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Pianificare la conformità e l'archiviazione in Outlook 2010

Office 2010

Aggiornato: 17 marzo 2011

I criteri di conservazione e gli archivi personali di Microsoft Outlook 2010 e di Exchange Server 2010 consentono agli utenti di restare conformi ai criteri di conservazione della posta e allo stesso tempo di disporre di spazio sufficiente per archiviare le informazioni importanti per l'azienda. In questo articolo viene illustrato come pianificare la distribuzione di queste due caratteristiche.

Anche qualora nella propria organizzazione la conformità non venga applicata in modo rigoroso, gli archivi personali rappresentano una valida alternativa ai file di dati personali di Microsoft Outlook (con estensione pst) o a soluzioni di archiviazione di terze parti. Gli archivi personali consentono infatti agli utenti di archiviare i messaggi di posta elettronica in un percorso gestito a fini di backup, ripristino dei dati e conformità.

I criteri di archiviazione sono disponibili solo quando Outlook 2010 viene utilizzato nell'ambito di Microsoft Office Professional Plus 2010 con un account di Exchange Server 2010 e l'amministratore di Exchange ha abilitato gli archivi personali. Per ulteriori informazioni, vedere Licenze necessarie per gli archivi personali e i criteri di conservazione (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=213850&clcid=0x410).

Contenuto dell'articolo:

Pianificazione di una distribuzione dei criteri di conservazione

La funzionalità Criteri di conservazione è una soluzione efficace per applicare criteri di conservazione della posta elettronica ai messaggi memorizzati in un server che esegue Exchange Server 2010. Può inoltre essere utilizzata come ausilio per consentire agli utenti di non superare le dimensioni massime consentite per la propria cassetta postale. È possibile applicare i criteri di conservazione a livello di cassetta postale, di cartella e del singolo messaggio di posta elettronica e il supporto viene garantito esclusivamente per i messaggi di questo tipo. I messaggi di altro tipo, quali gli elementi di calendario o le attività, non sono supportati con Outlook 2010 ed Exchange Server 2010. Per poter applicare i criteri di conservazione, è necessario che i messaggi di posta elettronica siano contenuti in una cassetta postale o in un archivio personale in un computer Exchange Server.

Durante la pianificazione di una distribuzione dei criteri di conservazione, considerare le operazioni chiave seguenti:

  • Collaborare con l'ufficio legale o con il reparto addetto alla conformità della propria azienda per definire i criteri.

  • Stabilire la combinazione appropriata di criteri per le cassette postali, le cartelle e gli utenti.

  • Aggiornare e preparare gli utenti all'utilizzo dei criteri di conservazione.

  • Informare gli utenti sui criteri di conservazione.

  • Impostare il mantenimento o la conservazione a fini giudiziari per gli eventuali utenti oggetto di indagini.

Definizione dei criteri di conservazione

È consigliabile consultarsi con l'ufficio legale o con il reparto addetto alla conformità per decidere quali criteri di conservazione rendere disponibili per l'organizzazione, i reparti e gli utenti. L'azienda può infatti essere soggetta a disposizioni di legge o regolamenti aggiuntivi applicabili mediante i criteri di conservazione. Poiché inoltre i reparti possono essere sottoposti a provvedimenti o regolamenti diversi, è opportuno organizzare i criteri in gruppi logici facili da gestire. Dopo avere compreso quali criteri deve seguire l'azienda, è possibile determinare come implementarli.

Per tag personali si intendono i criteri che è possibile assegnare agli utenti affinché questi li applichino ai singoli messaggi e cartelle che hanno creato. Quando si definiscono i criteri che gli utenti devono seguire, è consigliabile utilizzare al massimo 10 tag personali, altrimenti si corre il rischio di sovraccaricare gli utenti stessi. Nella raccolta Assegna criteri sulla barra multifunzione di Outlook saranno inoltre visualizzati solo 10 tag personali alla volta. Se un utente deve accedere a più di 10 tag personali, potrà selezionare Altri criteri di conservazione nella raccolta Assegna criteri.

