Creare criteri di conservazione in Exchange Server

Informazioni su come usare i criteri di conservazione per gestire un ciclo di vita della posta elettronica in Exchange 2016 ed Exchange 2019. I criteri di conservazione vengono applicati creando i tag di conservazione, aggiungendoli a un criterio di conservazione e applicando il criterio agli utenti delle cassette postali.

Che cosa è necessario sapere prima di iniziare

• Tempo stimato per il completamento di questa attività: 30 minuti.

• Le procedure descritte in questo argomento richiedono autorizzazioni specifiche. Vedere ciascuna procedura per le informazioni sulle autorizzazioni necessarie.

• Le cassette postali a cui vengono applicati i criteri di conservazione devono risiedere in server che eseguono Exchange Server 2010 o versioni successive.

Passaggio 1: Creazione di un'etichetta di conservazione

Devi disporre delle autorizzazioni per poter eseguire queste procedure. Per visualizzare le autorizzazioni necessarie, vedere la voce "Gestione dei record di messaggistica" nell'argomento Criteri di messaggistica e autorizzazioni di conformità in Exchange Server.

Utilizzare Interfaccia di amministrazione di Exchange (EAC) per creare un tag di conservazione

1. Passare a Tagdi conservazioneper la gestione> della conformità e fare clic

2. Selezionare una delle opzioni seguenti:

   • Applicato automaticamente all'intera cassetta postale (impostazione predefinita): crea un tag di criteri predefinito (DPT). I tag dei criteri predefiniti possono essere utilizzati per creare un criterio di eliminazione e un criterio di archiviazione predefiniti applicabili a tutti gli elementi della cassetta postale.

     Nota

     Non è possibile utilizzare Interfaccia di amministrazione di Exchange per creare un tag dei criteri predefiniti (DPT) ed eliminare i messaggi vocali. Per informazioni dettagliate su come creare un DPT per eliminare messaggi vocali, vedere l'esempio Exchange Management Shell in basso.

   • Applicato automaticamente a una cartella predefinita: crea un tag dei criteri di conservazione (RPT) per una cartella predefinita, ad esempio Posta in arrivo o Posta eliminata.

     Nota

     È possibile creare tag dei criteri di conservazione solo con le azioni Elimina e consenti ripristino o Elimina definitivamente.

   • Applicato dagli utenti a elementi e cartelle (personali): crea tag personali. Questi tag consentono agli utenti di Outlook e Outlook sul Web di applicare a un messaggio o alle cartelle impostazioni di archiviazione o eliminazione diverse dalle impostazioni applicate alla cartella principale o all'intera cassetta postale.

3. Il titolo della pagina Nuovo tag di conservazione e le opzioni variano in base al tipo di tag selezionato. Completare i seguenti campi:

   • Nome: immettere un nome per il tag di conservazione. Vengono visualizzati i nomi dei tag di conservazione per gli utenti in Outlook e Outlook sul Web insieme al periodo di conservazione.

   • Applicare questo tag alla cartella predefinita seguente: disponibile solo se è stata selezionata questa opzione nel passaggio 2.

   • Azione di conservazione: selezionare una delle azioni seguenti da eseguire dopo che l'elemento raggiunge il periodo di conservazione:

   • Elimina e consenti il ripristino: elimina gli elementi ma consente agli utenti di recuperarli usando l'opzione Ripristina elementi eliminati in Outlook o Outlook sul web. Gli elementi vengono conservati fino al raggiungimento del periodo di conservazione degli elementi eliminati configurato per il database delle cassette postali o per l'utente della cassetta postale.

   • Eliminazione definitiva: elimina definitivamente l'elemento dal database delle cassette postali.

     Importante

     Le cassette postali o gli elementi soggetti al blocco sul posto o al blocco per controversia legale verranno conservati e restituiti nelle ricerche eDiscovery sul posto. Per altre informazioni, vedere Blocco sul posto e blocco per controversia legale in Exchange Server.

   • Sposta in archivio: disponibile solo se si sta creando un tag DPT o personale. Selezionare questa azione per spostare gli elementi nell'archivio sul posto dell'utente.

   • Periodo di conservazione: selezionare una delle opzioni seguenti:

   • Mai: specifica che gli elementi non devono mai essere eliminati o spostati nell'archivio.

   • Quando l'elemento raggiunge l'età seguente (in giorni): specifica il numero di giorni per conservare gli elementi prima che vengano spostati o eliminati. Il periodo di validità della conservazione per tutti gli elementi supportati, ad eccezione di Calendario e Attività, viene calcolato a partire dalla data di ricezione o creazione dell'elemento. Il periodo di validità della conservazione per Calendario e Attività viene calcolato a partire dalla data di fine.

