurano criteri di gestione delle informazioni, è facoltativamente possibile scrivere un'informativa criteri da visualizzare nei programmi client di Office System 2007 per indicare agli autori dei documenti i criteri applicati a un documento. Si tratta di una procedura consigliata.

In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono incluse le caratteristiche dei criteri di gestione delle informazioni seguenti:

• La caratteristica dei criteri di controllo consente di registrare eventi e operazioni eseguiti in documenti ed elementi di elenchi. È possibile configurare il controllo in modo da registrare eventi quali la modifica e la visualizzazione di documenti o la modifica del livello di autorizzazione di un documento.

• La caratteristica dei criteri per gli elementi scaduti consente di eliminare contenuto in un modo coerente. Tutte le operazioni possono essere gestite ed è possibile tenerne traccia. È possibile impostare contenuto di un tipo specifico in modo che scada in una certa data oppure entro una quantità di tempo calcolata in seguito a una determinata attività, ad esempio la creazione del documento. Alla scadenza del documento, sarà possibile determinare le azioni eseguite dai criteri, ad esempio l'eliminazione del documento o la definizione di un'attività flusso di lavoro che determini l'invio del documento tramite Office SharePoint Server per l'autorizzazione all'eliminazione.

• La caratteristica dei criteri per le etichette consente di specificare un'etichetta da associare a un tipo di documento o a una voce di elenco. Le etichette sono aree di testo in cui è possibile eseguire ricerche generate da Office SharePoint Server in base alle proprietà dei metadati e alla formattazione specificate.

• La caratteristica dei criteri codice a barre consente di tenere traccia di una copia fisica di un documento. È possibile creare un valore di identificazione univoca per un documento e inserire un'immagine di codice a barre di tale valore nel documento. Per impostazione predefinita, i codici a barre sono conformi allo standard Code 39 comune (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) ed è possibile utilizzare il modello a oggetti dei criteri per collegare altri provider di codici a barre.

Per tenere traccia delle modalità di utilizzo dei criteri di gestione delle informazioni in ogni applicazione Web nella soluzione, è possibile utilizzare Amministrazione centrale Office SharePoint Server per configurare la creazione di report sull'utilizzo dei criteri di gestione delle informazioni. I report sui criteri di gestione delle informazioni semplificano il monitoraggio della coerenza adottata dall'organizzazione nell'utilizzare i criteri. Poiché i criteri di gestione delle informazioni vengono spesso implementati per garantire la conformità di un'organizzazione alle normative, un frequente monitoraggio dell'utilizzo dei criteri garantisce in modo più affidabile la conformità dell'organizzazione.

Le caratteristiche dei criteri di gestione delle informazioni sono estendibili. Per ulteriori informazioni su come creare caratteristiche dei criteri di gestione delle informazioni personalizzate, vedere il Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119284&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) . Per informazioni più generali sui criteri di gestione delle informazioni, vedere Pianificare i criteri di gestione delle informazioni.

Information Rights Management

Information Rights Management (IRM) consente ai creatori di contenuto di controllare e proteggere i documenti. Il contenuto dei documenti che utilizzano IRM viene crittografato e include una licenza di pubblicazione che impone limitazioni agli utenti.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 supporta IRM per i documenti archiviati in raccolte documenti. Tra i formati di file dei documenti che possono utilizzare IRM in Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono inclusi i seguenti:

• Microsoft InfoPath

• Microsoft Word

• Microsoft Excel

• Microsoft PowerPoint

• Word in formato XML Office aperto

• Excel in formato XML Office aperto

• PowerPoint in formato XML Office aperto

Per aggiungere altri tipi di file, un amministratore deve installare programmi di protezione, ovvero programmi che controllano la crittografia e la decrittografia di documenti che utilizzano Rights Management, per ogni nuovo tipo di file.

Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare Information Rights Management.

Tipi di file bloccati

È possibile limitare il caricamento o il download di file in un server impostando una limitazione basata sull'estensione del file. È possibile, ad esempio, bloccare i file con estensione exe, in quanto tali file possono essere eseguiti nel computer client e possono contenere software dannoso.

Per impostazione predefinita, molti tipi di file sono bloccati, inclusi quelli considerati eseguibili in Esplora risorse. Per un elenco completo dei tipi di file bloccati per impostazione predefinita, vedere Gestire tipi di file bloccati (Office SharePoint Server).

Scaricare il manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

• Pianificare siti e caratteristiche, parte 1 (informazioni in lingua inglese)

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).