Determinazione dei tipi di criteri da creare

Ora che si è stabilito quali gruppi di utenti necessitano dei diversi criteri di conservazione, è possibile determinare come implementarli.

I criteri di conservazione possono essere principalmente di tre tipi:

  1. Tag criterio predefinito   Questi criteri vengono distribuiti dall'amministratore di Exchange e vengono applicati a tutte le cartelle create dall'utente e a tutti i messaggi di posta elettronica inclusi nella cassetta postale di un utente. Tali criteri non possono essere modificati dall'utente e sono gli unici in grado di garantire che a tutti i messaggi di posta elettronica sia applicato almeno un criterio.

  2. Tag criterio di conservazione   Questi criteri possono essere applicati alle cartelle speciali seguenti della cassetta postale dell'utente:

    • Posta in arrivo

    • Bozze

    • Posta inviata

    • Posta eliminata

    • Posta indesiderata

    • Posta in uscita

    • Feed RSS

    • Problemi di sincronizzazione

    • Cronologia conversazioni

    Ff800883.note(it-it,office.14).gifNota:

    I criteri per queste cartelle speciali non possono essere modificati dall'utente anche qualora a una determinata cartella non sia applicato alcun tag criterio di conservazione.

  3. Tag personale   Questi criteri verranno visualizzati nell'interfaccia utente della funzionalità Criteri di conservazione, in modo che l'utente possa applicarli alle cartelle che crea e ai singoli messaggi di posta elettronica.

    1. Gli utenti non possono applicare questi criteri ad alcuna cartella speciale elencata per il tag criterio di conservazione più indietro in questa sezione.

    2. Gli utenti possono applicare questi criteri ai messaggi di posta elettronica contenuti nelle cartelle speciali, ma non a tali cartelle.

    3. Gli utenti possono applicare questi criteri alle cartelle che hanno creato personalmente.

    Ff800883.note(it-it,office.14).gifNota:

    I criteri di conservazione non sono supportati dalle cartelle ricerche perché queste ultime non contengono messaggi di posta elettronica effettivi.

Tag personali

Perché gli utenti possano impostare criteri di conservazione per una cartella o un messaggio di posta elettronica, devono disporre di uno o più tag personali. Per impostazione predefinita, nella raccolta Assegna criteri della barra multifunzione vengono visualizzati i primi 10 criteri (tag personali) in ordine alfabetico. In tale elenco a menu vengono mostrati i criteri utilizzati più di recente. Se però vengono utilizzati ulteriori criteri, questi verranno man mano visualizzati in ordine alfabetico sulla barra multifunzione. Quando un utente applica un criterio a una cartella mediante la finestra di dialogo Proprietà cartella, viene visualizzato l'elenco completo dei tag personali disponibili.

I tag personali creati per l'utente devono avere un nome che indichi chiaramente il tipo di contenuto per il quale sono richiesti. Se ad esempio i messaggi di posta elettronica relativi a un brevetto devono essere conservati per 7 anni, creare un criterio intitolato "Informazioni brevetto" e impostarlo su 2.555 giorni. Il numero di giorni verrà convertito automaticamente da Outlook in un formato leggibile e tale intervallo di tempo verrà aggiunto dopo il titolo. In Outlook il criterio verrà pertanto visualizzato come Informazioni brevetto (7 anni).

È inoltre consigliabile aggiungere una descrizione del criterio, in modo che gli utenti possano comprendere più precisamente quali messaggi di posta elettronica rientrano nell'ambito del tag personale in questione. Nella descrizione dovrebbe essere indicato in dettaglio il tipo di contenuto a cui si applica il criterio. Ad esempio:
Criterio: Informazioni brevetto (7 anni)
Descrizione: Tutti i messaggi di posta elettronica relativi a un brevetto.

