Pianificazione per Gestione record di messaggistica

Si applica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-28

Sebbene la configurazione e la gestione delle funzionalità della gestione record di messaggistica in Microsoft Exchange Server 2010 sia tecnicamente semplice, la pianificazione di un'implementazione della gestione record di messaggistica valida può richiedere tempo, attenzione e informazioni da diverse discipline aziendali. Oltre agli amministratori di Exchange e al reparto IT, anche i dirigenti, i manager dei record, il personale delle risorse umane, i consulenti legali e gli utenti finali possono svolgere un ruolo importante nel processo di pianificazione.

Punto di partenza

Prima di implementare una soluzione per la gestione record di messaggistica, è necessario prendere in considerazione diversi fattori e non tutti sono tecnici. Nelle sezioni seguenti vengono descritti alcuni di questi fattori.

Sandbox

Per acquisire informazioni sull'installazione, la configurazione e il mantenimento della gestione record di messaggistica, è consigliabile impostare prima un ambiente di prova (spesso citato come come installazione sandbox). Gli amministratori di Exchange, particolarmente esperti sui dettagli dell'impostazione e configurazione della gestione record di messaggistica in un ambiente di prova, sono nella condizione ideale per essere consultati e per fornire consigli agli altri membri dell'organizzazione riguardo i requisiti tecnici per una buona soluzione di gestione record di messaggistica. È possibile configurare un ambiente sandbox virtualizzato utilizzando il sistema operativo Windows Server 2008 e Hyper-V. Per ulteriori informazioni, vedere Virtualizzazione con Hyper-V: Panoramica.

Inoltre, è possibile utilizzare questo ambiente virtualizzato per verificare altri criteri di messaggistica e altre funzionalità di conformità, come l'archivio personale, la ricerca in più cassette postali, l'inserimento nel journal e Information Rights Management (IRM).

Criteri e piani

Le funzionalità della gestione record di messaggistica in Exchange 2010 facilitano l'implementazione di conservazione dei record e dei criteri di gestione. Un'implementazione efficace della gestione record di messaggistica inizia con un criterio di gestione dei record. Quando si decide di implementare una soluzione di gestione record di messaggistica, si consiglia di formare un team per la creazione o l'aggiornamento del criterio di gestione dei record dell'organizzazione. Tra i gruppi che devono essere presi in considerazione nella creazione dei criteri o nel processo di verifica è necessario includere:

• Professionisti dedicati alla gestione dei record

• Consulenti legali

• Risorse umane

• Formazione

• Alta dirigenza

• Gestione IT (Information technology)

• Consulenti

Il compito del team consiste nel creare un criterio di gestione dei record, il cui ambito sia abbastanza ampio da soddisfare le esigenze attuali e future dell'organizzazione, ma anche sufficientemente chiaro e dettagliato per essere implementato da un amministratore di Exchange come soluzione di gestione record di messaggistica. Il processo per lo sviluppo di questo criterio può essere lungo, perché ogni membro del team analizza, suggerisce e rivede il lavoro degli altri, mantenendo un equilibrio tra i requisiti legali, il budget, la complessità e le considerazioni di carattere amministrativo e umano per creare un criterio da cui sia possibile creare un'implementazione della gestione record di messaggistica gestibile.

Tra i fattori che il team deve prendere in considerazione, soprattutto in organizzazioni con una cultura della posta elettronica ben sviluppata, sono inclusi i seguenti:

• Preoccupazioni degli utenti e possibile resistenza a una soluzione della gestione record di messaggistica

• Modalità di monitoraggio e applicazione dei criteri di messaggistica dell'organizzazione

Conservazione dei messaggi gestibili

Per la gestione dei messaggi, è necessario che l'Assistente cartelle gestite possa accedere a questi ultimi. Ciò significa che i messaggi devono essere archiviati in un server Exchange per una gestione efficace dei record di messaggistica. Questo comporta due conseguenze:

• Spesso è necessario aumentare le dimensioni delle cassette postali degli utenti in modo che possano contenere più elementi.

