Pianificare la manutenzione e la gestione dei siti (Windows SharePoint Services)

Contenuto dell'articolo:

• Pianificare la manutenzione dei siti

• Pianificare la gestione delle raccolte siti

• Foglio di lavoro

Tutti i siti Web, soprattutto quelli con più autori, finiscono spesso per includere troppi elementi. Eseguendo periodicamente la revisione e la pulitura del sito è possibile garantirne il funzionamento corretto, indipendentemente dalle dimensioni. Se si pianifica fin dall'inizio la manutenzione dei siti, è possibile mantenerli sempre aggiornati, utili e utilizzabili.

Pianificare la manutenzione dei siti

Un piano di manutenzione dei siti è diverso da quello di qualsiasi altro ambiente e include elementi diversi. La manutenzione dei siti gestiti da un reparto IT è diversa da quella dei siti creati e gestiti dagli utenti. Per la stesura di un piano di manutenzione dei siti esistono tuttavia alcune procedure consigliate, che includono le operazioni seguenti:

• Chiedere agli utenti ciò che desiderano includere nei siti gestiti dal reparto IT. Eseguire sondaggi periodici per identificare gli elementi del siti necessari agli utenti.

• Utilizzare registri e report di utilizzo per identificare le aree del sito maggiormente utilizzate e quindi confrontare tali informazioni con i risultati dei sondaggi, per determinare quali aree è possibile migliorare.

• Archiviare il contenuto o i siti obsoleti. Se si decide di archiviare o eliminare il contenuto o siti obsoleti, verificare che gli utenti siano al corrente del piano ed eseguire tali operazioni a orari prevedibili. Pubblicare ad esempio una pianificazione con i giorni e gli orari in cui si intende archiviare il contenuto o eliminare i siti inutilizzati.

• Rivedere periodicamente le autorizzazioni per i siti, ad esempio ogni trimestre, per rimuovere quelle concesse agli utenti che hanno lasciato il gruppo o il progetto.

• Scegliere un intervallo di tempo ragionevole per le attività di manutenzione. Se ad esempio si prevede di condurre sondaggi periodici tra gli utenti, non effettuarli più di due volte l'anno (preferibilmente non più di una volta l'anno).

• Creare un piano per il backup regolare del contenuto dei siti. Determinare la frequenza con cui verranno eseguiti i backup e, se necessario, il processo per il ripristino del contenuto. Per ulteriori informazioni sulla pianificazione delle operazioni di backup e ripristino, vedere Pianificare il backup e il recupero (Windows SharePoint Services).

Iniziare a creare il piano di manutenzione del sito durante il processo di pianificazione iniziale. Registrare il piano, specificando anche la frequenza con cui ottimizzare il sito e archiviare il contenuto. Chiedere ai membri del team e ai rappresentanti degli utenti di rivedere il piano, in modo da identificare gli eventuali problemi attuali degli utenti, individuare una soluzione ottimale per tali problemi e disporre di un piano di manutenzione del sito al momento dell'introduzione del sito nell'ambiente di produzione.

Pianificare la gestione delle raccolte siti

Una parte del piano di manutenzione del sito deve illustrare come gestire le dimensioni e il numero delle raccolte siti presenti nell'ambiente. Questo aspetto è particolarmente importante se si consente la gestione dei siti in modalità self-service. Nella maggior parte delle organizzazioni è necessario essere in grado di prevedere e controllare l'aumento del numero e delle dimensioni dei siti, a causa dell'impatto che può avere sulle risorse di database. Se ad esempio un determinato database del contenuto include 100 siti e uno di questi occupa più del 50% dello spazio, è consigliabile spostare il sito in un database del contenuto separato, per garantire la disponibilità di spazio sufficiente per un'ulteriore espansione del sito, oltre alla possibilità di eseguire il backup e il ripristino dei database.

Per la gestione delle raccolte siti è possibile utilizzare i due metodi seguenti:

• Quote raccolta siti   Utilizzare questo metodo per controllare le dimensioni massime delle raccolte siti.

• Conferma utilizzo siti ed eliminazione   Utilizzare questo metodo per monitorare e rimuovere le raccolte siti inutilizzate.