I criteri per un messaggio di posta elettronica vengono applicati in base all'ordine di priorità seguente:

  1. Criteri impostati per il messaggio di posta elettronica (tag personale)

  2. Criteri impostati per la cartella in cui è contenuto il messaggio di posta elettronica

  3. Criteri impostati per l'elemento padre di tale cartella e le cartelle padre di livello superiore

  4. Criteri impostati per la cassetta postale (tag criterio predefinito)

Si supponga ad esempio che un utente disponga di una cartella denominata Documenti contabili a cui sia stato applicato il criterio di conservazione Contabilità (- 3 anni). Uno dei messaggi di posta elettronica inclusi nella cartella illustra i criteri del reparto contabilità e si trova nella cartella Documenti contabili per poter essere consultato più facilmente. L'utente può contrassegnare tale messaggio di posta elettronica con un criterio di conservazione Consultazione (- Mai), in modo che il messaggio non venga mai eliminato, anche se il criterio impostato per la cartella è Contabilità (- 3 anni).

Liste di distribuzione

Se nella propria organizzazione vengono utilizzate le liste di distribuzione, un tag personale per l'eliminazione dei messaggi di posta elettronica dopo 1-4 settimane potrà aiutare gli utenti a non superare le dimensioni massime consentite per la cassetta postale. Gli utenti potranno creare una regola di Outlook per applicare automaticamente il criterio ai messaggi di posta elettronica oppure per recapitare i messaggi a una cartella a cui sia stato applicato il criterio in questione.

Periodo di preparazione e addestramento all'utilizzo dei criteri di conservazione

È importante addestrare gli utenti all'utilizzo dei criteri di conservazione per essere certi che sappiano come utilizzare correttamente il sistema e che comprendano quando e perché i loro messaggi di posta elettronica vengono eliminati. Solo se comprendono il motivo per cui i dati vengono conservati o distrutti gli utenti potranno applicare i tag personali in modo appropriato, essendo pienamente consapevoli di quale contenuto verrà rimosso dopo un determinato periodo di tempo.

Operazioni consigliate:

  1. Assegnare i criteri desiderati e attivare il mantenimento per le cassette postali dell'utente. In questo modo nessun criterio potrà eliminare i messaggi di posta elettronica. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione dello stato di conservazione per una cassetta postale (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195158&clcid=0x410).

  2. Fornire agli utenti istruzioni su come utilizzare i criteri di conservazione. Spiegare loro che, durante il periodo di preparazione, dovranno applicare criteri a cartelle e messaggi, altrimenti i messaggi meno recenti potrebbero venire eliminati. Per ulteriori informazioni, vedere Assegnare criteri di conservazione ai messaggi di posta elettronica (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157&clcid=0x410).

  3. Qualche giorno prima della fine del periodo di preparazione, ricordare agli utenti l'effettiva data di scadenza di tale periodo.

  4. Alla scadenza, disattivare il mantenimento per gli utenti.

Poiché gli utenti possono avere bisogno di tempo per adattarsi a un nuovo sistema, è molto importante prevedere un periodo di preparazione durante il quale possono acquisire familiarità con i criteri di conservazione. Gli utenti devono infatti essere in grado di applicare i tag personali corretti alle cartelle appropriate e abituarsi al fatto che le informazioni verranno eliminate automaticamente. È consigliabile lasciare che gli utenti utilizzino per almeno tre mesi i criteri di conservazione con la posta elettronica, prima di disattivare il mantenimento per le relative cassette postali. In questo modo avranno la possibilità di conoscere e utilizzare le funzionalità dei Criteri di conservazione prima che le informazioni comincino a essere distrutte, nonché di integrare più agevolmente i criteri di conservazione nel proprio flusso di lavoro, comprendendo cosa accade ai messaggi di posta elettronica.