• È necessario limitare o impedire l'accesso ai file delle cartelle personali (.pst) sui computer degli utenti.

Aumento delle dimensioni delle cassette postali

Conservare tutti i messaggi degli utenti nelle cassette postali sul server di solito comporta l'aumento delle quote di archiviazione per le cassette postali degli utenti a circa un gigabyte (GB) o più. Il miglioramento delle prestazioni di Exchange 2010 rende gestibili queste cassette postali di maggiori dimensioni. Sono state apportate diverse modifiche a Extensible Storage Engine (ESE) per migliorare le prestazioni e ridurre i requisiti di archiviazione. Queste modifiche consentono la pianificazione e la distribuzione delle quote di cassette postali più grandi a un costo inferiore. Per ulteriori informazioni sulle modifiche a ESE, vedere Nuove funzionalità di base dell'archivio di Exchange.

Archivio personale

In Exchange 2010, è possibile eseguire il provisioning degli archivi personali per gli utenti, consentendo loro di disporre di una cassetta postale di archiviazione online, accessibile utilizzando Microsoft Outlook 2010 e Microsoft Office Outlook Web App. Le cassette postali di archiviazione forniscono funzionalità simili ai file .pst utilizzati da Outlook, ma evitano i rischi associati all'utilizzo di tali file. Per ulteriori informazioni su alcuni dei rischi a cui è esposta l'organizzazione per l'utilizzo dei file .pst e sui vantaggi derivanti da un archivio personale, vedere Informazioni sugli archivi personali.

Con una combinazione di cassette postali più grandi e di archiviazione, è possibile decidere di ridurre l'utilizzo di file .pst nell'organizzazione per la sua eliminazione.

Limiti di accesso ai file .pst

È possibile fare in modo che gli utenti rinuncino a utilizzare i file .pst creando un criterio di gruppo che impedisca l'aggiunta di nuovi elementi ai file .pst esistenti. Creando file .pst di sola lettura, è possibile consentire agli utenti l'accesso di cui già disponevano ai file .pst, incoraggiandoli a conservare i messaggi desiderati nelle cassette postali di Exchange. Se si prevede la distribuzione delle cassette postali di archiviazione, i dati dai file .pst possono essere spostati nella cassetta postale dell'utente. Infine, è possibile creare un criterio di gruppo per rimuovere l'accesso a tutti i file .pst.

Limitare l'accesso ai file .pst può pregiudicare le abitudini di lavoro di alcuni utenti, ma offre anche una serie di vantaggi.

Mantenendo i messaggi degli utenti sul server e limitando l'accesso ai file .pst, è possibile:

• Aumentare sensibilmente l'efficacia della gestione record di messaggistica mantenendo i messaggi gestibili e monitorabili.

• Ridurre il rischio di perdere dati importanti archiviati nei singoli dischi rigidi, anziché sui server regolarmente sottoposti a backup.

• Ridurre la perdita della proprietà intellettuale dell'organizzazione quando i fornitori, gli interni e i dipendenti lasciano l'organizzazione.

• Migliorare l'accesso degli utenti ai dati, conservando qualsiasi informazione nelle cassette postali.

• Rendere Outlook Web App più efficace, perché tutti i messaggi degli utenti sono disponibili ovunque con una semplice connessione Web.

• Ridurre il costo di esibizione durante una causa legale. Il processo di acquisizione e di individuazione delle informazioni archiviate nei file .pst è laborioso e costoso, poiché i file .pst devono essere individuati sui computer degli utenti e poi il contenuto deve essere elaborato dal personale legale.

Configurazione dei sistemi dell'utente per impedire lo spostamento o la copia dei dati delle cassette postali di Exchange nei file .pst

Outlook 2010 consente di controllare efficacemente i dati delle cassette postali dell'organizzazione in modo da non poter essere spostati o copiati in un file .pst. Ciò consente agli utenti di aprire i file .pst e di copiare i dati in una cassetta postale di Exchange, ma non di copiare o spostare i messaggi dalla cassetta postale di Exchange ai file .pst. Utilizzando Outlook 2010, è possibile fornire agli utenti un percorso di migrazione per lo spostamento dei dati di messaggistica dai file .pst alla cassetta postale principale di Exchange o alla cassetta postale di archiviazione (se disponibile).

