Informazioni generali sulla creazione condivisa in SharePoint 2013
SI APPLICA A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
Destinatari: professionisti IT
La creazione condivisa in SharePoint Server consente a più utenti di lavorare su un documento, in qualsiasi momento, senza interferire con le rispettive modifiche. La creazione condivisa rimuove le barriere alla collaborazione dei documenti basata su server. Questa funzionalità consente alle organizzazioni di evitare più versioni non intenzionali dei documenti riducendo la necessità di condividere allegati. Questa funzionalità non richiede alcuna configurazione aggiuntiva del server ed è lo stato predefinito per i documenti archiviati in SharePoint Server. È possibile creare in modo condiviso usando gli stessi strumenti e tecnologie già usati per gestire SharePoint.
Office offre la funzionalità di creazione condivisa per Word, PowerPoint, OneNote e Visio. Se SharePoint Server è configurato per l'uso di Office App Web Server, gli utenti possono anche creare documenti in Word, PowerPoint, Excel e OneNote App Web.
Importante
Questo articolo è destinato ai professionisti IT che gestiscono SharePoint Server. Stai cercando aiuto per la creazione condivisa? Per un'introduzione, è possibile esaminare Collaborazione file per SharePoint in Microsoft 365. È possibile che si cerchi collaborazione e creazione condivisa di documenti, che consente di comprendere e usare la creazione condivisa e il controllo delle versioni e si applica a SharePoint in Microsoft 365.
Funzionalità di creazione condivisa in SharePoint Server
Nella collaborazione tradizionale, i documenti vengono condivisi tramite allegati di posta elettronica. Tenere traccia delle versioni e delle modifiche di più autori è difficile e richiede molto tempo per gli utenti. Email sistemi devono fare i conti con l'archiviazione di più copie dello stesso documento, per non parlare dell'aumento del traffico di rete man mano che i documenti vengono inviati ripetutamente.
L'archiviazione di documenti per la collaborazione in SharePoint riduce questi problemi: fornire un accesso coerente alle versioni aggiornate dei documenti, consentire agli utenti di tenere traccia delle versioni precedenti e centralizzare la gestione. L'archiviazione di un singolo documento, invece di molti allegati, riduce inoltre il sovraccarico di rete e di archiviazione.
Ma questa soluzione non è stata perfetta. Quando un autore ha aperto un documento, gli altri autori non possono lavorarci. Se si dimentica di chiudere un documento o archiviarlo, è possibile che altri utenti vengano bloccati a tempo indeterminato, il che può richiedere assistenza da parte del reparto IT per la correzione.
La creazione condivisa in SharePoint Server risolve questi problemi, permettendo a più utenti di lavorare contemporaneamente su un documento, senza interferire sulle modifiche degli altri utenti. Questo approccio semplifica molti scenari di collegamento sui documenti. Ad esempio:
Due o più autori lavorano su parti diverse di un documento composito. Mentre un autore lavora sulla parte A del documento, un altro autore può lavorare sulla parte B, senza interrompere il lavoro dell'altro.
Alcuni autori lavorano a una presentazione composita. Ogni autore aggiunge diapositive alla presentazione e le modifica, invece di lavorare su presentazioni separate e provare a unirle in un secondo momento.
Un documento viene inviato a diversi esperti e stakeholder e ognuno di essi fornisce alcune modifiche o aggiunte. Le modifiche dell'utente non vengono perse perché stanno tutti lavorando su un documento centrale archiviato nel server.
Informazioni sull'esperienza utente finale della creazione condivisa in SharePoint Server
La creazione condivisa è di semplice utilizzo dal punto di vista dell'utente finale. Quando un utente vuole lavorare su un documento in Word, PowerPoint, OneNote, Visio o uno dei App Web di Office, lo apre da SharePoint Server, come di consueto. Se un altro utente ha già aperto il documento, entrambi gli utenti potranno modificare il documento contemporaneamente. L'unica eccezione a questo comportamento consiste nel fatto che gli utenti possono eseguire la creazione condivisa in Excel Web App solo se tutti gli utenti usano Excel Web App per accedere alla cartella di lavoro. Se qualcuno usa Excel (l'applicazione client) per accedere alla cartella di lavoro, la creazione condivisa in Excel Web App si disattiva per la cartella di lavoro mentre è aperta nell'applicazione client.
Quando un utente salva un documento di Word, PowerPoint o Word, gli altri utenti correnti ricevono una notifica che informa che sono presenti nuove modifiche. Questi utenti possono aggiornare immediatamente le proprie visualizzazioni per esaminare le modifiche o continuare a lavorare e aggiornare in un secondo momento per visualizzare le modifiche più recenti. PowerPoint Web App e Excel Web App salvano automaticamente in modo che gli utenti possano visualizzare automaticamente le modifiche. Gli autori vedono il lavoro dell'altro e tutti sanno chi sta lavorando al documento. Gli strumenti di controllo e controllo delle versioni di SharePoint Server proteggono il documento in modo che gli autori possano eseguire il rollback delle modifiche indesiderate. Quando Skype for Business è disponibile, gli utenti visualizzano lo stato online degli altri coautori e avviano conversazioni di messaggistica istantanea senza uscire dal documento.
Nell'app Web OneNote e OneNote i blocchi appunti condivisi consentono agli utenti di condividere le note senza problemi. Quando un utente modifica una pagina del notebook, tali modifiche vengono sincronizzate automaticamente con altri utenti di tale notebook in modo che tutti dispongano di un set completo di note. Le modifiche apportate da più utenti nella stessa pagina vengono visualizzate automaticamente per la collaborazione quasi in tempo reale. Il controllo delle versioni e altre funzionalità condivise in OneNote consentono agli utenti di eseguire il rollback delle modifiche, mostrare quali modifiche sono nuove e determinare chi ha apportato una modifica specifica.