Ff800883.Warning(it-it,office.14).gifAvviso:

Senza un periodo di preparazione, è possibile che alcuni messaggi di posta elettronica importanti vengano eliminati prima che l'utente abbia avuto la possibilità di applicare un criterio che prevede un periodo di conservazione più lungo.

È altresì consigliabile attivare il mantenimento per le cassette postali degli utenti che per un determinato periodo, quale una lunga vacanza o un congedo per maternità, non possano monitorare i propri messaggi di posta elettronica. In questo modo si evita che le informazioni vengano eliminate accidentalmente. Quando successivamente tali utenti rientreranno al lavoro e avranno avuto tempo per prendere visione dei messaggi di posta elettronica arrivati nel frattempo, disattivare il mantenimento.

Ff800883.Important(it-it,office.14).gifImportante:

Se si utilizza un tag criterio predefinito o un tag criterio di conservazione per la cassetta postale o le cartelle speciali dell'utente e quest'ultimo si avvale della modalità cache per connettersi a Exchange, inizialmente vi sarà un peggioramento delle prestazioni di Outlook mentre il profilo Outlook di tale utente viene aggiornato con le informazioni sui criteri. Il tempo necessario per elaborare il file di dati dipende dalle relative dimensioni e dalla velocità del computer. È consigliabile informare gli utenti di un possibile calo delle prestazioni durante l'aggiornamento delle rispettive cassette postali.

In alternativa, è possibile eliminare il profilo Outlook dell'utente e creare un nuovo profilo per tale account. Quando l'utente avvierà Outlook, i messaggi di posta elettronica verranno scaricati in Outlook con le informazioni sui criteri già aggiunte. A seconda delle dimensioni della cassetta postale dell'account, questa procedura può risultare più rapida dell'aggiornamento dell'account esistente. Dopo avere creato un nuovo profilo con tale account, sarà tuttavia necessario indicizzare di nuovo tutti i messaggi per consentire l'esecuzione delle ricerche in Outlook.

Necessità di informare gli utenti sui criteri di conservazione

È consigliabile informare gli utenti sugli aspetti seguenti perché incideranno sull'utilizzo e sull'effettiva efficacia dei criteri di conservazione imposti dall'azienda. Per ulteriori informazioni, vedere Assegnare criteri di conservazione ai messaggi di posta elettronica (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157&clcid=0x410).

  • Gli utenti devono verificare e, se necessario, modificare i criteri di conservazione impostati per le proprie cartelle in modo che i messaggi non vengano eliminati accidentalmente al termine del periodo di preparazione.

  • Durante il periodo di preparazione nessun criterio di conservazione potrà eliminare automaticamente i messaggi.

  • Il tag criterio predefinito eliminerà tutti i messaggi di posta elettronica antecedenti al periodo previsto, a meno che gli utenti non modifichino il criterio di conservazione per le proprie cartelle o i singoli messaggi di posta elettronica. La durata del periodo di conservazione del tag criterio predefinito deve essere specificata chiaramente.

  • Gli utenti non possono modificare i criteri impostati per cartelle speciali quali Posta in arrivo, Posta inviata e Posta eliminata. Se è impostato un criterio per le cartelle speciali, tale criterio deve essere specificato chiaramente.

  • Se gli utenti desiderano che per i messaggi contenuti in una cartella speciale venga utilizzato un criterio diverso, potranno applicare manualmente un tag personale a tali messaggi.

  • Se un utente aggiunge un tag personale a un messaggio di posta elettronica, tale tag avrà la precedenza sul criterio impostato a livello di cartella o al tag criterio predefinito.

  • I criteri di conservazione si applicano solo ai messaggi di posta elettronica. Tutte le riunioni e gli appuntamenti inseriti nei calendari non verranno perciò eliminati.

  • Le sottocartelle ereditano i criteri di conservazione della rispettiva cartella padre.

  • I criteri di conservazione non eliminano i messaggi inclusi nei file di dati di Outlook (con estensione pst).