Per disabilitare la copia dei dati delle cassette postali di Exchange in un file .pst, impostare il seguente valore del Registro di sistema per gli utenti di Outlook 2010. È possibile impostare il valore del Registro di sistema configurando i modelli amministrativi in un criterio di gruppo. È possibile aggiungere le impostazioni del criterio di gruppo per Outlook 2010 a un oggetto Criterio di gruppo aggiungendo il file di criterio Outlook14.adm. Per ulteriori informazioni sull'aggiunta o l'eliminazione di un modello amministrativo, vedere Aggiunta o eliminazione di un modello amministrativo (file .adm).

Configurazione dei sistemi dell'utente per il funzionamento senza file .pst in Outlook 2010

1. Disabilita la copia o lo spostamento dei messaggi in file .pst   Creare un criterio di gruppo che imposti la seguente sottochiave del Registro di sistema sul valore 1. Questa impostazione impedisce agli utenti di spostare o copiare i messaggi in file .pst. Gli utenti possono comunque creare nuovi file .pst, ma non possono aggiungere nessun elemento. Questa impostazione blocca solo i file .pst di Microsoft Outlook. Consente ai file .pst di Microsoft SharePoint di essere connessi e aggiornati nel profilo Outlook di un utente. È possibile utilizzare una chiave simile del Registro di sistema per disabilitare la scrittura nei file .pst in OfficeOutlook 2003.

   Avviso

   La modifica non corretta del Registro di sistema può causare gravi problemi che potrebbero richiedere la reinstallazione del sistema operativo. Eventuali problemi derivanti dalla modifica incorretta del Registro di sistema potrebbero essere irrisolvibili. Prima di apportare modifiche al Registro di sistema, eseguire il backup di tutti i dati importanti.

   Percorso del Registro di sistema	HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/14.0/Outlook/PST
   Valore del Registro di sistema	PstDisableGrow
   Tipo di valore	DWORD
   Dati del valore	1

2. Disabilita archiviazione automatica   Creare un criterio di gruppo che imposti la seguente sottochiave del Registro di sistema sul valore 0. Queste impostazioni disabilitano il menu Archiviazione automatica in Outlook e rimuovono l'opzione Archiviazione automatica, visualizzata quando l'utente seleziona Strumenti > Opzioni e la scheda Altro.

   Percorso del Registro di sistema

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/14.0/Outlook/Preferences

   Valore del Registro di sistema	Tipo di valore	Dati del valore
   ArchiveDelete	DWORD	0
   ArchiveMount	DWORD	0
   ArchiveOld	DWORD	0
   DeleteExpired	DWORD	0
   DoAging	DWORD	0
   PromptForAging	DWORD	0

3. Disabilita la creazione di nuovi file .pst   Creare un criterio di gruppo che imposti la seguente sottochiave del Registro di sistema sul valore 5575. Questa impostazione rimuove l'opzione File di dati di Outlook in Outlook, visualizzata quando l'utente seleziona File e Nuovo.

   Percorso del Registro di sistema	HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/14.0/Outlook/DisableCmdBarItemsList
   Valore del Registro di sistema	TCID1
   Tipo di valore	DWORD
   Dati del valore	5575

Programma pilota

Iniziare con un'implementazione pilota consente di ottimizzare la soluzione di gestione record di messaggistica e di ottenere informazioni sulla soddisfazione dell'utente finale prima dell'implementazione a livello di organizzazione. Ad esempio, si potrebbe scoprire che gli utenti ritengono che un periodo di conservazione di sei mesi per la Posta in arrivo sia troppo breve e che preferiscano il limite di un anno. Oppure si potrebbe rilevare che l'ulteriore inserimento nel journal richiede l'aggiornamento della soluzione di archiviazione.