L'applicazione client Excel non supporta le cartelle di lavoro di creazione condivisa in SharePoint Server. L'applicazione client Excel usa la funzionalità Cartella di lavoro condivisa per supportare cartelle di lavoro di co-creazione non in tempo reale archiviate in locale o in percorsi di rete (UNC). La creazione condivisa di cartelle di lavoro in SharePoint è supportata tramite Excel Web App.
Considerazioni importanti sulla pianificazione per la creazione condivisa in SharePoint Server
La funzionalità di creazione condivisa in SharePoint è progettata per essere semplice da configurare e necessita di impegno minimo per la gestione. Quando si configura e si gestisce la creazione condivisa, è necessario tenere in considerazione alcuni elementi:
Autorizzazioni : ogni utente che vuole modificare un documento deve disporre delle autorizzazioni di modifica per la raccolta documenti in cui è archiviato il documento. Il modo più semplice per garantire che consiste nel concedere a tutti gli utenti l'accesso al sito di SharePoint in cui sono archiviati i documenti. Nei casi in cui solo un subset di utenti deve avere l'autorizzazione per creare documenti in una raccolta specifica, è possibile usare le autorizzazioni di SharePoint per gestire l'accesso. Per altre informazioni, vedere Panoramica delle autorizzazioni per i siti di SharePoint Server.
Controllo delle versioni: il controllo delle versioni di SharePoint Server tiene traccia delle modifiche apportate ai documenti durante la modifica e archivia anche le versioni precedenti come riferimento. Per impostazione predefinita, questa funzionalità è disattivata in SharePoint Server. SharePoint Server supporta due tipi di controllo delle versioni, principali e secondarie. Il controllo delle versioni secondario deve rimanere disattivato per le raccolte documenti usate per la creazione condivisa in OneNote, perché potrebbe interferire con la sincronizzazione e il controllo delle versioni di OneNote. Questa limitazione si applica solo al controllo delle versioni secondarie. Il controllo delle versioni principali può essere utilizzato con OneNote. Per ulteriori informazioni, vedere Funzionamento del controllo delle versioni in un elenco o una raccolta.
Numero di versioni : il numero di versioni dei documenti conservate influisce sui requisiti di archiviazione nel server. Ottimizzare questo numero nelle impostazioni della raccolta documenti per limitare il numero di versioni. I blocchi appunti di OneNote aggiornati di frequente possono comportare l'archiviazione di molte versioni nel server. Per evitare di usare spazio su disco non necessario, impostare il numero massimo di versioni su un numero ragionevole nelle raccolte documenti usate per archiviare i blocchi appunti di OneNote. Per ulteriori informazioni, vedere Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta
Periodo di controllo delle versioni: il periodo di controllo delle versioni determina la frequenza con cui SharePoint Server crea una versione di un documento di Word o PowerPoint co-creato. Se si imposta questo periodo su un valore basso, le versioni vengono acquisite più spesso, per un rilevamento più dettagliato delle versioni, ma potrebbe richiedere più spazio di archiviazione del server. Il periodo di controllo delle versioni non influisce sui blocchi appunti di OneNote. Modificare questo valore con la
coAuthoringVersionPeriodproprietà nel server. Per altre informazioni sulla modifica di questa impostazione, vedere Configurare il periodo del controllo delle versioni per la creazione condivisa in SharePoint 2013.Estrazione : quando un utente eseziona un documento per la modifica, il documento viene bloccato per la modifica da parte dell'utente. Questa funzionalità impedisce la creazione condivisa. Non abilitare la funzionalità Richiedi estrazione nelle raccolte documenti in cui verrà usata la creazione condivisa. Per impostazione predefinita, Richiedi estrazione non è abilitato in SharePoint Server. Gli utenti non devono estrarre i documenti manualmente durante l'uso della creazione condivisa. Per altre informazioni, vedere Configurare una libreria per richiedere l'estrazione dei file.
Considerazioni sulla pianificazione per la creazione condivisa in blocchi appunti di OneNote
A differenza di Word e PowerPoint, OneNote archivia informazioni sulla versione nel file stesso. È quindi consigliabile che gli amministratori seguano queste procedure consigliate durante l'archiviazione di blocchi appunti di OneNote in una raccolta documenti di SharePoint Server:
Non attivare il controllo delle versioni secondarie. Per impostazione predefinita, il controllo delle versioni secondarie è disattivato in SharePoint Server.
Il controllo delle versioni principali è attivato in SharePoint Server per impostazione predefinita. Impostare un numero massimo ragionevole di versioni da archiviare.
Considerazioni sulle prestazioni e la scalabilità per la creazione condivisa in SharePoint Server
Le applicazioni SharePoint Server e Office riducono al minimo l'impatto sulle prestazioni e la scalabilità associato alla creazione condivisa nell'ambiente. I client di Office non inviano o scaricano informazioni di creazione condivisa dal server fino a quando più autori non modificano. Quando un singolo utente sta modificando un documento, l'impatto sulle prestazioni è simile a quello delle versioni precedenti di SharePoint.
Per ridurre l'impatto sul server, i client di Office sincronizzano le azioni di creazione condivisa meno spesso quando il server è sottoposto a un carico elevato o quando gli utenti non modificano attivamente il documento. Questa tempistica della sincronizzazione consente di ridurre l'impatto complessivo sulle prestazioni.