  • Gli utenti possono applicare un criterio di conservazione a un messaggio mediante la raccolta Assegna criteri disponibile sulla barra multifunzione.

  • Gli utenti possono applicare un criterio di conservazione alle cartelle che hanno creato personalmente mediante l'opzione Imposta criteri cartella disponibile nella raccolta Assegna criteri.

  • Gli utenti possono ottenere un elenco di tutti i messaggi che scadranno entro 30 giorni selezionando Visualizza elementi in scadenza nella raccolta Assegna criteri.

  • Gli utenti possono determinare quale criterio di conservazione viene applicato a un messaggio guardando sotto la riga Cc nel riquadro di lettura oppure la parte inferiore del controllo di lettura.

Utenti sottoposti a conservazione a fini giudiziari o a indagini

Per la conservazione a fini giudiziari con Outlook 2010 ed Exchange Server 2010 sono disponibili due opzioni, ovvero il mantenimento e la conservazione per controversia. Con la prima opzione, all'utente risulta evidente che la cassetta postale è bloccata. La seconda opzione viene invece applicata in modo invisibile, pertanto all'utente non viene indicato che la cassetta postale è oggetto di indagini.

Nella tabella seguente vengono riepilogate le diverse caratteristiche disponibili con il mantenimento e la conservazione per controversia. Gli elementi recuperabili e la copia in scrittura vengono illustrati nelle sezioni successive.

Caratteristica Mantenimento Conservazione per controversia

I criteri di conservazione vengono applicati nel server

No

Sì. Le eliminazioni vengono acquisite in una cartella nascosta all'interno della cassetta postale dell'utente in modo che non vengano distrutte.

I criteri di archiviazione vengono applicati nel server

No

Il contenitore degli elementi recuperabili può svuotarsi da solo

No

La copia in scrittura è attivata

No

Recupera Posta eliminata

La cartella Recupera Posta eliminata di Exchange, nota in precedenza come dumpster, rappresenta un'area di conservazione per gli elementi eliminati dall'utente in Outlook, in Microsoft Outlook Web Access (OWA) e in altri client di posta elettronica. Gli utenti possono recuperare gli elementi che hanno eliminato in Outlook e OWA accedendo alla cartella Recupera Posta eliminata. Per ulteriori informazioni, vedere Recupero di elementi eliminati (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195172&clcid=0x410).

Per impostazione predefinita, nella cartella Recupera Posta eliminata gli elementi eliminati vengono conservati per 14 giorni o fino a che non viene occupato lo spazio di archiviazione massimo consentito. Se tale quota viene superata, gli elementi verranno rimossi da tale cartella su base FIFO (First In, First Out). Se per la cassetta postale di un utente è attivata la conservazione per controversia, il contenuto della cartella Recupera Posta eliminata non potrà essere eliminato mediante alcuno di questi metodi. Ciò garantisce che sarà possibile effettuare ricerche e recuperare i dati eliminati. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulla conservazione a fini giudiziari (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x410).

Copia in scrittura

Con Exchange Server 2010 è possibile assicurarsi che tutte le versioni di un messaggio di posta elettronica vengano salvate mediante la copia in scrittura. Tale caratteristica copierà la versione originale di un messaggio di posta elettronica modificato e la memorizzerà in una cartella nascosta denominata Versioni. Le proprietà di un messaggio di posta elettronica che possono avviare una copia sono disponibili in Informazioni sulla conservazione a fini giudiziari (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x410). La funzionalità viene attivata automaticamente quando si utilizza la conservazione per controversia.

Utilizzo del mantenimento

Se uno dei propri utenti dispone di messaggi di posta elettronica oggetto di indagini che non devono essere eliminati, sarà possibile attivare il mantenimento per la cassetta postale di tale utente. Quando è attivo il mantenimento, nella visualizzazione Backstage viene visualizzato un commento per segnalare all'utente tale stato. Se gli utenti dispongono di un archivio personale, dovranno spostare manualmente i messaggi nell'archivio. Il mantenimento impedisce che il server consenta ai criteri di conservazione e archiviazione di eliminare o spostare messaggi.