I membri di un team di pianificazione della gestione record di messaggistica possono essere anche ottimi candidati per diventare i primi membri di un programma pilota di gestione record di messaggistica. Altri membri possono essere reclutati dal personale IT e dal personale di gestione interessato. Quando il programma pilota è in una fase stabile, è possibile reclutare altri membri dell'organizzazione affinché ne facciano parte. Talvolta è possibile ridurre il numero delle esitazioni mostrate dagli utenti nell'adottare la messaggistica gestita con la promessa di una cassetta postale di dimensioni maggiori, di una gestione automatica della posta elettronica (compresa l'eliminazione automatica degli avvisi e dei messaggi di routine che possono essere inseriti in una cartella con breve periodo di conservazione) e di una formazione che possa rispondere a qualsiasi domanda o preoccupazione.

Implementazione della gestione record di messaggistica

Quando giunge il momento di implementare la soluzione di gestione record di messaggistica nell'organizzazione, è opportuno prendere in considerazione un'implementazione programmata in diverse fasi per consentire alle persone dell'organizzazione e al sistema di Exchange di adattarsi alle modifiche necessarie.

Considerazioni relative alle persone durante l'implementazione della gestione record di messaggistica

Presentando la gestione record di messaggistica in modo graduale, si offre la possibilità agli utenti di adattarsi alle modifiche necessarie nelle abitudini di lavoro. Un piano realizzabile deve:

1. Avviare un programma pilota per verificare e perfezionare la soluzione.

2. Invitare altri utenti a far parte del programma pilota. Le cassette postali più grandi e la disponibilità di una cassetta postale di archiviazione possono costituire un incentivo ad aderire.

3. Quando si è pronti a implementare la gestione record di messaggistica all'intera organizzazione, è opportuno iniziare offrendo una formazione sulla gestione record di messaggistica e sui criteri corrispondenti di messaggistica dell'organizzazione.

4. Aumentare le dimensioni delle cassette postali degli utenti.

5. Applicare i criteri di conservazione alle cassette postali degli utenti disattivando la scadenza. Incoraggiare gli utenti a familiarizzare con la gestione record di messaggistica e con i tag di conservazione appropriati in base alle esigenze e ai criteri di conservazione dei messaggi dell'organizzazione.

6. Dopo tre settimane di applicazione dei criteri di conservazione agli utenti, abilitare la gestione record di messaggistica e rendere i file .pst di sola lettura.

7. Occorre fornire un elevato livello di supporto per gli utenti all'inizio dell'implementazione della gestione record di messaggistica. Fornendo una formazione che precede l'implementazione si riducono le domande e le preoccupazioni degli utenti.

8. Monitorare le prestazioni del sistema.

9. Monitorare la conformità degli utenti.

Considerazioni relative al sistema durante l'implementazione della gestione record di messaggistica

Il sistema Exchange deve adattarsi alla gestione record di messaggistica. Alla prima esecuzione dell'Assistente cartelle gestite, in genere viene elaborato un numero elevato di elementi. Questo processo può utilizzare molte risorse sia a livello di server Cassette postali che di rete. Può inoltre determinare un elevato utilizzo di tempo e di risorse di rete da parte dei client Outlook durante la sincronizzazione del contenuto delle cassette postali con il server. È consigliabile eseguire un'attenta pianificazione per evitare il sovraccarico delle risorse. Eseguire l'Assistente cartelle gestite quando il carico sul server è leggero e aggiungere gli utenti gradualmente, anziché tutti in una volta, può aiutare a garantire una transizione agevole.

Formazione ed elemento umano

Le persone considerano la posta elettronica come se fosse di loro proprietà, anche quando non si tratta di posta elettronica personale. Se vengono messi di fronte alle modifiche repentine apportate ai criteri di messaggistica dell'organizzazione, gli utenti potrebbero sentirsi annoiati o confusi, specialmente se i nuovi criteri comportano l'eliminazione automatica dei messaggi. I cambiamenti nei modi abituali di fare le cose, quali l'abitudine di non svuotare mai la Posta in arrivo o di salvare ogni cosa nei file .pst, possono disturbare alcuni utenti. Per garantire che l'implementazione della gestione record di messaggistica proceda con il minor disturbo possibile, è opportuno considerare le seguenti indicazioni.

