Pianificare l'integrazione della presenza (Windows SharePoint Services)
Contenuto dell'articolo:
Informazioni sulla presenza in linea
Vantaggi dell'integrazione della presenza in linea
Considerazioni organizzative
Requisiti software
Requisiti dell'account di posta elettronica
La presenza in linea consente a coloro che dispongono di accesso al sito di sapere quali utenti sono in linea e di inviare loro messaggi immediati. La presenza in linea può costituire un potente strumento di collaborazione che consente ai membri del sito di individuare rapidamente chi è disponibile per rispondere alle domande.
In questo articolo viene illustrato il concetto di presenza in linea, viene spiegato come utilizzare la presenza in linea in un'organizzazione e viene indicato il software richiesto a tale scopo.
Informazioni sulla presenza in linea
La presenza in linea consente di identificare gli utenti in linea e disponibili per comunicare in un momento specifico. Quando si abilita la presenza in linea, e si installa il software necessario, viene aggiunto un indicatore della disponibilità in linea accanto al nome di ogni utente presente in una raccolta siti. Questo indicatore segnala se l'utente è o meno in linea e disponibile per rispondere a query tramite un client di messaggistica immediata. Quando un utente è in linea, è possibile fare clic sull'indicatore della disponibilità in linea per inviare un messaggio immediato. La possibilità di accedere direttamente a fonti informate può aiutare a migliorare l'efficienza e l'efficacia dei membri del team.
Quando un nome di un membro viene visualizzato in un sito, è disponibile il menu relativo all'indicatore della disponiblità in linea. Questo indicatore è integrato con il servizio directory Active Directory, Microsoft Exchange Server e MSN Messenger per fornire informazioni, ad esempio l'ubicazione dell'ufficio e la disponibilità, ed è pertanto uno strumento utile per la pianificazione di riunioni e l'invio di messaggi di posta elettronica anche quando un utente non è in linea.
Il rendering della disponibilità in linea viene eseguito tramite un controllo ActiveX installato con Microsoft Office. Il controllo ActiveX consente la visualizzazione della disponibilità in linea. Questo controllo verifica l'indirizzo di posta elettronica nel record per l'utente e invia una query al server delle presenze per tale client per verificare se è in linea. Tramite il controllo ActiveX non vengono archiviate informazioni in linea o indirizzi di posta elettronica, ma vengono semplicemente inviate query dal sito all'indirizzo di posta elettronica e viene eseguito il rendering dello stato appropriato.
La presenza in linea è abilitata per impostazione predefinita. Affinché la funzionalità sia disponibile per gli utenti finali, è tuttavia necessario che vengano soddisfatti sia i requisiti software che quelli relativi all'account di posta elettronica.
Vantaggi dell'integrazione della presenza in linea
Abilitando la presenza è possibile utilizzare questa funzionalità per migliorare la collaborazione tra i membri del gruppo e aumentare l'efficienza dei processi aziendali. Integrando la messaggistica immediata e le informazioni sulla presenza in un sito di SharePoint, i membri di un gruppo possono visualizzare gli utenti in linea e sapere immediatamente se sono disponibili per una rapida domanda o una breve riunione. I singoli individui possono semplificare i processi di lavoro notificando immediatamente ai membri del team le modifiche a un documento o alla cronologia o stabilire sessioni di collaborazione di gruppo tramite messaggistica immediata.
Considerazioni organizzative
Poiché la presenza in linea è abilitata a livello di applicazione Web, è abilitata per tutti i siti e siti secondari del server virtuale. È pertanto fondamentale garantire che tutte le raccolte siti incluse nel server virtuale siano disposte a condividere questo livello di trasparenza.
Sebbene l'abilitazione della presenza in linea risulti vantaggiosa in molti ambienti in cui la collaborazione è fondamentale, è importante trovare un equilibrio tra i vantaggi offerti dal miglioramento della collaborazione tra i membri del gruppo e i requisiti di protezione e conformità, in particolare per quanto riguarda la distribuzione di un client di messaggistica immediata. Quando si pianifica la presenza è necessario garantire che le comunicazioni interne ed esterne da e verso il client di messaggistica immediata soddisfino i criteri della società per quanto riguarda la protezione e la conformità alle normative e alle procedure aziendali.
In alcuni settori con un livello elevato di controllo, le conversazioni di messaggistica immediata devono essere conservate in conformità ai requisiti di conservazione delle registrazioni per le comunicazioni elettroniche. Le società soggette alla normativa Sarbanes-Oxley devono archiviare le conversazioni di messaggistica immediata come parte dei requisiti di conservazione delle registrazioni.
Requisiti software
Poiché il rendering della disponibilità in linea viene eseguito da Office, è necessario che in tutti i computer client sia disponibile Office 2003 o versione successiva. Per consentire le comunicazioni in tempo reale è inoltre necessario che in tutti i computer client sia installato uno dei client di messaggistica immediata seguenti:
Microsoft Windows Messenger versione 4.6
MSN Messenger 4.6 o versioni successive
Microsoft Office Communicator 2005 o versioni successive
Se nel computer client è installato MSN Messenger o Windows Messenger, per impostazione predefinita l'utente finale potrà visualizzare la disponibilità in linea solo per i propri contatti di Messenger. Se è installato Office Communicator, l'utente finale potrà visualizzare la disponibilità in linea per tutti gli utenti che dispongono di autorizzazioni nella raccolta siti.
Requisiti dell'account di posta elettronica
Per visualizzare la disponibilità in linea, la funzionalità di presenza utilizza un indirizzo SIP (Session Initiation Protocol) per comunicare con il client di messaggistica immediata. Se non è disponibile un indirizzo SIP, è possibile configurare un indirizzo .NET (MSN Messenger) o un indirizzo di messaggistica immediata di Exchange (Windows Messenger) per ogni singolo caso. Solo gli indirizzi SIP consentono tuttavia di sfruttare le funzionalità di presenza aggiuntive, come la possibilità di inviare e ricevere messaggi di posta elettronica e di visualizzare informazioni sulla disponibilità tramite l'indicatore della disponibilità in linea.