Mentre è attivo il mantenimento per la cassetta postale di un utente, è consigliabile aumentare le dimensioni massime consentite per tale cassetta postale, in modo che i messaggi di posta elettronica rilevanti per le indagini vengano conservati.

Quando viene impostato il mantenimento per un utente, quest'ultimo deve essere informato di quanto segue:

  • I criteri di conservazione e quelli di archiviazione non elimineranno o sposteranno più alcun messaggio.

  • L'utente potrà spostare manualmente i messaggi nell'archivio personale, se disponibile.

Utilizzo della conservazione per controversia

Se uno dei propri utenti è spesso oggetto di indagini di natura legale o è sottoposto a più indagini contemporaneamente, la conservazione per controversia garantisce che tutti i messaggi di posta elettronica di tale utente vengano conservati senza che ciò influisca sull'utilizzo della posta elettronica da parte dell'utente stesso. Quando si utilizza la conservazione per controversia, Outlook non informa l'utente che la sua cassetta postale è bloccata e questo può essere utile per le indagini interne.

Poiché i criteri di conservazione e archiviazione consentono agli utenti di eliminare e spostare messaggi, la conservazione per controversia consente a tali utenti di lavorare come se non fossero oggetto di un'indagine. Tutti gli elementi eliminati vengono tuttavia acquisiti nella cartella Recupera Posta eliminata, mentre la caratteristica di copia in scrittura acquisisce tutte le versioni dei messaggi di posta elettronica. La combinazione di queste caratteristiche allevia del carico di dover gestire e conservare in modo non automatico le informazioni che potrebbero essere pertinenti per un'indagine di natura legale. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulla conservazione a fini giudiziari (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x410).

Pianificazione di una distribuzione degli archivi personali

È possibile ricorrere a un archivio personale per sostituire i file di dati di Outlook (con estensione pst) utilizzati per archiviare i messaggi di posta elettronica nella propria organizzazione. Tale soluzione garantisce inoltre per gli utenti ulteriore spazio per i messaggi di posta elettronica che devono conservare ai fini della conformità.

Durante la pianificazione di una distribuzione degli archivi personali, considerare le operazioni chiave seguenti:

  • Determinare quali sono i criteri di archiviazione dell'organizzazione.

  • Informare gli utenti sugli archivi personali.

  • Gestire i file di dati di Outlook (con estensione pst) nella propria organizzazione.

Determinazione dei criteri di archiviazione

Per impostazione predefinita, vengono creati i criteri di archiviazione seguenti per un utente a cui viene assegnato un archivio personale:

  • Criterio predefinito (- 2 anni)   Il criterio di archiviazione predefinito si applica all'intera cassetta postale di un utente e archivia tutti i messaggi di posta elettronica per i quali la data di ricezione risale a più di due anni prima.

  • Tag personali   Per impostazione predefinita, agli utenti vengono assegnati i tag personali seguenti, in modo che possano applicarli alle loro cartelle e ai loro messaggi di posta elettronica:

    • 6 mesi

    • 1 anno

    • 2 anni

    • 5 anni

    • Mai

I criteri di archiviazione non possono essere applicati tramite Exchange alle cartelle speciali incluse nella cassetta postale dell'utente, ad esempio Posta in arrivo e Posta inviata. Per impostazione predefinita, tutte le cartelle della cassetta postale dell'utente erediteranno il criterio predefinito. L'utente può tuttavia cambiare i criteri per qualsiasi cartella o messaggio di posta elettronica mediante l'utilizzo di tag personali.