• Implementazione in più fasi
  Introdurre la gestione record di messaggistica gradualmente, anziché tutta in una volta.

• Formazione
  La formazione degli utenti consente di risolvere i problemi in anticipo e assicura un'implementazione più agevole. Alcuni argomenti da prendere in considerazione nella formazione includono:

  • Un'introduzione ai criteri di messaggistica dell'organizzazione.

  • La necessità di una gestione dei record di messaggistica nei moderni ambienti di lavoro, compresa una panoramica sulla potenziale responsabilità legale derivante dalla mancata gestione dei record e di come tale responsabilità possa comportare costi per l'organizzazione e mettere in pericolo i posti di lavoro.

  • L'eliminazione automatica della posta elettronica può rappresentare un risparmio di tempo eliminando automaticamente il contenuto obsoleto che si accumula costantemente.

  • Le dimensioni delle cassette postali più grandi offrono più spazio per l'archiviazione dei messaggi.

  • Come l'archiviazione basata su server consente di aumentare l'accesso mobile ai dati.

  • Potrebbero esserci cambiamenti inevitabili nel modo in cui gli utenti eseguono alcune attività, ad esempio il fatto di non poter aggiungere messaggi ai file .pst, e la necessità di prestare maggiore attenzione alla classificazione e alla gestione dei messaggi.

  • La gestione record di messaggistica consente di conservare le risorse IT dell'organizzazione.

• Notifiche anticipate
  Informare gli utenti in anticipo sulle modifiche da apportare. In particolare, notificare agli utenti le date esatte in cui la gestione record di messaggistica verrà implementata e ricordare loro le modifiche che verranno apportate.

• Supporto agli utenti
  Un eccellente supporto agli utenti nelle prime fasi dell'implementazione può facilitare la transizione alla gestione record di messaggistica. I problemi che emergono durante la fase di distribuzione sono generalmente meno tecnici di quanto ci si potrebbe aspettare. Spesso riguardano più che altro domande degli utenti relative a ciò che occorre fare. Disporre di un team di persone, che rispondono a questo tipo di domande, aiuterà la gestione dei problemi.

Conformità, monitoraggio e applicazione

Di seguito vengono riportati alcuni metodi con cui gli utenti possono evitare i criteri di gestione record di messaggistica:

• Salvataggio dei messaggi in file .pst (se i file .pst non vengono disabilitati dal criterio di gruppo)

• Inoltro dei messaggi ad altre posizioni (ad esempio, un account di posta elettronica esterno)

• Salvataggio dei messaggi come file sui computer

• Invio dei messaggi a Microsoft OneNote (con Outlook 2010 o Outlook 2007)

• Stampa dei messaggi

• Se sono state distribuite le cartelle gestite, inserendo tutte le cartelle relative alle cassette postali nella cartella gestita con l'impostazione di conservazione più lunga.

Informare gli utenti sui criteri di messaggistica dell'organizzazione consente di garantire la conformità. Tuttavia, il monitoraggio può risultare necessario per garantire l'efficacia della soluzione di gestione record di messaggistica. L'applicazione dei criteri di messaggistica richiederà molto probabilmente i consigli e la partecipazione da parte dell'alta dirigenza.

Rispetto degli ordini di esibizione

In Exchange 2010, la ricerca in più cassette postali consente di rispettare gli ordini di esibizione per le informazioni archiviate elettronicamente. È possibile utilizzare la ricerca in più cassette postali per cercare il contenuto delle cassette postali specificate di Exchange 2010. È possibile creare query di ricerca potenti mediante un numero di parametri di ricerca. I messaggi restituiti dalla ricerca vengono copiati nella cassetta postale specificata di individuazione. Per ulteriori informazioni sulla ricerca in più cassette postali, vedere Informazioni sulla ricerca su più cassette postali.

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