Pianificare le quote per le raccolte siti

Le quote consentono di monitorare e limitare lo spazio di archiviazione assegnato ai siti. È possibile inviare un messaggio di avviso per posta elettronica al proprietario di un sito quando lo spazio di archiviazione utilizzato raggiunge determinate dimensioni in megabyte e quindi bloccare il sito per impedire l'aggiunta di ulteriore contenuto quando vengono raggiunte le dimensioni massime. Durante la pianificazione della capacità del database e del server è necessario determinare gli eventuali limiti da imporre per le dimensioni. Per trarre il massimo vantaggio dall'utilizzo delle quote:

• Creare modelli quote diversi per tipi di siti diversi. È ad esempio possibile specificare quote diverse per divisioni diverse, per tipi di clienti diversi o per percorsi diversi, specificando solo 100 MB per ogni raccolta siti per i siti nella cartella /sites e fino a 300 MB per ogni raccolta siti per i siti nella cartella /vip. Quando si crea una raccolta siti da Amministrazione centrale è possibile specificare il modello quote su cui è basata. Si noti che ai siti creati utilizzando Gestione siti in modalità self-service viene applicata la quota predefinita per l'applicazione Web.

• Lasciare spazio sufficiente per consentire un ragionevole aumento delle dimensioni dei siti. Lo spazio di archiviazione necessario può variare notevolmente a seconda dello scopo di ogni sito. I siti sono progettati in modo che le dimensioni possano aumentare nel tempo, a mano a mano che vengono utilizzati. Un limite di quota di 50 MB è in genere insufficiente per la maggior parte dei nuovi siti e decisamente troppo basso per i siti di lunga durata.

• Prevedere un intervallo ragionevole tra l'invio del messaggio di avviso per posta elettronica e il blocco del sito dovuto al superamento della quota. Non impostare ad esempio il limite per l'avviso su 80 MB e lo spazio di archiviazione massimo su 85 MB. Se gli utenti stanno caricando numerosi file di grandi dimensioni e il preavviso è troppo breve, non potranno completare l'attività.

Pianificare la conferma dell'utilizzo e l'eliminazione dei siti

È necessario pianificare la modalità di gestione dei siti che diventano inattivi dopo il termine di un progetto o dei siti che vengono creati dagli utenti al solo scopo di verificare alcune idee e quindi abbandonati. La conferma dell'utilizzo e l'eliminazione dei siti consentono di mantenere pulito l'ambiente, attraverso l'identificazione dei siti non più necessari. A tale scopo viene automaticamente inviato un messaggio di posta elettronica ai proprietari dei siti per verificare se considerano attivi i relativi siti. Se il proprietario di un sito non risponde dopo un determinato numero di messaggi inviati in un intervallo di tempo specificato, sarà possibile eliminare il sito.

Per pianificare la conferma dell'utilizzo e l'eliminazione dei siti, è necessario decidere quanto segue:

• Per quanto tempo si desidera attendere prima di verificare se un determinato sito è inattivo. Il periodo di tempo predefinito per i siti dei team o dei progetti è di 90 giorni dalla creazione del sito, ma è in genere necessario concedere ai proprietari un periodo di tempo più lungo. Per un sito personale o di testing 90 giorni è probabilmente un periodo di tempo troppo lungo. Il ciclo di vita di un sito, che include la creazione, l'utilizzo attivo e l'eliminazione o l'archiviazione, ha in genere una durata di almeno sei mesi e a volte di alcuni anni. In questi casi è consigliabile inviare un promemoria ogni sei mesi.

• La frequenza con cui si desidera inviare un messaggio di posta elettronica ai proprietari dei siti per verificare se i relativi siti sono inattivi. Se l'amministratore del sito non risponde al primo messaggio di posta elettronica, sarà possibile continuare a inviare avvisi con frequenza giornaliera, settimanale o mensile.

• Se si desidera eliminare automaticamente i siti inutilizzati. È necessario decidere se eliminare il sito automaticamente o meno quando l'amministratore del sito non risponde a più messaggi di posta elettronica. È consigliabile eseguire prima un backup. A tale scopo, è possibile eseguire backup regolari e utilizzare il Software Development Kit di Windows SharePoint Services V3 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72207&clcid=0x410) per personalizzare questa caratteristica in modo da eseguire automaticamente un backup del sito prima dell'eliminazione, ma questo non è il comportamento predefinito.

• Se si desidera eliminare automaticamente i siti inutilizzati, è necessario stabilire il numero di messaggi di posta elettronica da inviare ai proprietari dei siti prima di procedere all'eliminazione. Per impostazione predefinita, prima dell'eliminazione del sito vengono inviati quattro avvisi settimanali, ma è possibile aumentare o diminuire tale numero in base alle esigenze.

Foglio di lavoro

Per pianificare la manutenzione e la gestione dei siti, utilizzare il foglio di lavoro seguente:

• Site maintenance worksheet (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73145&clcid=0x410)