Necessità di informare gli utenti sugli archivi personali

È consigliabile informare gli utenti sugli aspetti seguenti perché incideranno sui risultati e sulle modalità di utilizzo degli archivi personali da parte degli utenti stessi. È inoltre opportuno prevedere un periodo di preparazione durante il quale impostare criteri di archiviazione per le cartelle delle cassette postali degli utenti. In questo modo gli utenti non resteranno sorpresi quando i messaggi di posta elettronica verranno spostati nell'archivio da un giorno all'altro.

  • L'archivio personale non può essere utilizzato quando l'utente è offline oppure se non è possibile stabilire una connessione al computer Exchange Server dell'utente.

  • Exchange Server sposta automaticamente, nell'arco di 24 ore, i messaggi di posta elettronica pronti per essere archiviati. Gli utenti che impostano un criterio di archiviazione non vedranno perciò immediatamente il risultato di tale operazione.

  • L'utente non può in alcun modo archiviare immediatamente i messaggi utilizzando Exchange Server. I messaggi da archiviare immediatamente devono essere spostati nell'archivio dall'utente.

  • L'archiviazione automatica non sarà disponibile per l'utente e non consentirà di archiviare messaggi. Se gli utenti hanno impostato l'archiviazione automatica per eliminare o spostare i messaggi in un file di dati di Outlook (con estensione pst), dovranno applicare i criteri di conservazione e archiviazione appropriati per ottenere lo stesso risultato.

  • Le cartelle create nell'archivio hanno lo stesso criterio di conservazione che avevano nella cassetta postale. Allo stesso modo, i messaggi contenuti nell'archivio hanno lo stesso criterio di conservazione (se applicato) che avevano nella cassetta postale. I messaggi con un criterio di conservazione scadranno nell'archivio personale.

Gestione dei file di dati di Outlook (con estensione pst) nella propria organizzazione

Per essere certi che la posta elettronica della propria organizzazione non venga spostata all'esterno della cassetta postale dell'utente o dell'infrastruttura di conformità dell'organizzazione, sarà possibile distribuire la chiave del Registro di sistema DisableCrossAccountCopy. In questo modo l'utente non potrà salvare le informazioni in un file di dati di Outlook (con estensione pst) o copiarle in un altro account di posta elettronica in Outlook. È possibile distribuire tale chiave aggiungendola manualmente al Registro di sistema dell'utente o utilizzando l'impostazione Impedisci copia o spostamento di elementi tra account disponibile in Criteri di gruppo.

Questa chiave offre maggiore controllo rispetto alle due chiavi del Registro di sistema utilizzate generalmente, DisablePST e PSTDisableGrow, in Outlook 2010. Poiché impedisce lo spostamento dei dati al di fuori degli account con restrizioni senza limitare l'utilizzo dei file pst, gli utenti sono in grado di utilizzare in Outlook account di posta elettronica personali che potrebbero recapitare i messaggi di posta elettronica a un file pst. Potranno inoltre leggere e copiare i messaggi dal proprio file pst esistente. La chiave DisableCrossAccountCopy del Registro di sistema è consigliata in totale sostituzione dell'utilizzo delle chiavi DisablePST e PSTDisableGrow per questi motivi. Facoltativamente, è inoltre possibile impedire agli utenti di copiare dati all'esterno dei loro elenchi sincronizzati in prodotti Microsoft SharePoint 2010.

La chiave DisableCrossAccountCopy del Registro di sistema è disponibile in HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\.

Voce del Registro di sistema Tipo Valore Descrizione Distribuzione

DisableCrossAccountCopy

REG_MULTI_SZ

Per questa chiave del Registro di sistema è possibile definire tre valori stringa:

  1. Un asterisco (*) impedirà la copia o lo spostamento dei messaggi da qualsiasi account o file di dati di Outlook (con estensione pst).

  2. Nome del dominio dell'account di posta elettronica a cui applicare le restrizioni. È possibile specificare il dominio degli account a cui si desidera applicare le restrizioni, ad esempio contoso.com.

  3. SharePoint   Questa stringa impedirà la copia o lo spostamento dei dati da tutti gli elenchi di SharePoint.

Definisce gli account o i file di dati di Outlook (con estensione pst) in cui lo spostamento e la copia dei dati da tali posizioni non sono consentiti.