   • Commento: campo facoltativo usato per note o commenti amministrativi. Il campo non viene visualizzato dagli utenti.

Utilizzare Exchange Management Shell per creare un tag conservazione

Utilizzare il cmdlet New-RetentionPolicyTag per creare un tag di conservazione. Le opzioni diverse disponibili nel cmdlet consentono di creare tipi diversi di tag di conservazione. Usare il parametro Type per creare un DPT (All), RPT (specificare un tipo di cartella predefinito, ad Inboxesempio ) o un tag personale (Personal).

Con questo esempio viene creato un tag dei criteri predefiniti allo scopo di eliminare tutti i messaggi dalla cassetta postale dopo 7 anni (2.556 giorni).

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Con questo esempio viene creato un tag dei criteri predefiniti allo scopo di spostare tutti i messaggi nell'archivio sul posto dopo 2 anni (730 giorni).

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

Con questo esempio viene creato un tag dei criteri predefiniti allo scopo di eliminare i messaggi vocali dopo 20 giorni.

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Con questo esempio viene creato un tag dei criteri di conservazione allo scopo di eliminare definitivamente i messaggi presenti nella cartella Posta indesiderata dopo 30 giorni.

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

Con questo esempio viene creato un tag personale per non eliminare mai un messaggio.

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

Passaggio 2: Creazione di un criterio di conservazione

Devi disporre delle autorizzazioni per poter eseguire queste procedure. Per visualizzare le autorizzazioni necessarie, vedere la voce "Gestione dei record di messaggistica" nell'argomento Criteri di messaggistica e autorizzazioni di conformità in Exchange Server.

Creazione di un criterio di conservazione tramite l'interfaccia di amministrazione di Exchange

1. Passare a Criteridi conservazioneper la gestione> della conformità e fare clic

2. In Nuovo criterio di conservazione, completare i seguenti campi:

   • Nome: immettere un nome per i criteri di conservazione.

   • Tag di conservazione: fare clic Per selezionare i tag da aggiungere a questo criterio di conservazione.

     Un criterio di conservazione può contenere i seguenti tag:

     • Un tag DPT con l'azione Sposta nell'archivio

     • Un tag DPT con l'azione Elimina e consenti ripristino o Elimina definitivamente

     • Un tag DPT per i messaggi vocali con l'azione Elimina e consenti ripristino o Elimina definitivamente

     • Un tag dei criteri di conservazione per cartella predefinita, come Posta in arrivo, per eliminare gli elementi

     • Qualsiasi numero di tag personali

     Nota

     Anche se è possibile aggiungere qualsiasi numero di tag personali, disporre di molti tag personali con diverse impostazioni di conservazione può confondere gli utenti. Si consiglia di collegare non più di dieci tag personali a un criterio di conservazione.

   È possibile creare un criterio di conservazione senza aggiungervi tag di conservazione anche se gli elementi nella cassetta postale a cui viene applicato il criterio non verranno spostati o eliminati. È possibile anche aggiungere o rimuovere tag di conservazione da un criterio di conservazione dopo che è stato creato.

Utilizzare Exchange Management Shell per creare un criterio di conservazione

In questo esempio vengono creati i criteri di conservazione RetentionPolicy-Corp e viene usato il parametro RetentionPolicyTagLinks per associare cinque tag ai criteri.

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

Per informazioni dettagliate sulla sintassi e sui parametri, vedere New-RetentionPolicy.

Passaggio 3: Applicazione dei criteri di conservazione agli utenti delle cassette postali

Una volta creato un criterio di conservazione, è necessario applicarlo agli utenti delle cassette postali. È possibile applicare criteri di conservazione diversi a set di utenti diversi. Per istruzioni dettagliate, vedere Applicare criteri di conservazione alle cassette postali in Exchange Server.

Come verificare se l'operazione ha avuto esito positivo

Una volta creati i tag di conservazione, aggiungerli a un criterio di conservazione e applicare il criterio all'utente di una cassetta postale. Alla successiva elaborazione della cassetta postale da parte dell'assistente cassette postali MRM, i messaggi verranno spostati o eliminati in base alle impostazioni configurate nei tag di conservazione.

Per verificare che il criterio di conservazione sia stato eseguito correttamente, procedere come segue:

1. Eseguire il comando Exchange Management Shell per l'esecuzione manuale dell'assistente MRM per singola casetta postale.

   Start-ManagedFolderAssistant -Identity <mailbox identity>
   

2. Accedere alla cassetta postale utilizzando Outlook o Outlook sul Web e verificare che i messaggi siano stati eliminati o spostati in un archivio in base alla configurazione del criterio.