Tale chiave può essere distribuita aggiungendola manualmente al Registro di sistema dell'utente o utilizzando l'impostazione Impedisci copia o spostamento di elementi tra account disponibile in Criteri di gruppo.

In alternativa, è possibile impostare DisableCrossAccountCopy in Criteri di gruppo attivando l'impostazione Impedisci copia o spostamento di elementi tra account in Configurazione utente\Modelli amministrativi\Microsoft Outlook 2010\Impostazioni account\Exchange.

Se la propria organizzazione ha già distribuito la chiave DisablePST o PSTDisableGrow del Registro di sistema, il comportamento della chiave DisableCrossAccountCopy resterà invariato. Se il valore DisableCrossAccountCopy del Registro di sistema è configurato con Outlook 2010, Outlook ignorerà le chiavi DisablePST e PSTDisableGrow del Registro di sistema. In questo scenario non è possibile eliminare completamente i file di dati di Outlook (con estensione pst). Non è tuttavia possibile spostare dati aziendali nei file di dati di Outlook (pst) quando la chiave DisableCrossAccountCopy è impostata.

Se vi sono utenti che non si avvalgono di Outlook 2010, tutte e tre le chiavi potranno essere distribuite contemporaneamente. Per la maggior parte delle organizzazioni, le chiavi DisablePST e PSTDisableGrow del Registro di sistema non sono comunque necessarie.

Di seguito sono elencate le diverse restrizioni che vengono applicate per impedire la copia o lo spostamento dei messaggi di posta elettronica da un account o da un file di dati di Outlook (con estensione pst):

  • Gli utenti non possono trascinare messaggi da un account con restrizioni a un altro account o a un file di dati di Outlook (con estensione pst).

  • Gli utenti non possono servirsi del menu di spostamento per spostare o copiare messaggi da un account con restrizioni in un altro account o in un file di dati di Outlook (con estensione pst).

  • Quando si utilizza l'archiviazione automatica, tutti gli account con restrizioni non disporranno dell'opzione per archiviare i dati.

  • Nel menu Pulizia cassetta postale della visualizzazione Backstage l'opzione di archiviazione non elencherà gli account con restrizioni come opzione per l'archiviazione.

  • Le regole non sposteranno messaggi dagli account con restrizioni.

  • Gli utenti non potranno esportare messaggi dagli account con restrizioni.

  • La caratteristica di pulizia non eliminerà le parti ridondanti delle conversazioni tramite posta elettronica negli account con restrizioni.

Per impedire agli utenti di spostare o copiare messaggi dagli account con restrizioni nei propri computer, è possibile distribuire la chiave DisableCopyToFileSystem del Registro di sistema.

La chiave DisableCopyToFileSystem del Registro di sistema è disponibile in HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\.

Voce del Registro di sistema Tipo Valore Descrizione Distribuzione

DisableCopyToFileSystem

REG_MULTI_SZ

Per questa chiave del Registro di sistema è possibile definire tre valori stringa:

  1. Un asterisco (*) impedirà all'utente di trascinare messaggi da qualsiasi account o file di dati di Outlook (con estensione pst) al computer.

  2. Nome del dominio dell'account di posta elettronica a cui applicare le restrizioni. È possibile specificare il dominio degli account a cui si desidera applicare le restrizioni, ad esempio contoso.com.

  3. SharePoint   Questa stringa impedirà il trascinamento dei dati da tutti gli elenchi di SharePoint al computer.

Definisce gli account o i file di dati di Outlook (con estensione pst) in cui il trascinamento dei messaggi al computer non è consentito.

Tale chiave può essere distribuita aggiungendola manualmente al Registro di sistema dell'utente.

Cronologia delle modifiche

Data Descrizione

17 marzo 2011

2011/03/14

2012/05/16

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